Negara kepulauan Jepang lebih kecil daripada negara bagian California di Amerika Serikat. Namun, Jepang adalah negara dengan ekonomi terbesar kelima di dunia, setelah AS, Cina, Jerman, dan India.
Jika Anda berencana untuk berekspansi ke Jepang, panduan kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui.
Apa yang perlu diketahui sebelum merekrut di Jepang
Jika Anda baru pertama kali mengembangkan bisnis ke Jepang, ada beberapa persyaratan hukum penting yang harus diperhatikan. Norma dan hukum ini memengaruhi praktik perekrutan di Jepang dan banyak aspek hubungan perusahaan-karyawan.
Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, G-P Gia™, agen SUMBER DAYA MANUSIA global bertenaga AIkami, dapat menjawab pertanyaan kepatuhan Anda yang paling sulit di 50 negara — termasuk Jepang — dan seluruh 50 negara bagian AS. Kurangi ketergantungan Anda pada penasihat hukum eksternal dan pangkas waktu serta biaya kepatuhan hingga 95% dengan Gia.
Mari kita lihat lima hal yang perlu diketahui tentang perekrutan di Jepang.
1. Kekurangan tenaga kerja
Populasi yang menua dan angka kelahiran yang menurun telah menyebabkan kekurangan tenaga kerja di negara ini. Ini berarti karyawan terbiasa dengan keamanan kerja yang sangat baik. Kandidat biasanya menerima tawaran dari beberapa perusahaan. Dalam wawancara, mempromosikan citra perusahaan Anda sama pentingnya dengan menilai keterampilan kandidat.
2. Kontrak kerja dan aturan kerja
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Jepang mensyaratkan bahwa kondisi kerja utama harus diberikan secara tertulis. Ini mencakup detail seperti jam kerja, upah, tugas pekerjaan, dan kemungkinan perubahan lokasi tempat kerja dan tugas pekerjaan.
Menurut hukum Jepang, perusahaan yang memiliki 10+ karyawan harus membuat peraturan kerja dan menyerahkannya ke kantor Inspeksi Standar Ketenagakerjaan setempat. Peraturan kerja merinci kondisi kerja yang Anda berikan kepada karyawan, termasuk upah, jam kerja, hari libur, peraturan perusahaan, dan prosedur pelanggaran. Kantor Inspeksi Standar Ketenagakerjaan dapat memberi Anda panduan tentang apakah peraturan kerja Anda mencakup semua informasi yang diperlukan.
G-P Employer of Record memiliki Generator Kontrak Kerja untuk membantu Anda menyusun kontrak kerja yang patuh dan memenuhi semua persyaratan hukum serta praktik terbaik di Jepang.
3. Jam kerja mingguan dan undang-undang upah minimum
Minggu kerja standar di Jepang adalah 40 jam, dengan maksimum 8 jam per hari. Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan mengatur jam kerja untuk memastikan kondisi yang adil dan melindungi kesejahteraan karyawan.
Pemerintah Jepang menanggapi permintaan lembur dengan serius. Pemberi kerja harus mengajukan perjanjian manajemen tenaga kerja ke Kantor Inspeksi Standar Tenaga Kerja sebelum karyawan dapat bekerja lembur. Karyawan yang bekerja lembur atau bekerja pada malam hari atau pada hari libur berhak atas upah lembur. Ini biasanya berkisar antara 25% hingga 50% premium dari upah normal.
Di Jepang, upah minimum tidak sama di seluruh negeri. Pemerintah Jepang menyediakan rata-rata nasional berdasarkan biaya hidup, sehingga tarif lokal bervariasi. Masing-masing dari 47 prefektur menetapkan upah minimumnya sendiri. Per tanggal 2025, upah minimum rata-rata di Jepang adalah JPY 1,054 per jam. Karena bursa tenaga kerja yang digerakkan oleh kandidat, Anda perlu menawarkan gaji dan tunjangan yang kompetitif untuk menarik talenta terbaik.
4. Waktu libur berbayar
Karyawan Jepang berhak atas cuti berbayar setelah bekerja di suatu perusahaan selama enam bulan dan hadir setidaknya 80% dari hari kerja yang dijadwalkan. Pada saat itu, karyawan mendapatkan 10 hari cuti tahunan. Setelah enam bulan pertama, karyawan mendapatkan satu hari tambahan setelah setiap tahun berikutnya. Jadi setelah 18 bulan, karyawan mendapat 11 hari libur. Waktu liburan dibatasi hingga 20 hari. Seorang karyawan akan mencapai batas ini setelah 6.5 tahun bekerja.
Anda dapat menawarkan TIM Anda di Jepang lebih banyak hari libur berbayar daripada yang diwajibkan oleh undang-undang jika Anda menginginkannya. Banyak perusahaan juga menawarkan hari libur nasional berbayar meskipun tidak diwajibkan secara hukum. Jepang memiliki 16 hari libur nasional. Memberikan hari-hari ini sebagai hari libur berbayar dapat meningkatkan daya tarik perusahaan Anda. Cuti sakit berbayar bukanlah suatu persyaratan di Jepang.
Anda dapat dengan mudah mengelola rencana manfaat dengan G-P Employer of Record. Pakar internal kami terus memantau undang-undang ketenagakerjaan untuk memenuhi peraturan dan norma khusus negara. Bangun dan kelola rencana manfaat melalui platform kami untuk memberikan pengalaman karyawan yang lancar.
5. Pajak dan jaminan sosial
Jepang mempunyai sistem pajak pendapatan yang progresif. Penghasilan yang lebih tinggi dikenakan pajak dengan tarif yang lebih tinggi. Pihak pemberi kerja wajib memotong pajak penghasilan dari gaji karyawan dan mengirimkannya ke otoritas pajak.
Baik pengusaha maupun karyawan berkontribusi pada sistem jaminan sosial Jepang. Ini termasuk asuransi kesehatan, asuransi pensiun, dan asuransi kompensasi kecelakaan kerja. Pemberi kerja dan karyawan sama-sama menanggung biaya asuransi kesehatan dan pensiun. Pemberi kerja membayar 0.9% upah untuk asuransi ketenagakerjaan, sementara karyawan membayar 0.55% . Pihak perusahaan menanggung sepenuhnya biaya asuransi kompensasi kecelakaan kerja.
Karena jaminan sosial mencakup asuransi kesehatan publik, Anda tidak perlu menyediakan polis asuransi swasta. Namun, Anda wajib menyediakan pemeriksaan fisik dan pengecekan kesehatan tahunan bagi karyawan. Pemeriksaan stres secara berkala diwajibkan untuk semua perusahaan dengan 50+ karyawan, tanpa memandang industri.
Pusat perekrutan terbaik di Jepang
Beberapa kota di Jepang terkenal dengan industri tertentu. Mengetahui apa yang ditawarkan setiap kota dapat membantu Anda menyalurkan upaya perekrutan ke tempat yang tepat dan mengisi posisi dengan lebih cepat.
Pusat-pusat pengembangan talenta terkemuka di Jepang adalah:
-
Tokyo adalah ibu kota dan kota terbesar di Jepang. Kota ini merupakan pusat bisnis, keuangan, dan teknologi utama di negara ini. Tokyo memiliki kumpulan talenta yang beragam dan menjadi tuan rumah bagi banyak bank besar Jepang dan internasional serta perusahaan teknologi dan keuangan.
-
Osaka dikenal dengan industri manufaktur dan jasanya yang kuat. Perusahaan ini memiliki sejarah panjang dalam pembuatan elektronik, mesin, robotika, bahan kimia, dan makanan. Perusahaan seperti Panasonic dan Sharp berbasis di sini.
-
Nagoya merupakan pemain utama di sektor otomotif, kedirgantaraan, dan manufaktur. Banyak perusahaan, termasuk Toyota, Mitsubishi, dan Boeing, berlokasi di wilayah ini.
-
Fukuoka sering disebut sebagai Lembah Silikonnya Jepang. Kota ini dikenal dengan perusahaan rintisan (startup) dan memiliki tingkat pembukaan bisnis tertinggi di Jepang. Kota ini juga dikenal dengan inisiatif blockchain dan kota pintar.
Yokohama adalah bagian dari Wilayah Tokyo Raya. Ini adalah kota pelabuhan utama yang dikenal karena logistik, teknologi, dan bisnis internasional.
Industri-industri utama di Jepang
Memahami industri utama Jepang membantu Anda mengetahui gaji dan tunjangan. Anda dapat menggunakan wawasan ini untuk membuat pilihan cerdas tentang di mana harus berinvestasi dan mengembangkan tenaga kerja Anda.
Industri utama di Jepang meliputi:
-
Manufaktur otomotif: Jepang terkenal dengan perusahaan mobilnya, seperti Toyota, Honda, Nissan, Mazda, dan Suzuki. Industri ini mencakup segala hal mulai dari pembuatan kendaraan hingga pembuatan suku cadang mobil. Talenta spesialis mencakup insinyur mekanik, ahli otomatisasi industri, dan insinyur kontrol kualitas.
-
Peralatan elektronik dan listrik: Jepang terkenal dengan elektronik canggihnya, termasuk gadget, semikonduktor, dan mesin industri. Perusahaan seperti Sony dan Panasonic memainkan peran besar dalam bidang ini. Industri ini membutuhkan berbagai spesialis teknik.
-
Robotika: Jepang adalah pemimpin dalam bidang robotika. Perusahaan seperti Fanuc termasuk yang terbaik di dunia. Kebutuhan akan robot industri meningkat karena kekurangan tenaga kerja di negara tersebut. Talenta spesialis mencakup pengembang, insinyur pembelajaran mesin, dan pakar keamanan siber.
-
Teknologi informasi dan perangkat lunak: Jepang memiliki sektor TI yang kuat. Perusahaan-perusahaan utama termasuk Fujitsu, NEC, Hitachi, dan Sony. Perusahaan teknologi besar dunia seperti Microsoft, Google, dan Amazon juga beroperasi di negara ini. Talenta spesialis mencakup pengembang, arsitek cloud, dan insinyur data.
Keuangan dan asuransi: Tokyo adalah pusat keuangan global utama dengan pasar perbankan dan manajemen aset yang berkembang dengan baik. Negara ini juga memiliki salah satu pasar asuransi terbesar di dunia, khususnya premi asuransi jiwa dan non-jiwa. Talenta spesialis mencakup para profesional perbankan investasi, analis kuantitatif, dan manajer risiko keuangan.
Biaya mempekerjakan karyawan di Jepang
Baik Anda mempekerjakan satu karyawan atau seluruh tim TIM di Jepang, pengeluaran tidak dapat dihindari. Anggaran untuk hal-hal berikut ini:
-
Penelitian: Tentukan di mana Anda ingin mendirikan bisnis di Jepang, dan lakukan penelitian tentang legalitas yang berkaitan dengan praktik ketenagakerjaan di sana, serta persyaratan apa pun untuk industri Anda.
-
Bantuan hukum: Kecuali Anda bekerja dengan Employer of Record (EOR), Anda mungkin perlu menyewa pengacara untuk membantu Anda dalam hal kepatuhan dan memastikan Anda mengikuti hukum ketenagakerjaan setempat.
-
Perjalanan: Jika Anda harus melakukan perjalanan ke Jepang untuk merekrut atau mendirikan kantor baru, Anda harus memperhitungkan biaya-biaya ini.
-
Iklan lowongan kerja: Mengiklankan pekerjaan Anda secara online atau di media cetak dapat menambah biaya rekrutmen Anda.
-
Penerjemah: Anda mungkin perlu menyewa penerjemah untuk membantu Anda berkomunikasi dengan pelamar kerja, baik secara tertulis maupun dalam wawancara.
-
Pemeriksaan skrining: Pemeriksaan skrining dapat menambah biaya Anda. Pemeriksaan latar belakang dan catatan pidana diatur oleh undang-undang privasi yang ketat di Jepang.
Menurut Sumber Terverifikasi G-P dari Gia, total tingkat beban perusahaan tahunan di Jepang adalah antara 15% dan 17% dari gaji bruto. Tarif ini dapat meningkat di sektor-sektor berisiko tinggi karena premi WCI yang bervariasi.
Apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan di Jepang?
Pastikan Anda memenuhi hal-hal penting ini sebelum mengembangkan TIM Anda di Jepang:
-
Pendirian badan usaha atau kemitraan Employer of Record
-
Pendaftaran pajak
-
Pendaftaran Layanan Pensiun Jepang
-
Pendaftaran Pusat Layanan Ketenagakerjaan Publik untuk asuransi pengangguran
-
Asuransi kecelakaan pekerja melalui Kantor Standar Tenaga Kerja
-
Rekening bank Jepang
Rekrut karyawan penuh waktu di Jepang tanpa perlu mendirikan badan usaha sendiri dengan G-P Employer of Record. Buat TIM (Thermal Interface Material) Anda di Jepang dengan biaya lebih rendah dan dengan ketenangan pikiran karena Anda melakukannya sesuai dengan peraturan.
Langkah-langkah perekrutan di Jepang
Sebelum Anda mulai merekrut, mari kita bahas dasar-dasar cara merekrut di Jepang. Beberapa aspek dari proses ini kemungkinan akan terlihat berbeda dari apa yang biasa Anda alami di negara asal Anda.
1. Sebarkan informasinya
Langkah pertama adalah memberi tahu pencari kerja lokal tentang posisi kosong Anda. Buat iklan lowongan kerja dan pasang secara online di mana mereka akan mendapatkan eksposur. Posting lowongan Anda di papan lowongan kerja populer di Jepang seperti Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan, dan MyNavi. Tulis iklan lowongan pekerjaan Anda dalam bahasa Jepang.
Situs-situs ini akan membantu Anda mendapatkan eksposur. Jika Anda memiliki koneksi di Jepang, bangun jaringan untuk mengidentifikasi pekerja yang mungkin ingin bergabung dengan TIM Anda. Para kandidat pekerjaan di Jepang cenderung lebih memperhatikan rekomendasi pribadi daripada panggilan telepon dari perekrut atau lowongan pekerjaan online.
Pilihan lainnya adalah melakukan proses yang disebut shinsotsu. Hal ini melibatkan perekrutan kelompok lulusan universitas saat mereka memasuki bursa kerja. Mereka mungkin tidak memiliki banyak pengalaman, tetapi para lulusan menawarkan perspektif baru, ambisi, dan latar belakang pendidikan yang solid.
2. Tinjau aplikasi
Di Jepang, Anda mungkin akan menerima lebih sedikit lamaran daripada yang biasanya Anda terima. Dengan 1.26 lowongan pekerjaan yang tersedia per pelamar kerja, pencari kerja lokal memiliki banyak peluang untuk dipilih.
Saat Anda mengevaluasi lamaran, ingatlah bahwa Anda selalu dapat memberikan pelatihan untuk membantu karyawan baru berhasil sebagai anggota TIM Anda.
3. Mewawancarai kandidat pekerjaan
Selanjutnya, wawancarai kandidat yang masuk ke dalam daftar pendek Anda. Anda dapat melakukan wawancara secara virtual atau secara langsung jika Anda memiliki cabang atau anak perusahaan. Wawancara melalui telepon atau video sangat membantu jika Anda merekrut karyawan jarak jauh di Jepang dan ingin menghindari perjalanan ke sana.
Perhitungkan perbedaan waktu. Misalnya, Kota New York 13 atau 14 jam lebih lambat dari Tokyo, tergantung pada apakah waktu musim panas di AS sedang berlaku.
4. Buat tawaran pekerjaan dan bagikan perjanjian kerja
Setelah Anda mengidentifikasi kandidat yang tepat untuk peran tersebut, Anda dapat secara resmi menawarkan pekerjaan itu kepada mereka. Jika Anda belum melakukannya, beritahu mereka tentang gaji dan rencana tunjangan.
Bagikan peraturan kerja Anda dan buat kontrak individual untuk karyawan baru Anda. Uraikan tugas pekerjaan mereka, kompensasi, dan detail penting lainnya.
5. Melakukan orientasi karyawan baru.
Terakhir, Anda dapat melakukan proses orientasi karyawan baru Anda. Kirimkan formulir pensiun dan asuransi kesehatan dalam waktu lima hari sejak tanggal mulai kerja karyawan. Anda juga perlu memberi tahu karyawan baru tentang jadwal mereka untuk minggu pertama dan memberikan pelatihan yang mereka butuhkan untuk memulai pekerjaan. Jika Anda mempekerjakan warga negara asing di Jepang, Anda juga perlu menyerahkan dokumen ke Pusat Layanan Ketenagakerjaan Publik.
Daftarkan anggota TIM Anda di Jepang dalam hitungan menit dengan G-P Employer of Record. Kami akan menangani tugas-tugas legal dan administratif, sehingga Anda dapat mulai bekerja lebih cepat. Alur kerja yang sederhana dan dipandu secara mandiri memastikan proses yang lancar bagi Anda dan karyawan baru Anda.
Mempekerjakan kontraktor di Jepang
Bekerja dengan kontraktor independen di Jepang dapat menjadi cara yang hemat biaya untuk menguji pasar dan membangun kehadiran tanpa komitmen karyawan penuh waktu. Kontraktor yang berbasis di Jepang memahami perilaku konsumen lokal, aturan, dan praktik bisnis. Mereka akan siap untuk mulai bekerja dengan cepat dengan peralatan mereka sendiri dan proses kerja yang telah ditetapkan.
Mempekerjakan kontraktor memungkinkan Anda menyesuaikan tenaga kerja Anda dengan mudah berdasarkan kebutuhan bisnis Anda, tanpa kerumitan dan biaya pekerjaan.
Sebelum Anda membuat perjanjian dengan kontraktor independen di Jepang, pertimbangkan hal-hal berikut:
1. Karyawan vs. kontraktor independen
Di Jepang, karyawan biasanya memiliki kontrak tanpa batas waktu, yang menyiratkan pekerjaan yang berkelanjutan. Kontraktor dipekerjakan untuk proyek tertentu atau periode tertentu di bawah perjanjian layanan, yang harus secara jelas mendefinisikan tanggal mulai dan berakhir. Para karyawan menerima gaji bulanan secara teratur, dan pemberi kerja memotong pajak penghasilan dan premi asuransi sosial dari upah mereka. Kontraktor dibayar berdasarkan cakupan proyek, pekerjaan per jam, atau pencapaian. Mereka mengelola sendiri pendapatan mereka, termasuk pajak penghasilan dan iuran jaminan sosial.
2. Penalti untuk kekeliruan klasifikasi
Mengklasifikasikan seseorang sebagai kontraktor padahal sebenarnya bukan dapat berujung pada sanksi. Jika kekeliruan klasifikasi terjadi, Anda mungkin perlu:
-
Membayar pajak penghasilan yang dipotong dan iuran jaminan sosial untuk periode kekeliruan klasifikasi.
-
Membayar denda hingga JPY 300,000 dan hukuman penjara hingga enam bulan berdasarkan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan.
-
Menghadapi gangguan akibat amandemen kontrak, perubahan sistem penggajian, dan pelatihan manajemen selama reklasifikasi.
3. Bagaimana cara membayar kontraktor di Jepang
G-P Contractor™ menghilangkan proses yang berantakan dan memakan waktu untuk merekrut dan membayar kontraktor internasional. Anda dapat membuat dan menerbitkan kontrak dan membayar kontraktor hanya dengan beberapa klik, sambil memastikan proses yang patuh.
Rekrut karyawan dan kontraktor di Jepang dengan G-P
Produk SaaS dan berbasis AIkami – Employer of Record, Contractor, dan Gia – membantu perusahaan dari semua ukuran untuk membangun dan mengelola tim global.
Dengan pengalaman lebih dari satu dekade, tim ahli SDM, hukum, dan kepatuhan terbesar, dan basis pengetahuan kepemilikan global, G-P adalah pemimpin yang diakui dalam pekerjaan global.
Permudah ekspansi Anda ke Jepang dengan G-P. Hubungi kami atau pesan demo hari ini.
