การฝึกอบรมพนักงานใหม่ต้องใช้เวลาและพลังงานมากพอสมควร อย่างไรก็ตาม นี่เป็นขั้นตอนสำคัญในวงจรชีวิตของพนักงาน: จาก การสำรวจของ BambooHR พบว่าพนักงาน 68 เปอร์เซ็นต์ลาออกภายใน 3 เดือนแรก หากคุณต้องการให้บริษัทของคุณเติบโต ลดต้นทุนการสรรหาบุคลากร และ รักษาวัฒนธรรมของบริษัทที่ดี คุณจะต้องเชี่ยวชาญการควบคุมดูแลพนักงานใหม่
แล้วทีมการเรียนรู้และการพัฒนา (L&D) จะสร้างสมดุลระหว่างการสร้างที่เกี่ยวข้อง มีส่วนร่วม และครอบคลุมเริ่มงานของพนักงานใหม่กับงานอื่น ๆ ได้อย่างไร โดยส่วนใหญ่แล้ว คำตอบก็คือ การเรียนรู้แบบร่วมมือกัน
ในองค์กรส่วนใหญ่ ทีม L&D มีหน้าที่จัดการระบบเริ่มงานของพนักงานใหม่ตั้งแต่ A ถึง Z: พวกเขาจัดหาและสร้างเนื้อหาทั้งหมด สร้างโปรแกรม จัดการการลงทะเบียน รับข้อเสนอแนะ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทันสมัยอยู่เสมอ นั่นเป็นเรื่องที่ต้องจัดการเยอะมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบริษัทของพวกเขากำลังขยายตัว
แนวทางการเรียนรู้ร่วมกันในการเริ่มงานของพนักงานใหม่ช่วยให้ทีมเหล่านี้กระจายอำนาจกระบวนการได้มาก ซึ่งช่วยประหยัดเวลา นอกจากนี้ยังนำไปสู่หลักสูตรที่เกี่ยวข้องและมีส่วนร่วมมากขึ้นในการเริ่มงานของพนักงานใหม่ เรามาเจาะลึกถึงคุณประโยชน์หลัก 5 ประการของการใช้วิธีการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อเริ่มงานของพนักงานใหม่กัน
ประการแรก: การเรียนรู้แบบร่วมมือคืออะไร?
โดยทั่วไปแล้ว การเรียนรู้แบบร่วมมือเป็นวิธีการฝึกอบรมที่พนักงานแบ่งปันความเชี่ยวชาญในเนื้อหาของตนให้แก่กันและกัน และเพื่อนร่วมงานต่างสอนและเรียนรู้ร่วมกันเป็นกลุ่ม แนวทางนี้แตกต่างจากแนวทางแบบดั้งเดิมที่เน้นการควบคุมจากส่วนกลาง ซึ่งมีบุคคลหรือทีมเพียงทีมเดียวเป็นผู้ขับเคลื่อนโครงการเรียนรู้ โดยมักอาศัยผู้เชี่ยวชาญภายนอกและการฝึกอบรมแบบพร้อมกันเป็นเวลานาน
เราสามารถเปรียบเทียบวิธีการเรียนรู้แบบร่วมมือจากล่างขึ้นบน กับวิธีการเรียนรู้แบบดั้งเดิมจากบนลงล่างได้
เมื่อพูดถึงการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมของพนักงานใหม่ร่วมกัน คุณประโยชน์มากมาย:
1. เนื้อหาการเริ่มต้นใช้งานนั้นสอดคล้องกับบริบท
ในการเรียนรู้แบบร่วมมือ เนื้อหาหลักสูตรจะถูกสร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านภายในองค์กร ไม่ใช่จากแหล่งข้อมูลภายนอกหรือเนื้อหาสำเร็จรูป นั่นหมายความว่าหลักสูตรเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณ 100 เปอร์เซ็นต์ และเป็นข้อมูลล่าสุด ณ เวลาที่เปิดตัว
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการเพิ่มหลักสูตรเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน ซอฟต์แวร์การจ่ายเงินเดือน ของบริษัทของคุณ แทนที่จะรวมบทช่วยสอนทั่วไป ทรัพยากรบุคคลภายนอกของคุณสามารถสร้างหลักสูตรที่ปรับแต่งให้เหมาะกับสถานที่ทำงานของคุณได้ โดยอาจรวมถึงวิธีที่องค์กรของคุณตั้งค่าแพลตฟอร์ม พร้อมเตือนความจำว่าควรจองวันหยุดหรือการดำเนินการตามนโยบายขององค์กรล่วงหน้านานเพียงใด
ความเกี่ยวข้องในลักษณะนี้จะช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มงานได้อย่างรวดเร็ว
2. ช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมพัฒนาและฝึกอบรมของคุณ
เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กรเป็นผู้สร้างเนื้อหา ทีมพัฒนาและฝึกอบรมของคุณจึงมีเวลาว่างไปมุ่งเน้นงานอื่นๆ ได้ พวกเขายังคงอยู่ในภาพในฐานะผู้อำนวยความสะดวก แต่พวกเขาสามารถใช้เวลามากขึ้นกับสิ่งต่างๆ เช่น การทำความเข้าใจความต้องการในการเรียนรู้ การจัดการของผู้เข้าพัก หรือคำถามเชิงกลยุทธ์อื่นๆ
การเรียนรู้แบบร่วมมือยังพึ่งพาการป้อนกลับเป็นอย่างมาก ทั้งระหว่างผู้สร้างหลักสูตรหลายฝ่าย ผู้เรียน และผู้สอน แพลตฟอร์มการเรียนรู้แบบร่วมมือ เช่น 360Learning มีฟีเจอร์ Reaction ในตัว คล้ายกับอีโมจิในโซเชียลมีเดีย ที่ช่วยให้ผู้เรียนสามารถแจ้งเตือนได้หากหลักสูตรใดต้องการการอัปเดต วิธีนี้ช่วยให้ทีมพัฒนาและฝึกอบรมสามารถจัดลำดับความสำคัญในการปรับปรุงหลักสูตรต่างๆ ได้ง่ายขึ้น และกำหนดเวลาในการปรับปรุงได้ง่ายขึ้นด้วย
ลูปคำติชมช่วยให้ทีม L&D ประหยัดเวลาในการอัปเดตเนื้อหาเริ่มงานของพนักงานใหม่
3. ช่วยให้ผู้มาใหม่ได้ทำความรู้จักกับผู้คน
หนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดเกี่ยวกับการเริ่มต้นงานใหม่คือคุณไม่รู้จักใครเลย โดยเฉพาะใน สถานการณ์ที่เป็นกันเอง การเริ่มต้นบทสนทนาอาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน
ด้วยการเริ่มงานของพนักงานใหม่โดยอาศัยการเรียนรู้ร่วมกันโดยใช้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ที่หลากหลายสำหรับทีม พนักงานใหม่จะได้รู้จักเพื่อนร่วมงานใหม่ของตนแล้ว และเริ่มจับคู่ใบหน้ากับชื่อ และชื่อกับตำแหน่งงานได้ เนื่องจากหลักสูตรต่างๆ ถูกสร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านภายในองค์กร ดังนั้นทุกครั้งที่พนักงานใหม่สำเร็จหลักสูตร พวกเขาก็จะได้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานในหลักสูตรเดียวกันไปด้วย
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้จัดทำหลักสูตรใช้รูปแบบเชิงโต้ตอบ เช่น วิดีโอ การบันทึกหน้าจอ หรือการบันทึกเสียง หากคุณรวมการสนทนาที่เกิดขึ้นในเว็บบอร์ดเข้าไปด้วย พนักงานใหม่ก็จะเริ่มทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานได้มากขึ้น
การสนทนาระหว่างโปรแกรมเริ่มงานของพนักงานใหม่ทำให้ผู้มาใหม่ได้รู้จักเพื่อนร่วมงานของตน
4. ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวได้ตามจังหวะของตนเอง
เครื่องมือสื่อสารภายในทีมส่งการแจ้งเตือนจำนวนมาก จนทำให้พนักงานยากที่จะจดจ่ออยู่กับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
หนึ่งในวิธีคือการเลื่อนหรือปิดเสียงการแจ้งเตือนบน Slack, Outlook หรือแอปพลิเคชันการสื่อสารอื่นๆ อีกประการหนึ่งคือการส่งเสริมการสื่อสารอะแบบซิงโครนัส วิธีนี้สามารถช่วยลดแรงกดดันในการตอบสนองทันที ส่งเสริมการทำงานอย่างละเอียดรอบคอบ ลดความเหนื่อยล้าจากการประชุม และ ป้องกันการทำงานหนักเกินไป
การเรียนรู้แบบร่วมมือส่วนใหญ่มีพื้นฐานมาจากแนวคิดของการเรียนรู้แบบไม่พร้อมกัน แทนที่จะเป็นการ เรียนการสอนแบบสดพร้อมกัน หลายครั้ง การเรียนรู้แบบร่วมมือเสนอให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเองตามจังหวะของตนเอง
แนวทางนี้มีความยืดหยุ่นมากกว่าการเริ่มงานของพนักงานแบบเดิมๆ และทีม L&D จำนวนมากกำลังทำการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ทีมงานด้านบุคคลและปฏิบัติการของ Spendesk ตัดสินใจที่จะนำแนวทางใหม่ๆ มาใช้มากขึ้น
แนวทางการทำงานร่วมกันในการดูแลพนักงานใหม่ ส่วนหนึ่งเป็นเพราะปัญหา “การคืบคลานของเวิร์กช็อป” ทอม มอริสส์ ผู้จัดการด้านความรู้ของ Spendesk อธิบายถึงปัญหาและผลกระทบต่อกระบวนการทำงานของพวกเขา
“โอเค เรามีการจัดอบรมเชิงปฏิบัติการมากมายเลยค่ะ” การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หมายถึง การอบรมเชิงปฏิบัติการ “มีทั้งปัญหาเรื่องรูปแบบการจัดเวิร์คช็อป และการที่เราเพิ่มเวิร์คช็อปอื่นๆ เข้าไปโดยไม่ได้คำนึงถึงความสอดคล้องของประสบการณ์โดยรวม” มอริสกล่าว
ด้วยการยกเครื่องแนวทางของพวกเขาและผสมผสานรูปแบบอะซิงโครนัสเข้าด้วยกันมากขึ้น สเปนเดสก์จึงสามารถสร้างระบบควบคุมพนักงานใหม่ที่สามารถตามทันความรวดเร็วของพวกเขาได้
5. มันดึงดูดความสนใจผู้เรียนได้มากกว่า
สิ่งที่ทั้งหมดนี้รวมกันก็คือแนวทางการทำงานร่วมกันในการเริ่มงานของพนักงานใหม่นั้นดึงดูดพนักงานใหม่ได้มากขึ้น การมีปฏิสัมพันธ์ถูกรวมอยู่ในกระบวนการ ทั้งระหว่างผู้เรียนและผู้สร้างหลักสูตร (ผ่านวงจรการให้ข้อเสนอแนะ) และระหว่างพนักงานใหม่ด้วยกันเอง ผ่านทางฟอรัมสนทนา รูปแบบการเรียนการสอนแบบโต้ตอบ เช่น แบบทดสอบและสื่อที่คลิกได้ ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ดีจากเอกสาร PDF ยาวเหยียด หรือการประชุมผ่าน Zoom ที่น่าเบื่อ
ช่วงสองสามสัปดาห์และสองสามเดือนแรกของการทำงานของพนักงานใหม่มีความสำคัญอย่างยิ่ง พนักงานใหม่กำลังสำรวจดูว่าสภาพแวดล้อมใหม่นี้เหมาะสมกับพวกเขาหรือไม่ เช่นเดียวกับที่ผู้จัดการคนใหม่กำลังตัดสินใจว่าพวกเขาตัดสินใจถูกหรือไม่ การให้การฝึกอบรมเริ่มงานของพนักงานใหม่ที่เกี่ยวข้อง มีส่วนร่วม และช่วยให้ผู้มาใหม่สร้างความสัมพันธ์ทางสังคมถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการปิดข้อตกลง และการเรียนรู้ร่วมกันก็เป็นวิธีที่ดีในการทำเช่นนั้น
6. มันเป็นทางไกลที่เป็นมิตร
ถ้าจะมีสิ่งหนึ่งที่เราได้เรียนรู้จากสถานการณ์การระบาดของโควิด19 ก็คือ พนักงานชอบการทำงานแบบยืดหยุ่น บริษัทส่วนใหญ่ยังคงเสนอตัวเลือก การทำงานแบบไฮบริดหรือการทำงานจากทางไกล บางประเภทให้กับผู้ที่ต้องการ
สำหรับ การควบคุมเริ่มงานของพนักงานใหม่ พนักงานจากระยะไกล การควบคุมเริ่มงานของพนักงานใหม่ที่มีมุมมองการเรียนรู้ร่วมกันถือเป็นอุดมคติ ประการแรก การเน้นการเรียนรู้แบบไม่พร้อมกันทำให้ความแตกต่างของเขตเวลาไม่มีความสำคัญ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะเริ่มงานของพนักงานใหม่ด้วยเนื้อหาสำหรับพนักงานทั่วโลก เนื่องจากเพื่อนร่วมงานจากแผนกใดก็ได้สามารถมีส่วนร่วมเพื่อสร้างหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับแผนกหรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์นั้นได้
หากคุณกำลังมองหาที่จะสร้าง จ้างงาน และเริ่มต้นการทำงานในระยะสั้น Global Growth Platform อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการอย่างแน่นอน ติดต่อ Globalization Partners เพื่อเริ่มต้นเส้นทางการขยายธุรกิจของคุณ