Guide pour l'embauche d'employés au Canada

Principaux enseignements

• Embaucher au Canada : Embaucher des employés au Canada permet à votre entreprise de faire appel à un personnel hautement qualifié et diversifié et d'accéder au marché nord-américain via l'ACEUM.

• Ciblez les pôles talent : concentrez vos efforts sur les grands pôles comme Toronto, Vancouver et Montréal pour trouver talent spécialisés dans les domaines de la technologie, de la finance et de l'ingénierie.

• La conformité est essentielle : Comprenez vos obligations en matière de congés annuels, de RPC, d'assurance-emploi et d'impôt sur le revenu.

• Classer correctement les travailleurs : Évitez les risques d’erreur de classification en vous informant sur les distinctions juridiques entre l’embauche de contractuels et celle d’employés au Canada.

• Utilisez G-P portage salarial (EOR) : Vous pouvez embaucher au Canada sans entité en utilisant un portage salarial (Employer of Record, EOR) pour gérer les salaires, les impôts et l'administration des avantages sociaux en toute conformité.

Le Canada est une économie de marché très développée et ouverte. Il offre un accès aux marchés nord-américains et mondiaux via divers accords commerciaux, tels que l’Accord États-Unis-Mexique-Canada (USMCA). 

Le Canada est plus grand que l'Union européenne réunie et compte environ 40 millions d'habitants. Vous n'aurez aucun mal à trouver des travailleurs qualifiés au Canada, en particulier dans des secteurs tels que les TIC, l'ingénierie, le pétrole et le gaz. Notre guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l'embauche d'employés au Canada.

Ce qu'il faut savoir avant d'embaucher des salariés ou des entrepreneurs au Canada

Si vous embauchez des salariés au Canada pour la première fois, vous devez tenir compte de certaines exigences légales importantes. Ces normes et ces lois influencent les pratiques d'embauche au Canada et de nombreux aspects de la relation employeur-employé.

Si vous ne savez pas par où commencer, G-P Gia™, notre agent mondial de RESSOURCES HUMAINES, alimenté par l'intelligence artificielle, peut répondre à vos questions de conformité les plus difficiles dans 50 pays - y compris le Canada - et dans tous 50 états des États-Unis. Réduisez votre dépendance à l'égard des avocats externes et diminuez les délais et les coûts de mise en conformité jusqu'à 95% avec Gia. 

Voici six choses à savoir sur l'embauche au Canada. 

1. Diversité linguistique

Le Canada a deux langues nationales : l'anglais et le français. Vous rencontrerez principalement des travailleurs francophones dans la province de Québec, en particulier dans la région du Grand Montréal. De nombreux Québécois parlent également l'anglais - 46% sont bilingues anglais-français.

2. Lois provinciales contre fédérales

La législation fédérale canadienne comprend des exigences en matière de santé et de sécurité, de congés minimums et d'autres aspects fondamentaux de l'emploi. De nombreuses provinces ont leurs propres taux de salaire minimum, leurs exigences en matière de congé maladie et d'autres réglementations liées à l'emploi. 

Gia peut répondre à vos questions sur la conformité internationale et vous donner des conseils sur les lois provinciales et fédérales du Canada. 13Gia s'appuie sur l'expérience de plus de 200 ans de G-P dans le domaine de l'emploi au niveau mondial, ainsi que sur les enseignements tirés de près d'un million de scénarios réels, pour fournir des informations précises et actualisées en matière de droit du travail.

3. Congés annuels et indemnités

Au Canada, les congés annuels sont régis par la loi fédérale. Selon le code du travail canadien, les employés ont droit à :

• Au moins deux semaines de congé de vacances : après un an d’emploi

• Au moins trois semaines de congés : entre 5et10 ans d’emploi

• Au moins quatre semaines de congé annuel : après 10+ années d'emploi

Le droit aux vacances peut varier d'une province à l'autre, et certaines provinces ont des règles différentes en ce qui concerne le temps de vacances des employés de longue durée.

Au Canada, les employeurs calculent le pécule de vacances sur la base des revenus de l'employé au cours de sa dernière année d'emploi, et multiplient ce chiffre par un pourcentage. Le pourcentage est de 4% pour les employés ayant droit à deux semaines de congé. Il s'agit de 6% pour trois semaines de congé.

Vous pouvez facilement gérer les congés annuels et administrer les plans d'avantages sociaux avec G-P portage salarial (EOR). Nos experts internes surveillent en permanence les lois sur l'emploi afin de respecter les réglementations et les normes propres à chaque pays. Créez et gérez des régimes d'avantages sociaux par le biais de notre plateforme afin d'offrir une expérience fluide aux employés. 

4. Régime de pension du Canada

Les employés de plus de 18 qui gagnent plus de 3,500 CAD par an doivent cotiser au Régime de pensions du Canada (RPC). L'exception à cette règle est le Québec, qui dispose de son propre régime de retraite. Pour les autres provinces, les employeurs et les employés paient tous deux 50% pour couvrir les cotisations de retraite.

Les deux parties doivent cotiser au RPC. Il est basé sur les revenus ouvrant droit à pension, qui se situent entre un minimum requis et un plafond maximum. Il incombe aux employeurs de déduire le montant correct des revenus des salariés ouvrant droit à pension. 

5. Assurance-emploi

L'assurance-emploi (AE) apporte une aide financière aux personnes temporairement sans emploi. Comme pour les cotisations de retraite, les employeurs doivent également calculer le montant adéquat et déduire les cotisations d'assurance-emploi du salaire des employés. Cette disposition s'applique aux employés exerçant un "emploi assurable", ce qui couvre la plupart des employés au Canada.

Chaque mois, les employeurs déduisent un certain montant du salaire de leurs employés et paient également une partie des cotisations patronales. Les employeurs cessent de déduire les cotisations lorsque la rémunération de l'employé atteint le maximum de la rémunération assurable ou qu'ils ont cotisé le montant maximum.

6. Impôt sur le revenu

Le Canada utilise un système d'impôt progressif sur le revenu. Les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. En 2025, les taux d'imposition fédéraux varient de 15% à 33% , en fonction du niveau de revenu. Les employeurs doivent retenir l'impôt fédéral et provincial sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations à l'assurance-emploi sur les chèques de paie des employés. 

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Principaux centres d'embauche au Canada

Certaines villes canadiennes sont connues pour leurs industries particulières. Connaître les atouts de chaque ville peut vous aider à canaliser vos efforts de recrutement au bon endroit et à pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres talent au Canada sont les suivants :

• Toronto est souvent appelée la Silicon Valley du Nord. C'est le plus grand pôle technologique du Canada et le troisième d'Amérique du Nord. La ville dispose d'un personnel qualifié dans les domaines de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique, de la technologie financière, du développement de logiciels, de l'informatique en nuage et de la cybersécurité. De grandes entreprises comme Google, Amazon et Microsoft y sont présentes.

• Vancouver est un pôle technologique en pleine croissance sur la côte Ouest. Il est principalement connu pour le développement logiciel, le jeu vidéo, l’animation, les effets visuels et la VR/AR. La ville progresse également en matière de technologies propres et de durabilité.

• Montréal est un leader dans la recherche et le développement de l'intelligence artificielle. Elle abrite l'Institut de l'intelligence artificielle du Québec et l'un des plus grands centres de développement de jeux vidéo au monde, ce qui permet à la ville de disposer de talent spécialisés dans l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique, la science des données, la conception de jeux et l'ingénierie logicielle.

• Calgary est connue comme la capitale canadienne de l'énergie. Si la ville a acquis des compétences talent dans le domaine du pétrole et du gaz, elle se diversifie aujourd'hui vers les énergies renouvelables et les technologies propres. Il s'agit notamment d'une expertise dans les domaines du pétrole, de la chimie, de la mécanique et du génie civil.

• Ottawa bénéficie d'une importante présence du gouvernement fédéral, ce qui crée un vivier de talents considérable dans les domaines de l'administration publique, des politiques publiques et des technologies de l'information liées au gouvernement. La ville est également un important pôle de cybersécurité, de télécommunications et de technologie de défense, porté par les contrats gouvernementaux et la recherche et développement.

Principales industries au Canada

Comprendre les principales industries du Canada vous aide à référencer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux en matière d'investissement et de développement de votre personnel. Les principales industries du Canada sont les suivantes

• LES TIC : Le secteur technologique canadien connaît une croissance rapide, avec des centres importants à Toronto, Vancouver et Montréal. Le gouvernement canadien soutient ce secteur grâce à des programmes tels que le Global Talent Stream (GTS), qui permet d'accélérer l'obtention de permis de travail pour les travailleurs qualifiés du secteur technologique. Le spécialiste talent comprend des ingénieurs et des développeurs de logiciels, des experts en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, ainsi que des architectes de l'informatique en nuage.

• Ingénierie et fabrication de pointe : Le Canada dispose d'une base solide en matière d'ingénierie, en particulier dans le domaine des ressources naturelles et des infrastructures. Les investissements publics dans les énergies renouvelables et la production de batteries pour véhicules électriques augmentent les possibilités d'emploi. Le site spécialisé talent comprend diverses fonctions d'ingénierie.

• L'énergie, l'exploitation minière et la sylviculture : Le Canada est riche en ressources naturelles, telles que le pétrole, le gaz et le bois, ce qui rend ces industries vitales pour son économie. Il existe de nombreuses possibilités d'emploi dans les domaines de l'ingénierie, des sciences de l'environnement et des métiers spécialisés.

• Sciences de la vie et soins de santé : Le Canada dispose d'un système de santé solide et d'un secteur des sciences de la vie en pleine croissance, spécialisé dans la biotechnologie, les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux. Le site spécialisé talent comprend des chercheurs et des scientifiques médicaux, des pharmaciens et des scientifiques des données.

Services financiers : Le Canada possède l'un des secteurs financiers les plus sûrs et les plus réglementés au monde. Toronto est un centre financier clé qui accueille les sièges des cinq grandes banques canadiennes "" et une industrie technologique financière en pleine croissance. Le site spécialisé talent comprend des analystes financiers, des développeurs de technologies financières et des experts en gestion des risques.

Le coût de l'embauche d'un employé au Canada

Que vous embauchiez un seul employé ou toute une équipe au Canada, les dépenses sont inévitables. Prévoyez un budget pour les éléments suivants :

• Recherche : Déterminez où au Canada vous souhaitez établir votre entreprise, et renseignez-vous sur les aspects juridiques liés aux pratiques d’emploi dans ce pays, ainsi que sur les exigences liées à votre secteur.

• Établir votre entreprise : À moins que vous ne travailliez en portage salarial (Employer of Record, EOR), vous devrez créer une succursale ou une filiale au Canada et prendre en charge les coûts y afférents.

• Le dépôt de l'annonce d'emploi : L'affichage de l'annonce d'emploi peut également vous coûter de l'argent. Toutefois, le Canada dispose d'un tableau d'offres d'emploi public appelé Guichet emplois, où vous pouvez publier gratuitement des offres d'emploi. 

• Vérifications légales : Lavérification des antécédents ou du droit de travailler d'un candidat peut augmenter vos coûts d'embauche.

• Formation : L'embauche d'un nouvel employé ne marque pas la fin de vos coûts de recrutement. L'étape suivante consiste à investir dans la formation pour aider votre candidat à l'embauche à devenir productif plus rapidement.

Selon G-P Verified Sources from Giale taux annuel total de la charge de l'employeur au Canada, qui comprend les coûts déclenchés en plus des salaires, se situe entre 7% et 12% . Les taux dépendent des revenus de l'employé, de la province d'emploi et du secteur d'activité.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés au Canada ?

Assurez-vous de couvrir ces points essentiels avant d'agrandir votre équipe au Canada :

• Une succursale ou une filiale : à moins que vous n’embauchiez des entrepreneurs indépendants ou que vous travailliez avec un portage salarial (EOR), vous avez besoin d’une entité légale au Canada. Il y a deux options principales : une succursale ou une filiale. 

• Constitution en société : Pour constituer une entreprise au Canada, vous devez obtenir des statuts de constitution, soit auprès d'une province ou d'un territoire, soit auprès du gouvernement fédéral. Les entreprises basées à l'étranger doivent s'enregistrer en tant que société extraprovinciale dans toute province où elles prévoient de faire des affaires.

• Compte de retenues à la source : Vous devez avoir un numéro d'entreprise (NE) et l'utiliser pour créer un compte de programme de retenues à la source auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ce compte est utilisé pour verser les déductions des employés à l'ARC.

• Permis et licences : Selon votre secteur d'activité, vous pouvez avoir besoin de permis ou de licences spécialisés. Le gouvernement canadien dispose d'un outil en ligne qui vous permet de vérifier les permis et licences dont vous avez besoin.

• Assurance masse salariale des travailleurs : La plupart des entreprises ont également besoin d'une assurance masse salariale pour leurs travailleurs . Pour bénéficier de cette couverture, enregistrez votre entreprise auprès de la Commission d’indemnisation des travailleurs (WCB) de la province concernée. Les primes seront basées sur votre secteur.

Utilisez G-P portage salarial (EOR) pour embaucher des salariés à temps plein au Canada sans créer votre propre entité. Constituez votre équipe au Canada à moindre coût et en ayant la certitude que vous le faites dans le respect des règles.

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Les étapes de l'embauche au Canada

Il y a cinq étapes de base pour embaucher au Canada. Nous avons résumé ces étapes ci-dessous, ainsi que des conseils basés sur les coutumes locales et les exigences qui régissent les pratiques d'embauche au Canada.

1. Poster une annonce d'emploi

La première étape consiste à déterminer les compétences que vous recherchez. Compilez ces informations dans une annonce d'emploi détaillée. Il se peut que vous souhaitiez publier l'annonce en français et en anglais, selon la province. 

Lors de la liste des exigences éducatives, rappelez-vous qu’au Canada, le terme « collège » désigne les écoles qui enseignent des métiers ou des compétences professionnelles spécifiques et délivrent des diplômes, tandis que « université » désigne les établissements délivrant des diplômes.

2. Évaluer les candidatures

Une fois les candidatures reçues, décidez quels candidats passeront à l'étape de l'entretien. Vous pouvez faire appel à un logiciel ou à une agence pour vous aider dans le processus de sélection initiale, ou vous pouvez demander à votre équipe d'effectuer cette tâche en interne.

3. Entretiens avec les candidats

Ensuite, interviewez les candidats qui ont été retenus sur votre liste de présélection. Vous pouvez mener des entretiens virtuels ou en personne si vous disposez d'une succursale ou d'une filiale. Les entretiens par téléphone ou par vidéo sont particulièrement utiles si vous recrutez des employés à distance au Canada et que vous voulez éviter de vous déplacer.

Si vous prévoyez un entretien virtuel, tenez compte du décalage horaire. Le Canada compte plusieurs fuseaux horaires, avec une différence de quatre heures. Planifiez votre entretien pendant les heures d'ouverture de votre pays et de la province du candidat.

4. Suivi et rédaction d'un contrat

Une fois que vous avez choisi le candidat idéal, assurez un suivi et proposez-lui officiellement le poste. Au Canada, il est courant que les employés négocient leur salaire. À ce stade, vous devez également établir un contrat.

Au Canada, vous pouvez légalement conclure un contrat de travail verbalement. Toutefois, le fait de disposer d'un contrat écrit est un bon moyen de confirmer que les deux parties sont d'accord sur les conditions d'emploi. G-P portage salarial (EOR) dispose d'un générateur de contrats de travail pour vous aider à rédiger des contrats de travail conformes qui répondent à toutes les exigences légales et aux meilleures pratiques au Canada.

5. Intégrer votre candidat à l’embauche

Vous pouvez maintenant embarquer votre candidat à l'embauche. Demandez à votre candidat à l'embauche sa carte de numéro d'assurance (NAS) Social dans les trois jours suivant sa date d'entrée en fonction et notez les informations qui y figurent. Les employés doivent remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, du gouvernement fédéral et de leur province, afin que vous sachiez quel montant d'impôt doit être prélevé sur leur salaire. Au Québec, le formulaire provincial est connu sous le nom de formulaire TP1015.3-V.

Embarquez les membres de votre équipe au Canada en quelques minutes avec G-P portage salarial (EOR). Nous nous chargeons des tâches juridiques et administratives, afin que vous puissiez commencer à travailler plus rapidement. Des flux de travail simples et autoguidés garantissent un processus fluide pour vous et vos nouveaux employés.

Embaucher des entrepreneurs au Canada

Travailler avec des entrepreneurs indépendants au Canada peut être un moyen rentable de tester le marché et d'établir une présence sans l'engagement d'employés à temps plein. Les entrepreneurs établis au Canada comprennent le comportement des consommateurs, les règles et les pratiques commerciales locales. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et des processus de travail établis. 

L'embauche de prestataires vous permet d'ajuster facilement votre personnel en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts liés à l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un prestataire indépendant au Canada, tenez compte des éléments suivants :

1. Employés vs. prestataires indépendants

Au Canada, les employeurs embauchent des salariés pour qu'ils effectuent un travail et, en contrepartie, leur versent un salaire régulier. Les entrepreneurs indépendants fournissent des services. Contrairement aux salariés, les entrepreneurs fixent leurs horaires, utilisent leur propre matériel et travaillent sur des projets spécifiques, plutôt que d'avoir un rôle permanent.

2. Pénalités en cas d'erreur de classification

Qualifier quelqu'un de prestataire alors qu'il ne l'est pas peut entraîner des pénalités sévères. En cas d'erreur de classification, vous devrez peut-être.. :

• Payer les arriérés d'impôts, y compris les retenues d'impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les cotisations à l'assurance-emploi (AE) qui n'ont pas été payées.

• Couvrir le coût des salaires impayés, des avantages sociaux et des protections prévues par les normes du travail pour les employés mal classés.

• Faire face aux audits et aux enquêtes de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

3. Comment payer les entrepreneurs au Canada

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