Leitfaden zur Personalbeschaffung in Luxemburg

Leitfaden zur Personalbeschaffung in Luxemburg

Luxemburg liegt in Mitteleuropa und grenzt an wichtige Wirtschaftsnationen wie Deutschland, Frankreich und Belgien. Das Land bietet hervorragende Handels- und Geschäftsmöglichkeiten auf dem EU-Markt. 

Luxemburgs umfangreiches Netz von Doppelbesteuerungsabkommen reduziert die Steuerbelastung für global agierende Unternehmen. Luxemburg mag unter dem Radar fliegen, aber es könnte der strategische Vorteil sein, den Sie brauchen. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Luxemburg wissen müssen.

Was Sie vor der Einstellung in Luxemburg wissen sollten

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Luxemburg ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Luxemburg und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses. 

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Werfen wir einen Blick auf fünf Dinge, die man über die Personalbeschaffung in Luxemburg wissen sollte.

1. Die luxemburgische Belegschaft

Trotz seiner geringen Größe ist Luxemburg ein vielfältiges Land – 47% der luxemburgischen Belegschaft sind Grenzgänger. Grenzgänger pendeln aus Nachbarländern wie Frankreich, Belgien und Deutschland zur Arbeit. Weitere 25% der Belegschaft in Luxemburg sind Ausländer.

Die Belegschaft in Luxemburg verfügt ebenfalls über beeindruckende Kompetenzen, insbesondere in den Bereichen Mehrsprachigkeit und Sektoren wie Lieferkettenlogistik, Ingenieurwesen und Finanzen. Laut dem Total Workforce Index der ManPower Group 2024 sind 69% der Arbeitnehmer hochqualifiziert und 58% beherrschen Englisch fließend. Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen des Landes gehören:

• Fortschrittliche Fertigung

• Umweltfreundliche Technologien

• Datenökonomie

• Fintech und Finanzen

• Gesundheitstechnologien

• Logistik und Lieferkettenmanagement

• Maritime

• Intelligente Mobilität

• Raum

Zu den weiteren wichtigen Wirtschaftszweigen zählen die Stahlindustrie, die Landwirtschaft und der Tourismus.

2. Sprachenvielfalt

Nach Angaben des Ministeriums für Nationale Bildung sprechen 98% der Bevölkerung Französisch, 80% Englisch, 78% Deutsch und 77% Luxemburgisch. Französisch und Deutsch sind neben Luxemburgisch Amtssprachen. Zu den weiteren im Land verbreiteten Sprachen gehören Portugiesisch sowie einige slawische und nordische Sprachen.

Die luxemburgische Regierung weist darauf hin, dass in der Belegschaft die zu erwartende Sprache vom Kontext abhängt. Am weitesten verbreitet ist Französisch, insbesondere im Handel und im Gastgewerbe, gefolgt von Luxemburgisch, Deutsch, Englisch und Portugiesisch. Englisch hat sich zu einer dominanten Geschäftssprache entwickelt, da es als Lingua franca fungiert – eine gemeinsame Sprache zwischen Personen, die nicht dieselbe Muttersprache sprechen. Englisch ist im Bank- und Industriesektor sowie in europäischen Institutionen des Landes am weitesten verbreitet.

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Sprache verwendet, benötigen Sie möglicherweise einen Experten, der Ihren Gesellschaftsvertrag – einschließlich der Satzung – in eine der luxemburgischen Amtssprachen übersetzt.

3. Steuern und Sozialversicherung

Luxemburg ist bekannt für sein günstiges Steuerumfeld und seinen unternehmensfreundlichen Ruf. Die Berechnung der Steuern der Angestellten ist jedoch nicht immer einfach. 

Die Arbeitgeber sind für die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer verantwortlich. Ein hoher Prozentsatz der Beschäftigten sind jedoch Staatsbürger anderer Länder, was die Komplexität noch erhöht.

Einwohner Luxemburgs zahlen Einkommensteuer und Sozialversicherung. Die Steuersätze sind progressiv und berücksichtigen die Einkommensklasse des Arbeitnehmers, seinen Familienstand und die Anzahl seiner Angehörigen. Bei den obligatorischen Sozialbeiträgen leisten beide Parteien Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Die Beiträge zur Langzeitpflegeversicherung zahlen ausschließlich die Arbeitnehmer. Arbeitgeber übernehmen die Beiträge zur Unfallversicherung, zu arbeitsmedizinischen Leistungen und zur betrieblichen Gegenseitigkeitsversicherung, die eine teilweise Rückerstattung der an abwesende Mitarbeiter gezahlten Vergütung vorsieht.

Grenzgänger zahlen Einkommensteuer auf alle Einkünfte, die sie in Luxemburg erzielen. Einkünfte aus anderen Quellen sind hiervon nicht betroffen. Wer sich 183 Tage im Kalenderjahr in Luxemburg aufhält und dort arbeitet, gilt als ansässig und wird mit seinem weltweiten Einkommen besteuert.

Was die Sozialversicherung betrifft, so zahlen Grenzgänger in das luxemburgische System ein, es sei denn, sie werden von einer Muttergesellschaft in einem Nachbarland abgeordnet und arbeiten seit weniger als zwei Jahren in Luxemburg. In diesem Fall können sie wählen, ob sie in das Sozialversicherungssystem eines der beiden Länder einzahlen.

4. Abfindung

Die Landeswährung Luxemburgs ist der Euro. Luxemburg hat seit dem 2025 den höchsten Mindestlohn in der EU. Das Land kennt vier Mindestlohnstufen, die sich nach dem Alter des Arbeitnehmers richten: 

1. 18+ (fachlich): EUR 18.29

2. 18+ (ungelernt): EUR 14.24

3. 17 Jahre alt: EUR 12.19

4. 15-16 Jahre alt: EUR 11.43

Zusätzlich zu ihrem Gehalt erhalten viele Angestellte in Luxemburg eine 13Monatsprämie . Dieser Bonus entspricht einem Monatslohn und wird üblicherweise von Arbeitgebern kurz vor Weihnachten ausgezahlt. Manche Arbeitgeber zahlen ihren Angestellten den Gegenwert von zusätzlichen 1.5 Monatsgehältern.

In Luxemburg sind Tarifverträge üblich. Diese Vereinbarungen können einen höheren Mindestlohn für bestimmte Arbeitnehmer festlegen und sich auf andere relevante Bestimmungen auswirken, wie beispielsweise Regelungen zu arbeitsfreien Zeiten.

5. Die Arbeitswoche und arbeitsfreie Zeiten

Die Arbeitswoche in Luxemburg beträgt 40 Stunden, aufgeteilt in fünf Tage à acht Stunden. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter Überstunden leisten, was in der Regel mit einem höheren Stundensatz verbunden ist. Das luxemburgische Arbeitsrecht schreibt jedoch vor, dass schwangere Arbeitnehmerinnen keine Überstunden leisten dürfen.

Arbeitnehmern stehen 25 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr zu. Arbeitsfreie Zeiten können Arbeitnehmer nach dreimonatiger Betriebszugehörigkeit beantragen. Zusätzlich zum Jahresurlaub gibt es in Luxemburg 11 gesetzliche Feiertage im Laufe des Jahres. 

Mit G-P Employer of Record können Sie ganz einfach Leistungspläne verwalten. Unsere internen Experten überwachen kontinuierlich das Arbeitsrecht, um die landesspezifischen Vorschriften und Normen einzuhalten. Erstellen und verwalten Sie Leistungspläne über unsere Plattform, um ein reibungsloses Mitarbeitererlebnis zu bieten. 

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Luxemburg

Einige luxemburgische Städte sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen gezielt auf den richtigen Ort ausrichten und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Luxemburg sind:

• Luxemburg-Stadt ist die Hauptstadt und größte Stadt Luxemburgs. Es ist das führende Wirtschafts- und Finanzzentrum mit vielen multinationalen Unternehmen, Banken und EU-Institutionen. Es gibt zahlreiche Jobmöglichkeiten in den Bereichen Finanzen, IT, Beratung und Verwaltung.

• Esch-sur-Alzette ist bekannt für seinen Industriesektor und konzentriert sich zunehmend auf Technologie und Forschung.

• Differdange ist ein wichtiges Zentrum für Industrie und Bildung. Hier befindet sich der Belval-Campus der Universität Luxemburg.

• Düdelange verfügt über eine starke industrielle Basis und liegt in der Nähe der französischen Grenze.

• Ettelbrück spielt eine wichtige Rolle in den Bereichen Gesundheitswesen, Logistik und Dienstleistungen.

Schlüsselindustrien in Luxemburg

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Luxemburgs helfen Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Luxemburg gehören:

• Finanzdienstleistungen: Luxemburg ist ein bedeutendes globales Zentrum für Bankwesen, Investmentfonds und Versicherungen. Hier sind viele international Banken und Finanzinstitute tätig, die zu 25% des Bruttoinlandprodukts des Landes beitragen. Zu den Talenten in diesem Sektor gehören Investmentfonds-Spezialisten, Vermögensplaner, Steuerberater und Finanzcontroller.

• Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT): Die aktuelle Regierung hat versprochen, in Innovationen zu investieren , um Luxemburg als Vorreiter bei neuen digitalen Technologien zu positionieren. Künstliche Intelligenz, 5und Hochleistungsrechner sind allesamt zentrale Bestandteile dieses Plans. ICT Talent umfasst Fachkräfte in den Bereichen Fintech, Cybersicherheit und Cloud-Technologien.

• Logistik und Transport: Luxemburgs zentrale Lage in Europa macht es zu einem wichtigen Knotenpunkt für Logistik-, Luftfracht- und Transportdienstleistungen. Das Land verfügt über Spezialisten in den Bereichen Lieferkette und Logistik, Lagerbetrieb sowie Zoll- und Handelskonformität.

• Stahl und Fertigung: Luxemburg blickt auf eine lange Geschichte in der Stahlproduktion zurück und spielt eine bedeutende Rolle in dieser Industrie. Hier hat ArcelorMittal seinen Sitz, einer der weltweit größten Stahlproduzenten. Zu den Spezialisten gehören Positionen in den Bereichen Ingenieurwesen, Produktion und Betrieb.

• Satellitentechnologie: Luxemburg ist führend im kommerziellen Raumfahrtsektor und fördert die Satellitenkommunikation. SES (Société Européenne des Satellites) war Europas erster privater Satellitenbetreiber. Zu den Spezialisten gehören Positionen im Ingenieurwesen wie Kommunikations-, Hochfrequenz- und Netzwerktechniker.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Luxemburg

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Luxemburg einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Die Beauftragung von Anwälten und Steuerberatern, um über Arbeits-, Wirtschafts- und Steuergesetze auf dem Laufenden zu bleiben.

• Einrichtung Ihrer Wirtschaftseinheit in Luxemburg (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record zusammen)

• Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Netzwerkseiten und Stellenbörsen

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente in Luxemburgisch, Deutsch oder Französisch zu erstellen

• Beauftragung eines externen Dienstleisters für Leumundsprüfungen im Rahmen von Einstellungsuntersuchungen

• Reisen nach Luxemburg, um Vorstellungsgespräche zu führen oder Ihr Unternehmen zu gründen

Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Luxemburg einzustellen?

Sofern Sie nicht mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, benötigen Sie eine juristische Person, um Mitarbeiter in Luxemburg einzustellen. Die meisten international Unternehmen entscheiden sich für die Gründung einer Société á Responsabilité Limitée (Sarl) für ihre Tochtergesellschaft. Die Sarl ist eine von mehreren Unternehmensstrukturen und ähnelt einer privaten, haftungsbeschränkten Gesellschaft. 

Die Schritte zur Gründung einer Luxemburger Tochtergesellschaft umfassen:

• Überprüfung, ob der Name Ihres Unternehmens im luxemburgischen Handelsregister eingetragen ist

• Ausarbeitung eines Gesellschaftsvertrags, einschließlich der Satzung, und dessen Einreichung beim Notar

• Einrichtung eines Bankkontos im Lande und Einzahlung des erforderlichen Kapitals

• Beschaffung eines eingetragenen Firmensitzes in Luxemburg

• Beantragung einer Gewerbeerlaubnis

• Eintragung Ihres Unternehmens in das Handels- und Gesellschaftsregister

• Anmeldung bei den Finanzämtern

• Erwerb branchenspezifischer Geschäftslizenzen. 

Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Luxemburg einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr Team in Luxemburg kostengünstiger und mit der Gewissheit zusammen, dass Sie dabei alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern in Luxemburg

Der Einstellungsprozess in Luxemburg umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Versendung von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Registrieren und veröffentlichen Sie die Stellenanzeige

Bevor Sie in Luxemburg jemanden einstellen, müssen Sie Ihre offene Stelle bei der Nationalen Arbeitsverwaltung anmelden . Dann können Sie sich darauf konzentrieren, Fachkräfte für diese Positionen zu rekrutieren.

Netzwerken ist eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter in Luxemburg zu finden. Wenn Sie jedoch neu auf dem Markt sind, verfügen Sie möglicherweise noch nicht über entsprechende Kontakte in Luxemburg. Eine Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und Kandidaten kennenzulernen, bietet die Teilnahme an einer Jobmesse.

Das Schalten von Stellenanzeigen im Internet ist eine weitere beliebte Option. Websites wie .jobs.lu und jobfinder.lu sind gute Plattformen, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Sie könnten auch Stellenanzeigen auf LinkedIn veröffentlichen.

2. Wählen Sie Ihre Top-Bewerber

In Luxemburg ist es üblich, sich mit Lebenslauf und Anschreiben um Stellen zu bewerben. Vielfalt in der Belegschaft bedeutet, dass Sie Lebensläufe in verschiedenen Stilen sehen werden.

Im Allgemeinen werden Bewerber ihre Bewerbungen standardmäßig in der gleichen Sprache einreichen, in der die Stellenanzeige verfasst ist. Wenn Sie möchten, dass Bewerber ihre Bewerbungen in einer bestimmten Sprache einreichen, geben Sie dies in der Stellenanzeige an.

3. Interviews führen

Als Nächstes führen Sie Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Sie können Vorstellungsgespräche virtuell oder persönlich führen, wenn Sie eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft eingerichtet haben. Telefon- oder Videointerviews sind besonders hilfreich, wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Luxemburg einstellen und eine Reise dorthin vermeiden möchten. Bei einer Internetdurchdringung von99% in Luxemburg sollten Bewerber keine Probleme mit der Fernarbeit haben.

Vermeiden Sie während Vorstellungsgesprächen Fragen, die als diskriminierend aufgefasst werden könnten. Dies umfasst persönliche Fragen zu den politischen oder religiösen Überzeugungen, dem Alter, der sexuellen Orientierung oder der ethnischen Zugehörigkeit einer Person. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können. 

In Luxemburg ist es üblich, dass Arbeitgeber Bewerbern mehrere Vorstellungsgespräche unterziehen, bevor sie ein Stellenangebot unterbreiten. Zögern Sie also nicht, Kandidaten gegebenenfalls zu weiteren Vorstellungsgesprächen einzuladen, bevor Sie ein Stellenangebot unterbreiten.

4. Verfassen Sie Arbeitsverträge und versenden Sie Stellenangebote

Wenn Sie bereit sind, Stellenangebote zu unterbreiten, entwerfen Sie Arbeitsverträge, die Sie potenziellen Mitarbeitern vorlegen können. Das luxemburgische Recht verpflichtet Arbeitgeber, vor Arbeitsbeginn einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu erstellen . Diese Vereinbarung muss Angaben zu den Beschäftigungsdetails enthalten, einschließlich:

• Datum des Arbeitsbeginns des Mitarbeiters

• Arbeitsort

• Arbeitsaufgaben

• Typische Arbeitszeiten und Zeitplanung

• Vergütung

• Bezahlter Jahresurlaub mit Zulage

• Kündigungsfrist, falls es eine gibt

• Dauer der Probezeit, falls es eine gibt

• Relevanter Tarifvertrag, falls zutreffend

• Altersvorsorgeplan, falls vorhanden

Wenn es sich um einen Befristetvertrag handelt, müssen Sie zusätzliche Punkte in die Vereinbarung aufnehmen. G-P Employer of Record verfügt über einen Employment Contract Generator , der Ihnen bei der Erstellung von Compliance-Arbeitsverträgen hilft, die allen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices in Luxemburg entsprechen.

Hintergrundüberprüfungen sind in Luxemburg im Rahmen des Einstellungsuntersuchungsverfahrens zulässig. Sie müssen jedoch die Gesetze zum Datenschutz und zur Antidiskriminierung beachten.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Sobald die potenziellen Mitarbeiter den Vertragsbedingungen zustimmen und diesen unterzeichnen, können Sie mit der Einarbeitung beginnen. Dies umfasst grundlegende Aufgaben wie das Einholen der Steuerkarten der Mitarbeiter zur Einrichtung der Lohnabrechnung und die Registrierung der Mitarbeiter beim Social Security Common Center (CCSS).

Auftragnehmer in Luxemburg einstellen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Luxemburg kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Luxemburg ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Luxemburg abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Luxemburg verpflichten Arbeitgeber ihre Angestellten zur Arbeit und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie möglicherweise:

• Bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht werden Bußgelder verhängt.

• Nachzahlung des Gehalts, einschließlich Überstundenvergütung und Sozialleistungen.

• Zahlen Sie sowohl den Arbeitgeber- als auch den Mitarbeiteranteil der Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend.

3. Wie man Auftragnehmer in Luxemburg bezahlt

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FAQ – Häufig gestellte Fragen