अंतरराष्ट्रीय पेरोल फ़्रॉड से कैसे बचें

पेरोल धोखाधड़ी धीरे-धीरे लीक होने वाले पानी के पाइप की तरह है। सबसे पहले, क्षति का पता लगाना मुश्किल हो सकता है या बहुत ज्यादा नहीं लग सकता है। लेकिन समय के साथ, अंतरराष्ट्रीय पेरोल स्कीम के ज़रिए चोर किसी बिज़नेस से जितना पैसा चुरा सकते हैं, वह बहुत बड़ा हो सकता है। एक उदाहरण में, एक औरत अपने रोज़गार के दौरान अपने नियोक्ता से लगभग 300,000डॉलर चुरा पाई। हालांकि पेपर ट्रेल से $300,000 के नुकसान का पता चला, अभियोजकों का अनुमान है कि महिला ने अपने नियोक्ता से तीन-चौथाई मिलियन डॉलर से ज़्यादा ले लिए होंगे, जो 2010 में पहली बार काम करने के समय से शुरू होकर 2013 में नौकरी छोड़ने तक चलेगा।

पेरोल फ़्रॉड किसी भी आकार की कंपनी के साथ हो सकता है, लेकिन यह ख़ास तौर से छोटे व्यवसायों के लिए एक जोखिम है। राष्ट्र के नाम अपनी 2018 रिपोर्ट में, एसोसिएशन ऑफ़ सर्टिफाइड फ्रॉड एक्जामिनर्स (ACFE) ने पाया कि जिन कंपनी में 100 से कम कर्मचारी हैं, उनमें बड़े व्यवसायों की तुलना में पेरोल फ़्रॉड का सामना करने की संभावना दोगुनी से अधिक थी। पेरोल फ़्रॉड भी अंतरराष्ट्रीय स्तर पर है। दुनिया भर की कंपनियों में इसके होने की खबरें आई हैं। पेरोल धोखाधड़ी के जोखिम को समझना और यह कैसे होता है, यह आपके वैश्विक व्यवसाय को इसे रोकने के लिए कदम उठाने में मदद कर सकता है।

पेरोल धोखाधड़ी कितनी गंभीर है?

पेरोल फ़्रॉड स्कीम के ज़रिए लोग अपने नियोक्ताओं से जो रकम चुरा सकते हैं, वे आम तौर पर पर्याप्त होती हैं। एक खास बात यह है कि, एक पेरोल प्रोसेसिंग कंपनी के अध्यक्ष, जो पेरोल और दूसरे व्यवसायों के लिए भुगतान संभालती थी, ने 26 मिलियन डॉलर चुराए । पेरोल धोखाधड़ी के एक और उदाहरण में न्यूयॉर्क शहर को600 मिलियन डॉलर का नुकसान हुआ।

ACFE बताता है कि धोखाधड़ी के सभी मामलों में से लगभग 7% पेरोल धोखाधड़ी के होते हैं और औसत कंपनी को लगभग 63,000डॉलर का नुकसान होता है। सामान्य पेरोल धोखाधड़ी योजना की अवधि लंबी होती है - किसी योजना की औसत अवधि लगभग 30 महीने होती है।

चूंकि पेरोल फ़ौड का पता चलने से पहले कुछ समय तक जारी रहता है, इसलिए इससे प्रभावित कंपनियों के लिए खोए हुए फ़ंड की प्रतिपूर्ति पाना मुश्किल हो सकता है। जिस महिला को लगभग 300,000 डॉलर चोरी करने का दोषी पाया जाता है, उसके मामले में, उसे अपने पूर्व नियोक्ता को जो राशि वापस देनी होगी, वह उस राशि का लगभग एक तिहाई है, जिस पर उसके असल में स्कीम के दौरान लेने का संदेह है।

पेरोल धोखाधड़ी निर्दोष दर्शकों को भी प्रभावित करती है। जब एक पेरोल प्रोसेसिंग कंपनी के अध्यक्ष ने अपने क्लाइंट्स से लाखों डॉलर चुराए, तो जो लोग तुरंत प्रभावित हुए, वे प्रोसेसिंग कंपनी के क्लाइंट्स के कर्मचारी थे। हज़ारों कर्मचारी एक सुबह उठकर यह जानने के लिए उठे कि उनके खातों से उनके वेतन चेक निकाले जा रहे हैं। कुछ मामलों में, निकासी के कारण ओवरड्राफ्ट और ओवरड्राफ्ट से जुड़ी फीस हुई। लोगों के वेतन चेक खो देने के अलावा, इस धोखाधड़ी की वजह से पेरोल कंपनी के कर्मचारी अपनी नौकरी और आमदनी का एक स्रोत भी खो देते हैं।

अपनी कंपनी और उन लोगों पर पेरोल फ्रॉड के प्रभावों को कम मत समझो, जिनके साथ आप काम करते हैं। एक खराब सेब आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा और भुगतान करने की क्षमता पर गंभीर असर डाल सकता है।

पेरोल धोखाधड़ी कैसे होती है

अंतरराष्ट्रीय पेरोल फ़्रॉड के कई कारण हैं। धोखाधड़ी किसी कंपनी के कर्मचारियों या खुद कंपनी द्वारा की गई कार्रवाइयों का नतीजा हो सकती है। ACFE की स्टडी के मुताबिक, जब पेरोल के साथ धोखाधड़ी किसी कर्मचारी द्वारा की जाती है, तो यह आमतौर पर अकाउंटिंग या एडमिनिस्ट्रेटिव सपोर्ट में काम करने वाले किसी व्यक्ति द्वारा किया जाता है। हालांकि पेरोल धोखाधड़ी दो या दो से अधिक लोगों द्वारा एक साथ काम करने के द्वारा की जा सकती है, आमतौर पर एक ही व्यक्ति जिम्मेदार होता है।

अंतरराष्ट्रीय पेरोल स्कीम के कुछ प्रकारों में शामिल हैं:

• घोस्ट कर्मचारी: घोस्ट कर्मचारियों को किसी कंपनी से वेतन चेक मिलती है, लेकिन असल में वे वहाँ काम नहीं करते हैं। कई मामलों में, कर्मचारी मौजूद नहीं होते हैं और उन्होंने कभी भी व्यवसाय के लिए काम नहीं किया है। कुछ मामलों में घोस्ट कर्मचारियों को पहचानना आसान हो सकता है। कुछ धोखेबाज बहुत रचनात्मक नहीं होते हैं जब यह अपने काल्पनिक स्टाफ सदस्यों के नाम की बात आती है। वे अपने स्वयं के नामों पर भिन्नता का उपयोग कर सकते हैं, "जॉन डो" जैसे प्लेसहोल्डर, या यहां तक कि "एक्स" जैसा कुछ।
• टाइमशीट धोखाधड़ी: टाइमशीट धोखाधड़ी पेरोल धोखाधड़ी का एक बहुत ही सामान्य रूप है। एक कर्मचारी अपने नियोक्ता से ज़्यादा पैसा पाने के लिए, ऊपर की ओर काम करने की रिपोर्ट करने में लगने वाले समय को समायोजित कर सकता है। अक्सर, समय की मात्रा इतनी छोटी होती है कि तुरंत नोटिस का पता नहीं लगाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी हर दिन अपने रिपोर्ट किए गए घंटों में अतिरिक्त 15 मिनट जोड़ सकता है। नतीजतन, उन्हें हफ़्ते में 40 घंटे से ज़्यादा काम मिल सकता है और उन्हें नियोक्ता से ओवरटाइम का भुगतान मिल सकता है, भले ही उन्होंने असल में इतने घंटे काम न किया हो।
• बडी पंच-इन्स: जो नियोक्ता टाइम क्लॉक और पंच कार्ड का इस्तेमाल करते हैं, वे दोस्त पंच-इन के रूप में पेरोल फ्रॉड का अनुभव कर सकते हैं। इस प्रकार की धोखाधड़ी निर्दोष लग सकती है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो देर से आता है, वह किसी मित्रवत सहकर्मी से उनके लिए टाइम कार्ड देने के लिए कह सकता है, ताकि ऐसा लगे कि उन्हें समय पर काम मिल गया है। लेकिन यह अभी भी धोखाधड़ी का एक रूप है, क्योंकि कर्मचारी दावा करते हैं कि जब वे असल में काम पर नहीं होते हैं, उस समय वे उस वक्त काम पर होते हैं।
• कर्मचारियों का गलत वर्गीकरण: कुछ तरह के पेरोल फ्रॉड, कर्मचारियों के बजाय नियोक्ता द्वारा किए जाते हैं। एक उदाहरण यह है कि पेरोल टैक्स या फ़ायदे देने से बचने के लिए कर्मचारियों या कर्मचारियों का गलत वर्गीकरण किया गया है। नियोक्ता कभी-कभार कर्मचारियों के साथ स्वतंत्र ठेकेदार की तरह पेश आते हैं, भले ही वे परिभाषा की ज़रूरतों को पूरा न करें। कर्मचारियों के गलत वर्गीकरण का एक और उदाहरण तब होता है जब कोई नियोक्ता “टेबल के नीचे” भुगतान करता है और वह कोई भी टैक्स दस्तावेज़ जारी नहीं करता है।
• पेरोल से मिलने वाले एडवांस जिन्हें वापस भुगतान नहीं किया जाता है: कर्मचारी समय-समय पर अपने वेतन पर एडवांस मांग सकते हैं, इस धारणा के साथ कि वे एडवांस का भुगतान करेंगे। जब अग्रिम चुकता नहीं है, तो यह धोखाधड़ी है। कुछ मामलों में, पेरोल कर्मचारियों द्वारा अग्रिम ठीक से दर्ज नहीं किया जा सकता है। वे इसे एक संपत्ति के बजाय एक व्यय के रूप में सूचीबद्ध कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, पेरोल टीम, एडवांस का भुगतान पक्का करने के लिए, कर्मचारी के साथ फ़ॉलो-अप नहीं कर सकती है।
• धोखाधड़ी भुगतान दरें: पेरोल धोखाधड़ी का एक और उदाहरण तब होता है जब वेतन दरें गलत तरीके से रिपोर्ट की जाती हैं। पेरोल डिपार्टमेंट में एक व्यक्ति किसी कर्मचारी के हर घंटे के वेतन को ऊपर की ओर एडजस्ट कर सकता है, उदाहरण के लिए, किसी को $20 कमाने के बजाय प्रति घंटा $21 देना। पता न लगने से बचने के लिए, कुछ कर्मचारी सीमित समय के लिए वेतन दर में बदलाव कर देते हैं, जैसे कि सिर्फ़ कुछ तनख्वाह।
• अनधिकृत बोनस: पेरोल से धोखाधड़ी तब हो सकती है, जब कोई व्यक्ति किसी कर्मचारी या खुद को उचित व्यक्ति या विभाग की मंज़ूरी के बिना बोनस चेक देता है।
• गलत तरीके से छुट्टी या छुट्टी का भुगतान किया हुआ समय: अगर कोई कर्मचारी छुट्टी का दावा करता है, जब वह इसके लिए योग्य नहीं होता है या जब उसे छुट्टी नहीं देनी होती है, तब वह वैतनिक अवकाश लेता है, यह पेरोल के साथ धोखाधड़ी का एक रूप है।
• गलत तरीके से रोक: कुछ मामलों में, पेरोल फ्रॉड तब होता है, जब किसी व्यक्ति के वेतन चेक से काटी जाने वाली रकम नहीं होती है, जैसे कि टैक्स, रिटायरमेंट में योगदान और बीमा के फ़ायदे। हालांकि, कंपनी अभी भी खर्चों का भुगतान करती है, इसका मतलब है कि वह समय के साथ बहुत सारा पैसा खो सकती है।
• गलत खर्चे: खर्च खाते वाले कर्मचारी ऐसे खर्चों का दावा करके पेरोल फ़्रॉड कर सकते हैं, जो काम से संबंधित नहीं हैं। उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी अपने परिवार को डिनर पर ले जाकर ख़र्च कर सकता है। वे ऐसी खरीदारी के लिए नकली रसीद भी बना सकते हैं जो कभी नहीं हुई।

पेरोल धोखाधड़ी की पहचान और सुधार कैसे करें

कुछ प्रकार की पेरोल धोखाधड़ी को दूसरों की तुलना में पहचानना आसान हो सकता है। उदाहरण के लिए, यह जानना मुश्किल हो सकता है कि भूत कर्मचारियों की पहचान कैसे करें यदि आपके व्यवसाय की दुनिया भर में शाखाएँ हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अमेरिका में स्थित हैं, तो आपके पास यह जानने का कोई तरीका नहीं है कि टोक्यो में आपके कार्यालय में वास्तव में कौन काम कर रहा है। भूत कर्मचारियों का पता लगाने का एक तरीका किसी तीसरे पक्ष के साथ काम करना है जिसमें आपके लिए देश में लोग हैं। आपकी तीसरी पार्टी एक घोस्टहंटर हो सकती है, जो यह सुनिश्चित करती है कि आपके व्यवसाय से वेतन चेक प्राप्त करने वाला प्रत्येक व्यक्ति वास्तव में कंपनी के लिए काम करता है। तीसरा पक्ष एक पेशेवर नियोक्ता संगठन के रूप में भी कार्य कर सकता है, जो आपके अंतरराष्ट्रीय कर्मचारियों के लिए वेतन से संबंधित सभी पहलुओं का प्रबंधन करता है, जिससे आपकी कंपनी की कार्यसूची से एक और काम कम हो जाता है।

किसी पेशेवर नियोक्ता संगठन के साथ काम करने के साथ-साथ, आप यह पक्का करने के लिए उपाय कर सकते हैं कि आपकी कंपनी द्वारा भुगतान किया जाने वाला हर व्यक्ति असल में वहीं काम करे और असल में वह मौजूद हो। रेफ़रंस से संपर्क करना और संभावित नए कर्मचारियों की पृष्ठभूमि की जाँच करना, यह पक्का करने का एक तरीका है कि वे असली हैं। सभी कर्मचारियों के लिए सीधे डिपॉजिट की ज़रूरत होना, घोस्ट को भुगतान करने के जोखिम को कम करने का एक और तरीका है।

आप भुगतान करने से पहले पेरोल का ऑडिट करके और उसकी समीक्षा करके अन्य प्रकार के पेरोल फ्रॉड की पहचान कर सकते हैं, जैसे कि गलत मजदूरी, टाइमशीट और खर्चों की पहचान कर सकते हैं। जो व्यक्ति पेरोल की समीक्षा और अनुमोदन करता है, वह वही व्यक्ति नहीं होना चाहिए जो इसे संसाधित करता है। पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए कि:

• काम करने के घंटे किसी कर्मचारी के काम करने के अपेक्षित घंटों से मेल खाते हैं: अगर कोई कर्मचारी 40 घंटे से ज़्यादा काम करता है या जितने घंटे उन्हें काम पर रखा गया था उससे ज़्यादा काम करता है, तो पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सही है, अपने सुपरवाइज़र के साथ फ़ॉलो अप करना चाहिए। एक और विकल्प यह है कि इससे पहले कि कोई भी कर्मचारी एक सप्ताह में 40 घंटे से ज़्यादा काम करने वाली टाइमशीट सबमिट कर सके, मंज़ूरी ज़रूरी हो।
• प्रति घंटा वेतन सटीक है: पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को कर्मचारियों के अपेक्षित प्रति घंटा वेतन की तुलना उस वेतन से करनी चाहिए जो उन्हें असल में मिल रहा है। यदि कोई विसंगति है, तो आगे की जांच होनी चाहिए।
• उचित राशियाँ रोक दी जाती हैं: कर्मचारियों की वेतन चेक से टैक्स और अन्य रोक काट ली जानी चाहिए। यदि वे नहीं हैं, तो पेरोल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह पता लगाना होगा कि क्यों।
• खर्चे उचित हैं: पेरोल का ऑडिट करने या उसकी समीक्षा करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति को कर्मचारियों द्वारा दावा किए गए किसी भी खर्च को देखना चाहिए और यह सत्यापित करना चाहिए कि वे उचित या वैध हैं। समीक्षा में यह सुनिश्चित करने के लिए रसीदों को देखना शामिल हो सकता है कि दावा किए गए खर्च रसीदों से मेल खाते हैं। खर्च भी काम से संबंधित होना चाहिए।

पेरोल धोखाधड़ी को कैसे रोकें

वैश्विक पेरोल फ़्रॉड के कारण आपके बिज़नेस के लिए सैंकड़ों हज़ार डॉलर खर्च नहीं करने पड़ेंगे। पेरोल धोखाधड़ी को रोकने का तरीका जानने से इसे इसके ट्रैक में या इसके शुरू होने से पहले ही रोक दिया जा सकता है। पेरोल धोखाधड़ी को अपने व्यवसाय को प्रभावित करने से रोकने के लिए आप यहां कदम उठा सकते हैं।

• हर किसी को काम पर रखने से पहले उनकी पूरी जाँच कर लें: आदर्श रूप से, जिन लोगों को आप काम पर रखते हैं, वे ईमानदार और भरोसेमंद होंगे। आपराधिक पृष्ठभूमि की जाँच करके, संदर्भों की पुष्टि करके और शिक्षा और पिछले रोज़गार की पुष्टि करके भावी हायर की स्क्रीनिंग करने से आपको बेईमान लोगों को काम पर रखने से बचने में मदद मिलेगी। अंतरराष्ट्रीय स्तर पर कर्मचारियों को काम पर रखते समय आप स्क्रीनिंग प्रक्रिया को आउटसोर्स कर सकते हैं।
• इलेक्ट्रिक टाइमशीट का इस्तेमाल करें और मंज़ूरी ज़रूरी है: कर्मचारियों के लिए पेपर टाइमशीट में बदलाव करना आसान होता है, लेकिन उनके लिए इलेक्ट्रिक टाइमशीट में बदलाव करना ज़्यादा मुश्किल होता है। इलेक्ट्रिक टाइमशीट का उपयोग करना और प्रस्तुत किए गए समय के पर्यवेक्षक अनुमोदन की आवश्यकता से काम किए गए घंटों की झूठी रिपोर्ट को रोकने में मदद मिल सकती है।
• दोस्तों के पंच-इन को खत्म करने के लिए बायोमेट्रिक्स का इस्तेमाल करें: अगर आप फिजिकल टाइम क्लॉक का इस्तेमाल करते हैं, तो सहकर्मियों से खुद क्लॉक इन करने की आवश्यकता से दोस्तों को मुश्किलें आने से रोका जा सकेगा। ऐसा करने का एक तरीका यह है कि किसी कर्मचारी की पहचान सत्यापित करने के लिए फ़िंगरप्रिंट या अन्य बायोमेट्रिक डेटा का इस्तेमाल किया जाए, इससे पहले कि वे काम करें।
• सीमित करें कि पेरोल डेटा कौन ऐक्सेस कर सकता है: जितने कम लोग आपकी कंपनी के पेरोल का ऐक्सेस रखते हैं और जो उसमें बदलाव या बदलाव कर सकते हैं, उतना अच्छा है। पेरोल तक ऐक्सेस सीमित करने से यह जोखिम कम हो जाता है कि कोई व्यक्ति काम करने के घंटे या वेतन की दर में बदलाव करेगा।
• पेरोल रिपोर्ट पर नज़र रखने के दूसरे सेट की आवश्यकता है: भुगतान जारी करने से पहले सभी पेरोल रिपोर्ट की समीक्षा की जानी चाहिए और अनुमोदित किया जाना चाहिए। भुगतान को रोकने और यदि कोई अशुद्धि नोट की जाती है तो सुधार जारी करने के लिए एक प्रक्रिया भी होनी चाहिए।
• जानें कि पेरोल की समीक्षा करते समय किन चीज़ों का ध्यान रखना चाहिए: ध्यान रखें कि आपकी कंपनी मिलते-जुलते नाम और पते वाले लोगों को भुगतान नहीं कर रही है। इसके अलावा, उन लोगों को किए गए भुगतानों से सावधान रहें, जो एक ही पते पर रहते हैं या अलग-अलग कर्मचारियों को एक ही बैंक खाते में किए गए भुगतानों से।
• बर्खास्त कर्मचारी की पहचान करने और उन्हें हटाने के लिए एक सिस्टम होना चाहिए: घोस्ट कर्मचारियों को भुगतान रोकने का एक तरीका, खासकर वे लोग जो अब आपकी कंपनी के लिए काम नहीं करते हैं, यह है कि किसी कर्मचारी के कंपनी छोड़ने के बाद रिकॉर्ड या फ़ाइलों को फ़्लैग किया जाए। फ़्लैग की गई फ़ाइल को भुगतान प्राप्त करना जारी नहीं रखना चाहिए.
• चेक भुगतान हटाएं: पेरोल धोखाधड़ी करना आसान होता है जब कागजी जांच शामिल होती है। प्रत्यक्ष जमा के साथ, प्रत्येक भुगतान एक बैंक खाते में भेजा जाता है। आप पुष्टि कर सकते हैं कि खाते की जानकारी सही है और यह उपयुक्त कर्मचारी की है। यदि आवश्यक हो, तो यदि आपको संदेह है कि धोखाधड़ी चल रही है, तो आप भेजे गए भुगतानों को उलट सकते हैं।
• शून्य-सहिष्णुता नीति स्थापित करें: आप शून्य-सहिष्णुता नीति स्थापित करके धोखाधड़ी को रोक सकते हैं। कर्मचारियों को पेरोल से धोखाधड़ी करने के नियमों और संभावित परिणामों की जानकारी देना लोगों को ऐसा करने से रोक सकता है।

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जब आपका व्यवसाय विदेशों में फैलता है, तो दुनिया भर में जो कुछ भी हो रहा है, उसके शीर्ष पर बने रहना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। ज़मीन पर और देश भर में आपकी मदद करने के लिए आपको एक टीम चाहिए। ग्लोबलाइज़ेशन पार्टनर आपकी टीम बन सकती है। हमारा व्यापक समाधान अंतरराष्ट्रीय स्तर पर हायरिंग की प्रक्रिया को आसान बनाता है और यह पक्का करने में भी मदद करता है कि आपका पेरोल, टैक्स और कानूनी चिंताएं उस देश के कंप्लाएंट रहें, जहाँ आप काम कर रहे हैं। हमारी वैश्विक पेरोल सेवाएँ यह सुनिश्चित करती हैं कि आपकी अंतरराष्ट्रीय टीम को समय पर भुगतान मिले, साथ ही पेरोल फ़्रॉड के जोखिम को भी कम किया जाए। ज़्यादा जानने के लिए आज ही हमसे संपर्क करें ।

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