10 elementi essenziali di cui ogni azienda ha bisogno per assumere dipendenti internazionali

Nel 2025, il 84% dei dirigenti ha faticato a trovare talenti qualificati nei propri mercati locali. Sempre più aziende stanno guardando oltre i confini per assumere il talento di cui hanno bisogno. Ma assumere in un nuovo paese può essere scoraggiante.

Ogni paese ha normative sul lavoro, fasce fiscali e requisiti di benefici unici. E cambiano continuamente.

Se porti le assunzioni a livello mondiale, avrai bisogno di una solida preparazione. Esploriamo le cose essenziali che ogni azienda deve assumere per i dipendenti dell'Internazionale.    

10 requisiti per l'assunzione di dipendenti internazionali

Se scegli di istituire una società sussidiaria, questi sono 10 requisiti comuni per assumere dipendenti provenienti da un altro paese:

1. Struttura societaria

Prima di poter assumere dipendenti in un nuovo paese, dovrai costituire un'entità o un partner con un datore di lavoro di record (Employer of Record).

Creare un'entità è complesso. Spesso richiede una documentazione approfondita, ostacoli legali e lunghi tempi di attesa prima di poter iniziare a operare in un nuovo paese.

Lavorare con un Employer of Record è un'alternativa più veloce e semplice. Un Employer of Record impiega legalmente lavoratori per tuo conto, così puoi assumere a livello globale senza creare una persona giuridica. Collaborare con un Employer of Record ti dà accesso a tecnologie all'avanguardia di occupazione globale, oltre a supporto di esperti umani. Ti permette di assumere dipendenti all'estero in pochi giorni e di evitare gli ostacoli legali e burocratici della gestione dell'entità. Gli EOR rendono facile l'occupazione globale gestendo compiti locali di compliance, paghe e risorse umane.

Assumere appaltatori può essere un'altra opzione per le aziende che vogliono assumere su scala internazionale. Gli appaltatori non sono dipendenti, ma offrono flessibilità ed esperienza. Puoi risparmiare sui costi di inserimento assumendo comunque persone con competenze specializzate.  G-P Appaltatore può facilitare l'assunzione e il pagamento degli appaltatori offrendo funzionalità per la gestione delle fatture e la protezione contro errori di classificazione.

2. Registrazione

Se scegli di costituire una tua entità, il passo successivo è registrarti presso le autorità competenti per poter legalmente svolgere attività nel paese. Ogni paese ha esigenze uniche. 

Ad esempio, in Perù, devi registrare il nome della tua azienda presso il Registro Pubblico Peruviano, quindi ottenere un Certificato di Registrazione. In Germania, devi costituire con un notaio. Poi, devi presentare i documenti di registrazione presso il registro commerciale, l'ufficio delle tasse e qualsiasi ente locale di settore pertinente. La Spagna richiede dichiarazioni di antiriciclaggio e antiterrorismo insieme alla documentazione di registrazione.

Per registrare un'azienda, probabilmente dovrai presentare documenti ufficiali, come:

• Certificazione del nome della tua azienda dal registro pubblico

• Una descrizione scritta delle attività di azienda proposte

• Indirizzi della sede legale

• Elenco dei nomi degli stakeholder e dei direttori

• Statuto

• Informazioni del conto bancario

• Prova del pagamento del capitale nell'importo richiesto

La lista dei requisiti varia a seconda della località. Consulta le autorità competenti nel tuo paese di destinazione per saperne di più sui tuoi obblighi di registrazione.

3. Contratti di lavoro conformi

Uno dei requisiti legali più comuni per l'assunzione globale è la redazione di contratti di lavoro locali. Se crei una tua entità, dovrai informarti e familiarizzare con le strutture contrattuali e i requisiti del paese locale.

Gestire questo processo da solo comporta dei rischi. La tua azienda potrebbe essere responsabile per contratti non conformi. L'opzione più sicura è collaborare con un Employer of Record con competenze locali, oppure utilizzare G-P Gia™, la prima agentic intelligenza artificiale soluzione, per generare contratti.

I requisiti contrattuali possono variare notevolmente tra i paesi. Ad esempio, in Germania, bisogna sviluppare localmente una conformità contratto di assunzione per ogni dipendente. Il contratto dovrebbe specificare le seguenti informazioni:

• remunerazione

• Benefici

• Cause di scioglimento del contratto di lavoro

Potresti anche dover redigere contratti nella lingua locale e specificare le informazioni su stipendio e benefici nella valuta locale. In Egitto, le aziende devono creare quattro copie del contratto — una per il datore di lavoro, una per il dipendente, una per l'Ufficio di Assicurazione Sociale e una per l'autorità amministrativa competente (Ministero del Lavoro o le sue direzioni). La legge richiede inoltre che il contratto indichi chiaramente lo stipendio o salario concordato, inclusi il metodo di pagamento e la tempistica.

4. Requisiti per lo scioglimento del contratto di lavoro e fine rapporto

Prima di poter assumere a livello globale, dovrai informarti sui requisiti di in-paese scioglimento del contratto di lavoro e fine rapporto così da poter apportare modifiche personali se necessario.

Molti paesi richiedono ai datori di lavoro di avere motivi ragionevoli per licenziare un dipendente. In alcuni casi, il datore di lavoro potrebbe avere la possibilità di pagare una remunerazione aggiuntiva per terminare legalmente la dipendenza.

Molti paesi richiedono anche periodi di preavviso estesi prima del licenziamento dei dipendenti. La durata di questi periodi di preavviso obbligatorio spesso dipende dal posto o dal tempo del dipendente presso l'azienda.

In Francia, dopo il periodo di prova di un dipendente, il periodo di preavviso varia da 1a3mesi. Tre mesi sono comuni per i manager protetti dai Contratti Collettivi di Lavoro (CBA). In Australia, i periodi di preavviso aumentano con gli anni di servizio. I dipendenti che hanno lavorato per un'azienda da meno di un anno hanno diritto a un preavviso di una settimana.

5. Stipendio standard, bonus e benefici

Prenditi del tempo per familiarizzare con i salari e i benefit standard delle posizioni che stai occupando. 

Conoscere il minimo salariale nel tuo nuovo paese è un ottimo punto di partenza. In molti paesi, i bonus del13mese sono consuetudini, mentre in altri sono un obbligo statutario. La Germania, ad esempio, non impone questi bonus. Tuttavia, la legge nelle Filippine richiede 13bonus del mese e molti datori di lavoro scelgono di concedere 14bonus del mese a dicembre.

In molti paesi, i datori di lavoro devono fornire congedo retribuito per malattia, congedo di maternità e paternità, ferie retribuite e ferie retribuite. In Israele, i dipendenti ricevono 16 a 28 giorni di ferie retribuite all'anno (giorni di calendario). Ricevono anche quantità variabili di congedo retribuito per malattia, a seconda del settore, e congedo di maternità e paternità.

In alcuni casi, potresti dover fornire un'assicurazione medica. I dipendenti in certi paesi ricevono la loro assicurazione medica da un programma nazionale, al quale la tua azienda probabilmente contribuirà. Anche se esiste un servizio sanitario nazionale, la tua azienda potrebbe voler offrire un'assicurazione supplementare per garantire ai dipendenti una copertura sanitaria completa.

6. Condizioni di lavoro standard e requisiti di contratto collettivo

Familiarizza con gli aspetti standard del lavoro, come orari di lavoro, straordinari e politiche di congedo retribuito. Nei Paesi Bassi, ad esempio, l'orario di lavoro standard è 36-40 ore a settimana, ma molti arrivano a 48 ore. Il diritto del lavoro limita le ore lavorative a 60 ore a settimana e 12 ore per turno.

In alcuni paesi, alcune industrie hanno accordi collettivi che regolano orari e condizioni di lavoro in modo più severo rispetto al governo. Assicurati di verificare se il tuo settore prevede requisiti contratto collettivo e come influenzeranno le politiche del tuo posto di lavoro. Inoltre, i lavoratori da remoto spesso richiedono strategie di gestione diverse per integrarsi efficacemente nella tua organizzazione.

7. Ritenute e contributi in busta paga

In molti paesi, la tua azienda dovrà contribuire con una percentuale dello stipendio di ciascun dipendente a vari fondi di previdenza sociale, come:

• Pensioni pensionistiche

• Programmi sanitari

• Fondi remunerazione dei dipendenti

• Fondi di disoccupazione

• Benefici per disabilità

I contributi variano significativamente da paese a paese. In Indonesia, i contributi al salario ai programmi di previdenza sociale per l'assistenza sanitaria costituiscono circa il 5% degli stipendi, e il datore di lavoro e il dipendente suddividono equamente i contributi. In Francia, i contributi del datore di lavoro alla previdenza sociale possono arrivare fino al 45% dello stipendio del dipendente.

8. Personale legale e risorse umane

Una volta che hai sistemato la documentazione legale, puoi iniziare i processi di selezione e assunzione. Il supporto globale all'occupazione può fare la differenza nell'attrarre e gestire nuovi dipendenti. 

Se lavori con un datore di lavoro di registrazione, non dovrai preoccuparti della conformità. Il datore di lavoro di Record si occupa della maggior parte del lavoro umano di Risorse umane per te. Con G-P Employer of Record, puoi inserire e gestire talento in paesi 180+ in modo rapido e conforme. Garantiamo la conformità alle leggi e ai regolamenti locali, così non è necessario che tu sia obbligato.

Agenti artificiali di intelligenza come Gia possono collaborare con G-P Employer of Record per fornire indicazioni normative in tempo reale e creare documenti di conformità legali in lingue 50+. 

Puoi facilmente orientarti tra le sfumature e le complessità della legge con G-P Employer of Record. Avrai accesso a esperti legali e di risorse umane 24 ore su 24, che potranno guidarti sui requisiti normativi e ridurre al minimo i rischi.

9. Strategia di reclutamento locale

Avrai anche bisogno di strategie di reclutamento nel tuo nuovo paese. I candidati in certi paesi potrebbero essere abituati a conoscere posizioni aperte tramite le loro connessioni sociali, cercando siti web specifici o partecipando a fiere del lavoro o convegni. Vorrai lavorare a stretto contatto con i tuoi contatti locali per determinare quali strategie pubblicitarie e di reclutamento funzioneranno meglio nella tua destinazione.

Sia la tua azienda che i potenziali assunti cercano la soluzione giusta — hai bisogno di talento e di conoscenza locale, e loro hanno bisogno di un'azienda che corrisponda ai loro valori e obiettivi. Lavorare a stretto contatto con esperti di Employer of Record ti aiuta a assumere dipendenti qualificati e a garantire un rapporto di lavoro reciprocamente vantaggioso.

10. inserimento

Una volta trovato la persona giusta per il ruolo, puoi iniziare il processo di inserimento in azienda. Assicurati di completare questi compiti essenziali:

• Raccogliere ed elaborare le informazioni legali necessarie.

• Aggiungi dipendenti al tuo libro paga.

• Determina le ritenute richieste.

• Predisporre i benefici necessari.

• Presenta ai dipendenti la cultura della tua azienda.

• Forma i dipendenti sulle loro nuove responsabilità lavorative.

Se lavori con un Employer of Record come G-P™, non dovrai preoccuparti dell'onere amministrativo dell'inserimento. Semplificheremo il processo, così potrai concentrarti sulla formazione dei potenziali candidati e sull'integrazione nella cultura aziendale.

Documenti chiave necessari per assumere dipendenti globali

Quando assumi dipendenti internazionali, dovrai preparare diversi documenti per rimanere conformi:

• Contratti di lavoro: I contratti dei dipendenti dovrebbero descrivere chiaramente le responsabilità lavorative, lo stipendio, i benefit, gli orari di lavoro e lo scioglimento del contratto di lavoro conditions. Devono inoltre rispettare le leggi sul lavoro e sull'occupazione del paese del dipendente.

• Permessi di lavoro e visti: Per i dipendenti dell'Internazionale, sono obbligatori permessi di lavoro o visti validi. Questi documenti autorizzano il dipendente a lavorare legalmente nel paese ospitante e sono tipicamente basati sulla nazionalità e sul ruolo lavorativo del dipendente.

• Numeri di identificazione fiscale: I dipendenti necessitano di numeri di identificazione fiscale per la trattenuta fiscale e per la conformità alle normative fiscali locali.

• Sicurezza sociale e registrazione assicurativa: Molti paesi richiedono che i dipendenti siano registrati presso il sistema nazionale di previdenza sociale o presso i sistemi assicurativi privati. Questa documentazione garantisce l'accesso ai benefici e la conformità legale.

• Informazioni su busta paga e bancarie: Per elaborare i pagamenti degli stipendi e mantenere i dati delle buste paga, i datori di lavoro hanno bisogno di dati accurati sulle buste paga e bancari dei dipendenti.

• Manuali e politiche del dipendente: I manuali e le politiche del dipendente illustrano le regole aziendali e il comportamento sul posto di lavoro. Gia può redigere politiche per tuo conto per diversi paesi e tradurle nelle lingue locali.

• Documenti regionali specifici: Avrai bisogno di documenti aggiuntivi dai dipendenti, a seconda del paese. Questi possono includere certificati di visita medica, lettere di offerta o certificati civili, come certificati di matrimonio o nascita.

Semplifica le assunzioni a livello globale

Sebbene le assunzioni internazionali richiedano maggiore diligenza e tempi più lunghi rispetto a quelle nazionali, puoi semplificare il processo seguendo:

1. Collaborare con un datore di lavoro ufficiale: Un Employer of Record può gestire la conformità locale, le buste paga e le risorse umane, così puoi assumere in nuovi paesi senza il tempo e i costi di creare un'entità.

2. Centralizzare le assunzioni globali con la tecnologia:  Usa un Employer of Record di alto livello per gestire inserimento, documentazione e gestione delle buste paga in un unico posto. Un Employer of Record riduce costi, complessità e rischi dell'impiego globale grazie a un'esperienza di inserimento fluida e a funzionalità innovative della piattaforma.

3. Creazione di checklist di conformità specifiche per paese: Sviluppa checklist dettagliate per ogni paese per soddisfare tutti i requisiti legali, fiscali e documentali.

4. Automazione dell'amministrazione delle buste paga e dei benefit: Implementare sistemi automatizzati per gestire buste paga, trattenute e benefici statutari secondo le leggi locali.

5. Coinvolgere esperti locali per le linee guida normative: Consulta professionisti legali e risorse umane in-paese per rimanere aggiornati con le normative in evoluzione ed evitare problemi di conformità. Puoi utilizzare le capacità artificiali avanzate di intelligenza di Giaper accedere immediatamente alla guida Risorse umane selezionata da esperti. Gia ti fornisce informazioni aggiornate sulle leggi e regolamenti locali, così puoi affrontare le complessità della conformità internazionale.

6. Offrire benefici competitivi: Ricerca e offri pacchetti di benefit che siano in linea con le aspettative locali per attrarre e trattenere i migliori talenti.

7. Dare priorità alla sicurezza e alla privacy dei dati: Assicurarsi che tutti i processi e i sistemi di Risorse umane rispettino gli standard internazionali di privacy dei dati per proteggere le informazioni dipendenti.

Puoi anche migliorare il modo in cui assumi i dipendenti internazionali facendo ricerche sul paese di tuo interesse. Inizia informandoti di:

• remunerazione

• Bonus e benefici statutari

• Condizioni di lavoro standard e requisiti di conformità

• Ritenute e contributi in busta paga

• Requisiti per lo scioglimento del contratto di lavoro e fine rapporto

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La gestione delle buste paga, il calcolo delle ritenute e la garanzia della conformità normativa possono distogliere l'attenzione da questioni aziendali più importanti. Come Employer of Record globale, G-P assume queste responsabilità affinché tu possa concentrarti su iniziative strategiche e costruire la tua team.

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