Guía para la contratación en Polonia

Polonia es una de las economías de más rápido crecimiento en la UE. Su economía se expandió de forma constante, con una tasa media anual de crecimiento de producto bruto interno de 3.4% en la última década. 

Polonia es un destino atractivo para la inversión extranjera directa (IED) debido a las grandes inversiones planeadas de fondos de recuperación de la UE y del sector privado centrado en la manufactura avanzada, las TI y la transformación energética. El grupo de talentos polaco es altamente cualificado, bien formado (especialmente en campos STEM) y multilingüe, lo que es un gran atractivo para compañías globales.

Antes de expandirte a Polonia, tendrás que entender los contratos, impuestos, salarios, beneficios y otras leyes laborales. Nuestra guía te explicará todo lo que necesitas saber sobre contrataciones en Polonia.

Lo que debe saber antes de contratar en Polonia

Si vas a expandir tu negocio en Polonia por primera vez, hay requisitos legales importantes que debes tener en cuenta. Estas normas y leyes influyen en las prácticas de contratación en Polonia y en muchos aspectos de la relación entidad empleadora-empleado, incluyendo la compensación y los beneficios. 

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Aquí tienes cinco cosas que debes saber sobre contratar en Polonia.

1. Idiomas en Polonia

El polaco es el idioma oficial. El inglés es la lengua no polaca más común. El país se sitúa entre los primeros 1520 a nivel mundial en dominio del inglés.

Los sectores polacos de tercerización de procesos empresariales (BPO) y centros de servicios compartidos (SSC) cuentan con un amplio grupo de talentos cualificados y multilingües.

2. Contratos de trabajo en Polonia

Los empleadores deben presentar un contrato de empleo por escrito, o una confirmación escrita de los términos principales, antes de que el empleado comience a trabajar. 

El contrato debe estar en polaco o acompañado de una traducción al polaco. En los contratos multilingües, la versión polaca es la vinculante legalmente. 

El contrato debe incluir al menos:

• Tipo de contrato de empleo (trial, duración determinada, indefinid) 

• Nombres y direcciones tanto de entidad empleadora como de empleado 

• Duración del contrato (de duración determinada o de prueba) 

• La fecha de la firma y la fecha de inicio de la relación laboral 

• Título y descripción del puesto 

• Lugar(es) de trabajo 

• Desglose del salario y beneficios

• Tiempo de trabajo (a tiempo completo/parcial) 

Si no está incluido en el contrato, los empleadores deben proporcionar por escrito en un plazo de siete días desde la fecha de inicio del empleado:

• Horario de trabajo diario y semanal 

• Periodos de pago y método de pago 

• Las vacaciones 

• Periodo de notificación por despido 

• Reglas para prórrogas, descansos y descansos 

• Cualquier convenio colectivo aplicable 

Estos detalles deben revisar con el empleado en o antes de su primer día.

3. Horarios y salarios en Polonia

La semana de trabajo en Polonia dura 40 horas, repartidas en cinco días. Las horas extra están limitadas a 150 horas anuales, salvo que se establezca un límite mayor en un convenio colectivo, normativa laboral o contrato individual. Independientemente de cualquier acuerdo, la media semanal de horas laborales (incluidas las horas extra) no puede superar las 48 horas. Los empleados disponen de al menos 11 horas consecutivas de descanso por periodo de 24horas y al menos 35 horas consecutivas de descanso por semana.

A fecha de 2025, el salario mínimo en Polonia es de 4PLN666 al mes. 

4. Tiempo libre pagado en Polonia

Polonia tiene14 festivos nacionales. Los empleados tienen estos días libres con sueldo.

El cálculo de los años de servicio incluye todos los empleos previos (independientemente de las interrupciones o entidad empleadora) y los periodos de formación acreditados (por ejemplo, hasta ocho años para estudios superiores). Los empleados con menos de 10 años de servicio reconocido (incluyendo tanto el empleo como ciertos periodos educativos) disponen de 20 días de vacaciones anuales remuneradas. Los empleados con 10 o más años de servicio reconocido reciben 26 días. 

Los empleadores deben pagar al menos el 80% del salario del empleado por licencia por enfermedad. La cantidad de días de baja por enfermedad financiados por la entidad empleadora depende de la edad del empleado:

• Para los empleados menores de 50, la entidad empleadora paga hasta 33 días de licencia por enfermedad por año natural.

• Para empleados mayores de 50 años, la entidad empleadora paga hasta 14 días. 

• Tras estos periodos (33 o 14 días, según la edad), la institución de seguro social (ZUS) asume el pago por enfermedad.

5. Impuesto sobre la renta y seguridad social en Polonia

Los empleadores deben registrar a los empleados en ZUS en un plazo de siete días naturales desde el inicio del empleo. Social contribuciones a la seguridad incluyen pensión, discapacidad, accidentes y seguro médico, con tarifas específicas para cada tipo. La tasa de contribución del seguro médico es del 9% del salario. Los empleadores deben reenviar las contribuciones a la seguridad social a ZUS antes del 15 o 20 del mes siguiente, dependiendo de su situación legal.

Polonia emplea un sistema progresivo de impuesto sobre los ingresos. En 2025, las tasas son del 12% sobre los ingresos anuales hasta PLN 120,000y del 32% sobre ingresos superiores a ese umbral. Los empleadores son responsables de calcular, retener y remitir el impuesto personal sobre los ingresos (PIT).

Los empleadores deben deducir y reenviar mensualmente tanto las contribuciones empleado como las de la entidad empleadora seguridad social a ZUS. Social seguridad cubre el seguro de pensiones, discapacidad, accidentes y enfermedades, así como el seguro médico.

• Seguro de pensiones: dividido a partes iguales (976%)

• Seguro de discapacidad: 6.5% pagado por la entidad empleadora, 1.5% por el empleado

• Seguro de accidentes: pagado por la entidad empleadora, normalmente 1.67% para pequeños empleadores, pero la tarifa varía según el riesgo

• Seguro de enfermedad: pagado por el empleado (245%)

• Seguro de salud: pagado por el empleado (9%)

En total, las contribuciones a la entidad empleadora (incluyendo todos los fondos) rondan el 18–20%, y las aportaciones a empleado son de 13–14%.

Los empleadores tienen que contribuir 2.45% del salario bruto de los empleados al fondo de trabajo (100% al fondo de trabajo y 145% al fondo de solidaridad). Los empleadores también contribuyen 0.1% al fondo de beneficios garantizados para empleados.

La sanidad se financia mediante contribuciones obligatorias al seguro médico. No es necesario que proporciones seguro médico privado, pero el seguro médico suplementario es un beneficio popular.

Los principales centros de contratación en Polonia

Algunas ciudades de Polonia son conocidas por sus industrias particulares. Saber qué ofrece cada ciudad te permite centrar tus esfuerzos de contratación en el lugar adecuado y cubrir puestos más rápido. 

Los principales polos de talento en Polonia son:

• Varsovia es la capital y la ciudad más grande de Polonia. Varsovia es el principal centro de negocios, finanzas y tecnología del país. Acoge a corporaciones multinacionales, instituciones financieras y compañías tecnológicas.

• Cracovia es conocida por su sector de TI, servicios empresariales (BPO/SSC) y startups. Cracovia es un destino importante para la contratación de empresas globales, especialmente en tecnología, finanzas y servicios compartidos.

• Wrocław es un centro de TI, I&D, fabricación y servicios empresariales, con una fuerte presencia de empresas tecnológicas globales y de ingeniería.

• Poznań es reconocida por sus sectores de manufactura, logística y servicios empresariales, y es un lugar popular para empleadores globales.

• Gdańsk cuenta con un grupo de talentos cualificado en TI, transporte marítimo, logística y finanzas. La ciudad cuenta con un número creciente de startups tecnológicas y centros de negocios globales.

Industrias clave en Polonia

Comprender las principales industrias de Polonia te permite consultar sueldos y beneficios. Puedes emplear esta información para tomar decisiones inteligentes sobre dónde invertir y hacer crecer tu fuerza de trabajo. 

Las principales industrias en Polonia incluyen:

• Tercerización de procesos empresariales (BPO) y servicios compartidos (SSC): Este es uno de los sectores de más rápido crecimiento y modernos de Polonia. Las corporaciones globales basan sus centros de servicios compartidos para finanzas, contabilidad, Recursos Humanos e I&D en ciudades como Cracovia, Varsovia y Wrocław debido a la fuerza de trabajo altamente cualificada, multilingüe y formada.

• Servicios de TI y digitales: Polonia es un importante centro de talento en TI con un gran grupo de desarrolladores de software, ingenieros y especialistas en TI. Las compañías globales están estableciendo cada vez más centros de investigación y desarrollo y tecnología digital aquí. El gobierno también está invirtiendo fuertemente en tecnologías digitales e inteligencia artificial.

• Automoción: Este es uno de los mayores sectores industriales de Polonia. Se centra en la producción de piezas y componentes (suministrando a fabricantes globales), así como vehículos comerciales ligeros. Polonia también cuenta con la mayor fábrica de baterías de vehículos eléctricos de Europa.

• Electrónica y electrodomésticos: Polonia es un productor europeo líder de electrónica y electrodomésticos domésticos. Las grandes compañías globales tienen centros de producción e investigación y desarrollo allí.

• Fabricación avanzada: Esto incluye áreas como aeroespacial y defensa, especialmente en clústeres como Aviation Valley en el sudeste.

Costo de contratar a un empleado en Polonia

Ya sea que contrates a un solo empleado o a todo un equipo en Polonia, los gastos son inevitables. Cotización para lo siguiente:

• Constitución de entidad (a menos que te asocies con una entidad empleadora registrada)

• Anuncios de trabajo

• Costos laborales de la revisión de personas candidatas

• Nómina

• Impuestos

• Salarios

• Beneficios

• Bonificaciones

• Asignaciones

• Seguros

• Viajes

• Traductor (si procede)

Según G-P fuentes verificadas deGia, la tasa de carga de la entidad empleadora en Polonia, que incluye los costos que se suman a los salarios, es aproximadamente del 20-21%. 

¿Qué necesita una compañía para contratar empleados en Polonia?

Cerciórate de cubrir estos aspectos esenciales antes de ampliar tu equipo en Polonia:

• Registra tu compañía en el registro nacional de tribunales (KRS).

• Obtén un REGON (número estadístico).

• Regístrate para obtener un número de identificación de contribuyente (NIP).

• Regístrate en la ZUS.

• Abre una cuenta bancaria local.

• Registra a cada nuevo empleado en ZUS.

• Regístrate para el cumplimiento de salud y seguridad (BHP).

• Notifica a la inspección laboral estatal (si es necesario).

• Configura sistemas de nóminas.

• Registrarse en el IVA.

Crear una filial en Polonia puede llevar semanas o meses. Emplea G-P Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) para contratar empleados a tiempo completo en Polonia sin crear tu propia entidad. Construye tu equipo en Polonia a un costo menor y con la tranquilidad de que lo haces de forma cumplida.

Pasos para contratar en Polonia

El proceso de contratación en Polonia es similar al que probablemente conoces en tu propio país. El proceso de contratación sigue cinco pasos básicos: anunciar el puesto, evaluar solicitudes, entrevistar candidatos, enviar ofertas de empleo e incorporar a nuevos empleados.

1. Anunciar ofertas de empleo en Polonia

Crea una descripción detallada del puesto y define el puesto en función de responsabilidades y cualificaciones. Cerciórate de que la descripción del puesto cumpla con las leyes polacas de lucha contra la discriminación y laboral. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn y GoldenLine son sitios de empleo populares en Polonia.

2. Evalúa las solicitudes de tus candidatos polacos

Recoge solicitudes y revisa currículums. Selecciona a los candidatos en función de sus cualificaciones, experiencia y aptitud para el puesto. Necesitas consentimiento explícito para realizar comprobaciones de antecedentes, contactar con empleadores anteriores o revisar las redes sociales de un profesional.

3. Entrevista a candidatos en Polonia

Entrevista a los candidatos que entraron en tu lista corta. Puedes hacer estas entrevistas presenciales o virtualmente. Emplea preguntas estructuradas y no discriminatorias. Gia puede ayudarte a crear preguntas que cumplan con las leyes antidiscriminatorias de Polonia, para que puedas encontrar la que mejor se adapte al puesto cumpliendo con la normativa local. 

4. Haz ofertas de trabajo en Polonia

Contacta con tu candidato a persona elegido para ofrecerle un puesto con tu compañía. Prepara un contrato de empleo en polaco. Incluye todos los términos legalmente requeridos, como el título del puesto, salario, horario laboral, fecha de inicio, etc. Ambas partes deben firmar el contrato antes de que el empleado empiece a trabajar.

5. Incorporación de nuevos empleados en Polonia

Ahora puedes incorporar nuevos empleados. Registra tu nueva persona empleada en ZUS en un plazo de siete días desde que comienzas a trabajar. Organizar la formación obligatoria en salud y seguridad laboral (BHP) y programar un examen médico previo al empleo. Recoge y verifica los documentos necesarios como DNI, diplomas y licencias de trabajo.

Si trabajas con una Plataforma global de empleo (Employer of Record) como G-P™, no tendrás que preocuparte por la carga administrativa de la incorporación. Agilizaremos el proceso, para que puedas centrarte en formar a tu nueva persona empleada e integrarla en la cultura de tu empresa. 

Contratación de contratistas en Polonia

Trabajar con contratistas independientes en Polonia puede ser una forma rentable de probar el mercado y consolidar una presencia, sin el compromiso de empleados a tiempo completo. Los contratistas con base en Polonia comprenden el comportamiento local del consumidor, las normas y las prácticas empresariales. Estarán listos para empezar a trabajar rápidamente con su propio equipo y procesos de trabajo establecido.

Contratar contratistas te permite ajustar fácilmente tu fuerza de trabajo según las necesidades de tu compañía, sin las complejidades ni los costos de empleo. 

Antes de firmar un acuerdo con un contratista independiente en Polonia, considera lo siguiente:

1. Empleados vs. contratistas independientes en Polonia

Es importante entender la diferencia entre empleados y contratistas independientes. En Polonia, los empleadores contratan a los empleados para que realicen trabajo y, a cambio, les pagan un salario regular y beneficios. Los contratistas independientes prestan servicios. A diferencia de los empleados, los contratistas fijan sus horarios, emplean su propio equipo y trabajan en proyectos específicos en lugar de tener un rol permanente.

2. Sanciones por clasificación errónea en Polonia

Clasificar a alguien como contratista cuando no lo es puede conllevar penalidades severas. Si ocurre una clasificación errónea , tendrás que:

• Pagar todas las contribuciones pendientes de ZUS durante el periodo de clasificación errónea.

• Paga cualquier impuesto impuesto impagado sobre los ingresos con intereses.

• Enfrenta multas por violar la ley laboral, que pueden ir desde PLN 1,00030,000 por delito.

3. Cómo pagar a los contratistas en Polonia

G-P Contractor™ elimina el proceso complicado y que consume mucho tiempo de contratar y pagar a contratistas internacionales. Puedes crear y emitir contratos y pagar a los contratistas con solo unos clics, todo ello cerciorando un proceso de cumplimiento.

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