Mentre espandi la tua azienda in Polonia, costruirai team di dipendenti dedicati che ti aiuteranno a portare avanti le pratiche aziendali quotidiane. Questi team costituiscono la spina dorsale delle tue operazioni, lavorando costantemente per aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi. Il numero di dipendenti polacchi è aumentato costantemente negli ultimi due decenni, da 9.9 milioni in 2003 a 13 milioni in 2020. I lavoratori autonomi e i collaboratori aggiungono ogni anno altri 3 milioni di persone alla manodopera.
Se la tua azienda lavora con appaltatori oltre che con dipendenti, dovrai svolgere alcune responsabilità essenziali. Il primo è assicurarsi di classificare correttamente i tuoi appaltatori, informandoti sulla legge per determinare quali criteri qualificano i lavoratori come appaltatori. Una volta stabilito un rapporto con i tuoi collaboratori, dovrai anche sapere il modo corretto di pagarli, poiché i processi standard di gestione delle buste paga che utilizzi per i tuoi dipendenti non si applichanno. Pagare correttamente i tuoi appaltatori aiuta a garantire un rapporto di lavoro armonioso e duraturo che permetta al tuo nuovo team polacco di prosperare. Fortunatamente, pagare un lavoratore polacco per contratto è relativamente semplice una volta che si sa come devono funzionare questi pagamenti.
Qual è la differenza tra dipendenti e lavoratori autonomi?
Le differenze tra assumere un dipendente e lavorare con un lavoratore a contratto riguardano principalmente stipendi e tasse. Quando la tua azienda assume dipendenti, sei responsabile delle tasse tratttenuta sui salari e dei contributi di previdenza sociale dai loro stipendi e del pagamento delle tasse da datore di lavoro ai fondi pubblici di previdenza sociale. Di solito offri anche benefici come vacanze, piani pensionistici e giorni liberi retribuiti. D'altra parte, quando collabori con lavoratori autonomi, non trattieni né paghi tasse o contributi alla previdenza sociale, né fornisci benefici legati all'impiego ai collaboratori.
Inoltre, le leggi polacche sul lavoro si applicano ai dipendenti ma generalmente non si applicano agli appaltatori. Ad esempio, gli appaltatori sono probabilmente esentati dalle leggi sugli straordinari e sui minimi salariali.
In generale, anche se non sempre, i lavoratori autonomi possono ottenere una paga molto più alta rispetto ai dipendenti, in parte per compensare il fatto che devono pagare le proprie tasse sul lavoro e rinunciare all'assicurazione medica fornita dal datore di lavoro, ai giorni liberi pagati, pensioni pensionistici e ad altri benefici.
Criteri per classificare dipendenti vs. appaltatori
Come nella maggior parte dei paesi, la Polonia ha requisiti rigorosi che determinano se un'azienda può classificare i lavoratori come dipendenti o appaltatori. Questi generalmente riguardano quanto controllo l'azienda ha sul lavoro, come cosa fanno i lavoratori e come lo fanno, così come come vengono pagati, chi fornisce le forniture e se l'azienda offre qualche beneficio.
Cosa significano questi criteri nella pratica? Generalmente, significano che i dipendenti lavorano a tempo pieno o part-time per un'unica azienda, ricevono istruzione e gestione da quell'azienda, lavorano orari a settimana dettati dal datore di lavoro, fanno parte dello stipendio del datore di lavoro e ricevono i benefici lavorativi richiesti. D'altra parte, i lavoratori autonomi operano su base di progetto o gara, gestiscono il proprio lavoro e il proprio tempo, non fanno parte delle buste paga dell'azienda, pagano le tasse da soli e spesso lavorano per più clienti su progetti specifici. Gli appaltatori di solito inviano fatture per i lavori completati invece di ricevere stipendi, e pagano autonomamente le tasse e i contributi alla previdenza sociale.
In altre parole, i collaboratori sono lavoratori autonomi, mentre i dipendenti lavorano direttamente per l'azienda. Gli appaltatori hanno tipicamente un ampio portafoglio di clienti, e la tua azienda è solo uno di questi.
Queste distinzioni tra dipendenti e lavoratori autonomi esistono per impedire alle aziende di approfittare dei loro lavoratori trattandoli come dipendenti ma classificandoli come collaboratori per evitare di fornire i benefici necessari e aggiuntivi.
Perché le aziende dovrebbero classificare e pagare attentamente i loro appaltatori
Se la tua azienda lavora con lavoratori autonomi, non fornirai loro benefici, non pagherai tasse sul lavoro né contribuirai a programmi sociali per loro conto. Le restrizioni orarie che si applicano ai tuoi dipendenti non si applicheranno ai tuoi appaltatori, quindi possono fare straordinari senza avere diritto a un compenso per gli straordinari. Questo accordo è molto favorevole a molti datori di lavoro, semplificando la logistica e riducendo le spese.
In alcuni casi, le aziende classificano erroneamente i dipendenti come lavoratori autonomi. Classificare male i lavoratori in questo modo comporta rischi seri. Se i tribunali stabiliscono che i lavoratori classificati come appaltatori sono dipendenti, l'azienda può essere responsabile di anni di tasse arretrate e di pagamenti arretrati per straordinari e giorni liberi pagati. Queste spese accumulate possono compromettere un budget operativo e generare importanti sfide legali e logistiche.
Tuttavia, in molti casi, il lavoro che un'azienda deve aver svolto è davvero un lavoro a contratto, e collaborare con lavoratori autonomi ha più senso. Pertanto, la tua azienda dovrà sapere come assumere e pagare gli appaltatori in conformità con la legge.
Assunzione di un lavoratore indipendente a contratto in Polonia
Come in molte parti del mondo, anche in Polonia il lavoro a contratto è in aumento, soprattutto in alcuni settori. Nei settori come l'informatica e il lavoro a chiamata, le relazioni lavorative spesso richiedono contratti tra aziende piuttosto che contratti di lavoro tradizionali.
In Polonia, mentre i dipendenti tradizionali hanno contratti e tutele codice del lavoro secondo la legge sul lavoro polacca, gli appaltatori hanno contratti business-to-business noti come accordi di diritto civile. Secondo accordi di diritto civile, i lavoratori agiscono come appaltatori o freelance. I contratti coinvolgono i lavoratori per svolgere compiti specifici e operano al di fuori delle leggi sul lavoro che generalmente si applicano ai dipendenti polacchi.
In Polonia, i criteri specificati nel codice del lavoro sono utili per determinare se un lavoratore a contratto o un dipendente. Il codice del lavoro polacco stabilisce diversi criteri che le aziende dovrebbero utilizzare per differenziare i propri appaltatori dai dipendenti. I lavoratori sono generalmente dipendenti piuttosto che appaltatori se soddisfano questi criteri:
- Svolgono un lavoro di un tipo specifico.
- Svolgono questo lavoro sotto la supervisione diretta del datore di lavoro.
- Svolgono il lavoro nel luogo e nell'orario stabiliti dal datore di lavoro.
- Il rapporto di lavoro è relativamente continuo.
D'altra parte, i lavoratori che svolgono il loro lavoro con una supervisione diretta minima da parte del datore di lavoro, scelgono quando e dove lavorare e si occupano di una serie di progetti a breve termine a loro scelta hanno maggiori probabilità di essere classificati come appaltatori.
Requisiti che regolano il lavoratore a contratto pay in Polonia
La legge polacca non prevede molti requisiti su come le aziende debbano pagare i loro appaltatori. Per confronto, consideriamo i requisiti che regolano la remunerazione indipendente.
In Polonia, i lavoratori hanno diritto a ricevere una retribuzione, benefici e tutele specifiche secondo le leggi polacche sul lavoro. Dovrebbero lavorare solo otto ore al giorno, 40 ore a settimana. Possono lavorare straordinari oltre tali ore, anche se il datore di lavoro deve approvare gli straordinari, e gli straordinari non possono superare le 150 ore all'anno. I datori di lavoro devono compensare i dipendenti per le ore straordinarie con 150 fino al 200 percento della retribuzione standard dei dipendenti o giorni liberi aggiuntivi. I dipendenti devono inoltre ricevere uno stipendio minimo di almeno PLNzł18.30 all'ora o PLNzł2,800 al mese.
Inoltre, i dipendenti in Polonia devono ricevere 20 a 26 giorni di ferie retribuite, a seconda di quanto tempo hanno trascorso impiegati o a scuola. Il tempo di congedo retribuito include anche quattro giorni di malattia che i dipendenti possono utilizzare secondo necessità, e i dipendenti hanno diritto a fino a 33 giorni di congedo per malattia retribuito se hanno un certificato medico. I dipendenti devono inoltre ricevere 13 giorni festivi retribuiti e congedo di maternità o paternità per la nascita di un bambino.
Se un'azienda in Polonia desidera licenziare i dipendenti, questi devono ricevere un preavviso e una multa di rapporto. Se il contratto è indefinito, la decisione richiede motivi per lo scioglimento del contratto di lavoro che reggerebbe in tribunale del lavoro. Il periodo di preavviso dipende dal tipo di contratto e dalla durata del servizio dei dipendenti. L'indennità di licenziamento dipende tipicamente anche dalla durata del mandato dei dipendenti presso l'azienda.
Inoltre, le aziende in Polonia devono versare al Istituto Nazionale di Assicurazione Sociale (ZUS) per conto dei propri dipendenti. Il datore di lavoro può effettuare pagamenti pari a un massimo di 2214 percento dello stipendio lordo di ciascun dipendente. Al contrario, i dipendenti stessi pagano solo circa il 14 percento della loro retribuzione lorda.
La maggior parte di questi requisiti si applica solo ai dipendenti. I rapporti con l'appaltatore non sono vincolati dalla maggior parte delle leggi sul lavoro e non hanno diritto a ricevere benefici ZUS, giorni liberi retribuiti o un periodo di preavviso prima dello scioglimento del contratto di lavoro.
In passato, molti lavoratori autonomi guadagnavano anche significativamente sotto lo stipendio minimo. Tuttavia, una 2017 modifica legale specifica che il minimo salariale per i dipendenti della Polonia si applica anche ai collaboratori. Lo scopo di questa legge è proteggere i lavoratori autonomi dallo sfruttamento, assicurando che le aziende non classifichino erroneamente i propri dipendenti come collaboratori solo per risparmiare sui salari pagati.
Pratiche fiscali per l'assunzione di collaboratori esterni in Polonia
Quando lavori con lavoratori autonomi in Polonia, non li aggiungerai alla tua busta paga né pagherai le tasse sul salario. Tuttavia, potresti voler conoscere i dettagli della legge fiscale per comprendere le responsabilità fiscali dei tuoi appaltatori.
Contributi previdenza sociale
La maggior parte dei lavoratori autonomi deve contribuire a ZUS, anche se i loro datori di lavoro non sono responsabili di contribuire per loro conto. I contributi sono destinati all'assicurazione pensionistica, pensione invalida, assicurazione medica e talvolta all'assicurazione per infortuni sul lavoro. I contributi all'assicurazione sanitaria sono a carico del lavoratore a contratto. Gli studenti più giovani di 26 non devono contribuire ai fondi obbligatori di assicurazione sociale o assicurazione medica. Se i lavoratori autonomi effettuano contributi ZUS dipende dall'accordo specifico di diritto civile che hanno.
Quando costruisci team internazionali in Polonia, tieni presente che pagherai ai tuoi appaltatori la loro remunerazione completa senza alcuna trattenuta del loro compenso per i contributi ZUS. La tua organizzazione inoltre non pagherà tasse sul lavoro salariale a ZUS per conto dei tuoi appaltatori.
Imposta sul reddito
In Polonia, appaltatori e dipendenti calcolano la loro imposta sul reddito in modo diverso. L'imposta sul reddito polacca si applica solo ai dipendenti e ai collaboratori che hanno 26 anni o più, a meno che non guadagnino PLNzł85,528 o più all'anno, il che equivale a circa23165 o circa19005 I dipendenti polacchi sotto 26 con redditi fino a PLNzł85528 pagare un'aliquota di imposta del 17 percento. Coloro i cui redditi superano tale soglia sono soggetti a una quota di imposta del 32 percento. Al contrario, gli appaltatori pagano un'aliquota di imposta fissa del 19 percento.
Modalità di pagamento dei fornitori in Polonia
Determinare il modo migliore per pagare i dipendenti e i collaboratori internazionali è spesso una sfida. Lavorando con lavoratori autonomi, dovrai avere un processo consolidato per pagarli correttamente e puntualmente. Ecco alcuni formati di pagamento comuni e se sono appropriati per pagare i tuoi lavoratori autonomi.
- Servizi di gestione paghe: Con gli appaltatori, non effettuerai pagamenti tramite la busta paga perché i tuoi collaboratori non fanno parte della tua busta paga. Solo i tuoi dipendenti fanno parte della tua busta paga, dove rimuovi le ritenute richieste dagli stipendi e paghi le tasse sul lavoro necessarie. Invece di elaborare i pagamenti lavoratore a contratto tramite la tua busta paga, fai inviare ai tuoi appaltatori fatture per i loro lavori e processare i pagamenti tramite il reparto contabilità da pagare. Tuttavia, alcune società di servizi di gestione paghe hanno strutture che ti permettono di pagare i tuoi lavoratori autonomi utilizzando i loro servizi. Questi servizi possono essere costosi e non sempre supportano le operazioni globali.
- Banche: La tua azienda potrebbe considerare di collaborare con una banca per pagare i lavoratori autonomi. Tuttavia, alcune banche polacche potrebbero non collaborare con un'azienda che non è ufficialmente registrata in Polonia, e la documentazione e i requisiti associati all'apertura di un conto bancario potrebbero rendere questa opzione impraticabile.
- Servizi di trasferimento denaro: I servizi di trasferimento di denaro permettono alla tua azienda di inviare fondi ai conti bancari dei tuoi appaltatori. Se hai aperto una società sussidiaria in Polonia, avrai già un conto bancario da cui trasferire fondi tramite il reparto conti da pagare. Questo processo è un'ottima opzione per pagare gli appaltatori in Polonia perché è relativamente rapido e conveniente, permettendoti di ridurre i ritardi e mantenere un buon rapporto di lavoro con i tuoi lavoratori autonomi. I servizi di trasferimento di denaro spesso offrono anche diverse opzioni di metodo di trasferimento, limiti elevati di trasferimento e una sicurezza affidabile. Tuttavia, tieni presente che probabilmente incorrerai in commissioni di trasferimento di valuta se paghi gli appaltatori in valuta diversa dalla złoty polacca. Queste commissioni sono generalmente percentuali, quindi trasferimenti grandi potrebbero costarti di più.
- Lavorare con un partner di assunzione: Se lavori con un partner di assunzione, spesso semplifichi significativamente i processi di pagamento contratto del tuo lavoratore a contratto. Un partner affidabile può aiutarti ad assumere i tuoi appaltatori legalmente e a pagarli rapidamente, con precisione, nella valuta locale e in modo che rispetti le normative polacche.
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