Was Arbeitgeber über die Einhaltung von Vorschriften für Remote-Arbeit wissen müssen

Die Einhaltung der Vorschriften für Remote-Arbeit ist wichtiger denn je. Seit dem Ausbruch der Pandemie haben viele Unternehmen eine dauerhafte „Remote-first“-Arbeitspolitik eingeführt, die wahrscheinlich bald zur Norm werden wird. In der Tat werden bis 2025 75 Prozent der Beschäftigten mindestens fünf Tage im Monat von einem Remote-Arbeitsplatz aus arbeiten.

Zwar gibt es nur wenige Gesetze, die für zeitlich befristete Arbeitsverhältnisse von zu Hause aus gelten, doch haben viele Länder damit begonnen, Rechtsvorschriften für die Remote-Arbeit einzuführen.

Im Folgenden sind einige der rechtlichen Aspekte aufgeführt, die Unternehmen bei der Umsetzung einer konformen Politik für Remote-First Work berücksichtigen sollten.

Ausgabe Nr. 1: Datenschutzkonformität (Datenschutz und Datensicherheit)

Daten-Compliance sollte ganz oben auf der Prioritätenliste eines Unternehmens stehen. Beim Umgang mit sensiblen Daten – einschließlich Kundendaten – ist es von entscheidender Bedeutung, den Datenschutz und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, zu denen die Mitarbeiter Zugang haben und die sie nutzen. Ein weiteres Problem ist die internationale Übertragung von Daten. Hält Ihr Unternehmen die DSGVO-Vorschriften ein?

Das können Sie tun: 

• Definieren Sie Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien , die Software, Hardware, Informationen und Zugriffskontrolle abdecken.
• Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, einen VPN-Dienst ( Virtual Private Network ) zu nutzen, der das Surfen im Internet sicher hält, insbesondere für Remote-Mitarbeiter, die öffentliche WLAN-Netze nutzen.
• Verschlüsseln Sie vertrauliche Informationen.
• Richten Sie für jedes Gerät eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein.

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Problem Nr. 2: Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften

Die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften stellt eine häufige Herausforderung für Unternehmen dar, die Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen. Unternehmen müssen die Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze in jedem Land, in dem sie tätig sind, kennen, um sicherzustellen, dass sie ihre Mitarbeiter in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen bezahlen .

Das können Sie tun:

Informieren Sie sich über die Anforderungen des jeweiligen Staates oder Landes:

• Mindestlohn. Der Mindestlohn ist die niedrigste Vergütung oder Zahlung, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern gesetzlich zukommen lassen können. Das ist von Land zu Land unterschiedlich – und in den USA sogar von Bundesstaat zu Bundesstaat – und während die meisten Länder einen Mindestlohn haben, haben einige Länder auf die Einführung eines offiziellen Mindestlohns verzichtet. Daher ist es unerlässlich, die Lohnbestimmungen des Landes, in dem Sie tätig sind, im Auge zu behalten. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht nachkommen, können mit Geldstrafen und Klagen belegt werden.
• Gesetze zu Überstunden und Arbeitszeiten. Auch wenn es weltweit einen Standard für Arbeitszeiten gibt, bestehen Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Die örtlichen Arbeitsgesetze legen die maximalen und minimalen Arbeitszeiten und Überstundenregelungen für Arbeitnehmer fest, und die Unternehmen müssen diese einhalten.
• Blätter. Die örtlichen Arbeitsgesetze regeln ihre eigenen Regelungen für bezahlten Urlaub. Die Regelungen für Urlaubsansprüche unterscheiden sich in Amerika von denen in Europa oder Afrika, ebenso wie die Regelungen für Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub. Wer diese Vorschriften stets im Blick behält, kann sich vor Haftungsansprüchen schützen.
• Zahlungshäufigkeit. Die Zahlungshäufigkeit legt fest, wie oft Arbeitnehmer bezahlt werden sollen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich) und ist von Land zu Land unterschiedlich. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um die Vorschriften jedes Landes einzuhalten und Probleme bei der Einhaltung zu vermeiden.
• Vorteile. Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Leistungen, die in den Arbeitsgesetzen ihres Landes festgelegt sind. Während es in jedem Land grundlegende Leistungen wie die Sozialversicherung gibt, haben viele andere Länder festgelegt, dass die Arbeitgeber auch Leistungen bei Arbeitslosigkeit und im Ruhestand anbieten sollten.
• Versicherung. In vielen Ländern gibt es eine gesetzliche Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Das müssen die Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern in diesen Ländern berücksichtigen.
• Besteuerung. In einigen Ländern sind die Steuersysteme komplexer als in anderen. Die Kenntnis dieser Systeme ist der Schlüssel zur Einhaltung der Steuergesetze und -vorschriften.

Lassen Sie sich von Experten beraten, die Ihr Unternehmen über die lokalen Gesetze und Vorschriften informieren.

Ausgabe Nr. 3: Gesundheit und Sicherheit

Der Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter ist für Unternehmen seit der Umstellung auf Fernarbeit schwieriger geworden. Doch selbst wenn die Mitarbeiter nicht physisch im Büro arbeiten, ist das Unternehmen weiterhin für deren Gesundheit und Sicherheit verantwortlich.

Das können Sie tun:

• Identifizierung potenzieller Gefahren und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikokontrolle und -minderung.
• Richten Sie ein System für die Meldung von Verletzungen oder Zwischenfällen ein und stellen Sie sicher, dass die Arbeitnehmer wissen, wie sie es nutzen können.
• Führen Sie Gesundheits- und Sicherheitsschulungen durch und halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, die erforderlichen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.
• Auch die psychische Gesundheit sollte beachtet werden. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Angestellten Pausen und Ruhezeiten einhalten.

Ausgabe Nr. 4: Ausrüstung

Es ist wichtig, die Mitarbeiter mit den notwendigen Werkzeugen und Geräten auszustatten, damit sie ihre Arbeit ausführen können. In einigen Ländern sind die Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern die Kosten für die Telearbeit zu erstatten oder einen Zuschuss zu gewähren.

Das können Sie tun:

• Stellen Sie die Ressourcen bereit, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um von zu Hause aus zu arbeiten.
• Kann das Unternehmen die Ausrüstung nicht bereitstellen, ist es notwendig, eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter zu treffen und ihm alle entstandenen Kosten zu erstatten .
• Halten Sie sich an die örtlichen Gesetze, die eine zusätzliche Vergütung für Strom-, Telefon- und Internetdienste vorschreiben.

Ausgabe Nr. 5: Geistiges Eigentum

Neben dem Schutz sensibler Daten sollten Unternehmen auch dem Schutz der Arbeit ihrer Mitarbeiter Priorität einräumen, einschließlich Urheberrechten, Erfindungen und Designs. Der internationale Schutz geistigen Eigentums (IP) ist ein wichtiger Faktor, der bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern berücksichtigt werden muss.

Das können Sie tun: 

• Registrieren Sie das geistige Eigentum in den Ländern, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind.
• Nehmen Sie eine Geheimhaltungsklausel in den Arbeitsvertrag auf und stellen Sie sicher, dass die Bedingungen klar und verständlich sind.

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen eine offizielle Politik für die Remote-Arbeit einführen und umsetzen.

Richtlinie zur Remote-Arbeit

Es ist äußerst wichtig, eine Reihe von Regeln und Leitlinien zur Regulierung und Verwaltung von Remote-Arbeit festzulegen.

Eine Richtlinie für Remote-Arbeit sollte Folgendes beinhalten:

• Regeln des Unternehmens
  Die Arbeit von zu Hause aus befreit die Mitarbeiter nicht von den Bedingungen und Maßnahmen, die für sie am Arbeitsplatz gelten. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es am besten, dies in den Richtlinien zur Remote-Arbeit des Unternehmens klar anzugeben.
• Arbeitserwartungen und Mitarbeiterleistung 
  Definieren Sie Richtlinien für Zeitpläne, Fristen, Berichte und Aufgaben. Wichtig ist auch, dass Sie erklären, wie Sie Leistung und Produktivität messen wollen und welche Kennzahlen für die einzelnen Aufgaben wichtig sind.
• Datenschutz- und geistige Eigentumsklauseln Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen und die Bedeutung des Schutzes der Unternehmensinformationen verstehen.
• Vergütung und Leistungen im Irak 
  Stellen Sie klar, dass die Mitarbeiter Anspruch auf die gleichen Vergütungen und Leistungen wie am Arbeitsplatz haben. Achten Sie auch darauf, ob eine zusätzliche Vergütung für Strom- oder Internetkosten anfällt.
• Leitlinien für die Kommunikation 
  Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter mit den Kommunikationsmitteln vertraut sind, die Ihr Team verwendet. Legen Sie die Erwartungen an die Online-Verfügbarkeit während der Arbeitszeit fest und betonen Sie die Bedeutung von Check-Ins und Besprechungen, um eine reibungslose Kommunikation mit Ihrem Team zu gewährleisten.

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