Kepatuhan pekerjaan jarak jauh kini semakin penting dibanding sebelumnya. Sejak awal pandemi, banyak perusahaan telah mengadopsi kebijakan kerja permanen yang mengutamakan jarak jauh yang kemungkinan akan segera menjadi norma. Bahkan, pada 2025, 75 persen dari tenaga kerja akan bekerja dari jarak jauh setidaknya lima hari sebulan.
Meskipun ada beberapa undang-undang yang berlaku untuk pengaturan kerja dari rumah sementara, banyak negara telah mulai memperkenalkan undang-undang seputar pekerjaan jarak jauh.
Berikut adalah beberapa masalah hukum yang harus dipertimbangkan perusahaan saat mereka bekerja untuk menerapkan kebijakan kerja jarak jauh-pertama yang patuh hukum.
Masalah #1: Kelengkapan data (privasi dan keamanan)
Ketersediaan data harus menjadi prioritas utama perusahaan. Saat menangani data sensitif — termasuk informasi klien — sangat penting untuk memastikan privasi dan keamanan informasi yang diakses dan digunakan oleh karyawan. Masalah lainnya adalah ketika data ditransfer secara internasional. Apakah perusahaan Anda mematuhi peraturan Pelindungan Data Umum?
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Tetapkan kebijakan privasi dan keamanan yang mencakup perangkat lunak, perangkat keras, informasi, dan kontrol akses.
- Anjurkan karyawan untuk menggunakan layanan Virtual Private Network (VPN) yang menjaga keamanan penjelajahan web, terutama bagi pekerja jarak jauh yang menggunakan Wi-Fi publik.
- Enkripsikan informasi rahasia.
- Aktifkan otentikasi dua faktor untuk setiap perangkat.
[bctt tweet=”Saat menangani data sensitif — termasuk informasi klien — sangat penting untuk memastikan privasi dan keamanan informasi yang diakses dan digunakan oleh karyawan.”] username="globalpeo"]
Masalah #2: Kelengkapan penggajian
Kepatuhan penggajian adalah tantangan umum yang dihadapi perusahaan ketika mereka memiliki karyawan yang bekerja jarak jauh. Perusahaan harus memahami hukum ketenagakerjaan di setiap negara tempat mereka beroperasi untuk memastikan bahwa mereka membayar karyawan sesuai dengan hukum tersebut.
Apa yang dapat Anda lakukan:
Periksa setiap persyaratan negara bagian atau negara terkait:
- Upah minimum. Upah minimum adalah gaji atau pembayaran terendah yang secara hukum dapat diberikan oleh pengusaha kepada pekerjanya. Besaran upah minimum berbeda-beda dari satu negara ke negara lain — dan dari satu negara bagian ke negara bagian lain di AS — dan, meskipun sebagian besar negara memilikinya, beberapa negara telah memilih untuk tidak menerapkan upah minimum resmi. Oleh karena itu, sangat penting untuk selalu memantau persyaratan upah di negara tempat Anda beroperasi. Perusahaan yang gagal mematuhi persyaratan ini, dapat dikenakan denda dan tuntutan hukum.
- Peraturan tentang lembur dan jam kerja. Meskipun ada standar jam kerja di seluruh dunia, terdapat variasi di berbagai negara. Peraturan ketenagakerjaan setempat menetapkan jam kerja maksimum dan minimum serta lembur bagi karyawan, dan perusahaan wajib mematuhinya.
- Daun. Undang-undang ketenagakerjaan setempat menetapkan skema cuti berbayar mereka sendiri. Cuti liburan di Amerika berbeda dengan di Eropa atau Afrika, begitu pula dengan cuti melahirkan dan cuti menjadi ayah. Tetap berada di atas peraturan ini akan menghindarkan perusahaan dari kewajiban.
- Membayar frekuensi. Frekuensi pembayaran mendefinisikan seberapa sering karyawan harus dibayar (misalnya, mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, bulanan) dan berbeda di setiap negara. Penting untuk selalu mengingat hal ini agar dapat mematuhi peraturan setiap negara dan menghindari masalah kepatuhan.
- Manfaat. Karyawan berhak atas tunjangan wajib tertentu yang diamanatkan oleh undang-undang ketenagakerjaan negara mereka. Meskipun terdapat manfaat dasar seperti jaminan sosial di setiap negara, banyak negara lain telah menetapkan bahwa pemberi kerja juga harus menawarkan tunjangan pengangguran dan pensiun.
- Asuransi. Banyak negara yang mewajibkan asuransi kesehatan, pensiun, dan pengangguran. Hal ini merupakan sesuatu yang harus diingat oleh perusahaan ketika merekrut karyawan di negara-negara tersebut.
- Perpajakan. Beberapa negara memiliki sistem perpajakan yang lebih kompleks dibandingkan negara lain. Memahami sistem ini adalah kunci untuk mematuhi undang-undang dan peraturan pajak.
Temukan para ahli untuk membantu perusahaan Anda tetap mendapatkan informasi terkini tentang hukum dan peraturan setempat.
Edisi #3: Kesehatan dan keselamatan
Melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan menjadi lebih sulit bagi perusahaan sejak beralih ke sistem kerja jarak jauh. Namun, meskipun karyawan tidak bekerja secara fisik di kantor, perusahaan tetap bertanggung jawab untuk menjaga kesehatan dan keselamatan mereka.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Mengidentifikasi potensi bahaya dan menerapkan langkah-langkah untuk mengendalikan dan mengurangi risiko.
- Siapkan sistem untuk melaporkan cedera atau insiden, dan pastikan pekerja tahu cara menggunakannya.
- Berikan pelatihan kesehatan dan keselamatan dan dorong karyawan untuk melakukan tindakan pencegahan yang diperlukan.
- Kesehatan mental juga penting untuk diperhatikan. Pihak perusahaan harus memastikan karyawan mengambil waktu istirahat dan periode relaksasi.
Edisi #4: Peralatan
Penting untuk menyiapkan karyawan dengan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Di beberapa negara, pemberi kerja diwajibkan untuk memberikan penggantian atau tunjangan kepada karyawan untuk biaya yang dikeluarkan saat bekerja dari rumah.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Sediakan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja dari rumah.
- Apabila perusahaan tidak mampu menyediakan peralatan, perlu dibuat kesepakatan dengan karyawan dan mengganti semua biaya yang dikeluarkan.
- Patuhi peraturan daerah setempat yang mengatur pekerjaan jarak jauh yang mewajibkan kompensasi tambahan untuk layanan listrik, telepon, dan internet.
Edisi #5: Kekayaan intelektual
Selain melindungi data sensitif, perusahaan juga harus memprioritaskan perlindungan terhadap karya yang dihasilkan karyawan mereka, termasuk karya cipta, penemuan, dan desain. Perlindungan kekayaan intelektual (KI) internasional merupakan faktor kunci yang perlu dipertimbangkan saat merekrut pekerja jarak jauh.
Apa yang dapat Anda lakukan:
- Daftarkan IP di negara tempat karyawan Anda berada.
- Tambahkan klausul kerahasiaan sebagai bagian dari perjanjian kerja dan pastikan syarat-syaratnya dijelaskan dan dipahami.
Untuk menghindari masalah ini, perusahaan harus menetapkan dan menerapkan kebijakan pekerjaan jarak jauh resmi.
Kebijakan pekerjaan jarak jauh
Sangat penting untuk menetapkan seperangkat aturan dan pedoman untuk mengatur dan mengelola pekerja jarak jauh.
Kebijakan pekerjaan jarak jauh harus mencakup:
- Aturan perusahaan
Bekerja dari rumah tidak membebaskan karyawan dari ketentuan dan kebijakan yang berlaku di tempat kerja. Untuk mencegah kebingungan, sebaiknya hal ini dinyatakan dengan jelas dalam pedoman kerja jarak jauh perusahaan. - Ekspektasi pekerjaan dan kinerja karyawan
Tentukan panduan seputar jadwal, tenggat waktu, laporan, dan tugas. Penting juga untuk menjelaskan bagaimana Anda akan mengukur kinerja dan produktivitas, serta metrik yang penting untuk setiap peran. - Klausul privasi data dan kekayaan intelektual. Pastikan karyawan menandatangani perjanjian kerahasiaan dan memahami pentingnya melindungi informasi perusahaan.
- Kompensasi dan manfaat
Klarifikasi bahwa karyawan berhak atas kompensasi dan tunjangan yang sama seperti di tempat kerja. Perhatikan juga apakah akan ada biaya tambahan untuk biaya listrik atau internet. - Pedoman komunikasi
Pastikan karyawan memahami alat komunikasi yang digunakan TIM Anda. Tetapkan ekspektasi terkait ketersediaan online selama jam kerja dan tekankan pentingnya pengecekan berkala dan pertemuan untuk menjaga komunikasi yang lancar dengan TIM Anda.
Membangun tim jarak jauh di tingkat internasional?
Jika Anda memerlukan bantuan terkait pekerjaan jarak jauh, Globalization Partners dapat membantu. Sebagai Employer of Record, kami mengambil tanggung jawab hukum untuk anggota tim global Anda dan memungkinkan perusahaan Anda untuk dipekerjakan di 187 negara – tanpa entitas yang diperlukan.
Baca Selengkapnya: Apa Itu Employer of Record?