Vad är en global HRIS? En guide för internationell anställning

Viktiga takeaways

• Vad är ett HR-informationssystem (HRIS): Det centraliserar funktioner som lön, förmåner, onboarding och prestationshantering på en enda Plattform.

• Lokala och globala HRIS-plattformar tjänar olika behov: Ett lokalt HRIS stöder ett lands lagar och lönesystem. Ett globalt HRIS centraliserar hantering av arbetskraften över flera länder, valutor och efterlevnad.

• En Employer of Record kompletterar din HRIS: Medan en HRIS hanterar data och processer, anställer en Employer of Record lagligt anställda för din räkning och hanterar lokal efterlevnad. Med en Employer of Record behöver du inte etablera juridiska enheter för att anställa internationellt.

• GP integreras med många HRIS-system: Anställ enligt gällande regler i fler än 180länder – allt utan att behöva bygga om din teknikstack.

Inte alla HR-verktyg är byggda för globala behov.

Ett HR-system (HRIS) hjälper dig att samordna din arbetskraft. Det förenar och automatiserar HR-processer för att hantera hela anställdas livscykel, från onboarding till prestationshantering. 

De flesta traditionella HRIS-plattformar byggdes med ett enda land i åtanke. De kan inte hantera olika skattestrukturer eller rapporteringskrav när du anställer i ett nytt land. Ni behöver ett globalt HRIS för att förena era HR-funktioner över gränserna. 

I den här guiden går vi igenom vad ett globalt HRIS är, hur det skiljer sig från traditionella system och hur integrationsfokuserade strategier kan hjälpa dig att skala upp utan att behöva bygga om din HR-teknikstack.

Vad är en global HRIS?

Ett globalt HRIS är en programvara för personalhantering som är utformad för att stödja anställda i flera länder. Den centraliserar medarbetardata och standardiserar HR-processer samtidigt som den tillgodoser landsspecifika krav som lokal arbetslagstiftning, skatteregler, lönestrukturer, förmåner och rapporteringsskyldigheter.

Till skillnad från traditionella HRIS-plattformar byggda för en enhet i ett enda land, hjälper en global HRIS  

Jämföra en global HRIS kontra lokal HRIS

Ett lokalt HRIS hanterar centrala HR-processer inom ett land. Den följer en uppsättning arbetsrätt, skattestrukturer och efterlevnadskrav.

Ett globalt HR-informationssystem stöder organisationer som är verksamma i flera länder. Den stöder flera språk, valutor, tidszoner och varierande juridiska och regelverk. Det centraliserar global arbetskraftsdata, effektiviserar gränsöverskridande HR-verksamhet och hjälper till att säkerställa efterlevnad i alla jurisdiktioner.

Nyckelfunktioner för en global HRIS

HR-team använder ett globalt HRIS för att: 

• Centralisera medarbetardata: Upprätthåll ett säkert system för register över anställda i alla länder, med insyn i global arbetskraftsdata. 

• Samordna global löne- och förmånsadministration: Automatisera lönefunktioner över olika jurisdiktioner som är lagenliga, korrekta och i tid. 

• Standardisera onboarding och uppsägningsprocess: Skapa enhetliga arbetsflöden över hela världen samtidigt som du integrerar lokalt lagenliga kontrakt och dokumentation. 

• Hantera tid och ledighet: Registrera timmar, helgdagar och ledighet i enlighet med landsspecifika arbetslagstiftning.

• Generera rapporter och analyser: Generera globala arbetskraftsinsikter och landsspecifika rapporter för att stödja efterlevnad och planering.

• Stöd prestationshantering: Tillämpa konsekventa resultatramar över regioner med flexibilitet för lokala metoder.

• Aktivera självbetjäning för anställda: Tillåt anställda att få tillgång till löneinformation, uppdatera personuppgifter, begära ledighet och granska förmåner på olika platser.

Varför företag behöver ett globalt HRIS

Funktionerna i en global HRIS hjälper dig att:

• Förbättra effektiviteten.

• Håll mer exakta register. 

• Minska risken för efterlevnad.

Istället för fragmenterad medarbetardata spridd över separata verktyg och regioner, är er HR-information och era processer samlade i ett enda ekosystem. Resultatet är:

En enda källa till sanning: Sluta lägga timmar på att samla in HR-information från kalkylblad och datakällor från flera platser. Ett globalt HRIS ger dig en korrekt bild av din arbetskraft i flera länder. 

Automatiserad global efterlevnad: Att spåra förändringar i arbetsregler mellan länder är tidskrävande och felbenäget. Ett globalt HRIS har efterlevnadsfunktioner som hålls uppdaterade baserat på förändringar i lokal arbetslagstiftning. 

En enhetlig anställdupplevelse: Erbjud ett enhetligt HR-gränssnitt över alla länder så att anställda får tillgång till prestationsbedömningar, ledighetsansökningar och företagsuppdateringar på samma sätt – oavsett plats. 

Skalbarhet och snabbare marknadsintroduktion: Gå in på nya marknader utan att behöva bygga om processer varje gång.

Global HRIS kontra Employer of Record

Ett globalt HRIS är det verktyg du använder för att hantera en multinationell arbetskraft. Det är en central plattform för HR-data och processer.

En Employer of Record (EOR) är en partnerorganisation som lagligt anställer arbetstagare för din räkning i ett annat land. De anställda arbetar för ditt företag, men Employer of Record är den juridiska arbetsgivaren på pappret och hanterar alla anställningsfrågor. 

Med en Employer of Record kan du expandera till nya marknader utan att etablera en lokal juridisk enhet. EOR hanterar efterlevnad av lokal arbetslagstiftning, löne- och skatteadministration, anställningsavtal och löpande HR-stöd. 

Du lägger mindre tid på juridisk byråkrati, kommer in på marknader snabbare och minimerar efterlevnadsrisken. 

Alternativ lösning till ett globalt HRIS

Ett globalt HRIS centraliserar arbetskraftsdata, men du behöver fortfarande den juridiska infrastrukturen för att anställa globalt.

G-P Employer of Record ger dig tekniken och vägledningen för att anställa global kompetens i fler än 180länder, utan risken och komplexiteten med att etablera en egen enhet. Vi hanterar alla compliance-problem åt dig. 

Behåll din HRIS som den enda källan till sanning

Du behöver inte rippa och byta ut HRIS-system som du redan litar på. G-P integreras med ledande HRIS- och löneplattformar genom ett förstklassigt partnerekosystem.

G-P embeds direkt i era befintliga system, så att ni kan anställa, introducera och hantera globala teammedlemmar utan att lämna er HR-plattform. Ditt HRIS förblir det system som registrerar all din personaldata, medan G-P driver efterlevnadsklar global anställning bakom kulisserna.

• Ingen dubbletter av datainmatning

• Inga frånkopplade arbetsflöden

• Ingen återuppbyggnad av din tekniska stack

Denna integrationsfokuserade strategi förhindrar fragmenterade HR-verksamheter. Till exempel integrerade Boston Dynamics G-P med Workday för att koppla samman globala EOR-anställda med sitt befintliga HRIS – vilket säkerställde konsekvent livscykelhantering, synlighet och onboarding.

Som Eduardo Ramos, Senior Staff Total Rewards Analyst på Boston Dynamics, förklarar: ”Integrationen mellan G-P och Workday hjälper oss att effektivisera processer genom hela medarbetarnas livscykel och ge våra medarbetare som onboardats via G-P en sömlös upplevelse.”

Kundgodkända verktyg

När Canidium ville expandera till EMEA, APAC och Nord- och Sydamerika förenklade G-P efterlevnaden och effektiviserade enkel onboarding.

"G-P känns som en sann partner." Deras proaktiva tillvägagångssätt och vår kundframgångschefs engagemang har varit banbrytande. ”Onboarding av nyanställda är enkelt för både vårt administrativa team och våra globala teammedlemmar”, förklarar Annie Diiorio, HR-chef och Executive Business Partner, Canidium.

AI driver G-P Assist och G-P Gia ™ för att ge intelligent vägledning över olika anställningsscenarier, vilket hjälper HR-team att navigera komplexa globala krav med tillförsikt.

Rackspace Technology behövde hantera efterlevnad av arbetslagstiftning i 21 länder. HR-teamen hämtade information från flera källor, men processen var långsam och inkonsekvent. Nu får team G-P-verifierade svar på några sekunder.

”Med Gia har vi avsevärt minskat tiden som läggs på research, och de omfattande källorna gör att vi kan göra en djupdykning, allt i ett och samma verktyg”, säger Kevin Gaskin, HR Senior Transformation, Storbritannien, Rackspace.

Bygg din tekniska stack, på ditt sätt

Global anställning bör inte innebära ombyggnad av system som redan fungerar. 

Med rätt partners och integrationer kan ni behålla ert HRIS – och bygga en global arbetskraftsinfrastruktur som skalar med er. 

Se hur en global Employer of Record kan förenkla din globala rekryteringsstrategi. boka demo.