कर्मचारियों के कंपनी छोड़ने के कई कारण होते हैं - वे सेवानिवृत्त हो जाते हैं, नई नौकरी ढूंढ लेते हैं, या छंटनी या बर्खास्तगी के कारण अनैच्छिक रूप से कंपनी छोड़ देते हैं। इन कारणों के बावजूद, कंपनियों को यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार रहना चाहिए कि बाहर निकलने की प्रक्रिया आसान हो।
किसी कर्मचारी का कंपनी छोड़ना रिमोट कर्मचारी अनुभव यात्रा का एक हिस्सा है और कंपनियों को ऑफबोर्डिंग की प्रक्रिया के लिए पहले से तैयारी करनी चाहिए। इसमें प्रक्रिया को सुचारू बनाने के लिए संसाधनों का निवेश करना शामिल है, क्योंकि कर्मचारी के जाने के काफी समय बाद भी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया की अनदेखी करने से नियोक्ता की छवि को नुकसान पहुंच सकता है। दरअसल, फ्रैक्टल द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, एक तिहाई अमेरिकी कर्मचारी अपनी कंपनी की समीक्षा देने से पहले पूरे एक महीने तक इंतजार करते हैं।
ऑफबोर्डिंग ऑनबोर्डिंग जितनी ही महत्वपूर्ण है और स्टाफ़ चक्र का एक प्रमुख तत्व है। Globalization Partners में मानव संसाधन संचालन दक्षिण और मध्य अमेरिका के प्रबंधक मुरियल डायस कहते हैं, "ऑफबोर्डिंग उसी क्षण शुरू होती है जब आप एक कर्मचारी को अपने साथ जोड़ते हैं, और एक उचित ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के बिना, कंपनियां समग्र कर्मचारी अनुभव को नष्ट कर सकती हैं।" जब आप ऑफिस में काम करते हैं तो कर्मचारियों के जाने की तैयारी करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन डिजिटल कार्य के माहौल में, ऑफबोर्डिंग के लिए और भी अधिक समय और ध्यान की आवश्यकता होती है।
आपकी कंपनी के लिए प्रभावी ऑफबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है, इसके 4 कारण
यह सिद्ध हो चुका है कि एक विस्तृत और प्रभावी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बेहतर प्रतिभा अवलोकन की ओर ले जाती है । एक सुनियोजित और अच्छी तरह से योजनाबद्ध ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया यह भी सुनिश्चित करती है कि मानव संसाधन टीमें नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों के लिए इस प्रक्रिया को सुगम बना सकें।
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाना निम्नलिखित के लिए महत्वपूर्ण है:
#1: कानूनी और वित्तीय मुद्दों से बचें
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में सभी आवश्यक दस्तावेजों को इकट्ठा करना और उन पर हस्ताक्षर करना, नियोक्ता के खिलाफ शिकायतों या मुकदमों के जोखिम को कम करेगा। यह अनैच्छिक प्रस्थान के दौरान विशेष रूप से सच है, जैसे कि समाप्ति, जब देश-विशिष्ट कानून होते हैं जो नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करने के लिए पालन करना चाहिए कि उनके कार्य कानूनी हैं।
#2: डेटा उल्लंघन को रोकें
मानव संसाधन टीमों को यह सुनिश्चित करना होगा कि कर्मचारियों को सिस्टम से लॉग ऑफ करने, उनके खातों को निष्क्रिय करने और उन सभी प्लेटफॉर्म और सूचनाओं तक उनकी पहुंच को समाप्त करने के लिए पर्याप्त समय हो जिनकी उन्हें अब आवश्यकता नहीं है। यदि कर्मचारियों के कंपनी छोड़ने के बाद भी उनके पास कंपनी के डेटा तक पहुंच रहती है, तो इससे गोपनीय जानकारी का प्रसार हो सकता है जिससे कंपनी खतरे में पड़ सकती है।
#3: कंपनी की प्रतिष्ठा में सुधार करें
कर्मचारी-नियोक्ता संबंध को सर्वोत्तम संभव तरीके से समाप्त करने से यह सुनिश्चित होता है कि कर्मचारी कंपनी में बिताए गए समय के लिए सम्मानित और मूल्यवान महसूस करते हुए कंपनी छोड़ें। कर्मचारियों की राय कंपनी की प्रतिष्ठा पर असर डालती है। दरअसल, समीक्षाएं नौकरी चाहने वालों के 95 प्रतिशत के लिए महत्वपूर्ण हैं, जिसका अर्थ है कि नकारात्मक कंपनी समीक्षाएं संभावित उम्मीदवारों के किसी पद के लिए आवेदन करने या न करने के बारे में निर्णय को प्रभावित कर सकती हैं।
#4: बहुमूल्य प्रतिक्रिया प्राप्त करें
जो कर्मचारी स्वेच्छा से कंपनी छोड़ते हैं, वे फीडबैक का एक अविश्वसनीय स्रोत होते हैं। उनके जाने के कारणों को सुनना या उनकी ईमानदार राय जानना कंपनी को भविष्य में सुधार करने में मदद करेगा।
स्नैपसर्वेज़ के अनुसार, "शीर्ष प्रदर्शन करने वाली कंपनियां न केवल फीडबैक स्वीकार करने में अच्छी हैं, बल्कि वे जानबूझकर फीडबैक भी मांगती हैं। और वे जानते हैं कि प्रतिक्रिया तभी मददगार होती है जब यह कमजोरियों के साथ-साथ ताकत को भी उजागर करती है।
एक मैकेनिक कार्य वातावरण में ऑफबोर्डिंग
दूरस्थ कार्य के कई फायदे हैं, लेकिन फिर भी कुछ कमियां हो सकती हैं। आमने-सामने बातचीत करने की संभावना के बिना, कनेक्शन और संचार में आने वाली बाधाएं बुकिंग के मामले में एक बड़ी चुनौती बन सकती हैं।
की मानव संसाधन विशेषज्ञ कैमिला टोरेस कहती हैं, "भौतिक निकटता की कमी के कारण एक विचारशील ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को लागू करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाता है, जिसमें स्पष्ट संचार विश्वास बनाने और कर्मचारियों के प्रस्थान के समय गलतफहमियों से बचने की कुंजी है।"Globalization Partners
कर्मचारी के लिए सुगम संक्रमण सुनिश्चित करने और कंपनी को डेटा उल्लंघन और सुरक्षा जोखिमों से बचाने के उद्देश्य से ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को परिभाषित किया गया है।
वे कारक जो ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को परिभाषित करते हैं
नौकरी से निकालने की प्रक्रिया में कौन से कदम उठाने हैं, यह निर्धारित करने वाले दो कारक हैं: जाने का कारण और कर्मचारी का पद।
प्रस्थान का कारण
प्रस्थान के कारण के आधार पर, प्रक्रिया के कुछ चरण दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं। इसीलिए ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को प्रत्येक मामले की परिस्थितियों के अनुरूप ढालने की आवश्यकता है। प्रस्थान के चार मुख्य कारण हैं:
1। इस्तीफामानव संसाधन टीमों के लिए एक ऐसी प्रक्रिया को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है जो अप्रत्याशित इस्तीफे को रोकने में मदद करती है और रिक्त पद को भरने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करती है
कर्मचारियों को ऐसे दिशानिर्देश प्राप्त होने चाहिए जो आसान निकास सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करते हैं। इन दिशानिर्देशों के कारण न्यूनतम नोटिस की अवधि, हैंडओवर नोट्स, रिपोर्ट और डेटा एक्सेस आवश्यक हो सकता है।
2। सेवानिवृत्ति
मानव संसाधन टीमों को कर्मचारियों की सेवानिवृत्ति की योजना पहले से बनानी चाहिए। उन्हें पेंशन योजनाओं के साथ अनुपालन सुनिश्चित करना चाहिए और कर्मचारियों को अंतिम भुगतान निर्धारित करना चाहिए। एक सुखद विदाई सुनिश्चित करने का एक सर्वोत्तम तरीका यह है कि सेवानिवृत्त होने वाले कर्मचारियों को एक उचित विदाई पार्टी दी जाए और उन्हें पुरस्कार या उपहार के रूप में सम्मानित किया जाए, खासकर यदि उन्होंने कंपनी के लिए लंबे समय तक काम किया हो।
3। छंटनी
कर्मचारियों की छंटनी करना मुश्किल है, लेकिन कभी-कभी अपरिहार्य होता है। ऐसे मामलों में, कर्मचारी के साथ सम्मान और सहानुभूति से पेश आना और उसे स्पष्ट रूप से यह बताना सबसे अच्छा होता है कि उसे नौकरी से क्यों निकाला जा रहा है।
4। समापन
कर्मचारियों की छंटनी करना मानव संसाधन विभाग के सबसे कठिन कार्यों में से एक है, और ऐसे मामलों में, ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया की सावधानीपूर्वक योजना बनाई जानी चाहिए। किसी भी प्रकार की समस्या से बचने के लिए, कर्मचारी को लिखित नोटिस प्राप्त होना चाहिए जिसमें बर्खास्तगी के कारणों और कंपनी द्वारा इस निर्णय को लेने के लिए आधार बनाए गए कानूनी अनुच्छेदों का उल्लेख हो।
ध्यान रखें कि आवश्यक दस्तावेज और परिवीक्षा अवधि जैसे महत्वपूर्ण घटक देश के अनुसार अलग-अलग होते हैं । कर्मचारियों को अपने सहकर्मियों को अलविदा कहने की अनुमति देना, उनके अंतिम अनुरोधों पर ध्यान देना और पूरी प्रक्रिया के दौरान कॉर्पोरेट एकता की छवि दिखाना एक निर्बाध बर्खास्तगी सुनिश्चित करने की कुछ कुंजी हैं।
डायस और टोरेस के अनुसार, प्रस्थान का कारण चाहे जो भी हो, यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी सहज महसूस करें। मानव सेवा प्रदाताओं को यह कभी नहीं भूलना चाहिए कि वे मनुष्यों के साथ व्यवहार कर रहे हैं, इसलिए सहानुभूति, संचार और एकजुटता मौलिक हैं, खासकर जब आप किसी बोर्डिंग प्रक्रिया से निपट रहे हों।
यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों को वे सभी भुगतान और पैकेज प्राप्त हों जिनके वे हकदार हैं। नियोक्ताओं को इस बात से अवगत होना चाहिए कि स्थानीय कानून और विनियम छंटनी के दौरान पैकेज और भुगतान देश या क्षेत्र के अनुसार अलग-अलग होते हैं।
पद का प्रकार
कर्मचारी के पद के आधार पर ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया में शामिल चरण भी भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, लेखा कर्मचारियों की छंटनी के लिए उनके जाने से पहले वित्तीय रिकॉर्ड की जांच की आवश्यकता हो सकती है, जबकि आईटी सदस्यों के लिए सुरक्षा जांच आवश्यक हो सकती है ताकि उन्हें अपने साथ ले जाने से रोका जा सके।
एक प्रभावी मैकेनिकल ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया कैसे बनाएं
मानव संसाधन टीमों को अपनी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर एक अनुकूलित ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया बनानी होगी। यह प्रक्रिया काफी हद तक कर्मचारी के जाने के प्रकार पर निर्भर करेगी, विशेष रूप से इस बात पर कि कर्मचारी स्वेच्छा से जा रहा है या अनैच्छिक रूप से, साथ ही कंपनी के आकार जैसी बुनियादी बातों पर भी।
वर्चुअल कार्य वातावरण में, ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के लिए कंपनियों को वर्चुअल सेटिंग में बुनियादी संचार करने की आवश्यकता होती है, जिसके लिए संभवतः नए कदम और सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होगी। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जिनसे यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि रिमोट ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया कानूनी रूप से और सफलतापूर्वक संपन्न हो।
1. एक संचार योजना का मसौदा तैयार करें
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया उस क्षण शुरू होती है जब मानव संसाधन टीम को प्रस्थान के बारे में पता चलता है, भले ही इसमें छंटनी या बर्खास्तगी शामिल हो। एक संचार योजना तैयार करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो यह बताए कि टीम के बाकी सदस्यों को कैसे सूचित किया जाएगा। संचार के लिए एक सामान्य चैनल स्थापित करें और मीटिंग और वीडियो कॉल पहले से शेड्यूल करें। Globalization Partners में ग्लोबल ऑपरेशंस APAC की निदेशक एडविना टैन के अनुसार, कर्मचारियों के साथ ईमेल और बातचीत में इस्तेमाल किए जाने वाले लहजे पर ध्यान देना आवश्यक है।
योजना में कर्मचारी के ग्राहकों और उन्हें उचित रूप से सूचित करने के तरीके पर भी विचार किया जाना चाहिए। गलतफहमी से बचने के लिए इस संचार योजना में प्रस्थान के बारे में स्पष्ट जानकारी होनी चाहिए।
2. कागजी कार्रवाई तैयार करें
रिमोट कर्मचारी की ऑफबोर्डिंग के लिए कागजी कार्रवाई आमने-सामने की विदाई की प्रक्रिया से अलग नहीं है, सिवाय इसके कि इसे डिजिटल रूप से किया जाना चाहिए। मानव संसाधन टीमों को यह सुनिश्चित करने के लिए सभी आवश्यक दस्तावेज एकत्र करने चाहिए कि सब कुछ व्यवस्थित और कानूनी रूप से संचालित हो रहा है। प्रस्थान शर्तों को स्पष्ट करने और किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए अनुबंधों और गैर-प्रकटीकरण समझौतों की समीक्षा करना आवश्यक है। मानव संसाधन को नुकसान नुकसान पैकेज, लाभ, प्रतिपूर्ति और करों के संबंध में कागजी कार्रवाई भी तैयार करनी चाहिए। इन सभी दस्तावेजों को दस्तावेज़ प्रबंधन और डिजिटल हस्ताक्षर प्रणालियों के माध्यम से साझा किया जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्रक्रिया सुचारू और सुरक्षित है।
3. संक्रमण प्रक्रिया की योजना बनाएं
प्रक्रिया में इस बिंदु पर सबसे महत्वपूर्ण कदम कर्मचारी के जाने के बाद काम और जिम्मेदारियों के संक्रमण को सुचारू बनाने के लिए एक योजना बनाना है। इस योजना में परियोजनाओं की स्थिति की समीक्षा करने के लिए नियमित ऑनलाइन चेक-इन , कर्मचारी द्वारा पहले से शुरू किए गए कार्यों को पुनः सौंपना और आधारभूत संरचना तैयार करना शामिल होना चाहिए ताकि नया कर्मचारी आवश्यक कर्तव्यों को फिर से शुरू कर सके। मानव संसाधन विभाग को प्रभावित टीमों को यह स्पष्ट रूप से बताना होगा कि यह परिवर्तन कैसा होगा और कर्मचारी का काम अंततः कहाँ समाप्त होगा।
4। ऑनलाइन ज्ञान हस्तांतरण सत्र शेड्यूल करें
स्वैच्छिक प्रस्थान के लिए प्रभावी रिमोट ऑफबोर्डिंग के सबसे आवश्यक भागों में से एक है। ऑनलाइन ज्ञान हस्तांतरण सत्रों के दौरान, जाने वाले कर्मचारी अपने सहकर्मियों या सीधे रिपोर्ट करने वालों के साथ और यदि संभव हो तो, संबद्ध हायर के साथ जानकारी साझा करते हैं। इस जानकारी में जिम्मेदारियों और कार्यों का रिकॉर्ड, परियोजनाओं की स्थिति और सूचना, सॉफ़्टवेयर और दस्तावेज़ों तक पहुंच शामिल होनी चाहिए।
5। कंपनी की संपत्तियों की वसूली करेंयदि कंपनी ने कर्मचारियों को उनके कार्यकाल के दौरान उपकरण और संपत्ति प्रदान की है,
यह महत्वपूर्ण है कि प्रस्थान से पहले इन्हें नियोक्ता को वापस भेज दिया जाए। मानव संसाधन टीमों को एक डिजिटल चेकलिस्ट बनानी चाहिए और कर्मचारी के जाने से पहले अंतिम दिनों में इन संपत्तियों को एकत्र करने की व्यवस्था करनी चाहिए। इस चेकलिस्ट में कंप्यूटर, मोबाइल फोन, चाबियां, आईडी बैज और कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड जैसी वस्तुएं शामिल हो सकती हैं और इसे कंपनी की संपत्ति की डिजिटल वापसी के पत्र के साथ जाने वाले कर्मचारी को भेजा जाना चाहिए।
6। उपयोगकर्ता खाते हटाएँ
दूरस्थ कार्य ऑनलाइन जानकारी साझा करने की मांग करता है। इसलिए, कर्मचारियों के पास ईमेल खाते, ड्राइव, डेटाबेस और संवेदनशील जानकारी के स्रोतों जैसे आंतरिक उपकरणों तक पहुंच होती है। कर्मचारियों की इस जानकारी तक पहुंच को समाप्त करना और पासवर्ड और कुंजी कोड सहित किसी भी डिजिटल संपत्ति को पुनर्प्राप्त करना, सुरक्षा उल्लंघनों को रोकने में मदद करता है। नियोक्ता-कर्मचारी संबंध कितने भी अच्छे क्यों न हों, नौकरी छोड़ने वाले कर्मचारियों को टीम का हिस्सा न रहने के बाद किसी भी प्रकार की जानकारी तक पहुंच नहीं होनी चाहिए।
7। वर्चुअल एग्जिट इंटरव्यू आयोजित करेंहालांकि यह केवल स्वैच्छिक प्रस्थान के लिए लागू होता है,
एग्जिट इंटरव्यू एक प्रभावी ऑफबोर्डिंग सुनिश्चित करने की कुंजी है। इन साक्षात्कारों का उद्देश्य कंपनी के भीतर कर्मचारियों के अनुभव पर बहुमूल्य प्रतिक्रिया प्राप्त करना है। कर्मचारियों को उनके प्रस्थान से पहले सकारात्मक प्रभाव के साथ छोड़ने का यह आखिरी अवसर होगा। यह जानकारी जुटाने का भी एक बेहतरीन साधन है जो मानव संसाधन विभाग को भविष्य में बेहतर निर्णय लेने में मदद करेगा। इस अवसर का लाभ उठाकर आप इस भूमिका, उनकी कार्यशैली और उनके समग्र अनुभव के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं ।
एक प्रभावी रिमोट ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया बनाना कंपनियों के लिए उतना ही फायदेमंद है जितना कि कर्मचारियों के लिए। हालांकि, किसी कर्मचारी के जाने से जुड़ी जटिलताओं को समझना मुश्किल हो सकता है, खासकर जब आमने-सामने बातचीत संभव न हो।
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