يمثل التعاون تحديًا للعديد من المنظمات. لهذا السبب تم تصميم معظم الأساليب الرشيقة التي تم تقديمها في سنوات 20 الماضية لكسر الصوامع وتحسين التعاون بين الفرق والإدارات والوظائف وحتى المنتجات.

في G-P, نحن شركة تعمل على السياحة الريفية. يتواجد المهندسون والمصممون ومديرو المنتجات في جميع أنحاء الأمريكتين وأوروبا وآسيا. تركيزنا: بناء العلاقات، وتخصيص الوقت للمحادثات، وتحقيق التوافق، وتعزيز التواصل عندما يكون أعضاء الفريق مفصولين بالمحيطات أو في مناطق زمنية مختلفة تمامًا. لقد أدى العمل عن بُعد أولاً إلى تغيير قواعد اللعبة. وهناك دائمًا خيار مقابلة أعضاء الفريق شخصيًا.

معًا بشكل أفضل

غالبًا ما نجمع الفرق معًا في الأحداث وجهًا لوجه. عادة ما يكون الغرض هو التخطيط، وننجح أيضًا في التسلل في الوقت المناسب للتواصل الاجتماعي والتواصل. في 2024، لاحظنا أن نشاط التخطيط يقف في طريق محادثاتنا. الدرس: الاتصال لا يقل أهمية عن التخطيط الاستراتيجي.

التجريب - هاكاثون الناس

نحن نحب التجريب. على الرغم من عدم وجود عملية رسمية، فإننا نستخدم نموذج المراقبة، والتوجيه، والقرار، والعمل (OODA). تعمل حلقات OODA دائمًا أثناء عمل فرقنا، لأنه لا يوجد شيء ثابت في التكنولوجيا.

في 2025، شرعنا في إحداث تأثير ذي مغزى من خلال الجمع بين الناس باستخدام تقنية الفضاء المفتوح (OST).

تقديم OST

OST هو شكل اجتماع بدون مؤتمر أو اجتماع بقيادة المشاركين كنت أستخدمه على مدار 10 سنوات الماضية. غالبًا ما نحضر المؤتمرات ونجد أن أكثر التجارب التي لا تنسى ليست المحادثات نفسها ولكن المحادثات العاطفية مع الحاضرين الآخرين أثناء استراحات القهوة. 

تم تصميم OST لتكرار استراحات القهوة غير الرسمية للمؤتمرات. تسمح منظمة صغيرة وبعض القواعد البسيطة للمجموعات الكبيرة بالتنظيم الذاتي ولكل مشارك فردي المساهمة.

قواعد OST

تحتاج OST إلى بعض الحدود للعمل. هناك خمسة مبادئ وقانون واحد فقط. المبادئ هي:

  • كل من يحضر هو الأشخاص المناسبون. اعمل مع أي شخص يأتي إلى جلستك، سواء كان ذلك من خمسة أشخاص أو 50. إنهم يهتمون وسيشاركون.

  • كلما بدأ هو الوقت المناسب. الإبداع لا يهتم بالساعة. امنح المجموعة وقتًا للاستقرار.

  • مكان وجودك هو المكان المناسب. ربما تكون قد خططت لحضور جلسة، لكنك منخرط بالفعل في محادثة مثيرة للاهتمام. ابق حيث أنت.

  • عندما ينتهي الأمر، ينتهي الأمر. إذا وصلت المحادثة أو الجلسة إلى نتيجة طبيعية قبل الموعد المحدد، اشكر المجموعة وأنهيها.

  • كل ما يحدث هو الشيء الوحيد الذي كان يمكن أن يحدث. ثق بالعملية وانظر إلى أين تذهب الأشياء. حقق أقصى استفادة مما حدث وتقبل أن الأمور لا تسير دائمًا وفقًا للخطة. 

قانون القدمين هو قانون بسيط: إذا كنت تشعر أنك لا تتعلم أو تساهم بأي شيء، فاستخدم قدميك للذهاب إلى مكان آخر.

يمنح قانون القدمين الجميع الوكالة لإحداث فرق. خلال يوم العمل، نجلس خلال اجتماعات مملة ونشعر أنه ليس لدينا خيار آخر - ليس في مكان عمل مؤقت.

الجلوس في دائرة

دائمًا ما يكون تنسيق OST ممتعًا. نبدأ وننهي اليوم بدائرة. يبدو الأمر طبيعيًا، حتى تدرك أن وضع 180 شخصًا في دائرة هو نوع مختلف من الاجتماعات. السؤال الأول دائمًا هو " أين الشاشة؟ " لا يوجد واحد. متبوعًا بـ " هل يمكنك أن ترسل لي جدول الأعمال؟ " لا يوجد واحد من هؤلاء أيضًا.

تحدد الدائرة الافتتاحية اليوم. وتمنحنا الدائرة الختامية وقتًا للتفكير. يتم قضاء الجزء الأكبر من اليوم في الجلسات - عادة ما يكون حشدًا من الأشخاص حول السبورة البيضاء يناقشون موضوعًا بأدب. تبلغ مدة كل جلسة 30 دقيقة، وهناك مسارات متوازية من 3 إلى 5 قيد التشغيل. هناك الكثير من الخيارات. غالبًا ما تكون المواضيع أسئلة، مثل "كيف نختبر عوامل الذكاء الاصطناعي؟"

الغلاف الجوي

من وجهة نظر القائد، هناك خطر. يمكنك إخراج الجميع من الموقع ليوم واحد، وتنفق الكثير من المال على هذه العملية، وتريد عائدًا على استثمارك. هذا أمر مفهوم. بالنسبة للمشاركين، قد تكون هناك فكرة أن هناك أجندة خفية، ونحن نتظاهر بأنها عفوية.  نحن لا نتظاهر. بالطبع، التحضير الدقيق ضروري لضمان الشعور بالعفوية. 

عندما يقول شخص ما، «لا توجد أجندة، سيكون الأمر على ما يرام»، يشعر القادة بالتوتر. هذا أمر مفهوم.

طاقة كل OST هي نفسها. الفضول، والعصبية من قلة الشاشات، والإثارة عند كسر الجليد، والاهتمام الحقيقي بالمواضيع المطروحة، وتوقع الانضمام إلى المناقشة، والمفاجأة في نهاية اليوم عندما يعمل كل شيء. سوف تظهر الانعكاسات الثاقبة بعد ذلك - دليل على أن OST هي تجربة تحويلية.

المفتاح هو التعلم والأصالة. يتطلب التعلم مساحة آمنة للاستفسار. يحتاج الناس إلى طرح الأسئلة. ويحتاجون إلى مساحة لمشاركة الأفكار المجنونة ومقابلة بعضهم البعض.

في العديد من اجتماعات العمل، هناك سياسة وضغوط للاتفاق. لا تحصل الأسئلة المزعجة على إجابات مثل " دعونا نضع ذلك في موقف السيارات. " ربما تكون المساحة المفتوحة هي موقف السيارات. وموقف السيارات لا يقل أهمية عن المبنى الرئيسي (الموضوعات التي يجب مناقشتها). أنت بحاجة إلى كليهما.

الشعور بالأمان

تعمل المساحات المفتوحة لأنها تخلق بيئة من السلامة النفسية. يبدو الأمر سهلاً، لكنه ليس كذلك. من المهم متابعة الأفكار المقترحة في الفضاء المفتوح. المحادثة بدون إجراء لا تساعد أي شخص. 

أهمية المتابعة

لقد اتخذنا نهجًا مختلفًا هذا العام. كان لدينا أكثر من جلسات 30 في الفضاء المفتوح، ورافق مدون أو كاتب في كل جلسة. لقد كتبوا نقاطًا مثيرة للاهتمام على صفحة A3 خلال الجلسة. عادة ما نقوم بإنشاء جدار مزاجي في نهاية اليوم للتفكير في أفكارنا. هذه المرة، التقطنا حوالي 60 من الصور للملاحظات، وقمنا بإدخالها إلى الجوزاء، وتحويلها إلى Markdown. ثم قمنا بدمجها وتحميلها إلى NotebookLM. كما يمكنك أن تتخيل، فقد استحوذت على المشاعر، والوجبات السريعة، والمواضيع، والإجراءات، والرؤى في غضون دقائق.

اقض الوقت بحكمة

يتمتع Remote-first بالعديد من المزايا، ولكن من الصعب تشغيل ورشة عمل كبيرة على مكالمة فيديو. ليس مستحيلاً، لكنه صعب. لقد وجدنا أن الوقت الشخصي معًا يخلق الإثارة والأمان والروابط والخطط التي لم تكن لتحدث في مكالمة فيديو.

قبل عشر سنوات، كان الأمر يستغرق أسبوعًا لتجميع جميع النتائج من حدث الفضاء المفتوح. في هذه الأيام، يستغرق الأمر بضع ساعات. كيف سيكون الحال في المستقبل؟ هناك شيء واحد مؤكد: ستظل طاقة وحيوية OST - جنبًا إلى جنب مع قوة ربط الأشخاص - ذات قيمة.