Perché avviare un'attività in Germania? Il Paese offre molti vantaggi economici e legati al personale. La sua posizione centralizzata, l'enorme economia e l'elevata qualità della vita offrono numerosi vantaggi aziendali, tra cui una vasta popolazione di potenziali clienti, un fuso orario favorevole alle imprese globali, un elevato prodotto interno lordo pro capite — USD 47,446 al 2019 — e una forza lavoro qualificata e istruita. Se la tua azienda può trarre vantaggio da questi vantaggi, troverai eccellenti opportunità di crescita e profitto in Germania.
Se stai pensando di espandere la tua attività in Germania, uno dei primi passi è registrarti formalmente. La registrazione di un'azienda in Germania può essere complicata e richiedere molto tempo, quindi fai le tue ricerche prima di iniziare il processo.
Come espandere un'azienda in Germania
Quando la tua azienda è pronta per espandersi, hai due opzioni di base: creare una società sussidiaria o lavorare con un Employer of Record (EOR). La collaborazione con un Employer of Record spesso rende il processo più semplice e facile, anche se le aziende che hanno già familiarità con le società sussidiarie possono scegliere questa opzione tradizionale.
Per iniziare con un'espansione tradizionale con una società sussidiaria, la tua azienda deve raccogliere informazioni essenziali su argomenti come il costo della vita, le tasse e i contributi previdenziali che devi versare in Germania. Dovresti anche informarti su cosa ti serve per assumere, inclusi i seguenti:
- Requisiti contrattuali
- legge sul lavoro
- Stipendi tipici
- Politiche di giorni liberi retribuiti
- Benefici
- Restrizioni alla cessazione
- Requisiti del contratto collettivo (CBA)
Le buste paga in Germania possono essere particolarmente complesse: la tua azienda non può limitarsi a depositare fondi nei conti bancari dei tuoi nuovi dipendenti. Dovresti fare ricerche su tasse e ritenute alla fonte per vari programmi di previdenza sociale e dovrai assicurarti di pagare queste somme in tempo per mantenere la conformità legale della tua azienda.
Prima di completare tutte queste attività, però, devi incorporare la tua attività e considerare il costo della registrazione di un'azienda in Germania. Questi passaggi sono essenziali per consentire alla tua società sussidiaria di operare legalmente nel Paese.
Quali sono i requisiti per la costituzione di un'impresa in Germania?
La registrazione di un'azienda straniera in Germania può essere un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Ecco alcuni passaggi che la tua azienda dovrà completare:
1. Una struttura societaria
Per quanto riguarda la creazione di una società in Germania, la tua azienda ha alcune opzioni su come incorporare:
- Azienda commerciale aperta: la costituzione come azienda commerciale aperta, o Offene Handelsgesellschaft (OHG), è spesso un'opzione interessante per i commercianti all'ingrosso. In quanto azienda commerciale aperta, la tua attività richiederebbe un accordo formale di partnership e una registrazione nel registro di commercio. Non sarebbe necessario conferire un capitale minimo, quindi gli azionisti non sarebbero responsabili con il loro patrimonio privato per debiti o bancarotta.
- Società in accomandita (limited partnership): Una società in accomandita società, nota in Germania come Kommanditgesellschaft (KG), richiede capitale. Come un'azienda commerciale aperta, richiede un accordo di partnership formale e una registrazione nel registro di commercio tedesco. Il contratto tra i partner determina la distribuzione degli utili e delle perdite e il fondatore deve presentare un rapporto di tali profitti e perdite all'ufficio delle imposte locale ogni anno. Se l'azienda fallisce o contrae debiti, i proprietari sono responsabili con i loro beni privati, ma la responsabilità dei soci limitati si estende solo al loro investimento.
- Piccola società per azioni: la costituzione come piccola società per azioni, o Aktiengesellschaft (AG), è possibile, ma più rara in Germania. Questa struttura è più complessa da configurare rispetto alle alternative, sebbene richieda un solo azionista. Per costituirsi come piccola società per azioni, un'azienda deve avere fondatori dedicati che possano contribuire con ingenti somme di capitale, di solito almeno 50,000 euro, e poi rilevare tutte le azioni dell'azienda. L'azienda deve inoltre formare un consiglio di sorveglianza, ottenere la certificazione notarile e ottenere la registrazione nel registro commerciale.
- Società privata a responsabilità limitata: la versione tedesca di una società a responsabilità limitata è la Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). È probabile che questo tipo di azienda sia più familiare alle aziende americane, britanniche, svizzere e austriache, anche se potrebbero utilizzarlo anche aziende di altri paesi. A differenza delle altre opzioni in questo elenco, la registrazione di una GmbH in Germania è finanziariamente separata dalle persone che la gestiscono e gli eventuali profitti vanno direttamente all'azienda dopo aver pagato le tasse necessarie. La costituzione di questo tipo di azienda richiede un investimento di 25,000 euro in capitale azionario, metà del quale i fondatori devono versare prima della registrazione.
- Società imprenditoriale a responsabilità limitata: questo tipo di società, nota in Germania come Unternehmergesellschaft (UG), è un particolare tipo di GmbH che richiede solo 1 euro di capitale azionario. È ideale per i fondatori che non desiderano contribuire con molto capitale in anticipo.
2. Un nome aziendale univoco
Assicurati di non utilizzare nomi di aziende tedesche preesistenti per la tua nuova filiale. Controlla il registro delle imprese tedesco, o Handelsregister, per assicurarti che il nome dell'azienda che hai proposto non sia già in uso.
Se è in uso, dovrai cambiarlo prima di poter presentare documenti ufficiali.
3. Un chiaro obiettivo dell'azienda
La legge tedesca richiede che tu indichi un obiettivo ufficiale, o Unternehmensgegenstand, per la tua azienda al momento della registrazione. Questo obiettivo dovrebbe includere lo scopo della tua azienda e le attività che intraprenderai. L'obiettivo è legalmente vincolante, quindi ti consigliamo di considerare attentamente gli obiettivi e le attività della tua azienda prima di finalizzare una dichiarazione ufficiale. Dovresti includere anche l'obiettivo della tua azienda nel tuo statuto.
La Camera di Commercio e Industria tedesca di solito controlla gratuitamente il nome e l'obiettivo della tua azienda. Vale la pena approfittare di questo servizio per acquisire fiducia nelle tue proposte.
4. Statuto e elenco degli azionisti
La tua azienda deve redigere lo statuto ufficiale prima che tu possa registrarti formalmente. Puoi utilizzare un modello standard per mettere insieme questi articoli, creare la tua dichiarazione di registrazione e definire lo statuto dell'azienda. Oppure, puoi scrivere i tuoi statuti da zero, se preferisci.
Devi anche compilare un elenco degli azionisti della tua filiale aziendale. Dovrai presentare formalmente questa lista durante la registrazione, quindi assicurati che sia completa e accurata.
Se i tuoi azionisti e amministratori non sono cittadini tedeschi o dell'Unione europea (UE), richiederanno una documentazione completa. Un notaio locale dovrà confermare l'esistenza e l'adeguata rappresentanza della tua azienda, e anche le autorità statali devono firmare. Se i tuoi amministratori non sono cittadini naturalizzati della Germania, potrebbero dover fornire la prova della residenza permanente o un visto a entrate multiple.
Poiché questi requisiti sono legalmente complicati, la tua azienda potrebbe invece rivolgersi ai servizi di un Employer of Record esperto. Un Employer of Record avrà già una presenza commerciale in Germania, quindi puoi evitare i complessi requisiti aziendali tedeschi e iniziare subito ad assumere.
5. Infortuni
La tua azienda dovrà probabilmente acquistare un'assicurazione e, per una maggiore tranquillità, probabilmente vorrai stipulare un'assicurazione aggiuntiva oltre a quella obbligatoria. Potresti aver bisogno di assicurazione aziendale, assicurazione sul personale, assicurazione per edifici e contenuti, assicurazione di responsabilità civile pubblica o altri tipi di copertura.
Come registrare la tua azienda in Germania
Poiché il processo di registrazione dell'azienda in Germania è complesso, è importante seguire questi passaggi:
1. Vai da un notaio per incorporare la tua filiale.
Il primo passo è riunire i tuoi azionisti e recarsi presso uno studio notarile. Assicurati di portare con te i documenti identificativi e necessari, come lo statuto, la lista degli azionisti e l'obiettivo aziendale.
Se la tua azienda può collaborare con un notaio per pagare le tue spese, potresti risparmiare tempo. Essere responsabili personalmente delle spese causerà un ritardo — dovrai aspettare di ricevere una fattura per posta e non riceverai la patente finché non l'avrai pagata. Tuttavia, il notaio con cui lavori potrebbe garantire il pagamento, specialmente se depositi i fondi in contanti presso l'ufficio del notaio.
2. Apri un conto in banca tedesca.
La tua azienda richiede un conto bancario tedesco per le sue transazioni commerciali, salariali e fiscali all'interno del Paese. Avere un conto bancario tedesco ti permette di dichiarare formalmente la tua attività e iniziare a pagare le tasse.
Se la tua azienda ha già un conto bancario europeo in un altro Paese, potresti essere in grado di utilizzare quel conto per le operazioni commerciali in Germania. Se scegli questa configurazione, il conto deve supportare i trasferimenti dell'Area Unica di Pagamenti in Euro (SEPA).
Tieni presente che molte banche tedesche non forniscono servizi ai fondatori di azienda che non sono cittadini tedeschi o dell'UE. La tua azienda potrebbe voler modificare di conseguenza l'elenco dei fondatori o rivolgersi a partner esterni in grado di fornire assistenza.
Non appena hai un conto in banca, puoi depositare il capitale azionario, o Stammkapital, sul conto in contanti o tramite bonifico bancario. Dovrai poi inviare una copia della ricevuta di deposito al notaio come conferma e pagare la fattura notarile.
3. Affidati ai servizi di consulenti fiscali qualificati.
Lavorare con consulenti fiscali qualificati è utile perché possono aiutarti a superare le difficili sfumature fiscali locali e la partnership offre ulteriori vantaggi durante il processo di registrazione della tua azienda. I tuoi consulenti fiscali potrebbero occuparsi di parte del lavoro di registrazione per te, risparmiandoti tempo e lavoro mentale. I buoni consulenti fiscali possono anche essere determinanti per aiutarti a compilare il necessario questionario dell'ufficio fiscale, ovvero Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Potresti conferire una procura ai tuoi consulenti fiscali in modo che possano prendere decisioni in materia fiscale per conto della tua azienda.
4. Presenta la registrazione commerciale e ottieni una licenza commerciale.
Il passo successivo è inviare la registrazione commerciale al tuo ufficio locale di commersione, il Gewerbeamt, e ottenere la licenza conosciuta in Germania come Gewerbeschein. Questa licenza commerciale consente alla tua azienda di iniziare a operare nel Paese.
La tua azienda può probabilmente richiedere questa licenza commerciale online, oppure puoi rivolgerti all'ufficio delle forze dell'ordine pubblico, l'Ordnungsamt.
5. Registra la tua azienda nel registro delle imprese.
Il passo successivo nella registrazione delle aziende tedesche è depositare i documenti di registrazione presso il registro delle imprese, o Handelsregister, nella tua sede. In questo modo stabilirai legalmente la tua azienda e ne proteggerai il nome.
Per registrarsi all'Handelsregister, la tua azienda deve fornire un contratto aziendale autenticato. Probabilmente dovrai anche pagare una quota di qualche centinaio di euro.
6. Registra la tua azienda presso l'ufficio delle imposte.
Dopo aver ottenuto gli account e le licenze necessari e aver compilato i documenti preliminari necessari, puoi registrare la tua azienda in Germania. Per farlo, devi recarti all'ufficio delle tasse, il Finanzamt, per compilare la documentazione ufficiale di registrazione, oppure puoi inviare la documentazione compilata per posta. Potresti anche dover mostrare la ricevuta del registro commerciale.
La documentazione di registrazione, ufficialmente nota come Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, è lunga e complessa. Per risparmiare tempo e garantire l'accuratezza, molte aziende richiedono l'aiuto dei propri partner fiscali in questa fase, se non prima.
7. Registrati presso gli enti di categoria locali.
Una volta che la tua azienda sarà ufficialmente registrata in Germania, potresti voler registrarti anche presso gli enti governativi locali. Informati sulle organizzazioni rilevanti nella tua zona, inclusa la Camera di Industria e Commercio locale o la Camera dei Mestieri Specializzati.
Ti consigliamo anche di iscriverti all'organizzazione professionale, nota in Germania come Berufsgenossenschaft, che copre il settore della tua azienda.
8. Ottieni i tuoi numeri di identificazione fiscale.
Una volta registrato, la tua azienda riceverà un codice fiscale dal Finanzamt. Questo numero, noto come Steueridentifikationsnummer, è il numero fiscale che utilizzerai per molte delle tue transazioni fiscali locali.
Una volta ottenuto il numero fiscale, potresti dover anche richiedere presso l'Ufficio Federale delle Entrate per ottenere il numero di identificazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA), o USt-IdNr, che utilizzerai per le tue imposte sul valore aggiunto. Non riceverai un numero di identificazione IVA se la tua attività è abbastanza piccola da non pagare l'IVA.
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Registrare un'azienda in Germania è un processo lungo e complesso. Un'opzione più interessante è collaborare con un affidabile datore di lavoro tedesco di registrazione. Un Employer of Record può fornire servizi preziosi per la tua azienda, incluso il ruolo di datore di lavoro legale per i tuoi dipendenti. Utilizzare un Employer of Record significa evitare il complicato processo di registrazione di un'azienda e non dover mai preoccuparsi delle leggi fiscali o di rispettare regolamenti sconosciuti.
In quanto Employer of Record globale con vasta esperienza nelle sfumature delle leggi e dei codici fiscali tedeschi, G-P è eccezionalmente ben posizionato per aiutare il tuo paese a espandersi in Germania. Una volta che assumi nuovi dipendenti, la nostra soluzione comprensiva si occupa anche della gestione di tutto, dalle buste paga ai benefit, così potrai concentrarti sul quadro più ampio della tua team e sull'ottimizzazione dei tuoi principali processi aziendali.
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