What's Part I of the W-9 Form?

Part I of Form W-9 is where contractors and entities add their SSN or EIN. Individuals without a TIN should use their individual tax identification number (ITIN) from the IRS.

What's Part II of the W-9 Form?

Part II of Form W-9 is for certifications related to backup withholding. Backup withholding is a safety precaution by the IRS to ensure they get paid in case you're required to withhold taxes from payments. For instance, a contractor may fail to provide or certify the TIN. You may be asked for backup withholding. A contractor declares that the information they provided is accurate once they sign and date the form. If an individual is subject to backup withholding for failing to report all interest and dividends on their tax return, they must cross out Item 2 in the certification before signing.

Is there a deadline to collect a W-9 Form?

It's best practice to collect the completed form prior to making contractor payments or when they sign their contractor agreement. Form 1099 does have a deadline. Your company needs to send copies of 1099s to contractors and the IRS by January 31 annually. Requesting Form W-9 early leaves you with plenty of time to prepare.

Do I pay more taxes with a W-9?

Your company won't pay more taxes by requesting Form W-9 — it's an informational document. Independent contractors are responsible for their own tax obligations.

Is a W-9 the same as a 1099?

The W-9 Form isn't the same as the 1099 Form. The W-9 Form collects the taxpayer information you need to accurately prepare and file the 1099 Form. While independent contractors and entities fill out the Form W-9, your company prepares Form 1099.

What happens if I don't file a W-9?

You don't need to file a W-9. However, if a contractor or entity fails to provide a W-9, it can lead to: Backup withholding: The IRS sets the backup withholding rate at 24%. Failing to comply can make you liable for any uncollected amounts. Reporting issues: Form W-9 provides the information you need to file Form 1099. Without this form, you risk inaccurate reporting and potential audits. Legal repercussions: You can face civil and criminal penalties due to noncompliance. In 2025, penalties for inaccurate and late returns range from USD 60-660. These penalties will increase to USD 60-680 in 2026. The IRS also charges interest on penalties.

フォームW- 9の完全ガイド

主なポイント

フォーム W- 9とは:フォーム W- 9は、請負人の税務情報を収集するために使用されます。これにより、正確な1099フォームを提出し、バックアップの源泉保険制度や間違い約金を回避できます。
フォーム W- 9と他のフォームとの比較:フォーム W- 9は記録保持のみを目的としており、米国の請負業者に適用されます。W 8フォームは米国以外の国向けです市民。W- 2フォームは、従業員が税務申告を行う際に使用します。1099フォームは、請負業者への雑費など、さまざまな種類の収入を報告するためのものです。
フォーム W- 9の入手先: IRS の Web サイトから W- 9フォームをダウンロードするか、 G-P Contractor を使用して作成できます。
W- 9記入が必要なのは誰ですか:独立請負業者やベンダーなど、あなたの会社と取引のある個人や企業は、フォームW- 9に記入する必要があります。

フリーランスの契約社員を雇用することで、ニーズの変化に応じて事業規模を柔軟に拡大・縮小しやすくなります。請負業者は会社の給与支払対象者ではありませんが、この種の労働者と契約するには、一定の要件を満たす必要があります。

米国では、正社員はI- 9フォームに記入し、独立請負業者または1099労働者はW- 9フォームに記入します。これらの様式は、税務コンプライアンスを確保し、情報の誤りや不足による違約金のリスクを軽減するのに役立ちます。

W- 9税務申告書とは何か、何のために使われるのか、どのように記入するのか、そして避けるべきよくある間違いについて詳しく見ていきましょう。

W- 9フォームとは何ですか？

W- 9フォームは、正確な申告書を作成するために、独立請負業者や事業体から納税者情報を収集するためのものです。内国歳入庁（IRS）にW- 9を提出する必要はありません。しかし、このフォームの情報を使用して、年末にIRSに提出する1099フォームを作成します。

W- 9は、個人および法人から納税者識別番号（TIN）を収集します。個人の場合、これは通常、社会保障番号（SSN）であり、企業の場合は、雇用者識別番号（EIN）です。

注：従業員向けのW- 9フォームはありません。W- 9は、独立請負業者または企業のみが使用できます。

フォームW- 9と他のフォームの比較

企業向けのW- 9フォームは、記録保存のみを目的としています。W- 9フォームが他のIRSフォームと異なる点は以下のとおりです。

W- 9形式とW- 2形式の比較

独立請負業者はW- 9フォームに記入しますが、企業はW- 2フォームに記入してIRSに送付します。

従業員はW- 2フォームを使用して税務申告を行います。従業員はW- 2を受け取る前に、W- 4フォームに記入し、納税情報、申告状況、および該当する場合は他の仕事を示す必要があります。源泉徴収する税額はフォームW- 4に基づいて計算され、フォームW- 2にはこれらの税額が反映されます。

W- 9フォームは1099フォームを準備するためのものです。W- 9には請負人の名前、住所、TIN が含まれます。従業員とは異なり、請負業者は税金の申告と納税の責任を負います。一般に、請負業者が正しい TIN を提供または証明しない場合などの特定の状況を除き、請負業者には税金の源泉徴収制度はありません。

W- 9対1099形式

1099は、さまざまな所得の種類を報告するためのIRS（内国歳入庁）の様式のセットです。企業が最もよく使用するもの：

1099 -NEC:独立請負業者に年間600米ドル以上を支払う場合は、このフォームを使用してください。
1099 -その他:年間600米ドル以上のロイヤリティ、医療費、家賃などのその他の支払いを報告するには、このフォームを使用します。

貴社は、 1099フォームを記入してIRSに送付する責任があります。一方、独立請負業者はW- 9フォームに記入し、それを記録として保管します。フォーム1099を提出するための参照として、W- 9フォームのみが必要です。

W- 9形式とW- 8形式の比較

W- 9フォームを使用するかW- 8フォームを使用するかは、独立した請負人の市民権ステータスによって異なります。 W- 9フォームは米国市民用ですが、非米国市民は市民はW- 8を必要とします。

W- 9フォームには1種類しかありません。しかし、W- 8フォームには5つのタイプがあります。適切な申告書の様式は、申告者が個人か企業か、所得の種類、そして特別な税制上の優遇措置の対象となるかどうかによって異なります。

最初の支払いを行う前に、W- 8フォームを入手してください。請負人が作業を実行する前に、W- 9を収集することがベストプラクティスです。

フォームW- 9はどこで入手できますか？

請負業者は、IRSのウェブサイトから直接フォームW- 9をダウンロードできます。あるいは、 G-P Contractor使用して、支払いから事務手続きの管理まで、請負人の採用ライフサイクル全体を簡素化することもできます。 W- 9フォームを簡単に生成し、1 つのダッシュボードですべての労働力情報にアクセスします。

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W- 9フォームの記入が必要なのは誰ですか？

あなたの会社から収入を得ている特定の個人や事業体は、フォーム W- 9に記入する必要があります。これらには、独立請負業者、ベンダー、パートナーシップ、有限責任会社（LLC）、法人、信託、遺産などが含まれますが、これらに限定されません。

W- 9が必要となるシナリオの例をいくつか示します。

あなたは、米国で請負業者を雇っている小さな会社です。大規模な社内チームを持たない中小企業は、多くの場合、独立した請負業者を雇っています。例えば、 G-P Contractorを使用してグラフィックデザインプロジェクトの請負業者に支払いを行う場合、作業者は作業を開始する前に W- 9フォーム生成機能を使用してフォームを完成させることができます。
あなたは銀行で、顧客が新規口座を開設しようとしているとします。銀行は、IRSに利息やその他の収益を報告するために必要な納税者情報を収集するためにW- 9フォームを使用します。
あなたは借金を帳消しにした。債務免除は、多くの場合、課税対象所得とみなされます。フォームW- 9は、必要な情報を提出するのに役立ちます。
あなたは投資会社ですね。顧客からフォームW- 9を収集し、適切なフォーム1099でIRSに収益を報告します。

W- 9が要求される時期と理由

W- 9フォームは、サービスに対して料金を支払う業者に対してのみ必要です。これには法人は含まれません。法人は通常、 1099報告義務から免除されているためです。カードで支払うベンダーについては、W- 9は必要ありません。これらの支払いは決済処理業者によって報告されるためです。

W- 9フォームを使用すると、IRSへの支払いを正確に報告できます。この書類を提出する必要はありませんが、手元に置いておくと1099フォームの準備が容易になります。また、フォームを回収しなかったことによる不遵守罰金や民事または刑事罰も回避できます。

W- 9フォームの記入方法

請負業者は、法令遵守を確実にするため、W- 9フォームに正確に記入する必要があります。彼らは以下のW- 9指示に従うことができます。

請負人または会社名を記入してください:請負業者は、税務申告書に記載されているとおりに、 1行に名前を記入します。パートナーシップ、LLC、または法人などの法的実体は、「事業名」情報を使用して、 2行に名前を記入します。請負人が特定の商号で事業を行っている場合は、「商号」欄にその情報を記入してください。
連邦税の分類を選択してください:請負人は、税の分類に関する該当するボックスにチェックを入れます。選択肢としては、個人、C法人、S法人、パートナーシップ、信託または遺産、あるいはLLCなどがあります。
TINを追加：請負業者が個人の場合は、SSNを追加する必要があります。企業はEIN（雇用者識別番号）を追加する必要があります。市民権または法人のステータスに応じて、請負業者は TIN を申請し、パート I に「申請済み」と記入することができます。請負業者は、TIN を受け取るまで予備の源泉徴収制度の対象となります。その後、更新されたW- 9を提出する必要があります。
住所を入力してください：「住所」欄に、納税者番号（TIN）に関連付けられた住所を入力してください。
フォームの認証：すべての情報は正確であり、IRS（内国歳入庁）の記録と一致している必要があります。用紙に記入する人は、証明すべき指定箇所に署名と日付を記入してください。IRSのTIN照合プログラムを利用して記録を検証できます。

G-P Contractor使えば、書類の記入や収集が簡単になります。請負業者はプラットフォーム上でフォームを作成でき、あなたはいつでもそれにアクセスできます。

W- 9フォームの提出方法と保管方法

独立した請負人または団体は、記録保管のために記入済みのフォームをあなたに送付する必要があります。 W- 9フォームは少なくとも4年間保管する必要があります。記録を長期間保管することは、監査期間の延長にも役立ちます。

3よくある W- 9間違いとその回避方法

IRSにW- 9フォームを提出する必要はありませんが、法的および財務上の問題を避けるためには、正確である必要があります。よくある間違いに注意してください。

誤った情報を追加する：間違いの例としては、間違った納税者番号（TIN）や事業体タイプを使用することなどが挙げられる。誤った納税者番号（TIN）はIRS（内国歳入庁）からの通知につながる可能性がありますが、正しい事業形態を選択することで1099レポートの正確性が確保されます。
フォームの収集が遅れた場合：請負業者や事業体が作業を開始する前、および最初の支払いを行う前に、W- 9フォームを収集する必要があります。こうすれば、年末の報告業務に備えることができます。
更新の失敗: W- 9情報を定期的に確認および更新するためのシステムを作成します。請負人が簡単に情報を更新できる方法を使用してください。

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