Le respect des obligations relatives au travail à distance est plus important que jamais. Depuis le début de la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté une politique durable de travail à distance qui devrait bientôt devenir la norme. En effet, d’ici 2025, 75 pour cent du personnel travaillera à distance au moins cinq jours par mois.
Bien que peu de lois existent en matière de travail temporaire à domicile, de nombreux pays ont commencé à mettre en place une législation sur le travail à distance.
Voici quelques-unes des questions juridiques que les entreprises doivent prendre en considération lorsqu’elles cherchent à instaurer et à mettre en œuvre une politique de travail à distance en toute conformité.
Thème n°1: Conformité des données (vie privée et sécurité)
La conformité des données devrait figurer en tête des priorités d’une entreprise. Lorsqu’on traite des données sensibles (y compris des informations sur les clients), il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité des informations auxquelles les employés ont accès et qu’ils utilisent. Un autre problème se pose lorsque les données sont transférées au niveau international. Votre entreprise est-elle en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
Ce que vous pouvez faire :
- Définir des politiques de confidentialité et de sécurité qui couvrent les logiciels, le matériel, les informations et le contrôle d'accès.
- Demandez à vos employés d'utiliser un service de réseau privé virtuel (VPN) qui sécurise la navigation sur le web, en particulier pour les travailleurs à distance qui utilisent le Wi-Fi public.
- Crypter les informations confidentielles.
- Mettre en place une authentification à deux facteurs pour chaque appareil.
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Problème #2: Conformité à la paie
La conformité de la paie est un défi commun auquel les entreprises sont confrontées lorsqu'elles emploient des salariés à distance. Les entreprises doivent comprendre les lois sur l'emploi et le travail en vigueur dans chaque pays où elles embauchent, afin de s'assurer qu'elles rémunèrent leurs employés conformément à ces lois.
Ce que vous pouvez faire :
Vérifiez les exigences de chaque État ou pays en ce qui concerne :
- Salaire minimum. Le salaire minimum est le salaire ou le paiement le plus bas que les employeurs peuvent légalement verser à leurs travailleurs. Il varie d'un pays à l'autre - et d'un État à l'autre aux États-Unis - et, si la plupart des pays en ont un, certains ont renoncé à mettre en place un salaire minimum officiel. Il est donc essentiel de suivre les exigences salariales du pays dans lequel vous travaillez. Les entreprises qui ne respectent pas ces exigences s'exposent à des amendes et à des poursuites judiciaires.
- Lois sur les heures supplémentaires et les heures de travail. Même s’il existe une norme d’horaires de travail dans le monde, il existe des variations selon les pays. Les lois locales du travail fixent le nombre maximal et minimal d’heures de travail et d’heures supplémentaires pour les employés, et les entreprises doivent s’y conformer.
- Feuilles. Les législations locales du travail établissent leur propre régime de congés payés. Les congés annuels sont différents en Amérique de ce qu'ils sont en Europe ou en Afrique, tout comme les congés de maternité et de paternité. En restant au fait de ces réglementations, les entreprises éviteront d'être confrontées à des responsabilités.
- Fréquence de paiement. La fréquence de la paie définit la fréquence à laquelle les salariés doivent être payés (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, mensuelle) et diffère d'un pays à l'autre. Il est essentiel de garder cela à l'esprit pour respecter les réglementations de chaque pays et éviter les problèmes de conformité.
- Avantages. Les employés ont droit à certains avantages obligatoires imposés par le droit du travail de leur pays. S’il existe dans tous les pays des prestations de base telles que la sécurité sociale, beaucoup d’autres ont établi que les employeurs devaient également offrir des prestations de chômage et de retraite.
- Assurance. De nombreux pays rendent obligatoires les soins de santé, la retraite et l’assurance chômage. C’est un élément que les entreprises doivent garder à l’esprit lorsqu’elles embauchent des employés dans ces pays.
- Fiscalité. Certains pays ont des systèmes de fiscalité plus complexes que d’autres. La compréhension de ces systèmes est essentielle pour se conformer aux lois et réglementations fiscales.
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Thème n°3: Santé et sécurité
La protection de la santé et de la sécurité des employés est devenue plus difficile pour les entreprises depuis le passage à la distance. Toutefois, même si les employés ne travaillent pas physiquement dans un bureau, l'entreprise est toujours responsable de leur santé et de leur sécurité.
Ce que vous pouvez faire :
- Identifier les dangers potentiels et instaurer des mesures pour contrôler et atténuer les risques.
- Établissez une procédure de signalement des blessures ou des incidents et veillez à ce que les travailleurs sachent comment l’utiliser.
- Dispensez des formations en matière de santé et de sécurité et encouragez les employés à prendre les précautions nécessaires.
- Il est également important de prêter attention à la santé mentale. Les employeurs doivent s'assurer que les employés prennent des pauses et des périodes de repos.
Issue #4: Equipement
Les employés doivent disposer des outils et des équipements nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Dans certains pays, les employeurs sont tenus de proposer aux employés un remboursement ou une allocation pour les frais engagés dans le cadre du travail à distance.
Ce que vous pouvez faire :
- Fournissez aux employés les ressources nécessaires pour travailler à domicile.
- Lorsque l'entreprise n'est pas en mesure de fournir le matériel, il est nécessaire d'établir un accord avec l'employé et de lui rembourser les frais encourus.
- Respectez les lois locales en matière de travail à distance qui prévoient une compensation supplémentaire pour les services d’électricité, de téléphone et d’Internet.
Thème n°5: Propriété intellectuelle
Outre la protection des données sensibles, les entreprises devraient également donner la priorité à la protection du travail de leurs employés, y compris la paternité, les inventions et les dessins et modèles. La protection internationale de la propriété intellectuelle (PI) est un facteur clé à prendre en compte lors de l'embauche de travailleurs à distance.
Ce que vous pouvez faire :
- Enregistrez les droits de propriété intellectuelle dans les pays où se trouvent vos employés.
- Ajoutez une clause de non-divulgation dans le contrat de travail et veillez à ce que les clauses soient clairement définies et comprises.
Pour éviter ce genre de problèmes, les entreprises doivent établir et mettre en œuvre une politique officielle de travail à distance.
Politique de travail à distance
Il est essentiel de définir un ensemble de règles et de lignes directrices pour réglementer et gérer les travailleurs à distance.
Une politique de travail à distance doit inclure :
- Les règles de l’entreprise
Le travail à domicile ne libère pas les employés des conditions et des politiques qui leur sont applicables sur le lieu de travail. Pour prévenir toute confusion, il est préférable de l’indiquer clairement dans les directives à distance de l’entreprise. - Les attentes professionnelles et les performances des employés
Définissez des directives concernant les calendriers, les délais, les rapports et les tâches. Il est également important d’expliquer comment vous allez évaluer les performances et la productivité, ainsi que les paramètres pertinents à chaque rôle. - Clauses relatives à la protection des données et à la propriété intellectuelle : s'assurer que les employés signent un accord de confidentialité et comprennent l'importance de protéger les informations de l'entreprise.
- Masse salariale et avantages sociaux
Précisez que les employés ont droit à la même rémunération et aux mêmes avantages que sur le lieu de travail. Indiquez également s’il y aura une rémunération supplémentaire pour les frais d’électricité ou d’Internet. - Lignes directrices en matière de communication
Assurez-vous que les employés connaissent les outils de communication utilisés par votre équipe. Définissez toutes les attentes concernant la disponibilité en ligne pendant les heures de travail et soulignez l’importance des bilans et des réunions pour maintenir une communication harmonieuse avec votre équipe.
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