Naarmate je je bedrijf uitbreidt naar Polen, bouw je teams van toegewijde medewerkers op om je te helpen bij het uitvoeren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Deze teams vormen de ruggengraat van uw operaties en werken consequent samen om uw bedrijf te helpen haar doelstellingen te bereiken. Het aantal Poolse werknemers is de afgelopen twee decennia gestaag gestegen, vanaf 9.9 miljoen in 2003 tot 13 miljoen in 2020. Zelfstandigen en aannemers voegen elk jaar nog eens 3 miljoen mensen toe aan de beroepsbevolking.
Als je bedrijf met aannemers naast werknemers werkt, moet je een paar essentiële taken vervullen. De eerste is ervoor zorgen dat je je aannemers correct classificeert en de wet onderzoekt om te bepalen welke criteria werknemers als aannemer kwalificeren. Zodra je een relatie met je aannemers hebt opgebouwd, moet je ook weten hoe je ze op de juiste manier betaalt, aangezien de standaard loonprocessen die je voor je werknemers gebruikt niet van toepassing zijn. Het correct betalen van uw aannemers helpt om een harmonieuze langdurige werkrelatie te waarborgen, waardoor uw nieuwe Poolse TEAM kan floreren. Gelukkig is het betalen van een Poolse zzp'er relatief eenvoudig zodra je weet hoe deze betalingen moeten werken.
Wat is het verschil tussen werknemers en zelfstandigen?
De verschillen tussen het inhuren van een werknemer en werken met een zzp'er komen vooral neer op loonadministratie en belastingen. Wanneer uw bedrijf werknemers aanneemt, bent u verantwoordelijk voor het inhouden van loonbelasting en sociale zekerheid-bijdragen van hun loonstreven en het betalen van werkgeversbelastingen in overheidsfondsen. Je biedt meestal ook voordelen zoals vakanties, pensioenregelingen en betaalde vakantiedagen. Aan de andere kant, wanneer je samenwerkt met zelfstandige opdrachtnemers, houd je geen belastingen of sociale zekerheid in, betaal je geen sociale zekerheid, noch bied je arbeidsgerelateerde voordelen aan aannemers.
Daarnaast gelden de Poolse arbeidswetten voor werknemers, maar over het algemeen niet voor aannemers. Aannemers zijn bijvoorbeeld waarschijnlijk vrijgesteld van overwerk- en minimumloonwetten.
Over het algemeen, hoewel niet altijd, kunnen zelfstandigen veel hoger verdienen dan werknemers, deels om te compenseren dat zij hun eigen loonbelasting moeten betalen en zonder door werkgevers verstrekte ziektekostenverzekering, betaalde vakantiedagen, pensioenen en andere voordelen moeten zitten.
Criteria voor het classificeren van werknemers versus aannemers
Zoals in de meeste landen heeft Polen strenge eisen die bepalen of een bedrijf werknemers als werknemers of als aannemers mag classificeren. Deze hebben meestal te maken met hoeveel controle het bedrijf heeft over het werk, zoals wat werknemers doen en hoe ze het doen, evenals hoe werknemers betaald worden, wie de benodigdheden levert en of het bedrijf voordelen biedt.
Wat betekenen deze criteria in de praktijk? Over het algemeen betekent dit dat werknemers fulltime of parttime werken voor één bedrijf, instructies en management van dat bedrijf ontvangen, door de werkgever bepaalde uren per week werken, deel uitmaken van de loonlijst van de werkgever en de vereiste arbeidsvoordelen ontvangen. Zelfstandige opdrachtnemers werken daarentegen op project- of aanbesteerbasis, beheren hun eigen werk en tijd, maken geen deel uit van de loonadministratie van het bedrijf, betalen hun eigen belastingen en werken vaak voor meerdere klanten aan specifieke projecten. Aannemers dienen meestal facturen in voor voltooid werk in plaats van loonstrookjes, en ze betalen hun eigen belastingen en sociale zekerheid-bijdragen.
Met andere woorden, aannemers zijn zelfstandig ondernemer, terwijl werknemers direct voor het bedrijf werken. Aannemers hebben doorgaans een groot klantenportfolio, en jouw bedrijf is er maar één van.
Deze verschillen tussen werknemers en zelfstandigen bestaan om te voorkomen dat bedrijven misbruik maken van hun werknemers door hen als werknemers te behandelen maar als contractanten te classificeren om de vereiste werknemervoordelen te vermijden.
Waarom bedrijven hun aannemers zorgvuldig moeten classificeren en betalen
Als je bedrijf samenwerkt met zelfstandigen, bied je hen geen voordelen en betaal je geen loonbelasting of draag je niet bij aan sociale programma's namens hen. De uurloonbeperkingen die voor uw werknemers gelden, gelden niet voor uw aannemers, dus zij kunnen overuren maken zonder recht te hebben op overurenvergoeding. Deze regeling is zeer gunstig voor veel werkgevers, omdat het hun logistiek vereenvoudigt en de kosten verlaagt.
In sommige gevallen classificeren bedrijven werknemers ten onrechte als zelfstandigen. Het verkeerd classificeren van werknemers op deze manier brengt ernstige risico's met zich mee. Als rechtbanken vaststellen dat de werknemers die als aannemers worden geclassificeerd werknemers zijn, kan het bedrijf aansprakelijk zijn voor achterstallige belastingen en achterstallige vergoeding voor overuren en betaalde vakantiedagen. Deze opgebouwde kosten kunnen een operationele budget ruïneren en aanzienlijke juridische en logistieke uitdagingen veroorzaken.
In veel gevallen is het werk dat een bedrijf moet laten doen echter echt contractwerk, en samenwerken met zelfstandige opdrachtnemers is het meest logisch. Daarom moet uw bedrijf weten hoe ze aannemers moeten inhuren en betalen in compliance met de wet.
Een onafhankelijke zzp'er aannemen in Polen
Zoals in veel delen van de wereld neemt contractarbeid in Polen toe, vooral in bepaalde sectoren. Werkrelaties op gebieden zoals informatietechnologie en gig economy-werk vereisen vaak contracten tussen bedrijven in plaats van traditionele arbeidscontracten.
In Polen hebben traditionele werknemers Arbeidswetboekcontracten en bescherming onder de Poolse arbeidswetgeving, terwijl aannemers business-to-business-contracten hebben die bekend staan als civielrechtelijke overeenkomsten. Volgens civielrechtelijke overeenkomsten functioneren werknemers als aannemers of freelancers. De contracten betrekken werknemers om specifieke taken uit te voeren en opereren buiten de arbeidswetten die doorgaans gelden voor Poolse werknemers.
In Polen zijn de criteria uit het Arbeidswetboek nuttig om te bepalen of een werknemer een zzp'er of een werknemer is. Het Poolse Arbeidswetboek stelt verschillende criteria vast die bedrijven moeten gebruiken om hun aannemers te onderscheiden van hun werknemers. Werknemers zijn over het algemeen werknemers in plaats van aannemers als ze aan deze criteria voldoen:
- Ze verrichten werk van een bepaald type.
- Zij doen dat werk onder directe supervisie van de werkgever.
- Ze verrichten het werk op de plaats en het tijdstip dat de werkgever bepaalt.
- De werkrelatie is relatief continu.
Aan de andere kant worden werknemers die hun werk uitvoeren met minimale directe toezicht van de werkgever, zelf bepalen wanneer en waar ze werken en een reeks kortlopende projecten naar keuze aannemen, vaker als aannemer geclassificeerd.
Vereisten die het zzp'er-loon in Polen regelen
De Poolse wet stelt niet veel eisen aan hoe bedrijven hun aannemers moeten betalen. Ter vergelijking, overweeg de vereisten die werknemer vergoeding regelen.
In Polen hebben werknemers recht op specifieke beloning, voordelen en bescherming onder de Poolse arbeidswetten. Ze zouden maar acht uur per dag moeten werken, 40 uur per week. Ze mogen overuren maken boven die uren, hoewel de werkgever de overuren moet goedkeuren, en de overuren mogen niet meer dan 150 uur per jaar bedragen. Werkgevers moeten de werknemers compenseren voor hun overuren met 150 tot 200 procent van het standaardloon of extra vakantiedagen. Werknemers moeten ook een minimumloon van ten minste PLNzł18ontvangen.30 per uur of PLNzł2,800 per maand.
Daarnaast moeten werknemers in Polen 20 ontvangen om betaalde vakantiedagen te 26 , afhankelijk van hoe lang zij in dienst zijn geweest of op school hebben gezeten. Betaald verlof omvat ook vier ziektedagen die werknemers indien nodig kunnen gebruiken, en werknemers komen in aanmerking voor maximaal 33 dagen betaalde ziekteverlof als zij een gecertificeerde doktersbriefje hebben. Werknemers moeten ook 13 betaalde feestdagen en zwangerschaps- of vaderschapsverlof ontvangen bij de geboorte van een kind.
Als een bedrijf in Polen werknemers wil ontslaan, moeten de werknemers kennisgeving en ontslagvergoeding ontvangen. Als het contract onbepaald is, vereist de beslissing gronden voor ontslag die in arbeidshof geldt. De opzegtermijn hangt af van het type contract en de duur van de dienstverband van de werknemer. Ontslagvergoeding hangt doorgaans ook af van de duur van de dienstverband van de werknemer bij het bedrijf.
Daarnaast moeten bedrijven in Polen namens haar werknemers bijdragen aan de nationale Sociaal Insurance Institution (ZUS). De werkgever kan betalingen doen die gelijk zijn aan 2214 procent van het brutoloon van elke werknemer. Daarentegen betalen de werknemers zelf slechts ongeveer 14 procent van hun brutoloon.
De meeste van deze vereisten gelden alleen voor werknemers. Contractrelaties zijn niet gebonden aan de meeste arbeidswetten en hebben geen recht op ZUS-uitkeringen, betaalde vakantiedagen of een opzegtermijn vóór ontslag.
In het verleden verdienden veel zelfstandige opdrachtnemers ook aanzienlijk onder het minimumloon. Een 2017 wetswijziging bepaalt echter dat het minimumloon voor werknemers in Polen ook geldt voor aannemers. Het doel van deze wet is om zelfstandige opdrachtnemers te beschermen tegen uitbuiting, zodat bedrijven hun werknemers niet verkeerd classificeren als aannemers alleen om geld te besparen op betaalde lonen.
Belastingpraktijken voor het inhuren van aannemers in Polen
Wanneer je met zelfstandige opdrachtnemers in Polen werkt, voeg je ze niet toe aan je loonlijst of betaal je loonbelasting. U wilt echter misschien de details van het belastingrecht kennen zodat u de belastingverplichtingen van uw aannemers kunt begrijpen.
Sociale zekerheidsbijdragen
De meeste zelfstandige opdrachtnemers moeten bijdragen aan ZUS, ook al zijn hun werkgevers niet verantwoordelijk om namens hen bij te dragen. De bijdragen gaan naar pensioenverzekering, arbeidsongeschiktheidspensioenverzekering, ziektekostenverzekering en soms arbeidsongevallenverzekering. De bijdragen van de ziektekostenverzekering zijn aan de zzp'er. Studenten jonger dan 26 hoeven niet in te betalen aan de verplichte sociale verzekering of ziektekostenverzekering. Of zelfstandige opdrachtnemers bijdragen aan ZUS leveren, hangt af van de specifieke civielrechtelijke overeenkomst die zij hebben.
Terwijl je Internationale teams in Polen opbouwt, wees je ervan bewust dat je je aannemers hun volledige vergoeding betaalt zonder ook maar een deel van hun betaling voor ZUS-bijdragen in te dragen. Uw organisatie betaalt ook geen loonbelasting aan ZUS namens uw aannemers.
Inkomstenbelasting
In Polen berekenen aannemers en werknemers hun inkomstenbelasting verschillend. De Poolse inkomstenbelasting geldt alleen voor werknemers en aannemers die 26 of ouder zijn, tenzij zij jaarlijks PLNzł85,528 of meer verdienen, wat ongeveer US$23,165 of ongeveer EUR19005is. Poolse werknemers onder 26 met inkomens tot PLNzł85528 een belastingtarief van 17 procent betalen. Degenen van wie het inkomen die drempel overschrijdt, zijn onderworpen aan een belastingtarief van 32 procent. Daarentegen betalen aannemers een vast belastingtarief van 19 procent.
Manieren om aannemers in Polen te betalen
Het bepalen van de beste manier om International-medewerkers en -aannemers te betalen is vaak een uitdaging. Omdat je met zelfstandige opdrachtnemers werkt, heb je een vast proces nodig om hen correct en op tijd te betalen. Hier zijn een paar veelvoorkomende betalingsvormen en of deze geschikt zijn voor het betalen van je zelfstandige opdrachtnemers.
- Loonadministratiediensten: Bij aannemers betaal je niet via je loonadministratie omdat je aannemers geen deel uitmaken van je loonadministratie. Alleen je werknemers maken deel uit van je loonadministratie, waarbij je de vereiste inhoudingen van salarisstrookjes verwijdert en de benodigde loonbelasting betaalt. In plaats van zzp'er-betalingen via je loonadministratie te verwerken, laat je aannemers facturen indienen voor hun werk en verwerken ze hun betalingen via je crediteurenafdeling. Sommige loonadministratiebedrijven hebben echter structuren waarmee je je zelfstandige opdrachtnemers kunt betalen met hun diensten. Deze diensten kunnen kostbaar zijn en ondersteunen niet altijd wereldwijde operaties.
- Banken: Je bedrijf zou kunnen overwegen samen te werken met een bank om zelfstandige opdrachtnemers te betalen. Sommige Poolse banken werken echter mogelijk niet samen met een bedrijf dat officieel niet in Polen is geregistreerd, en de papieren en vereisten die gepaard gaan met het openen van een bankrekening kunnen deze optie onpraktisch maken.
- Geldtransferservices: Geldtransferdiensten stellen uw bedrijf in staat geld naar de bankrekeningen van uw aannemers te sturen. Als u een dochteronderneming in Polen heeft opgezet, heeft u al een bankrekening van waaruit u geld kunt overmaken via uw crediteurenafdeling. Dit proces is een uitstekende optie om aannemers in Polen te betalen omdat het relatief snel en handig is, waardoor u vertragingen kunt verminderen en een goede werkrelatie met uw zelfstandige opdrachtnemers kunt onderhouden. Geldtransferdiensten bieden ook vaak verschillende overboekingsmethoden, hoge overboekingslimieten en betrouwbare beveiliging. Wees je er echter van bewust dat je waarschijnlijk valutatransferkosten zult maken als je aannemers betaalt in andere valuta dan Poolse złoty. Deze kosten zijn meestal percentages, dus grote transfers kunnen je meer kosten.
- Samenwerken met een wervingspartner: Als je samenwerkt met een hiring partner, stroomlijnt je vaak je zzp'er-betalingsprocessen aanzienlijk. Een betrouwbare partner kan u helpen uw aannemers legaal in te huren en hen snel, nauwkeurig, in de lokale valuta en op een manier te betalen die voldoet aan de Poolse regelgeving.
Bouw internationale teams in Polen met Globalization Partners
Wanneer je klaar bent om je bedrijfsvoering uit te breiden naar Polen en overweegt fulltime talent uit Polen aan te nemen, werk dan samen met Globalization Partners. Met ons uitgebreide, kunstmatige intelligentie-gedreven platform stroomlijnen we het proces van het aannemen en betalen van uw Poolse TEAM-leden om correcte, tijdige betalingen te garanderen en uw bedrijf tijd te besparen.
Vraag vandaag nog een voorstel aan voor ons platform voor wereldwijde HR-ondersteuning of neem contact op voor meer informatie.
