Waarom een bedrijf starten in Duitsland? Het land biedt veel economische en personeelsgerelateerde voordeel. De centrale ligging, de enorme economie en de hoge levenskwaliteit bieden tal van zakelijke voordelen, waaronder een grote populatie potentiële klanten, een wereldwijd bedrijfsvriendelijke tijdzone, een hoog bruto binnenlands product per hoofd van de bevolking — USD 47,446 vanaf 2019 — en een geschoold en goed opgeleid personeelsbestand. Als uw bedrijf van deze voordelen kan profiteren, zult u in Duitsland uitstekende groei- en winstkansen vinden.
Als je overweegt je bedrijf uit te breiden naar Duitsland, is een van de eerste stappen formeel registreren. Het registreren van een bedrijf in Duitsland kan ingewikkeld en tijdrovend zijn, dus doe uw onderzoek voordat u met het proces begint.
Hoe breid je een bedrijf uit naar Duitsland
Als uw bedrijf klaar is om uit te breiden, hebt u twee basisopties: een dochteronderneming oprichten of samenwerken met een Employer of Record (EOR). Samenwerken met een Employer of Record maakt het proces vaak eenvoudiger en eenvoudiger, hoewel bedrijven die al bekend zijn met dochterondernemingen misschien voor deze traditionele optie kiezen.
Om te beginnen met een traditionele uitbreiding op basis van een dochteronderneming, moet uw bedrijf essentiële informatie verzamelen over onderwerpen zoals de kosten van levensonderhoud, belastingen en de socialezekerheidsbijdragen die u in Duitsland moet betalen. Je moet ook onderzoeken wat je nodig hebt voor het aannemen, waaronder het volgende:
- Contractvereisten
- arbeidswetgeving
- Typische lonen
- Beleid inzake betaalde vakantiedagen
- Voordelen
- Beperkingen op het gebied van beëindiging
- Vereisten voor de collectieve arbeidsovereenkomst (CBA)
De loonadministratie in Duitsland kan bijzonder complex zijn — uw bedrijf kan niet zomaar geld storten op de bankrekeningen van uw nieuwe werknemers. U moet onderzoek doen naar belastingen en inhoudingen voor verschillende sociale zekerheidsprogramma's, en u moet ervoor zorgen dat u deze bedragen op tijd betaalt om de compliance van uw bedrijf te handhaven.
Maar voordat u al deze taken uitvoert, moet u uw bedrijf oprichten en rekening houden met de kosten voor het registreren van een bedrijf in Duitsland. Deze stappen zijn essentieel voor uw dochteronderneming om legaal in het land te opereren.
Wat zijn de vereisten voor de oprichting van een bedrijf in Duitsland?
De registratie van een buitenlands bedrijf in Duitsland kan een complex en tijdrovend proces zijn. Hier zijn enkele stappen die uw bedrijf moet uitvoeren:
1. Een bedrijfsstructuur
Als het gaat om het opzetten van een bedrijf in Duitsland, heeft uw bedrijf een aantal opties om het te integreren:
- Open handelsbedrijf: Oprichting als open handelsbedrijf, of Offene Handelsgesellschaft (OHG), is vaak een aantrekkelijke optie voor groothandels. Als open handelsbedrijf zou uw bedrijf een formele partnerschapsovereenkomst en een registratie in het handelsregister nodig hebben. U hoeft geen minimumkapitaal in te brengen, zodat aandeelhouders niet met hun privévermogen aansprakelijk worden gesteld voor schulden of faillissementen.
- Commanditaire vennootschap: Een commanditaire vennootschap, in Duitsland bekend als een Kommanditgesellschaft (KG), vereist kapitaal. Net als bij een open handelsonderneming is hiervoor een formele partnerschapsovereenkomst en een registratie in het Duitse handelsregister vereist. Het contract tussen de partners bepaalt de verdeling van winsten en verliezen, en de oprichter moet elk jaar een rapport van die winsten en verliezen voorleggen aan de plaatselijke belastingdienst. Als het bedrijf failliet gaat of schulden aangaat, worden de eigenaars aansprakelijk met hun privévermogen, maar de aansprakelijkheid van de commanditaire vennoten strekt zich enkel uit tot hun investering.
- Kleine aandelenvennootschap: Oprichting in de vorm van een kleine aandelenvennootschap, of Aktiengesellschaft (AG), is mogelijk, maar in Duitsland is dat zeldzamer. Deze structuur is ingewikkelder om op te zetten dan de alternatieven, hoewel er maar één aandeelhouder voor nodig is. Om als kleine vennootschap op te richten, moet een bedrijf toegewijde oprichters hebben die grote hoeveelheden kapitaal kunnen inbrengen, meestal minstens 50,000 euro, en vervolgens alle aandelen in het bedrijf kunnen overnemen. Het bedrijf moet ook een raad van commissarissen vormen, notariscertificering verkrijgen en registratie in het handelsregister verkrijgen.
- Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: De Duitse versie van een bedrijf met beperkte aansprakelijkheid is de Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Dit type bedrijf is waarschijnlijk het meest bekend bij Amerikaanse, Britse, Zwitserse en Oostenrijkse bedrijven, hoewel bedrijven uit andere landen er ook gebruik van kunnen maken. In tegenstelling tot de andere opties in deze lijst is een GmbH-registratie in Duitsland financieel gescheiden van de mensen die de onderneming exploiteren, en eventuele winsten gaan rechtstreeks naar het bedrijf nadat het de nodige belastingen heeft betaald. Voor de oprichting van zo'n bedrijf is wel een investering nodig van 25,000 euro in aandelenkapitaal, waarvan de oprichters de helft moeten storten vóór de registratie.
- Ondernemende vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: Dit type vennootschap, in Duitsland bekend als een Unternehmergesellschaft (UG), is een bepaald type GmbH waarvoor slechts 1 euro aan aandelenkapitaal nodig is. Het is ideaal voor oprichters die niet veel kapitaal vooraf willen inleveren.
2. Een unieke bedrijfsnaam
Zorg ervoor dat u geen reeds bestaande Duitse bedrijfsnamen gebruikt voor uw nieuwe filiaal. Controleer het Duitse handelsregister, of Handelsregister, om er zeker van te zijn dat uw voorgestelde bedrijfsnaam nog niet in gebruik is.
Als het in gebruik is, moet je het aanpassen voordat je officiële papieren kunt indienen.
3. Een duidelijke bedrijfsdoelstelling
Volgens de Duitse wet moet u een officiële doelstelling, of Unternehmensgegenstand, voor uw bedrijf vermelden wanneer u zich registreert. Deze doelstelling moet het doel van uw bedrijf omvatten en de activiteiten die u gaat ondernemen. Het doel is wettelijk bindend, dus u moet de doelstellingen en activiteiten van uw bedrijf zorgvuldig overwegen voordat u een officiële verklaring aflegt. U moet de doelstelling van uw bedrijf ook in uw statuten opnemen.
De Duitse Kamer van Koophandel en Industrie controleert meestal gratis uw bedrijfsnaam en doelstelling. Het is de moeite waard om van deze dienst gebruik te maken om vertrouwen in je voorstellen te krijgen.
4. Statuten en een lijst van aandeelhouders
Uw bedrijf moet officiële statuten opstellen voordat u zich formeel kunt registreren. U kunt een standaardsjabloon gebruiken om deze artikelen samen te stellen, uw registratieverklaring op te stellen en de bedrijfsstatuten te definiëren. Of je kunt je statuten helemaal zelf schrijven, als je dat liever hebt.
U moet ook een lijst samenstellen van de aandeelhouders in uw bedrijfsfiliaal. Je zult deze lijst formeel indienen tijdens de registratie, dus zorg dat deze volledig en accuraat is.
Als uw aandeelhouders en bestuurders geen burgers van Duitsland of de Europese Unie (EU) zijn, hebben ze uitgebreide documentatie nodig. Een plaatselijke notaris moet het bestaan en de juiste vertegenwoordiging van uw bedrijf bevestigen, en de nationale autoriteiten moeten zich ook aanmelden. Als je bestuurders geen genaturaliseerde Duitse burgers zijn, moeten ze mogelijk bewijs van permanent verblijf of een multi-entry visum overleggen.
Omdat deze vereisten juridisch ingewikkeld zijn, kan het zijn dat uw bedrijf in plaats daarvan een beroep wil doen op een deskundige Employer of Record. Een Employer of Record heeft al een zakelijke aanwezigheid in Duitsland, zodat u de complexe Duitse zakelijke vereisten kunt vermijden en meteen kunt beginnen met het aannemen van personeel.
5. Verzekering
Uw bedrijf zal waarschijnlijk een verzekering moeten afsluiten, en voor extra gemoedsrust wilt u waarschijnlijk een aanvullende verzekering afsluiten die verder gaat dan wat verplicht is. U heeft mogelijk een bedrijfsverzekering, personeelsverzekering, gebouw- en inboedelverzekering, aansprakelijkheidsverzekering of andere dekkingsvormen nodig.
Hoe kunt u uw bedrijf registreren in Duitsland
Aangezien het registratieproces van een bedrijf in Duitsland complex is, is het belangrijk om deze stappen te volgen:
1. Ga naar een notaris om je vestiging te vestigen.
De eerste stap is om uw aandeelhouders te verzamelen en naar een notariskantoor te gaan. Zorg ervoor dat u een identiteitsbewijs en de nodige documenten meeneemt, zoals uw statuten, aandeelhouderslijst en bedrijfsdoelstelling.
Als uw bedrijf kan samenwerken met een notaris om uw kosten te betalen, kunt u misschien tijd besparen. Als je zelf verantwoordelijk bent voor de kosten, kan dat vertraging veroorzaken — je zult moeten wachten op een factuur die per post komt, en je ontvangt je licentie pas als je deze hebt betaald. De notaris met wie je samenwerkt kan echter mogelijk instaan voor de betaling, vooral als je het geld contant bij het kantoor van de notaris stort.
2. Zet een Duitse bankrekening op.
Uw bedrijf heeft een Duitse bankrekening nodig voor zakelijke, salarisadministratie en belastinggerelateerde transacties in het land. Met een Duitse bankrekening kun je formeel je bedrijf opgeven en beginnen met het betalen van belastingen.
Als uw bedrijf al een Europese bankrekening heeft in een ander land, kunt u die rekening wellicht gebruiken voor bedrijfsvoering in Duitsland. De rekening moet Single Euro Payments Area (SEPA) overboekingen ondersteunen als je voor deze regeling kiest.
Houd er rekening mee dat veel Duitse banken geen diensten verlenen aan oprichters van bedrijven die geen Duitse of EU-nationaliteit hebben. Misschien wil uw bedrijf de lijst met oprichters dienovereenkomstig aanpassen of contact opnemen met externe partners die u kunnen helpen.
Zodra je een bankrekening hebt, kun je je aandelenkapitaal, of Stammkapital, contant of via overboeking op de rekening storten. Daarna moet je een kopie van het depositobewijs als bevestiging naar de notaris sturen en je notarisfactuur betalen.
3. Neem gebruik van gekwalificeerde belastingadviseurs.
Samenwerken met gekwalificeerde belastingadviseurs is nuttig omdat zij u kunnen helpen om te gaan met lastige lokale fiscale nuances, en het partnerschap biedt extra voordelen tijdens het registratieproces van uw bedrijf. Je belastingadviseurs kunnen mogelijk een deel van het registratiewerk voor je doen, waardoor je tijd en mentale arbeid bespaart. Goede belastingadviseurs kunnen ook van groot belang zijn bij het invullen van de benodigde vragenlijst van het belastingkantoor, oftewel Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Misschien wilt u uw belastingadviseurs een volmacht verlenen zodat zij namens uw bedrijf fiscale beslissingen kunnen nemen.
4. Dien je handelsregistratie in en verkrijg een handelsvergunning.
De volgende stap is om uw handelsregistratie in te dienen bij uw lokale handelskantoor, het Gewerbeamt, en de vergunning te ontvangen die in Duitsland bekendstaat als een Gewerbeschein. Met deze handelsvergunning kan uw bedrijf in het land actief worden.
Uw bedrijf kan deze handelsvergunning waarschijnlijk online aanvragen, of u kunt naar de openbare ordehandhavingsdienst, het Ordnungsamt, gaan.
5. Registreer uw bedrijf bij het handelsregister.
De volgende stap bij de registratie van een Duits bedrijf is het indienen van registratiepapieren bij het handelsregister, of Handelsregister, op uw locatie. Als u dat doet, wordt uw bedrijf legaal opgericht en wordt de naam van uw bedrijf beschermd.
Om u in te schrijven bij het Handelsregister moet uw bedrijf een notarieel bedrijfscontract overleggen. Je zult waarschijnlijk ook een vergoeding van een paar honderd euro moeten betalen.
6. Registreer uw bedrijf bij de belastingdienst.
Zodra u de vereiste rekeningen en vergunningen hebt verkregen en de nodige voorbereidende documenten hebt ingediend, kunt u uw bedrijf in Duitsland registreren. Om dit te doen, moet u naar het belastingkantoor, het Finanzamt, gaan om de officiële registratiepapieren in te vullen, of u kunt de ingevulde papieren per post indienen. Je moet mogelijk ook het ontvangstbewijs van het handelsregister tonen.
De registratiepapieren, officieel bekend als de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, zijn uitgebreid en complex. Om tijd te besparen en de nauwkeurigheid te garanderen, vragen veel bedrijven hun fiscale partners in dit stadium, zo niet eerder, om hulp.
7. Registreer je bij lokale brancheverenigingen.
Als uw bedrijf eenmaal formeel is geregistreerd in Duitsland, wilt u zich misschien ook registreren bij lokale bestuursorganen. Onderzoek de relevante organisaties in uw omgeving, waaronder de lokale Kamer van Industrie en Koophandel of de Kamer van Vakmanschap.
U zult zich ook willen registreren bij de beroepsorganisatie, in Duitsland bekend als de Berufsgenossenschaft, die de sector van uw bedrijf bestrijkt.
8. Vraag je belasting-ID-nummers op.
Zodra u zich registreert, ontvangt uw bedrijf een fiscaal identificatienummer van het Finanzamt. Dit nummer, bekend als een Steueridentifikationsnummer, is het belastingnummer dat u voor veel van uw lokale belastingtransacties zult gebruiken.
Zodra je je belasting-ID-nummer hebt, moet je mogelijk ook bij het federale belastingkantoor een aanvraag indienen om het btw-ID-nummer, of USt-IdNr, te verkrijgen, dat je gebruikt voor je btw. Je ontvangt geen btw-ID-nummer als je bedrijf klein genoeg is om geen btw te betalen.
Maak internationale uitbreiding eenvoudig met Globalization Partners
Wanneer je klaar bent om internationale teams in Duitsland op te bouwen, versnell en stroomlijn dan het proces door samen te werken met G-P.
Het registreren van een bedrijf in Duitsland is een langdurig en complex proces. Een aantrekkelijkere optie is een samenwerking met een gerenommeerde Duitse werkgever van record. Een Employer of Record kan waardevolle diensten leveren aan uw bedrijf, waaronder optreden als juridisch werkgever voor uw werknemers. Het gebruik van een Employer of Record betekent dat je het ingewikkelde proces van het registreren van een bedrijf vermijdt en je je nooit zorgen hoeft te maken over belastingwetten of het naleven van onbekende regelgeving.
Als wereldwijde Employer of Record met uitgebreide ervaring in de nuances van de Duitse wetten en belastingwetgeving is G-P uitzonderlijk goed gepositioneerd om uw land te helpen uitbreiden naar Duitsland. Zodra je nieuwe medewerkers hebt aangenomen, verzorgt onze totaaloplossing ook het beheer van alles van salarisadministratie tot secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat je je kunt richten op het grotere geheel van het samenstellen van je TEAM en het optimaliseren van je primaire bedrijfsprocessen.
Verzoek om een voorstel online aan, neem contact met ons op om de uitbreiding van uw bedrijf naar Duitsland te bespreken.
