วิธีการรับและเลิกจ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

การเตรียมความพร้อม และ การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท มีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานที่ราบรื่นของทุกบริษัท ประสบการณ์เหล่านี้ส่งผลกระทบต่อพนักงานในระยะยาว ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้กระบวนการเหล่านี้มีความน่าสนใจและน่าจดจำ

การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทมักถูกมองข้าม แต่ก็สำคัญไม่น้อยไปกว่าประสบการณ์การดูแลเริ่มงานของพนักงานใหม่ เนื่องจากการจากไปอย่างขมขื่นอาจส่งผลที่ตามมาในระยะยาว จากผลสำรวจของ Glassdoor พบว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของผู้หางานค้นคว้าข้อมูลรีวิวของบริษัท ซึ่งส่วนใหญ่เขียนโดยอดีตพนักงาน ก่อนที่จะตัดสินใจเรื่องอาชีพ

ในการตั้งค่าการทำงานจากทางไกล การสร้างโปรแกรมที่มีโครงสร้างเริ่มงานของพนักงานใหม่ และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้น มีความท้าทายที่แตกต่างกัน เช่น ช่องว่างในการสื่อสาร เขตเวลาที่ต่างกัน รวมถึงภูมิหลังทางวัฒนธรรมที่ตัดกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปรับกระบวนการที่มีอยู่ให้เข้ากับวิธีการทำงานใหม่นี้

สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเมื่อออกแบบโปรแกรมเริ่มงานของพนักงานใหม่ และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทตามกฎข้อบังคับ การบริหารทีมงานระดับโลกหมายถึงการต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่แตกต่างกัน ดังนั้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบจึงควรเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดในทุกช่วงของวงจรชีวิตพนักงาน เพื่อปกป้องทรัพย์สินและข้อมูลของบริษัท หลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย และรักษาชื่อเสียงของคุณให้คงอยู่ ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจตามกฎข้อบังคับสำหรับทีมงานทางไกลตลอดทั้งขั้นตอนการดูแลเริ่มงานของพนักงานใหม่ และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท

ทินเริ่มงานของพนักงานใหม่คืออะไร?

โดยปกติแล้ว สัปดาห์แรกของพนักงานใหม่จะจัดขึ้นเพื่อเริ่มงานของพนักงานใหม่ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่ทำให้คุ้นเคยกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม และวัฒนธรรมของบริษัท วิธีนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับโครงสร้างองค์กรและลักษณะเฉพาะของบทบาทหน้าที่ของตนได้ดียิ่งขึ้น พูดง่ายๆ ก็คือมันเป็นความประทับใจแรกพบที่ผู้บริสุทธิ์คนใหม่ของคุณจะมีต่อบริษัทของคุณ

แม้จะมีความสำคัญ แต่การศึกษาของ Gallup แสดงให้เห็นว่ามีพนักงานเพียง 12 เปอร์เซ็นต์ เท่านั้นที่คิดว่านายจ้างของตนทำงานได้ดีเยี่ยมเริ่มงานของพนักงานใหม่ สมาชิกใหม่ของมินเนี่ยน กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไม่ควรจำกัดอยู่แค่การประชุมแนะนำตัวและการตรวจสอบความคืบหน้าโดยผู้จัดการเท่านั้น คุณสามารถทำงาน พิเศษได้ ด้วยการมอบหมายพนักงานอาวุโสให้กับพนักงานใหม่แต่ละคน สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาเป็นเพื่อนเพื่อนร่วมงานได้หากพวกเขามีคำถามในช่วงสัปดาห์แรกของการทำงาน

โครงสร้างภายในดูแลพนักงานใหม่เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้พนักงานทางไกลรู้สึกเชื่อมโยงกับบริษัท แม้ว่าพวกเขาจะกระจัดกระจายไปทั่วโลกก็ตาม นอกจากนี้ยังช่วยเร่งเวลาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในระยะยาวอีกด้วย

คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะมีการปฏิบัติตามระเบียบควบคุมดูแลพนักงานใหม่โดยดำเนินการดังต่อไปนี้:

ตรวจสอบและรวบรวมเอกสารที่จำเป็น: งานเอกสารอาจเป็นเรื่องน่าเบื่ออย่างยิ่ง แต่เอกสารต่างๆ เช่น สัญญาจ้างงาน มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติตามมาตรฐานในประเทศ ตลอดจนร่างความคาดหวังงานสำหรับคนรุ่นใหม่ของคุณอย่างชัดเจน

เพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปตามกฎระเบียบอย่างสมบูรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ของคุณเข้าใจเงื่อนไขการจ้างงาน และลงนามในข้อตกลงการรักษาความลับ นโยบายต่อต้านการคุกคาม แบบฟอร์มประกันสุขภาพ และการเลิกจ้าง  เพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปตามกฎระเบียบอย่างสมบูรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ของคุณเข้าใจเงื่อนไขการจ้างงาน และลงนามในข้อตกลงการรักษาความลับ นโยบายต่อต้านการคุกคาม แบบฟอร์มประกันสุขภาพ และการเลิกจ้าง

ประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาในช่วงเริ่มต้นนี้คือ ความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ภาระผูกพันและสิทธิที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับพนักงานอาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญในแต่ละประเทศ และความแตกต่างเหล่านี้จะต้องนำมาพิจารณาด้วยเมื่อสร้างนโยบายสำหรับทีมงานต่างๆ

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วนายจ้างจะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่เป็นของบริษัท แต่การได้รับความยินยอมจากพนักงานก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ โดยทั่วไป บริษัทสามารถตรวจสอบด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้:

• อีเมลธุรกิจ
• แพลตฟอร์มการจัดการงาน
• ประวัติการเข้าชมเว็บไซต์
• ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์

สื่อสารกระบวนการทำงาน: จากข้อมูลของ SHRM การสื่อสารที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่เสียหาย ความไว้วางใจที่ขาดหาย และระดับความโกรธและความเป็นปรปักษ์ที่สูงขึ้นในที่ทำงาน

ดังนั้น การสื่อสารกระบวนการทำงานของบริษัทอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การมอบหมายงานราบรื่นขึ้น เพิ่มขวัญกำลังใจของทีม และที่สำคัญที่สุดคือ ช่วยให้พนักงานเข้าใจความคาดหวังในงานได้ดียิ่งขึ้น

คุณสามารถสื่อสารและยืนยันกระบวนการทำงานของบริษัทผ่านการประชุมเสมือนจริง คู่มือ และอีเมลได้ ข้อมูลทั้งหมดจะต้องถูกส่งต่อและตอบกลับผ่านอีเมลของบริษัทและเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัย เพื่อลดการรั่วไหลของข้อมูล

จัดให้มีการฝึกอบรมเฉพาะงาน: การศึกษาที่ดำเนินการโดย Upwork คาดการณ์ว่าในอีกห้าปีข้างหน้า 36.2 พนักงานจะทำงานจากระยะไกล นั่นแสดงถึงการเพิ่มขึ้น 87 เปอร์เซ็นต์เมื่อเทียบกับสถิติก่อนเกิดโรคระบาด ดังนั้น โปรแกรมฝึกอบรมแบบดั้งเดิมจึงต้องได้รับการประเมินใหม่ เพื่อช่วยให้พนักงานที่ทำงานทางไกลประสบความสำเร็จ

หากบริษัทไม่ตรวจสอบประวัติพนักงานอย่างเหมาะสม หรือไม่จัดให้มีการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างเพียงพอ อาจนำไปสู่การฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูงในข้อหาประมาทเลินเล่อในที่ทำงานได้

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานถูกขอให้ใช้เครื่องมือชิ้นหนึ่ง แต่ขาดทักษะทางเทคนิคที่จำเป็น นายจ้างอาจต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายใดๆ ที่พนักงานก่อให้เกิดกับตนเองหรือผู้อื่นในที่ทำงาน เนื่องจากไม่ได้ให้การฝึกอบรมที่เหมาะสมล่วงหน้า

การดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทคืออะไร?

การยุติความสัมพันธ์ในการทำงานไม่ใช่เรื่องที่น่ายินดี ไม่ว่าจะเป็นการลาออกโดยสมัครใจหรือการถูกเลิกจ้างก็ตาม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นได้โดยการสร้างโปรแกรมการดูแลที่มีโครงสร้างเมื่อพนักงานออกจากบริษัท ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายในอนาคตเท่านั้น แต่ยังช่วยดูแลแบรนด์นายจ้างของคุณอีกด้วย

รายงาน โดย People Path และมหาวิทยาลัยคอร์เนล พบว่าอดีตพนักงานประมาณหนึ่งในสามยังคงติดต่อกับนายจ้างเดิม และพนักงานใหม่ร้อยละ 15 มาจากการแนะนำของอดีตพนักงาน ดังนั้นการทิ้งความประทับใจที่ดีไว้กับพนักงานที่ลาออกจะทำให้บริษัทของคุณโดดเด่นและช่วยดึงดูดพนักงานที่ได้รับผลกระทบทั่วโลกในอนาคต

คุณสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบในการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทดำเนินการด้วยการดำเนินการดังต่อไปนี้:

แจ้งการเลิกจ้าง: เมื่อต้องการเลิกจ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล วิธีที่ดีที่สุดคือการแจ้งแบบเห็นหน้ากันผ่านการสนทนาทางวิดีโอ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถสนทนาส่วนตัวและอธิบายเหตุผลในการเลิกจ้างได้อย่างใจเย็น

นโยบายการยกเลิกจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ซึ่งทำให้กฎระเบียบมีความสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมายในอนาคตสำหรับบริษัทของคุณ

ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา จ้างแบบตามใจ อนุญาตให้นายจ้างเลิกจ้างคนงานได้อย่างอิสระเมื่อใดก็ได้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

ในสหราชอาณาจักร ในทางกลับกัน นายจ้างต้องแจ้งล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์สำหรับทุกปีที่ทำงาน หรือแจ้งล่วงหน้า 12 สัปดาห์หากทำงานมาแล้ว 12 ปีขึ้นไป การปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะประเทศเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากฎระเบียบในระหว่างกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท

ใน สหราชอาณาจักร ในทางกลับกัน นายจ้างต้องแจ้งล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์สำหรับทุกปีที่ทำงาน หรือแจ้งล่วงหน้า 12 สัปดาห์หากทำงานมาแล้ว 12 ปีขึ้นไป การปฏิบัติตามกฎระเบียบเฉพาะประเทศเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากฎระเบียบในระหว่างกระบวนการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท

ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา: คุณรู้หรือไม่ว่า บริษัท20 เปอร์เซ็นต์ เคยประสบปัญหาการรั่วไหลของข้อมูลจากอดีตพนักงาน?

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล:

• ส่งเสริมความร่วมมือข้ามสายงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายไอที
• หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีร่วมกัน
• ควรเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ
• ปิดใช้งานบัญชีผู้ใช้และอีเมลของพนักงานที่กำลังจะลาออกทันที
• กำหนดเวลาสำรองข้อมูลเป็นระยะ

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมีความเสี่ยงต่อการรั1่วไหลของข้อมูลมากกว่า เนื่องจากไม่สามารถตรวจสอบการไหลเวียนของข้อมูลได้ในลักษณะเดียวกับทีมที่ทำงานในสถานที่ ปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งผลต่อเรื่องนี้ ได้แก่:

• การใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญของบริษัท
• การเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi สาธารณะ
• การจัดเก็บข้อมูลบริษัทไว้ในระบบคลาวด์

ผลทางกฎหมายจากการรั่วไหลของข้อมูลอาจร้ายแรงต่อทั้งชื่อเสียงและฐานะทางการเงินของคุณ ตัวอย่างเช่น สายการบินบริติชแอร์เวย์ต้องจ่ายค่าปรับ 20 ล้านปอนด์ใน 2020 เนื่องจากข้อบกพร่องด้านความปลอดภัยที่เอื้อต่อการโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งส่งผลให้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงานรั่วไหล

ระบุค่าใช้จ่ายที่เพียงพอและเวลาในการเลิกจ้าง: การคำนวณการชำระเงินครั้งสุดท้ายที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับจะคำนวณตามเหตุผลในการเลิกจ้างและระยะเวลาในการให้บริการ สิ่งสำคัญคือต้องศึกษากฎระเบียบในประเทศเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย เช่น การฟ้องร้องเรื่องการจ่ายเงินที่ไม่ยุติธรรม

ตัวอย่างเช่น ไม่มี การดำเนินการตามกฎหมายในเยอรมนี อย่างไรก็ตาม นายจ้างจำนวนมากให้เงิน 50 เปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนต่อเดือนในการให้บริการต่อปี ในประเทศจีนนั้น ค่าชดเชยการเลิกจ้างจะเท่ากับเงินเดือนเต็มจำนวนหนึ่งเดือนต่อปีที่ทำงาน

ความผิดพลาดใดๆ ในกระบวนการเลิกจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของภาระผูกพันในการชำระเงิน อาจก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงและมีค่าใช้จ่ายสูงตามกฎหมาย

กุญแจสู่ความสำเร็จในการเริ่มงานของพนักงานใหม่และการกำกับดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทมีประสบการณ์

อย่าลืมว่าความประทับใจแรกที่มีต่อพนักงานนั้นสำคัญไม่แพ้การกล่าวคำอำลาครั้งสุดท้าย หากกระบวนการเหล่านี้ถูกเพิกเฉย ไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานของพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้ชื่อเสียงของคุณเสื่อมเสียอีกด้วย ทำให้ยากต่อการรักษาและได้รับอนาคตที่ผู้ได้รับในอนาคต

การปฏิบัติตามกฎระเบียบช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและปกป้องทรัพย์สินของบริษัท ในระยะยาว โปรแกรมที่มีโครงสร้างคล้ายเริ่มงานของพนักงานใหม่และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทสามารถช่วยให้คุณกลายเป็นนายจ้างที่ถูกเลือกและโดดเด่นในระดับโลก

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันของพนักงานใหม่ และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัทสำหรับทีมงานทางไกล โปรดติดต่อ Globalization Partners ปฏิบัติตามกฎระเบียบ Global Growth Platform อย่างเต็มรูปแบบของเรา ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถสร้างและปรับขนาดทีมงานได้ และช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดการกระบวนการทั้งหมดได้ จากการสรรหาบุคลากรและการเริ่มงานของพนักงานใหม่ ไปจนถึงการตั้งค่ากฎระเบียบบัญชีเงินเดือน และการดูแลเมื่อพนักงานออกจากบริษัท – ทั้งหมดนี้ด้วยแพลตฟอร์มเดียว

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์มของเราและ ขอใบเสนอราคาได้แล้ววันนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ โปรดดูคู่มือฉบับใหม่สองฉบับของเรา:

• คู่มือการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลกของคุณ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน (globalization-partners.com)
• คู่มือการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลกของคุณ: แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการยุติการดำเนินงาน (globalization-partners.com)