Comment payer les prestataires au Royaume-Uni

Il existe trois catégories d'emploi au Royaume-Uni : les employés permanents, les entrepreneurs indépendants et les travailleurs. Chaque type de travailleur peut jouer un rôle essentiel dans vos activités, mais il est essentiel de comprendre la différence entre eux avant de signer un contrat écrit.

Si vous embauchez un prestataire indépendant au Royaume-Uni, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, notamment des nouvelles dispositions de l'IR35 , afin d'éviter une erreur de classification. Apprenez-en plus sur la manière de recruter des sous-traitants britanniques et sur les différentes options pour les rémunérer.

Employés vs. entrepreneurs vs. travailleurs

Si votre entreprise souhaite s'implanter sur un nouveau marché, se développer à l'échelle mondiale ou embaucher au niveau international, la méthode que vous choisissez détermine le fonctionnement de la procédure et les obligations légales qui vous incombent :

• Entrez sur un nouveau marché : La pénétration d'un nouveau marché permet à votre entreprise d'accéder à de nouvelles ressources, à des incitations financières et à une main-d'œuvre talentueuse disposant d'une éducation ou d'une formation spéciale. Parce que la plupart des pays exigent une implantation physique dans le pays choisi avant d'y embaucher, un partenariat avec un Portage salarial (Employer of Record, EOR) peut faciliter l'acquisition de talents.
• Développez vos activités à l'échelle mondiale : Pour de nombreuses entreprises, l'expansion internationale fait partie d'un plan à long terme visant à atteindre international la notoriété de la marque et à augmenter les bénéfices globaux en établissant plusieurs sites prospères dans différents pays. Les entreprises s'appuient sur des employés permanents et parfois sur des contractants et des travailleurs pour créer un flux de travail adapté aux besoins spécifiques de leur secteur d'activité.
• Embauchez à l'international : L'embauche internationale permet à votre entreprise de s'associer à des entrepreneurs à distance pour obtenir le meilleur site talent sans restrictions géographiques. Au Royaume-Uni, ce processus nécessite généralement de travailler avec une agence de recrutement ou un prestataire de sous-traitance entreprise pour trouver la personne la mieux adaptée à votre projet.

Un portage salarial (EOR) peut vous aider à établir une présence sur un nouveau international marché et à embaucher des salariés permanents sans avoir besoin d'une implantation physique ou d'une filiale locale.

1. employé

Les salariés au Royaume-Uni sont des travailleurs à temps plein ou à temps partiel qui occupent un poste permanent au sein de votre entreprise. Ils font partie de votre masse salariale et vous êtes légalement tenu de contribuer à leur ensemble d'avantages sociaux, y compris l'assurance nationale, le congé payé et les régimes de retraite, le cas échéant. Les travailleurs sont considérés comme des employés si

• Vous êtes tenu de leur fournir du travail et ils sont tenus de l'accepter pendant toute la durée de leur collaboration avec vous.
• Votre entreprise détermine la manière dont ils accomplissent les tâches qui leur sont confiées, y compris le moment et le lieu où ils les accomplissent.
• La direction conserve le contrôle sur les horaires, la formation et le développement de carrière des employés.
• L'employé est payé à l'heure, à la semaine ou au mois selon un salaire ou un taux horaire convenu.

Parce que les employés comptent sur votre entreprise pour un travail stable, une rémunération et des avantages, ils sont souvent loyaux et incités à bien accomplir les tâches qui leur sont confiées. C'est le meilleur choix si vous recherchez des partenaires à long terme dans lesquels vous pouvez investir par le biais de la formation, de l'équipement et des connaissances acquises au fil du temps.

2. prestataire

Les entrepreneurs indépendants — parfois appelés consultants, entrepreneurs indépendants ou contrats de prestation de services — peuvent ou non faire partie de leur propre entité légale établie qui réalise un projet pour une entreprise dans le cadre d'un contrat à durée déterminée. Les entreprises font appel à des contractuels pour des tâches ponctuelles et de courte durée qui ne font pas partie de leurs activités commerciales principales.

Les entrepreneurs sont considérés comme tels s’ils :

• Fixez une date de début et de fin pour la tâche.
• ne sont pas soumis aux mêmes règles ou à la même gestion que les employés, sauf si cela est stipulé dans le contrat écrit
• Sont directement responsables de leurs propres succès, échecs, profits et pertes
• sont libres de s'engager avec d'autres entreprises de votre secteur d'activité, pour autant qu'elles respectent les conditions des accords de non-divulgation (NDA) convenus.
• Ils ne bénéficient d'aucune prestation sociale, comme l'assurance et les congés maladie payés, et leurs impôts ne sont pas prélevés sur leur salaire.
• ne font pas partie de votre masse salariale régulière et sont plutôt payés par projet, par heure ou selon un autre accord fixe

Selon le pays d'origine des entrepreneurs, ceux-ci peuvent être tenus de payer une double taxe, celle du pays dans lequel ils travaillent et celle du pays dans lequel ils vivent physiquement.

3. Travailleurs

Dans de nombreux pays, les travailleurs sont soit des entrepreneurs, soit des employés, selon la structure de la relation et les détails du contrat écrit. Le Royaume-Uni a créé une troisième catégorie : les travailleurs. La catégorie des travailleurs englobe toutes les personnes qui ne remplissent pas les conditions de l'une ou l'autre catégorie.

Parfois appelés "travailleurs zéro heure", les travailleurs ne sont pas obligés de travailler pour une entreprise, sauf s'ils le souhaitent. De même, les entreprises ne sont pas obligées de leur offrir du travail. Toutefois, lorsque le travailleur accepte de travailler pour une entreprise, par exemple pour un événement spécial ou à court terme, il est soumis aux mêmes règles qu'un employé permanent, notamment en ce qui concerne le salaire minimum et les congés payés accumulés. Ils font partie de la masse salariale de l'entreprise. Une entreprise peut faire appel à un travailleur plutôt qu'à un employé ou à un prestataire pour des événements spéciaux, lorsqu'elle a besoin d'une assistance physique supplémentaire, mais pas nécessairement de travailleurs ayant des compétences spécialisées.

Où embaucher des entrepreneurs britanniques ?

Le recours à des sous-traitants au Royaume-Uni est souvent une étape nécessaire pour s'implanter sur le marché local, car ils peuvent offrir des conseils adaptés aux spécificités régionales pour localiser vos produits, services et stratégies marketing. Vous pouvez trouver des entrepreneurs par l’une de ces voies :

• Les agences de recrutement
• Bases de données de CV ou de curriculum vitae
• Sites web de freelance
• Bases de données sectorielles
• Sites d'emploi virtuels
• Médias sociaux
• Entreprises locales de sous-traitance

Le principal avantage de faire appel à un prestataire est de pouvoir choisir la personne la plus qualifiée pour la tâche. Lors du choix des entrepreneurs pour un projet, examinez attentivement leurs qualifications et leur expérience. Demandez à voir des exemples de travaux antérieurs et contactez les références lorsque possible.

Exigences légales pour l'embauche de contractants britanniques

Vous et le prestataire êtes légalement tenus de respecter tout ce qui a été convenu dans le contrat écrit. Dans certains cas, les entrepreneurs peuvent bénéficier d'une protection de base en matière de santé et de sécurité et peuvent avoir des droits contre la discrimination. Vous devez prendre des mesures pour éviter de mal classer le prestataire et faire preuve de prévoyance dans les domaines critiques de votre accord, notamment en ce qui concerne les droits de propriété intellectuelle (PI) et les lignes directrices en matière de licence.

1. IR35 et erreur de classification

L'IR35 est une législation sur les intermédiaires qui vise à éliminer les possibilités d'évasion fiscale des entrepreneurs indépendants agissant au même titre qu'un employé classique et des entreprises qui les emploient. Si votre entreprise se rend coupable d'une erreur de classification, le prestataire mal classé obtiendra le statut d'employé et tous les avantages auxquels il a droit avec effet rétroactif. Vous serez tenu d'effectuer tous les prélèvements à la source nécessaires et de verser les cotisations d'assurance nationale, et vous pourrez être soumis à des intérêts et à des pénalités supplémentaires ou à des frais de justice.

Pour déterminer si vous êtes engagé dans une relation prestataire-employeur - plutôt que dans une relation employé-employeur - posez les questions suivantes :

• Cette personne peut-elle refuser d'accepter une mission ou d'effectuer une tâche pour mon entreprise ?
• Cette personne pourrait-elle faire appel à un autre prestataire ou sous-traitant pour réaliser tout ou partie du projet qui lui est confié ?
• Dans quelle mesure l'entreprise contrôle-t-elle l'emploi du temps, le lieu et la méthode de travail de cette personne ?
• Cette personne est-elle responsable d'un élément essentiel des activités commerciales ?
• Cette personne bénéficie-t-elle d'avantages ou de remboursements de la part de l'entreprise ?
• Quel poste cette personne occupe-t-elle dans la hiérarchie ?
• Cette personne reçoit-elle des congés maladie payés, des congés payés ou des vacances de l'entreprise ?
• Cette personne peut-elle travailler avec une autre entreprise, un autre client ou un autre concurrent au sein du secteur et au-delà ?

Dans certains cas, IR35 peut exiger que les sociétés international basées en dehors du Royaume-Uni et ayant une présence locale limitée s'inscrivent au prélèvement à la source et gèrent les salaires au Royaume-Uni, même lorsqu'elles emploient des sous-traitants. Travaillez avec un salarié en portage salarial (EOR) pour savoir si votre situation peut faire l'objet de considérations particulières.

2. Contrat écrit

Les contrats écrits sont le meilleur moyen d'établir des attentes claires pour votre relation employeur-prestataire et peuvent constituer un élément crucial pour prouver que vous n'êtes pas en violation de l'IR35, en cas d'audit. Les accords écrits doivent comprendre

• Détails du projet, y compris sa portée et les tâches à accomplir
• Date de début et de fin du contrat, le cas échéant
• Montant de la rémunération, fréquence des paiements et structure des paiements
• Qui est responsable de l'exécution des tâches et de la mise à disposition des ressources nécessaires ?
• les accords de confidentialité et les clauses de non-concurrence, le cas échéant
• Lignes directrices pour les licenciements mutuels et les pénalités associées

Le propriétaire original d'une œuvre, d'un droit d'auteur, d'un dessin, d'une invention ou d'un secret commercial est généralement le propriétaire légitime, mais des conditions spécifiques peuvent être exprimées dans votre accord écrit pour transférer ces droits de propriété intellectuelle à l'employeur.

3. Licenciement et indemnités de départ

Les entrepreneurs travaillent sur la base de projets individuels, de sorte que la licence n'est généralement pas nécessaire, sauf si le prestataire ou l'entreprise ne respecte pas une partie du contrat écrit ou si votre entreprise décide d'annuler un projet ou une tâche en cours de contrat. Votre accord écrit doit comprendre une section sur les politiques de licence et la notification requise. En fonction de votre accord, il se peut que vous deviez encore payer une partie ou la totalité d'un dépôt de garantie convenu.

Le programme de l’industrie de la construction

Le gouvernement britannique dispose d'une réglementation spécifique pour les entrepreneurs travaillant dans le secteur de la construction, connue sous le nom de Construction Industry Scheme (CIS). Les entrepreneurs CIS s'inscrivent au programme, déduisent l'argent des paiements de leurs sous-traitants et le soumettent à l'administration fiscale et douanière (HMRC), ce qui compte comme un paiement anticipé pour les paiements de l'impôt et de l'assurance nationale de ce sous-traitant.

Les entrepreneurs s'inscrivent au CIS en tant que prestataire standard s'ils paient des sous-traitants pour des travaux et des activités liés à la construction, mais n'effectuent pas eux-mêmes les travaux. Les sous-traitants s'inscrivent en tant que tels s'ils réalisent des travaux de construction pour le prestataire qui les engage. Un prestataire peut s'inscrire à la fois comme prestataire et comme sous-traitant.

Pratiques et considérations fiscales

Vous ne devez pas payer un prestataire individuel par le biais du prélèvement à la source, sauf si vous êtes en infraction avec l'IR35. Les entrepreneurs sont responsables de la retenue et de la soumission de leurs propres impôts et assurances, et ils peuvent être amenés à s'enregistrer pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans certaines situations. Les paiements pour les services de prestataires indépendants ne doivent pas être déclarés au titre de l'impôt sur le revenu.

Comment fonctionne le système de paie pour les sous-traitants au Royaume-Uni ?

La monnaie officielle du Royaume-Uni est la livre sterling (GBP). Le salaire minimum de subsistance national est de8.91, et les attentes du secteur varient en fonction de l'expérience et des compétences du travailleur et de la demande actuelle du marché pour ses services. Vous et le prestataire conviendrez d'une structure de paiement qui vous conviendra à tous les deux :

• Prépaiement : Le paiement anticipé consiste à payer les entrepreneurs pour l’intégralité de leurs services avant l’achèvement du projet. Les entrepreneurs peuvent utiliser ce paiement pour couvrir le coût de l’équipement ou des ressources nécessaires à l’exécution de la tâche, ce qui leur assure que leur temps sera rémunéré. Le paiement anticipé peut représenter un risque pour les entreprises si les entrepreneurs ne respectent pas leur part de l’accord ou si le produit final n’est pas conforme aux normes. Veillez à inclure des dispositions de remboursement dans votre contrat écrit si vous utilisez ce mode de paiement.
• Paiement à l'achèvement : Payer un prestataire une fois le projet terminé est un moyen sûr de protéger votre investissement et de vous assurer que le résultat final est conforme aux normes convenues. Toutefois, les entrepreneurs peuvent vouloir inclure des dispositions spécifiques dans votre accord écrit qui leur assure qu'ils recevront un minimum de Masse salariale pour leur temps de travail.
• Paiement partiel : Le paiement partiel consiste à verser au prestataire un acompte avant le projet et le reste du paiement à la réception du produit final ou à l'achèvement des services. C'est un bon moyen de protéger à la fois votre investissement financier et le temps du prestataire. Fixez un calendrier précis pour l'achèvement du projet et les paiements ultérieurs dans votre accord écrit.

Vous pouvez également choisir de payer par projet ou par heure, en fonction de votre accord écrit et du délai estimé pour l'achèvement du projet.

1. Monnaie et taux de change

La livre livre affiche l’un des volumes de transactions mondiaux les plus élevés. Les taux de change et les frais de transfert varient selon votre pays d’origine, le mode de paiement, l’institution financière avec laquelle vous travaillez et le montant que vous payez.

Pour une référence rapide des valeurs de change actuelles, GBP£1 est égal à :

• EUR€1.16
• US$1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Méthodes de traitement des salaires

Plusieurs options sont possibles pour payer un prestataire britannique :

• Virements bancaires : Les virements bancaires vous permettent de transférer des fonds à l’international entre institutions financières. Bien que ce soit une méthode de paiement rapide et fiable, votre entreprise sera soumise à des frais de transfert.
• Dépôts directs : Les dépôts directs sont similaires aux virements électroniques, mais ils conviennent mieux aux paiements récurrents, car vous pouvez déterminer la date à laquelle vous souhaitez que votre paiement soit versé sur le compte du prestataire. Selon votre banque, des frais de transfert peuvent encore s'appliquer.
• Les chèques papier : Les chèques papier étaient autrefois la norme en matière de paiement, mais ils pouvaient être perdus, détruits ou retardés pendant le transport. Dans certaines régions, les chèques papier peuvent être le seul mode de paiement accepté pour les services des prestataires.
• Mandats : Les mandats sont un moyen rapide d'envoyer des fonds à l'adresse international, mais il faut que vous et le prestataire habitiez à proximité d'un bureau de poste ou d'un établissement financier capable de traiter le paiement. C'est pourquoi il s'agit d'un mode de paiement moins pratique et plus long que les autres options.
• Portefeuilles virtuels : Les portefeuilles virtuels offrent un moyen de paiement sûr et quasi instantané solution pour les entrepreneurs international. Bien que vous soyez toujours soumis à des frais de transfert, les fonds sont généralement protégés par un cryptage virtuel.

Embauchez des employés au Royaume-Uni avec l'aide de G-P

Travailler avec international au Royaume-Uni offre à votre entreprise une alternative flexible aux employés traditionnels tout en vous permettant de sélectionner le candidat le plus qualifié pour votre projet à venir. De nombreuses entreprises font appel à des sous-traitants qualifiés pour les besoins de projets et embauchent des salariés à temps plein pour les tâches essentielles de leurs activités quotidiennes.

Si votre entreprise souhaite embaucher des salariés au Royaume-Uni sans créer de filiale, G-P peut vous aider. Nous sommes une société de portage salarial globale (EOR ) qui prend en charge l'ensemble du recrutement international, de la paie et de la gestion des RESSOURCES HUMAINES de vos salariés permanents, y compris le respect de la législation du travail régionale, sans avoir besoin d'une succursale ou d'une entité locale.

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