Samenwerking is een uitdaging voor veel organisaties. Daarom zijn de meeste agile methoden die de afgelopen 20 jaar zijn geïntroduceerd, ontworpen om silo's te doorbreken en de samenwerking tussen teams, afdelingen, functies en zelfs producten te verbeteren.

Bij G-Pzijn we een bedrijf dat op afstand werkt. Ingenieurs, ontwerpers en productmanagers zijn verspreid over Amerika, Europa en Azië gevestigd. Onze focus: relaties opbouwen, tijd maken voor gesprekken, afstemming bereiken en verbinding bevorderen wanneer TEAM-leden gescheiden kunnen zijn door oceanen of in totaal verschillende tijdzones. Werken op afstand is een gamechanger geweest. En er is altijd de optie om teamgenoten persoonlijk te ontmoeten.

Beter samen

We brengen teams vaak samen voor face-to-face evenementen. Het doel is meestal plannen, en we weten ook stiekem tijd in te steken om te socializen en contact te maken. In 2024merkten we dat planningsactiviteiten onze gesprekken in de weg stonden. De les: verbinding is net zo belangrijk als strategische planning.

Experimenteren – een mensenhackathon

We houden van experimenteren. Hoewel er geen formeel proces is, gebruiken we het Observe, Orient, Decide, Act (OODA) model. OODA-lussen zijn altijd in werking terwijl onze teams werken, omdat niets constant blijft in technologie.

In 2025hebben we ons ingegaan om een betekenisvolle impact te maken door mensen samen te brengen met open ruimtetechnologie (OST).

Introductie van OST

OST is een unconference- of deelnemer-geleide vergaderstructuur die ik de afgelopen 10 jaar heb gebruikt. We bezoeken vaak conferenties en merken dat de meest memorabele ervaringen niet de lezingen zelf zijn, maar de gepassioneerde gesprekken met andere deelnemers tijdens koffiepauzes. 

De OST is ontworpen om informele koffiepauzes van conferenties na te bootsen. Een beetje organisatie en een paar eenvoudige regels stellen grote groepen in staat zichzelf te organiseren en elke individuele deelnemer bij te dragen.

De regels van OST

Een OST heeft grenzen nodig om te werken. Er zijn vijf principes en slechts één wet. De principes zijn:

  • Wie er ook komt, zijn de juiste mensen. Werk samen met wie er ook naar je sessie komt, of het nu vijf mensen zijn of 50. Ze geven om het en zullen betrokken zijn.

  • Wanneer het begint, is het juiste moment. Creativiteit geeft niets om de klok. Geef de groep tijd om te wennen.

  • Waar jij bent, is de juiste plek. Je had misschien gepland om een sessie bij te wonen, maar je bent al verwikkeld in een interessant gesprek. Blijf waar je bent.

  • Als het voorbij is, is het voorbij. Als het gesprek of de sessie eerder op natuurlijke wijze is afgerond, bedank dan de groep en sluit het af.

  • Wat er ook gebeurt, het is het enige wat had kunnen gebeuren. Vertrouw op het proces en kijk waar het naartoe gaat. Maak het beste van wat er is gebeurd en accepteer dat dingen niet altijd volgens plan verlopen. 

De wet van twee voeten is eenvoudig: als je het gevoel hebt dat je niets leert of bijdraagt, gebruik dan je twee voeten om ergens anders heen te gaan.

De wet van twee voeten geeft iedereen de mogelijkheid om een verschil te maken. Tijdens de werkdag zitten we saaie vergaderingen door en hebben we het gevoel dat we geen keuze hebben — niet in een soundtrack.

In een kring zitten

Het format van een OST is altijd leuk. We beginnen en eindigen de dag met een cirkel. Het klinkt normaal, totdat je beseft dat 180 mensen in een kring zetten een ander soort vergadering is. De eerste vraag is altijd: "Waar is het scherm?" Er is er geen. Gevolgd door: "Kun je me de agenda sturen?" Er is ook geen van die plekken.

De openingscirkel zet de dag op. En de sluitende cirkel geeft ons tijd om te reflecteren. Het grootste deel van de dag wordt besteed aan sessies — meestal een menigte mensen rond een whiteboard die beleefd over een onderwerp discussiëren. De sessies duren elk 30 minuten en er zijn 3 om parallelle sporen te 5 lopen. Er is genoeg keuze. De onderwerpen zijn vaak vragen als: "Hoe testen we kunstmatige intelligentie-agenten?"

De sfeer

Vanuit het perspectief van een leider is er risico. Je krijgt iedereen een dag van de locatie, je geeft veel geld uit aan het proces en je wilt rendement op je investering. Dat is begrijpelijk. Voor deelnemers kan er het idee zijn dat er een verborgen agenda is, en dat we doen alsof het spontaan is.  We doen niet alsof. Natuurlijk is zorgvuldige voorbereiding noodzakelijk om een gevoel van spontaniteit te waarborgen. 

Als iemand zegt: "Er is geen agenda, het komt wel goed," worden leiders nerveus. Dat is begrijpelijk.

De energie van elke OST is hetzelfde. Nieuwsgierigheid, nervositeit bij het ontbreken van schermen, opwinding bij de ijsbreker, oprechte interesse in de onderwerpen die aan bod kwamen, anticipatie bij het deelnemen aan de discussie, en verrassing aan het einde van de dag wanneer het allemaal lukt. Inzichtelijke reflecties komen achteraf bovendrijven - het bewijs dat een OST een transformerende ervaring is.

De sleutel is leren en authenticiteit. Leren vereist een veilige ruimte voor onderzoek. Mensen moeten vragen stellen. En ze hebben een plek nodig om gekke ideeën te delen en elkaar te ontmoeten.

In veel werkvergaderingen is er politiek en druk om akkoord te gaan. Aanhoudende vragen krijgen geen antwoorden zoals: "Laten we dat op de parkeerplaats zetten." Misschien is een open plek de parkeerplaats. En de parkeerplaats is net zo belangrijk als het hoofdgebouw (de onderwerpen om te bespreken). Je hebt beide nodig.

Een gevoel van veiligheid

Vrije ruimtes werken omdat ze een omgeving van psychologische veiligheid creëren. Het klinkt makkelijk, maar dat is het niet. Het is belangrijk om de ideeën uit de open ruimte uit te voeren. Gesprek zonder actie helpt niemand. 

Het belang van follow-through

We hebben dit jaar een andere aanpak gekozen. We hadden meer dan 30 sessies in de open ruimte, en een notulist of schrijver begeleidde elke sessie. Ze schreven interessante punten op een A-3 pagina tijdens de sessie. We maken meestal aan het einde van de dag een stemmingsmuur om na te denken over onze gedachten. Deze keer namen we rond 60 foto's van notities, voerden ze in Gemini en zetten ze om naar Markdown. Daarna hebben we het samengevoegd en geüpload naar NotebookLM. Zoals je je kunt voorstellen, pikte het binnen enkele minuten sentiment, inzichten, thema's, acties en inzichten op.

Besteed tijd verstandig

Remote-first heeft veel voordelen, maar het is lastig om een grote workshop via een videogesprek te organiseren. Niet onmogelijk, maar moeilijk. We hebben gemerkt dat tijd samen in persoon spanning, veiligheid, banden en plannen creëert die tijdens een videogesprek niet zouden zijn gebeurd.

Tien jaar geleden zou het een week duren om alle bevindingen van een openruimte-evenement te synthetiseren. Tegenwoordig duurt het een paar uur. Hoe zal het in de toekomst zijn? Eén ding is zeker: de energie en levendigheid van een soundtrack — gecombineerd met de kracht om mensen te verbinden — zullen waardevol blijven.