Zusammenarbeit stellt für viele Organisationen eine Herausforderung dar. Deshalb wurden die meisten agilen Methoden, die in den letzten 20 Jahren eingeführt wurden, so konzipiert, dass sie Silos aufbrechen und die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen, Funktionen und sogar Produkten verbessern.

Bei G-P sind wir ein Unternehmen mit Remote-first-Ansatz. Ingenieure, Designer und Produktmanager sind in ganz Amerika, Europa und Asien ansässig. Unser Fokus: Beziehungen aufbauen, Zeit für Gespräche nehmen, Übereinstimmung erzielen und die Verbindung fördern, auch wenn die Teammitglieder durch Ozeane oder in völlig unterschiedlichen Zeitzonen voneinander getrennt sind. Das Arbeiten mit Remote-Zusatzfunktionen hat alles verändert. Und es besteht immer die Möglichkeit, Teamkollegen persönlich zu treffen.

Gemeinsam sind wir stärker

Wir bringen Teams häufig zu Präsenzveranstaltungen zusammen. Der Zweck ist in der Regel die Planung, und wir schaffen es auch, uns Zeit für Geselligkeit und Austausch zu nehmen. In 2024 stellten wir fest, dass die Planungstätigkeit unsere Gespräche behinderte. Die Lehre daraus: Vernetzung ist genauso wichtig wie strategische Planung.

Experimentieren – ein Hackathon für Menschen

Wir lieben Experimente. Obwohl es keinen formalen Prozess gibt, verwenden wir das OODA-Modell (Observe, Orient, Decide, Act). OODA-Schleifen sind bei der Arbeit unserer Teams immer im Einsatz, denn in der Technologie bleibt nichts konstant.

In 2025 haben wir uns zum Ziel gesetzt, durch die Zusammenführung von Menschen mithilfe von Open-Space-Technologie (OST) einen sinnvollen Beitrag zu leisten.

Wir stellen vor: OST

OST ist ein Unkonferenz- oder Teilnehmer-geleitetes Meetingformat, das ich in den letzten 10 Jahren verwendet habe. Wir besuchen oft Konferenzen und stellen fest, dass die einprägsamsten Erlebnisse nicht die Vorträge selbst sind, sondern die angeregten Gespräche mit anderen Teilnehmern während der Kaffeepausen. 

OST ist so konzipiert, dass es informelle Kaffeepausen auf Konferenzen nachbildet. Mit etwas Organisation und ein paar einfachen Regeln können sich große Gruppen selbst organisieren und jeder einzelne Teilnehmer kann seinen Beitrag leisten.

Die Regeln von OST

Ein Soundtrack braucht gewisse Grenzen, um zu funktionieren. Es gibt fünf Prinzipien und nur ein Gesetz. Die Prinzipien lauten:

  • Alle, die teilnehmen, sind die richtigen Leute. Arbeite mit jedem zusammen, der zu deiner Sitzung kommt, egal ob es fünf Personen oder 50 sind. Sie kümmern sich darum und werden sich engagieren.

  • Der richtige Zeitpunkt ist immer dann, wenn es beginnt. Kreativität kümmert sich nicht um die Uhr. Geben Sie der Gruppe Zeit, sich einzuleben.

  • Du bist genau am richtigen Ort. Sie hatten vielleicht geplant, an einer Sitzung teilzunehmen, sind aber bereits in ein interessantes Gespräch vertieft. Bleib, wo du bist.

  • Wenn es vorbei ist, ist es vorbei. Wenn das Gespräch oder die Sitzung vorzeitig zu einem natürlichen Ende gekommen ist, bedanken Sie sich bei der Gruppe und beenden Sie sie.

  • Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was hätte geschehen können. Vertraue dem Prozess und schau, wohin die Dinge führen. Mach das Beste aus dem Geschehenen und akzeptiere, dass nicht immer alles nach Plan läuft. 

Das Gesetz der zwei Füße ist ganz einfach: Wenn du das Gefühl hast, nichts zu lernen oder beizutragen, dann nutze deine zwei Füße, um woanders hinzugehen.

Das Gesetz der zwei Füße gibt jedem die Möglichkeit, etwas zu bewirken. Während des Arbeitstages müssen wir langweilige Meetings über uns ergehen lassen und haben das Gefühl, keine Wahl zu haben – nicht in einem OST.

Im Kreis sitzen

Das Format eines Soundtracks macht immer Spaß. Wir beginnen und beenden den Tag mit einem Kreis. Das klingt normal, bis man merkt, dass es sich um eine ganz andere Art von Besprechung handelt, wenn man 180 Personen in einen Kreis setzt. Die erste Frage lautet immer: „Wo ist der Bildschirm?“ Es gibt keinen. Anschließend: „Können Sie mir die Tagesordnung zusenden?“ Auch davon gibt es keinen.

Der Eröffnungskreis gibt dem Tag die Richtung vor. Und der abschließende Kreis gibt uns Zeit zum Nachdenken. Der Großteil des Tages wird in Sitzungen verbracht – in der Regel eine Gruppe von Menschen, die um eine Tafel versammelt sind und höflich über ein Thema diskutieren. Die einzelnen Sessions dauern jeweils 30 Minuten, und es laufen 3 bis 5 parallele Spuren. Es gibt eine große Auswahl. Themen sind oft Fragen wie: „Wie testen wir Agenten der Künstlichen Intelligenz?“

Die Atmosphäre

Aus der Sicht einer Führungskraft besteht ein Risiko. Man holt alle Mitarbeiter für einen Tag aus dem Büro, gibt viel Geld für den Prozess aus und möchte natürlich auch eine Rendite auf seine Investition. Das ist verständlich. Bei den Teilnehmern könnte der Eindruck entstehen, dass eine versteckte Agenda dahintersteckt und wir so tun, als sei alles spontan.  Wir tun nicht so, als ob. Selbstverständlich ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig, um ein Gefühl der Spontaneität zu gewährleisten. 

Wenn jemand sagt: „Es gibt keine Agenda, es wird schon gut gehen“, werden Führungskräfte nervös. Das ist verständlich.

Die Energie jedes OST ist gleich. Neugier, Nervosität angesichts der fehlenden Bildschirme, Begeisterung über den Eisbrecher, echtes Interesse an den angesprochenen Themen, Vorfreude darauf, an der Diskussion teilzunehmen, und Überraschung am Ende des Tages, wenn alles funktioniert. Im Nachhinein werden aufschlussreiche Reflexionen auftauchen – der Beweis dafür, dass ein Soundtrack eine transformative Erfahrung ist.

Der Schlüssel liegt im Lernen und in der Authentizität. Lernen erfordert einen sicheren Raum für Erkundungen. Die Menschen müssen Fragen stellen. Und sie brauchen einen Raum, um verrückte Ideen auszutauschen und sich kennenzulernen.

In vielen Arbeitsbesprechungen spielen Politik und der Druck, zustimmen zu müssen, eine Rolle. Auf bohrende Fragen erhält man ausweichende Antworten wie: „Stellen wir das auf den Parkplatz.“ Vielleicht ist der Parkplatz eine Freifläche. Und der Parkplatz ist genauso wichtig wie das Hauptgebäude (die zu besprechenden Themen). Du brauchst beides.

Ein Gefühl der Sicherheit

Offene Räume funktionieren, weil sie ein Umfeld psychologischer Sicherheit schaffen. Es klingt einfach, ist es aber nicht. Es ist wichtig, die im offenen Gespräch geäußerten Ideen auch weiterzuverfolgen. Reden ohne Handeln hilft niemandem. 

Die Bedeutung der Konsequenz

Wir haben dieses Jahr einen anderen Ansatz gewählt. Wir hatten über 30 Sitzungen im offenen Raum, und jede Sitzung wurde von einem Protokollanten oder Schreiber begleitet. Während der Sitzung notierten sie interessante Punkte auf einem A3 Blatt. Wir gestalten üblicherweise am Ende des Tages eine Stimmungswand, um über unsere Gedanken nachzudenken. Dieses Mal haben wir etwa 60 Fotos von Notizen gemacht, sie in Gemini importiert und in Markdown konvertiert. Anschließend haben wir die Dateien zusammengeführt und in NotebookLM hochgeladen. Wie Sie sich vorstellen können, erfasste es Stimmungen, Kernaussagen, Themen, Handlungen und Erkenntnisse innerhalb weniger Minuten.

Zeit sinnvoll nutzen

Remote-First hat viele Vorteile, aber es ist schwierig, einen großen Workshop per Videoanruf durchzuführen. Nicht unmöglich, aber schwierig. Wir haben festgestellt, dass persönliche Treffen Begeisterung, Sicherheit, Bindungen und Pläne schaffen, die bei einem Videoanruf nicht zustande gekommen wären.

Vor zehn Jahren hätte es eine Woche gedauert, alle Erkenntnisse einer Freiluftveranstaltung zusammenzufassen. Heutzutage dauert es ein paar Stunden. Wie wird es in der Zukunft aussehen? Eines ist sicher: Die Energie und Lebendigkeit eines Soundtracks – kombiniert mit der Kraft, Menschen zu verbinden – wird auch weiterhin wertvoll sein.