La collaboration est un défi pour de nombreuses organisations. C'est pourquoi la plupart des méthodes agiles introduites au cours des 20 dernières années ont été conçues pour briser les silos et améliorer la collaboration entre les équipes, les départements, les fonctions et même les produits.

Chez G-P, nous sommes une entreprise orientée télétravail. Les ingénieurs, les concepteurs et les chefs de produits sont répartis sur le continent américain, en Europe et en Asie. Notre objectif : créer des relations, prendre le temps de discuter, parvenir à l'alignement et favoriser la connexion lorsque les membres de l'équipe sont séparés par des océans ou des fuseaux horaires complètement différents. Le travail à distance a changé la donne. Et il est toujours possible de rencontrer les coéquipiers en personne.

Mieux ensemble

Nous réunissons souvent des équipes pour des événements en face à face. L'objectif est généralement de planifier, et nous parvenons également à trouver le temps de socialiser et de nouer des liens. Sur le site 2024, nous avons remarqué que les activités de planification entravaient nos conversations. La leçon à tirer : la connexion est tout aussi importante que la planification stratégique.

Expérimentation - un hackathon humain

Nous aimons l'expérimentation. Bien qu'il n'y ait pas de processus formel, nous utilisons le modèle Observer, Orienter, Décider, Agir (OODA). Les boucles OODA sont toujours en action lorsque nos équipes travaillent, car rien ne reste constant dans la technologie.

En 2025, nous avons cherché à avoir un impact significatif en rassemblant les gens grâce à la technologie de l’espace ouvert (OST).

Présentation de l'OST

L'OST est un format de réunion non-conférence ou dirigée par les participants que j'utilise depuis 10 ans. Nous assistons souvent à des conférences et nous constatons que les expériences les plus mémorables ne sont pas les exposés eux-mêmes, mais les conversations passionnées avec les autres participants pendant les pauses café. 

L'OST est conçu pour reproduire les pauses café informelles des conférences. Un peu d'organisation et quelques règles simples permettent aux grands groupes de s'auto-organiser et à chaque participant de contribuer.

Les règles de l'OST

Une OST a besoin de certaines limites pour fonctionner. Il y a cinq principes et une seule loi. Les principes sont les suivants :

  • Les participants sont les bonnes personnes. Travaillez avec tous ceux qui viennent à votre session, qu'il s'agisse de cinq personnes ou de 50. Ils se sentent concernés et s'engagent.

  • C'est le bon moment pour commencer. La créativité ne se préoccupe pas de l'heure. Laissez au groupe le temps de s'installer.

  • Là où tu es est le bon endroit. Vous aviez peut-être prévu d’assister à une séance, mais vous êtes déjà engagé dans une conversation intéressante. Reste où tu es.

  • Quand c'est fini, c'est fini. Si la conversation ou la session a atteint une conclusion naturelle plus tôt que prévu, remerciez le groupe et mettez fin à la session.

  • Quoi qu'il arrive, c'est la seule chose qui aurait pu arriver. Faites confiance au processus et voyez comment les choses évoluent. Tirez le meilleur parti de ce qui s'est passé et acceptez que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. 

La loi des deux pieds est simple : Si vous avez l'impression de ne rien apprendre ou de ne rien apporter, utilisez vos deux pieds pour aller ailleurs.

La loi des deux pieds donne à chacun la possibilité de faire la différence. Pendant la journée de travail, nous assistons à des réunions ennuyeuses et pensons que nous n'avons pas le choix - pas dans un OST.

Assis en cercle

Le format d'une OST est toujours amusant. Nous commençons et terminons la journée par un cercle. Cela semble normal, jusqu'à ce que vous réalisiez que mettre 180 personnes en cercle est un autre type de réunion. La première question est toujours : "Où est l'écran ?" Il n'y en a pas. Suivi de : "Pouvez-vous m'envoyer l'ordre du jour ?" Il n'y en a pas non plus.

Le cercle d’ouverture prépare la journée. Et le cercle de fermeture nous laisse le temps de réfléchir. La majeure partie de la journée est passée en sessions — généralement une foule de personnes autour d’un tableau blanc débattant poliment d’un sujet. Les sessions durent 30 minutes chacune, et il y a 3 à 5 pistes parallèles qui se déroulent. Il y a beaucoup de choix. Les sujets abordés sont souvent des questions, comme : « Comment tester l'intelligence des agents artificiels ? »

L'atmosphère

Du point de vue d'un dirigeant, il y a un risque. Vous faites sortir tout le monde du site pendant une journée, vous dépensez beaucoup d'argent pour le processus et vous voulez un retour sur investissement. C'est compréhensible. Pour les participants, il peut y avoir l'idée qu'il y a un agenda caché et que nous prétendons que c'est spontané.  Nous ne faisons pas semblant. Bien entendu, une préparation minutieuse est nécessaire pour garantir un sentiment de spontanéité. 

Lorsque quelqu'un dit : "Il n'y a pas d'ordre du jour, tout ira bien", les dirigeants s'inquiètent. C'est compréhensible.

L'énergie de chaque OST est la même. Curiosité, nervosité face à l'absence d'écrans, excitation au moment de briser la glace, intérêt sincère pour les sujets abordés, impatience de participer à la discussion et surprise à la fin de la journée lorsque tout fonctionne. Des réflexions perspicaces feront surface par la suite, preuve qu'une TSO est une expérience transformatrice.

La clé, c’est l’apprentissage et l’authenticité. L’apprentissage nécessite un espace sûr pour l’enquête. Les gens ont besoin de poser des questions. Et ils ont besoin d’un espace pour partager des idées folles et se rencontrer.

Dans de nombreuses réunions de travail, il y a de la politique et de la pression pour être d'accord. Les questions insistantes obtiennent des non-réponses telles que : "Mettons cela sur le parking." Le parking est peut-être un espace ouvert. Et le parking est tout aussi important que le bâtiment principal (les sujets à discuter). Vous avez besoin des deux.

Un sentiment de sécurité

Les espaces ouverts fonctionnent parce qu'ils créent un environnement de sécurité psychologique. Cela semble facile, mais ce n'est pas le cas. Il est important de donner suite aux idées suggérées dans l'espace ouvert. Une conversation sans action n'aide personne. 

L'importance du suivi

Nous avons adopté une approche différente cette année. Nous avons organisé plus de 30 sessions dans l'espace ouvert, et un preneur de notes ou un scribe accompagnait chaque session. Ils ont écrit des points intéressants sur une page A3 pendant la session. Nous créons généralement un mur d'humeur à la fin de la journée pour réfléchir à nos pensées. Cette fois-ci, nous avons pris environ 60 photos de notes, les avons introduites dans Gemini et les avons converties en Markdown. Nous les avons ensuite fusionnés et téléchargés sur NotebookLM. Comme vous pouvez l'imaginer, il a recueilli les sentiments, les conclusions, les thèmes, les actions et les idées en quelques minutes.

Dépensez votre temps à bon escient

L'approche à distance présente de nombreux avantages, mais il est difficile d'organiser un grand atelier par le biais d'un appel vidéo. Pas impossible, mais difficile. Nous avons constaté que les moments passés ensemble en personne créent de l'excitation, de la sécurité, des liens et des projets qui n'auraient pas vu le jour lors d'un appel vidéo.

Il y a dix ans, il fallait une semaine pour synthétiser tous les résultats d’un événement en espace ouvert. De nos jours, ça prend quelques heures. Comment cela sera-t-il à l’avenir ? Une chose est certaine : l’énergie et la vitalité d’une bande originale — combinées au pouvoir de connecter les gens — continueront d’être précieuses.