Depuis le début de la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises ont augmenté leur personnel à distance. En mars 2021, 70 pour cent des DSI du monde entier ont déclaré travailler à distance, et 31 pour cent prévoient de continuer à travailler à distance indéfiniment. En outre, l'2021 enquête mondiale auprès des employés de Globalization Partners( ) a révélé que 48 pour cent des personnes interrogées se sentaient plus heureuses dans leur travail après avoir opté pour le travail à distance.
De nombreuses entreprises ont adapté leurs activités à ces nouvelles circonstances ; cependant, les employeurs ne savent pas toujours comment mener des entretiens d'évaluation à distance. Lorsque vous organisez des entretiens d'évaluation à distance pour une équipe internationale, la première chose à faire est de décider des critères à utiliser pour évaluer les performances. Au cours de la réunion, posez des questions qualitatives axées sur le développement et l'avenir de votre équipe. Reconnaissez également les défis liés à la gestion d'un effectif à l'international à distance et adaptez vos systèmes de gestion et vos politiques en conséquence.
Quelle que soit la manière dont vous choisissez d'évaluer vos employés à distance, l'objectif de chaque évaluation doit être de s'assurer que votre équipe dispose des ressources et des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs globaux de l'entreprise. Les entretiens d'évaluation à distance favorisent l'émergence d'une culture d'entreprise unifiée, fondée sur une mission commune, tout en aidant les employés à progresser dans leur carrière.
Décider de la manière d'évaluer les performances
Avant de procéder à des évaluations des performances à distance, vous devez élaborer une stratégie pour ces évaluations. Vous devez évaluer les différents types d'évaluation des performances afin de déterminer ce qui fonctionne le mieux pour les membres de l'équipe à distance issus de cultures différentes. Ensuite, réfléchissez à la périodicité de ces sessions de retour d'information avant de décider des objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à vos évaluations à distance.
1. Évaluer les types courants d'évaluation des performances
Les personnes issues de cultures différentes ont des attentes différentes quant à la manière dont elles préfèrent recevoir un retour d'information. Par conséquent, le type d'évaluation des performances que vous choisissez dépend de l'endroit où se trouve votre équipe à distance. Les deux méthodes d'évaluation des performances les plus courantes sont la méthode d'évaluation compétitive et le modèle de coaching et d'évaluation.
- La méthode d'évaluation compétitive permet de classer les employés en fonction de leur productivité et de leur expertise et de licencier ceux dont les performances sont les plus faibles. Bien que ce modèle fournisse des données quantifiables, il n'a pas la précision des autres modes d'évaluation.
- Le modèle de coaching et de développement aide les employés à améliorer leurs compétences et à progresser en tant que professionnels. La plupart des employeurs modernes préfèrent utiliser ce modèle pour aider les employés à progresser dans leur carrière et, en fin de compte, à contribuer à la mission de l'entreprise.
Les deux autres types d'évaluation des performances les plus répandus sont le retour d'information à360 et l'approche descendante.
- Dans 360-degree feedbacks, tous les membres de l'entreprise peuvent s'évaluer les uns les autres. Plutôt que de recevoir un retour d'information uniquement de la part des managers, les pairs des employés peuvent leur donner des conseils pour leur développement.
- L'approche descendante, quant à elle, est une méthode d'évaluation traditionnelle dans laquelle les managers fournissent un retour d'information constructif aux employés.
2. Choisissez la fréquence du retour d'information
Vous devrez fournir un retour d'information plus fréquent lorsque vous effectuez des entretiens d'évaluation à distance. Bien que vous puissiez envisager d'organiser des évaluations annuelles pour suivre la pratique traditionnelle du bureau qui consiste à fournir un retour d'information annuel ou semestriel, un retour d'information trimestriel ou mensuel favorise davantage le développement des employés.
La communication est plus accessible dans un bureau, car toute votre équipe se trouve au même endroit pour une durée déterminée. Cependant, les employés travaillant dans un environnement à distance peuvent éprouver des difficultés à communiquer avec les membres de leur équipe situés dans des lieux différents et dans des fuseaux horaires différents.
Donnez la priorité à la communication continue et maintenez un contact régulier avec les membres de l'équipe dans les semaines qui suivent les sessions de retour d'information formelles. En ayant des entretiens fréquents avec les employés, vous pouvez accompagner votre équipe tout au long du trimestre pour l'aider à évoluer professionnellement et à atteindre ses objectifs. Une communication régulière aidera également les membres de l'équipe à se connaître et à se sentir partie prenante de la culture unifiée de l'entreprise.
3. Déterminez vos objectifs d'évaluation
Concentrez-vous sur la mission de votre entreprise lorsque vous vous interrogez sur les éléments à évaluer dans le cadre de vos entretiens d'évaluation à distance. Au lieu d'utiliser ces réunions pour critiquer les employés, donnez la priorité à l'aide apportée aux membres de votre équipe pour qu'ils deviennent plus confiants et qu'ils s'efforcent de s'améliorer en permanence.
Avant de procéder à l'évaluation des performances des employés à distance, réfléchissez aux mesures que chaque membre de votre équipe peut prendre pour atteindre les objectifs de votre entreprise. Votre équipe de direction doit collaborer à l'élaboration d'objectifs spécifiques pour chaque service et chaque employé. Mettez en place un système de retour d'information qui circule dans toutes les directions afin d'encourager le développement à l'échelle de l'entreprise. Formez les cadres à aider avec empathie les employés à développer leurscompétences et encouragez les employés à faire part de leurs préoccupations aux cadres.
N'oubliez pas que chaque membre de l'équipe a des conditions de travail et des ressources différentes. Au début de la pandémie de coronavirus, les employeurs du monde entier ont renvoyé leurs employés chez eux pour qu'ils travaillent à distance. Les employés ont dû rapidement s'adapter à de nouvelles conditions de travail. Nombreux sont ceux qui ont rapidement appris que l'environnement domestique est truffé de distractions, les membres de la famille, les animaux domestiques et les voisins bruyants s'avérant être des interruptions quotidiennes.
Ces nouvelles circonstances ont incité les employeurs à adapter leur façon d'évaluer leurs employés. Les performances d'avant la pandémie ne suffisaient plus comme base de référence pour l'évaluation. Lors de l'élaboration des critères d'évaluation, vous devez prendre en compte, avec compassion, l'impact que le travail à distance peut avoir sur vos employés. Demandez ce que vous pouvez faire pour soutenir votre équipe.
Réaliser l'évaluation des performances à distance
Après avoir décidé de la manière d'évaluer la productivité, déterminez la meilleure façon de mener les entretiens d'évaluation à distance. Vous devez élaborer et mettre en œuvre une politique d'entreprise sur la manière de mener des évaluations de performance à distance. Comme pour toute évaluation, préparez d'abord vos documents pour la réunion. Ensuite, donnez le ton de la réunion pour que les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour poser des questions et exprimer leurs préoccupations. Enfin, lors de l'évaluation, vous voudrez poser des questions qualitatives, axées sur l'avenir, afin d'aider vos employés à progresser dans leur carrière.
1. Préparer la réunion
Lorsque vous vous préparez à mener des entretiens d'évaluation à distance, vous devez créer une liste de contrôle préalable à la réunion afin de vous assurer que tous les membres de l'équipe savent à quoi s'attendre lors de la réunion à distance. Si votre liste peut contenir des informations spécifiques à l'évaluation des performances, elle doit également contenir les instructions suivantes, destinées à la fois aux managers et aux employés :
- Vérifiez votre technologie : Assurez-vous que votre ordinateur, votre webcam et votre microphone fonctionnent. Pour que tous les membres de l'équipe disposent d'une technologie opérationnelle, envisagez de fournir à vos employés un équipement de communication moderne.
- Trouvez un endroit calme : Si vous avez des membres de votre famille à la maison, prévenez-les de l'heure et de la durée de votre réunion afin qu'ils sachent pendant combien de temps vous ne serez pas disponible. Vous devez également vérifier que votre arrière-plan n'est pas distrayant et qu'il a l'air présentable dans un contexte professionnel.
- Préparez les documents : Préparez la réunion en lisant les notes, le travail de l'employé et d'autres documents pertinents. Vous pouvez également créer un diaporama visuel reprenant les réalisations spécifiques des membres de l'équipe et les domaines de développement. Pendant la réunion, partagez le diaporama avec les écrans de toutes les parties présentes pour que la discussion reste concentrée. Cette ressource visuelle permet également de suivre le développement et les réalisations des membres de l'équipe.
N'oubliez pas d'envoyer l'invitation à la réunion et la liste de contrôle à tous les employés qui seront présents lors de l'évaluation. Indiquez la date, l'heure et le lien de la réunion virtuelle dans la communication.
2. Donnez le ton de la réunion
Vous devez donner le ton de la réunion dès le début de l'entretien d'évaluation à distance. La communication non verbale lors des réunions en personne est perdue lors des conversations à distance, assurez-vous donc que votre appareil photo est allumé pour atténuer ce problème. En demandant à chaque membre d'allumer son appareil photo, vous pourrez établir un contact visuel et lire le langage corporel des employés afin d'identifier ce qu'ils ne disent peut-être pas.
Faites preuve d'empathie à l'égard des besoins de vos employés en établissant que la conversation est à double sens et que le membre de l'équipe évalué peut faire part de ses préoccupations à tout moment. Vous devez également préciser ce que vous attendez de la réunion en soulignant que l'objectif de l'évaluation est de reconnaître les points forts, de cibler les domaines à améliorer et de fixer des objectifs pour aider l'équipe à se développer.
Bien que chaque évaluation des performances à distance soit différente, essayez de personnaliser les évaluations pour chaque employé. Des évaluations personnalisées aideront les membres de l'équipe à se sentir valorisés au sein de l'entreprise. Encouragez les questions tout au long de la réunion et demandez comment vous pouvez mieux soutenir votre équipe. Assurez les membres de l'équipe que vous ferez un suivi après la séance de retour d'information afin d'instaurer une culture de communication permanente au sein de l'entreprise.
3. Posez des questions qualitatives et orientées vers l'avenir
Plutôt que de vous fier aux méthodes traditionnelles de classement des employés, posez des questions qualitatives tournées vers l'avenir lorsque vous évaluez les performances des employés à distance. Le fait d'interroger les membres de l'équipe sur leur expérience du travail à distance au lieu de les classer numériquement permet de prendre en compte les différentes conditions de travail à distance des employés.
Les évaluations doivent également être tournées vers l'avenir, et seulement environ 30 pour cent de la réunion doit porter sur les performances passées des employés. Les 70 pour cent restants de l'évaluation doivent être consacrés au développement professionnel de l'employé. Discutez des projets à venir et aidez votre équipe à fixer des objectifs SMART: spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Concentrez-vous sur les moyens d'améliorer l'expérience à distance, car des employés plus heureux sont plus productifs et plus engagés.
En plus de poser des questions, vous devriez également demander aux employés de procéder à des auto-évaluations. Les auto-évaluations fournissent des informations précieuses sur les objectifs professionnels des employés, évaluent leur sentiment d'appartenance à l'entreprise et déterminent s'ils se sentent valorisés. Ces évaluations aident également la direction à découvrir comment mieux évaluer, aider et motiver les membres de l'équipe. Incluez à la fois des questions ouvertes et des questions à échelle d'évaluation afin d'obtenir une image précise de l'opinion des employés.
Reconnaître les défis posés par la gestion des performances des employés à distance dans le monde entier
Dans une entreprise multinationale, il est probable que des membres de votre équipe travaillent à distance dans le monde entier. 2021 L' enquête mondiale sur les employés de Globalization Partners( ) a révélé que 30 pour cent des personnes interrogées travaillaient dans une équipe composée d'employés d'autres pays. Travailler avec une équipe internationale présente de nombreux avantages, notamment celui de diversifier la culture de votre entreprise et d'élargir votre champ d'action. Lorsque vous réfléchissez à la manière de mener des entretiens d'évaluation à distance, vous devez être conscient des différences culturelles, tenir compte des différents fuseaux horaires et mettre en œuvre des politiques cohérentes dans l'ensemble de l'entreprise.
1. Être conscient des différences interculturelles
Les membres de l'équipe issus de cultures différentes ont des attentes différentes en ce qui concerne le lieu de travail. En raison de la diversité des priorités interculturelles, vous devrez adapter les entretiens d'évaluation à distance pour répondre à ces attentes. Les études montrent que le sentiment d'appartenance est un aspect avec lequel les équipes internationales ont des difficultés. Lors de l'évaluation et de la constitution d'une équipe internationale à distance, vous devrez tenir compte de l'impact des cultures des employés sur leurs méthodes de communication, leurs styles de travail et de gestion, leurs valeurs et leur perception du temps.
Par exemple, alors que certaines cultures valorisent l'individualisme et l'indépendance, d'autres peuvent privilégier le collectivisme, ce qui conduit à des styles de travail plus collaboratifs. En outre, certains environnements de travail peuvent être plus compétitifs ou plus coopératifs en fonction de la culture du lieu de travail. Comprendre les différentes pratiques et attentes culturelles peut vous aider à mener des entretiens d'évaluation plus précis, plus justes et plus cohérents.
Proposez une formation interculturelle aux membres de l'équipe afin de les sensibiliser et de les rendre plus sensibles aux différentes pratiques sur le lieu de travail. Vous pouvez conseiller et former les membres de l'équipe à la communication et aux normes interculturelles générales.
2. Travailler au-delà des fuseaux horaires et des barrières linguistiques
Les personnes interrogées ont répondu que l'organisation des horaires en fonction des fuseaux horaires était le plus grand défi à relever lorsqu'on travaille avec des équipes internationales. Les différences significatives de temps et de distance ont une incidence sur le moment et la manière dont vous mènerez les entretiens d'évaluation pour les employés à distance. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe qui participent à l'évaluation savent quand la réunion a lieu dans leur fuseau horaire.
Essayez de maintenir une culture d'entreprise qui prévoit un chevauchement de quatre heures des heures de travail pour les membres de l'équipe qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Un chevauchement garantit que les employés seront accessibles pendant ces quatre heures, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Cependant, vous devez veiller à ce que votre équipe soit flexible avec les employés à distance qui travaillent dans des fuseaux horaires différents.
Depuis plusieurs années, la communication au-delà des barrières linguistiques constitue également un défi pour les équipes internationales. Les entreprises dont les employés utilisent régulièrement plus de cinq langues éprouvent les plus grandes difficultés à communiquer efficacement. Tenez compte du nombre de langues parlées par votre équipe dans le cadre de la gestion des performances de vos employés à distance. Vous pouvez demander aux membres de l'équipe de vous recommander des moyens de faciliter les interactions.
3. Mettre en œuvre des politiques à l'échelle de l'entreprise
Enfin, vous devez veiller à ce que les politiques de votre entreprise soient appliquées de la même manière dans tous les services. Concentrez-vous sur des objectifs organisationnels plus vastes afin de définir des normes globales applicables à l'ensemble de l'entreprise. Si les pratiques et les normes peuvent varier d'un service à l'autre, tous les membres de l'équipe travaillent à la réalisation de la même mission, quel que soit le lieu où ils se trouvent.
Bien que les équipes à distance aient plus de difficultés à collaborer et à se connecter, vous pouvez aider vos employés internationaux à se sentir valorisés en mettant en œuvre des politiques de priorité à la distance. Même si certains de vos employés travaillent encore au bureau, vous devez adapter toutes les réunions et activités pour inclure les travailleurs à distance.
Pour faire de votre entreprise une entreprise à distance, envisagez de donner la priorité aux communications asynchrones. Bien que vous deviez toujours encourager les membres de l'équipe à communiquer en temps réel, lorsque c'est nécessaire, la communication asynchrone est la forme la plus accessible de correspondance sur le lieu de travail pour les équipes à distance. Vous devez également veiller à ce que votre équipe de direction soit employée à distance dans le monde entier plutôt que de travailler uniquement dans les bâtiments du siège social.
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