薪資詐欺就像慢慢滲漏的水管。一開始，損傷可能難以發現，或者看起來不太嚴重。但隨著時間的推移，盜賊可以通過國際薪資計劃從企業中竊取的資金量可能很大。在一個例子中，一位女性在工作期間能夠從她的僱主那裡偷走近 300, 000 的價值。儘管報告顯示了 300，000 美元的損失，但檢察官估計，該婦女可能從她第一次僱用 2010 的時候開始，直到她在 2013 被解僱為止，從她的僱主那裡拿走了超過七十五萬美元。
薪資欺詐可能發生在任何規模的公司身上，但對於小型企業尤其是一種風險。在他們向國家提交的 2018 報告中，認證欺詐審查員協會（ACFE）發現，員工少於 100 的公司與大型企業相比，遭受薪資欺詐的可能性高兩倍以上。薪資欺詐也是國際。據報導，世界各地的公司發生了這種情況。瞭解薪資詐欺的風險及其發生方式，可協助您的全球企業採取預防措施。
薪資詐欺有多嚴重？
人們可以通過薪資欺詐計劃從僱主那裡竊取的金額通常是很大的。在一個特別值得注意的案例中，一家負責處理其他企業的薪資和付款的工資處理公司的總裁偷了 26 億美元。另一例薪資詐騙案導致紐約市損失600 百萬美元。
ACFE 報告稱，所有欺詐案件中約 7% 是薪資欺詐，平均公司損失約 $63, 000。典型的薪資詐欺計畫持續時間較長 - 計畫持續時間的中位數約為30 個月。
由於薪資欺詐往往會持續一段時間，然後才被發現，因此受到影響的公司可能會遇到艱難的時間，以獲得損失的資金補償。如果該名婦女被判為竊取約 300, 000 元的罪，她必須償還前僱主的金額，接近被懷疑在計劃期間實際收取的金額的三分之一。
薪資詐欺也會影響無辜的旁觀者。當一家薪資處理公司的總裁從其客戶那裡偷了數百萬美元時，立即受影響的人是處理公司的客戶的僱員。有一天早上，成千上萬的員工醒來，知道他們的工資正在從他們的帳戶中提取。在某些情況下，提款導致透支以及與透支相關的費用。除了人們失去工資，欺詐還導致薪資公司的員工失去工作和收入來源。
不要低估薪資欺詐對您的公司和與您合作的人員的影響。一個壞蘋果可能會對您公司的聲譽和支付能力產生嚴重影響。
薪資詐欺如何發生
國際薪資欺詐的原因有多種。欺詐可能是公司員工或公司本身採取的行動的結果。根據 ACFE 的研究，當員工犯的薪資欺詐時，通常是由會計或行政支持從事會計或行政支持的人進行。儘管薪資詐欺可能是由兩個或兩個以上的人共同犯下，但通常是由一個人負責。
一些類型的國際薪資計劃包括：
- 幽靈僱員：鬼僱員從公司獲得工資，但實際上不在那裡工作。在許多情況下，僱員不存在，從未為企業工作。在某些情況下，可以很容易識別鬼員工。有些詐騙者在虛構員工的名字時並不是很有創意。他們可能會使用自己名字的變體、"John Doe 「這樣的占位符，甚至是 」X "這樣的名字。
- 時間表詐欺：時間表詐欺是一種非常常見的薪資詐欺形式。僱員可能會調整他們報告向上工作的時間，以從僱主那裡獲得更多資金。通常情況下，時間數額小到無法立即偵測到。例如，僱員可能會在每天的報告時間中添加額外的 15 分鐘。因此，即使他們實際上沒有工作這麼多小時，他們可能每週工作超過 40 小時，並收到僱主的加班費。
- 夥伴入口：使用時鐘和打孔卡的僱主可能會以夥伴點擊的形式遭遇薪資欺詐。這種類型的詐欺看似無辜。例如，遲到的員工可能會要求一位友好的同事為他們打出時間卡，讓他們看起來像他們準時上班。但這仍然是一種欺詐形式，因為員工聲稱當他們實際上沒有工作時保持時間。
- 工人錯誤分類：某些類型的薪資欺詐是由僱主而不是僱員犯的。一個例子是員工或工人的錯誤分類，以避免支付薪資稅或福利。僱主偶爾會將員工視為獨立承包商，即使他們不符合定義的要求。另一個錯誤分類工人的例子是當僱主「在桌子下」付款，而且完全不發出任何稅務文件時。
- 沒有退還的薪金預付：僱員可能會不時要求他們的薪酬提款，假設他們將退還預付。當墊款無法償還，就是詐騙。在某些情況下，薪資管理人員可能無法正確記錄預支款項。他們可能會將其列為支出，而不是資產。或者，薪資團隊可能無法跟進員工，以確保預付款項。
- 偽造薪資率：另一個薪資詐欺的例子是錯誤報告薪資率。薪資部門中的一個人可能會向上調整員工的小時工資，例如，給某人每小時 $21，而不是他們打算賺取的 20 美元。為避免發現，有些員工會在有限的時間內調整薪酬率，例如只需支付幾張工資。
- 未經授權的獎金：當有人未經適當個人或部門的批准向僱員或自己發出獎金支票時，可能會發生薪酬欺詐。
- 假假或帶薪休假：如果僱員在他們不符合資格的情況下索取帶薪休假，或者在不應該的情況下申請帶薪休假，這是一種工資欺詐形式。
- 偽造預扣：在某些情況下，當應從一個人的工資扣除的金額不存在，例如稅金，退休供款和保險福利時，就會發生薪酬欺詐。不過，該公司仍然支付費用，這意味著它可能會隨著時間的推移損失大量金錢。
- 偽造費用：擁有費用帳戶的僱員可以通過申請不與工作相關的費用進行薪資欺詐。例如，一名僱員可能會帶他們的家人出去吃晚餐並花費用。他們也可能製造一張從未發生的購物假收據。
如何識別和糾正薪資詐欺
某些類型的薪資詐欺比其他類型更容易被發現。例如，如果您的企業在世界各地都有分支機構，要知道如何識別幽靈員工可能會很棘手。舉例來說，如果您的總部設在美國，您就無法知道到底是誰在東京的辦公室工作。偵測幽靈員工的方法之一，是與在國內為您派人的第三方合作。您的第三方可以充當“幽靈獵人”，確保從您的公司領取工資的每個人實際上都是該公司的員工。第三方還可以作為專業的雇主機構，管理您國際員工薪資的各個方面，從而減輕您公司的一項工作負擔。
除了與專業雇主組織合作之外，您還可以採取措施來確保由您公司獲得薪酬的每個人實際上在那裡工作並實際存在。聯繫參考人員並對潛在新進人員進行背景查核是確保他們是真實的一種方法。要求所有僱員直接存款是降低付鬼風險的另一種方法。
您可以在進行付款之前稽核和檢閱薪資，以識別其他類型的薪資欺詐，例如偽造的工資、時間表和費用。審核和核准薪資單的人不應與處理薪資單的人是同一人。審核薪資的人員應負責確保：
- 工作時數與僱員應該工作的預期工作時數相符：如果僱員工作超過 40 小時或工作超過他們被聘請的時數，審查工資的人應該跟進該個人的主管，以確保一切都符合規定。另一種選擇是在任何僱員提交一周工作時間超過 40 小時的時間表之前要求批准。
- 每小時工資準確：審查工資的人應將員工的預期小時工資與他們實際收到的工資進行比較。如果有差異，應進一步調查。
- 預扣適當的金額：應從僱員的工資中扣除稅金和其他預扣款。如果沒有，審核薪資的人需要找出原因。
- 費用是適當的：負責審計或審核薪酬的人士也應該查看僱員申報的任何開支，並確認這些費用是否適當或合法。審核可包括查看收據，以確保申報的支出與收據相符。這些費用也應該與工作有關。
如何防止薪資詐欺
全球薪資欺詐不必為您的業務造成數百萬美元的損失。瞭解如何預防薪資詐騙可以在詐騙發生之前或開始之前就加以制止。以下是您可以採取的步驟，以防止薪資詐欺影響您的業務。
- 在聘請他們之前，徹底篩選所有人：理想情況下，您聘請的人將是誠實和值得信賴的。通過檢查他們的犯罪背景，驗證參考以及確認教育和以前就業來篩選新人員，將有助於您避免僱用不誠實的人。在國際招聘員工時，您可以外包篩選過程。
- 使用電動時間表並需要核准：員工可以輕鬆調整紙質時間表，但對於他們來說更難調整電動時間表。使用電子考勤表並要求主管核准所提交的時間，有助於防止偽造的工時報告。
- 使用生物識別技術來消除夥伴打卡：如果您使用實體時鐘，要求同事自行進入時間，將防止夥伴打卡。這樣做的一種方法是使用指紋或其他生物特徵數據在僱員入場之前驗證僱員的身份。
- 限制誰可以訪問薪資料：有權存取您公司薪資的人越少，且可以對其進行調整或更改的人越少，就越好。限制獲得薪資可降低某人調整工作時間或工資率的風險。
- 要求對薪資報告進行第二輪審核：所有薪資報告都應在付款前檢閱與核准。如果發現任何不準確的情況，也應該有一個暫停付款和發出更正的程序。
- 了解查薪資時需要注意什麼：確保您的公司不向姓名和地址相同的人付款。另外，請謹慎對住在同一地址的人付款或向不同僱員支付相同銀行帳戶的付款。
- 建立一個系統來識別和移除解雇員工：防止向鬼僱員付款的一種方法，尤其是不再為您公司工作的僱員，是在僱員離開公司後標記記錄或文件。被標記的檔案不應繼續接收付款。
- 杜絕支票付款：涉及紙張支票時，薪資詐欺更容易發生。有了直接存款，每筆付款都會傳送到銀行帳戶。您可以驗證帳戶資訊是否正確，且是否屬於適當的僱員。如果有必要，您可以在懷疑有欺詐行為時，將已發送的付款退回。
- 建立零容忍政策：您可以透過建立零容忍政策來阻止詐欺。讓員工知道工資欺詐的規則和可能的後果可能會阻止人們這樣做。
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