El cumplimiento en el trabajo remoto es más importante que nunca. Desde el inicio de la pandemia, muchas empresas han adoptado una política permanente de priorizar el trabajo remoto que probablemente no tarde en convertirse en la norma. Más aún, para 2025, el 75 por ciento de la fuerza de trabajo trabajará de forma remota al menos cinco días al mes.
Si bien existen algunas leyes que se aplican a los acuerdos temporarios de trabajo desde casa, muchos países han comenzado a introducir legislación respecto del trabajo remoto.
Estas son algunas cuestiones legales que las empresas deben tener en cuenta al trabajar para implementar una política laboral que priorice el trabajo remoto y que cumpla las normas.
Problema #1: Cumplimiento de datos (privacidad y seguridad)
El cumplimiento de datos debe ser una de las prioridades de la empresa. Cuando se manejan datos personales, lo que incluye información del cliente, es fundamental asegurarse de que la información que gestionan y usan las personas empleadas se mantenga privada y segura. Otra cuestión es cuando los datos se transfieren a nivel internacional. ¿Su empresa cumple con las normativas del RGPD?
Qué puede hacer usted:
- Define políticas de privacidad y seguridad que cubran software, hardware, información y control de acceso.
- Que los empleados empleen un servicio de Red Privada Virtual (VPN) que mantenga la navegación sitio web seguro, especialmente para los trabajadores de Remoto que usan Wi-Fi público.
- Cifre la información confidencial.
- Configure una autenticación de dos factores para todos los dispositivos.
[bctt tweet="Al tratar con datos personales — incluida la información de clientes — es crucial garantizar la privacidad y seguridad de la información a la que los empleados tienen acceso y usan." nombre de usuario="globalpeo"]
Problema #2: Cumplimiento de nóminas
El cumplimiento de la nómina es un reto común que enfrentan las compañías cuando cuentan con empleados de remoto. Las compañías deben comprender las leyes laborales y laborales de cada país en el que contratan para cerciorar de que pagan a los empleados conforme a dichas leyes.
Qué puede hacer usted:
Verifique los requisitos de cada estado o país respecto de lo siguiente:
- Mínimo sueldo. El sueldo mínimo es el salario o pago más bajo que los empleadores pueden compensar legalmente a sus trabajadores. Varía de un país a otro — y de un estado a otro en EE. UU. — y, aunque la mayoría de los países tienen uno, algunos países renunciaron a implementar un salario mínimo oficial. Por lo tanto, es fundamental llevar un control de los requisitos de sueldo en el país en el que operas. Las compañías que no cumplan con estos requisitos pueden ser responsables de multas y demandas.
- Horas extra y leyes de trabajo. Aunque existe un estándar para las horas de trabajo en todo el mundo, existen variaciones entre distintos países. Las leyes laborales locales establecen el máximo y mínimo de horas laborales y horas extra para los empleados, y las compañías deben cumplirlas.
- Hojas. Las leyes laborales locales establecen su propio sistema de licencias remuneradas. Las vacaciones son diferentes en América que en Europa o África, al igual que las licencias de maternidad y paternidad. Mantener al día con estas regulaciones evitará que las compañías se enfrenten a responsabilidades.
- Frecuencia de pago. La frecuencia de pago define con qué frecuencia deben recibir a los empleados (es decir, semanal, quincenal, semestral, mensual) y varía según el país. Es fundamental tener esto en cuenta para cumplir con la normativa de cada país y evitar problemas de conformidad.
- Beneficios. Las personas empleadas tienen derecho a ciertas prestaciones obligatorias establecidas por las leyes laborales de su país. Si bien existen prestaciones básicas como la seguridad social en todos los países, muchos otros han establecido que las entidades empleadoras también deberían ofrecer prestaciones de desempleo y jubilación.
- Seguro. Muchos países exigen seguro médico, jubilación y seguro por desempleo. Esto es algo que las empresas deben tener en cuenta al contratar personas empleadas en esos países.
- Gravámenes. Algunos países tienen sistemas de gravámenes más complejos que otros. Comprender estos sistemas es clave para cumplir con las leyes y las normativas.
Busque expertos que ayuden a su empresa a mantenerse informada sobre las leyes y las normativas locales.
Número #3: Salud y seguridad
Proteger la salud y seguridad de los empleados se volvió más difícil para las compañías desde que pasaron a trabajar en remoto. Sin embargo, incluso si los empleados no trabajan físicamente en una oficina, la compañía sigue siendo responsable de mantenerlos sanos y seguros.
Qué puede hacer usted:
- Identifique los potenciales peligros e implemente medidas para controlar y mitigar riesgos.
- Establezca un sistema para informar lesiones o incidentes, y asegúrese de que los trabajadores sepan cómo usarlo.
- Proporcione capacitación sobre salud y seguridad, y anime a las personas empleadas a tomar las precauciones necesarias.
- La salud mental también es importante a la que prestar atención. Los empleadores deben cerciorar de que los empleados tomen descansos y periodos de descanso.
Número #4: Equipamiento
Es importante que las personas empleadas cuenten con las herramientas y los equipos necesarios para realizar su trabajo. En algunos países, las entidades empleadoras tienen la obligación de proporcionarles a los empleados un reembolso o estipendio por los costos incurridos durante el teletrabajo.
Qué puede hacer usted:
- Proporcione los recursos que las personas empleadas necesitan para trabajar desde casa.
- Cuando la empresa no puede proporcionar el equipo, es necesario establecer un acuerdo con el empleado y reembolsar cualquier gasto incurrido.
- Cumpla con las leyes de trabajo remoto locales que exigen compensación adicional por los servicios de electricidad, teléfono e Internet.
Número #5: Propiedad intelectual
Además de proteger los datos personales, las compañías también deben priorizar la protección del trabajo que producen sus empleados, incluyendo autoría, invenciones y diseños. La protección de propiedad intelectual internacional (PI) es un factor clave a considerar al contratar trabajadores del remoto.
Qué puede hacer usted:
- Registre la propiedad intelectual en los países donde se encuentran las personas empleadas.
- Añada una cláusula de no divulgación como parte del contrato de empleo y asegúrese de que los términos se aclaren y comprendan.
Para evitar estos problemas, las empresas deberían establecer e implementar una política de trabajo remoto oficial.
Política de trabajo remoto
Es sumamente importante definir un conjunto de reglas y pautas para regular y gestionar a los trabajadores remotos.
Una política de trabajo remoto debería incluir:
- Normas de la empresa
Trabajar desde casa no exime a las personas empleadas de las condiciones y las políticas que se aplican a ellas en el lugar de trabajo. Para evitar confusiones, es mejor indicar claramente esto dentro de las pautas de trabajo remoto de la empresa. - Expectativas laborales y desempeño de las personas empleadas
Defina pautas respecto de los horarios, plazos, informes y tareas. También es importante explicar cómo va a medir el desempeño y la productividad, así como los indicadores que son importantes para cada función. - Cláusulas de privacidad de datos y propiedad intelectual Cerciórate de que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad y comprendan la importancia de proteger la información de la compañía.
- Compensación y beneficios
Aclare que las personas empleadas tienen derecho a la misma compensación y prestaciones que en el lugar de trabajo. Además, indique que habrá remuneración adicional por los costos de la electricidad o de Internet. - Pautas sobre comunicación
Asegúrese de que los empleados conozcan las herramientas de comunicación que usa su equipo. Defina las expectativas de disponibilidad en línea en el horario de trabajo y haga hincapié en la importancia del contacto y las reuniones para mantener una buena comunicación con su equipo.
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