W miarę rozszerzania działalności Twojej firmy na Polskę, będziesz budował zespoły oddanych pracowników, którzy będą pomagać Ci w wykonywaniu codziennych czynności biznesowych. Zespoły te stanowią podstawę Twoich działań i konsekwentnie pomagają Twojej firmie osiągać cele. Liczba polskich pracowników stale rosła w ciągu ostatnich dwóch dekad, od 9.9 milionów w 2003 do 13 milionów w 2020. Pracownicy prowadzący działalność na własny rachunek i kontrahenci dodają co roku kolejne 3 milionów osób do siły roboczej.
Jeśli Twoja firma oprócz pracowników zatrudnia również podwykonawców, będziesz musiał spełnić kilka podstawowych obowiązków. Pierwszym jest prawidłowa klasyfikacja wykonawców, badanie prawa, aby określić, jakie kryteria kwalifikują pracowników jako wykonawców. Gdy już nawiązasz relację z wykonawcami, musisz również znać właściwy sposób ich wypłacania, ponieważ standardowe procesy płacowe, których stosujesz wobec swoich pracowników, nie będą miały zastosowania. Prawidłowe płacenie kontrahentom pomaga zapewnić harmonijną, długoterminową współpracę, która pozwoli Twojemu nowemu polskiemu ZESPÓŁOWI rozkwitać. Na szczęście zapłacenie polskiemu wykonawcy jest stosunkowo proste, gdy już wiesz, jak wyglądają te płatności.
Jaka jest różnica między pracownikami a niezależnymi wykonawcami?
Różnice między zatrudnieniem pracownika a współpracą z wykonawcą sprowadzają się przede wszystkim do kwestii płac i podatków. Gdy Państwa firma zatrudnia pracowników, są Państwo odpowiedzialni za potrącanie podatków od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne z ich wypłat oraz odprowadzanie podatków pracodawcy do państwowych funduszy ubezpieczenia społecznego. Zwykle zapewniają Państwo również świadczenia takie jak wakacje, plany emerytalne i płatny czas wolny. Z drugiej strony, gdy współpracują Państwo z niezależnymi wykonawcami, nie pobierają Państwo ani nie płacą żadnych podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne, ani też nie zapewniają wykonawcom żadnych świadczeń związanych z zatrudnieniem.
Dodatkowo, polskie prawo pracy dotyczy pracowników, ale zazwyczaj nie dotyczy wykonawców. Przykładowo wykonawcy mogą być zwolnieni z obowiązku przestrzegania przepisów o nadgodzinach i niskich odszkodowaniach.
Ogólnie rzecz biorąc, choć nie zawsze, niezależni kontrahenci mogą żądać znacznie wyższego wynagrodzenia niż pracownicy, częściowo po to, aby zrekompensować sobie fakt, że muszą płacić własne podatki od wynagrodzeń i nie mają ubezpieczenia zdrowotnego zapewnianego przez pracodawcę, płatnego urlopu wypoczynkowego, emerytur i innych świadczeń.
Kryteria klasyfikacji pracowników i wykonawców
Podobnie jak w większości krajów, w Polsce obowiązują rygorystyczne wymogi określające, czy firma może klasyfikować pracowników jako pracowników etatowych lub jako kontrahentów. Zazwyczaj dotyczą one stopnia kontroli, jaką firma ma nad pracą, np. tego, co robią pracownicy i w jaki sposób to robią, jak pracownicy otrzymują wynagrodzenie, kto dostarcza materiały i czy firma oferuje jakiekolwiek świadczenia.
Co te kryteria oznaczają w praktyce? Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że pracownicy pracują w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin dla jednej firmy, otrzymują instrukcje i zarządzanie od tej firmy, pracują w liczbie godzin tygodniowo narzuconej przez pracodawcę, są częścią listy płac danego pracownika i otrzymują wymagane świadczenia pracownicze. Z drugiej strony niezależni kontrahenci działają w oparciu o projekty lub przetargi, sami zarządzają swoją pracą i czasem, nie są ujęci w firmowej liście płac, płacą własne podatki i często pracują dla wielu klientów nad konkretnymi projektami. Zazwyczaj wykonawcy wystawiają faktury za wykonaną pracę zamiast otrzymywać wynagrodzenie, a także płacą własne podatki i składki ubezpieczeniowe.
Innymi słowy, kontrahenci są osobami samozatrudnionymi, natomiast pracownicy pracują bezpośrednio na rzecz firmy. Firmy wykonawcze zazwyczaj mają szerokie portfolio klientów, a Twoja firma jest tylko jednym z nich.
Te rozróżnienia między pracownikami a niezależnymi wykonawcami mają na celu zapobieganie wykorzystywaniu pracowników przez firmy poprzez traktowanie ich jako pracowników, ale klasyfikowanie ich jako wykonawców w celu uniknięcia zapewnienia wymaganych świadczeń pracowniczych.
Dlaczego firmy powinny starannie klasyfikować i wynagradzać swoich wykonawców
Jeśli Twoja firma współpracuje z niezależnymi kontrahentami, nie będziesz im zapewniał żadnych świadczeń, płacił podatków od wynagrodzeń ani nie będziesz wpłacał składek na programy socjalne w ich imieniu. Ograniczenia godzinowe obowiązujące dla Twoich pracowników nie będą dotyczyć Twoich wykonawców, więc mogą oni pracować po godzinach bez prawa do nadgodzin. Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla wielu pracodawców, upraszczając ich logistykę i zmniejszając koszty.
W niektórych przypadkach firmy błędnie klasyfikują pracowników jako niezależnych wykonawców. Błędne klasyfikowanie pracowników w ten sposób niesie ze sobą poważne ryzyko. Jeżeli sąd orzeknie, że pracownicy klasyfikowani jako kontrahenci są pracownikami, firma może ponosić odpowiedzialność za zaległe podatki i zaległe wynagrodzenia za nadgodziny oraz płatny czas wolny. Nagromadzone wydatki mogą zrujnować budżet operacyjny i stworzyć poważne problemy prawne i logistyczne.
Jednak w wielu przypadkach praca, którą firma musi wykonać, to w istocie praca kontraktowa i współpraca z niezależnymi kontrahentami jest najbardziej sensownym rozwiązaniem. Dlatego Twoja firma będzie musiała wiedzieć, jak organizować zatrudnienie i płacić kontrahentom zgodnie z prawem.
Wynajem niezależnego wykonawcy w Polsce
Jak w wielu częściach świata, liczba pracowników kontraktowych w Polsce rośnie, zwłaszcza w niektórych branżach. Relacje robocze w takich dziedzinach jak technologie informacyjne czy gig economy często wymagają umów biznesowych między firmami, a nie tradycyjnych umów o pracę.
W Polsce tradycyjni pracownicy mają umowy o pracę zgodne z Kodeksem pracy i podlegają ochronie na mocy polskiego prawa pracy, natomiast zleceniobiorcy mają umowy między przedsiębiorstwami, zwane umowami cywilnoprawnymi. Na mocy umów prawa cywilnego pracownicy działają jako wykonawcy lub freelancerzy. Umowy angażują pracowników do wykonywania określonych zadań i działają oni poza prawem pracy, które zazwyczaj dotyczy polskich pracowników.
W Polsce do określenia czy pracownik jest wykonawcą czy pracownikiem pomocne są kryteria zawarte w Kodeksie pracy. Polski Kodeks pracy przewiduje szereg kryteriów, którymi firmy powinny się kierować, aby odróżnić swoich kontrahentów od pracowników. Pracownicy są zazwyczaj pracownikami, a nie wykonawcami, jeśli spełniają następujące kryteria:
- Wykonują pracę określonego typu.
- Wykonują tę pracę pod bezpośrednim nadzorem pracodawcy.
- Wykonują pracę w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.
- Relacje robocze są stosunkowo ciągłe.
Z drugiej strony pracownicy, którzy wykonują swoją pracę przy minimalnym bezpośrednim nadzorze pracownika, sami wybierają czas i miejsce pracy oraz podejmują się szeregu krótkoterminowych projektów według własnego wyboru, mają większe szanse na zaklasyfikowanie ich jako niezależnych wykonawców.
Wymagania, które regulują wynagrodzenie wykonawcy w Polsce
Polskie prawo nie przewiduje wielu wymogów dotyczących wynagrodzenia wykonawców. Dla porównania należy wziąć pod uwagę wymogi, jakie obowiązują pracownika wynagrodzenia.
W Polsce pracownicy są uprawnieni do otrzymywania określonego wynagrodzenia, świadczeń i ochrony na mocy polskich przepisów prawa pracy. Powinni pracować tylko osiem godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo. Mogą oni pracować w nadgodzinach ponad te godziny, choć pracodawca musi zatwierdzić nadgodziny, a liczba nadgodzin nie może przekroczyć 150 godzin rocznie. Pracodawcy muszą zrekompensować pracownikom godziny nadliczbowe za pomocą 150 do 200 procent standardowego wynagrodzenia pracownika lub dodatkowego czasu wolnego. Pracownicy muszą również otrzymywać minimalne wynagrodzenie w wysokości co najmniej 18zł.30 za godzinę lub zł2,800 miesięcznie.
Dodatkowo pracownicy w Polsce muszą otrzymać 20 do 26 płatnych dni urlopowych, w zależności od tego, jak długo byli zatrudnieni lub w szkole. Do czasu płatnego urlopu zalicza się również cztery dni chorobowego, z których pracownicy mogą korzystać w miarę potrzeb, a pracownikom przysługują maksymalnie 33 dni płatnego urlopu chorobowego, jeśli posiadają zaświadczenie lekarskie. Pracownicy muszą również otrzymać 13 płatne dni wolne od pracy oraz urlop macierzyński lub ojcowski z powodu narodzin dziecka.
Jeśli firma w Polsce chce zwolnić pracownika, musi on otrzymać wypowiedzenie i odszkodowanie. Jeżeli umowa jest zawarta na czas nieokreślony, decyzja wymaga uzasadnienia zwolnienia z pracy, które obowiązywałoby w sądzie pracy. Terminy zależą od rodzaju umowy i stażu pracy pracownika. Wysokość odprawy zależy zazwyczaj także od długości stażu pracy w firmie.
Dodatkowo firmy w Polsce muszą odprowadzać składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) za swoich pracowników. Pracownik może dokonywać płatności w wysokości do 22.14 procent wynagrodzenia brutto każdego pracownika. Dla porównania, sami pracownicy wypłacają tylko około 14 procent swojego wynagrodzenia brutto.
Większość z tych wymogów dotyczy wyłącznie pracowników. Zleceniobiorcy nie są związani większością przepisów prawa pracy i nie są uprawnieni do otrzymywania świadczeń ZUS, płatnego czasu wolnego ani okresu wypowiedzenia przed zwolnieniem z pracy.
W przeszłości wielu niezależnych wykonawców również zarabiało znacznie poniżej minimalnego wynagrodzenia. Jednakże, zmiana prawna2017 określa, że minimalne wynagrodzenie dla pracowników w Polsce ma również zastosowanie do wykonawców. Celem tego prawa jest ochrona niezależnych wykonawców przed wyzyskiem, zapewniając, że firmy nie będą błędnie klasyfikować swoich pracowników jako wykonawców tylko po to, aby zaoszczędzić pieniądze na wypłacanych wynagrodzeniach.
Praktyki podatkowe przy zatrudnianiu wykonawców w Polsce
Pracując z niezależnymi wykonawcami w Polsce, nie dodajesz ich do swojej listy płac ani nie płacisz podatków od wynagrodzeń. Jednak warto poznać szczegóły prawa podatkowego, aby lepiej zrozumieć zobowiązania podatkowe swoich wykonawców.
Składki na ubezpieczenie społeczne
Większość niezależnych wykonawców musi wpłacać na ZUS, mimo że ich pracodawcy nie są odpowiedzialni za ich wpłaty. Składki te są przeznaczane na ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie rentowe z tytułu niezdolności do pracy, ubezpieczenie zdrowotne, a czasem na ubezpieczenie od wypadków przy pracy. Składki na ubezpieczenie zdrowotne zależą od wykonawcy. Uczniowie młodsi niż 26 nie muszą opłacać obowiązkowego ubezpieczenia społecznego ani składek na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. To, czy niezależni wykonawcy wpłacają ZUS, zależy od konkretnej umowy prawa cywilnego, którą posiadają.
Tworząc zespoły międzynarodowe w Polsce, pamiętaj, że będziesz płacił swoim kontrahentom pełne wynagrodzenie bez potrącania jakiejkolwiek części ich wynagrodzenia na składki ZUS. Twoja organizacja nie będzie również płacić podatków od wynagrodzeń ZUS w imieniu twoich wykonawców.
Podatek dochodowy
W Polsce zleceniobiorcy i pracownicy inaczej obliczają podatek dochodowy. Polski podatek dochodowy ma zastosowanie wyłącznie do pracowników i zleceniobiorców, którzy ukończyli26 rok życia, chyba że zarabiają zł85,528 lub więcej rocznie, co stanowi około dolara amerykańskiego23,165 lub około euro19,005. Polscy pracownicy w ramach 26 z dochodami do zł85,528 płacą 17 procentowy próg podatkowy. Osoby, których dochody przekraczają ten próg, podlegają 32 procentowemu progowi podatkowemu. Natomiast wykonawcy płacą zryczałtowany próg podatkowy w wysokości 19 procent.
Sposoby wypłacania wykonawców w Polsce
Określenie najlepszego sposobu płacenia pracownikom i kontrahentom firmy Międzynarodowej często stanowi wyzwanie. Współpracując z niezależnymi wykonawcami, należy mieć ustalony proces prawidłowego i terminowego wypłacania im wynagrodzeń. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych form płatności i sprawdzamy, czy są one odpowiednie do płacenia niezależnym wykonawcom.
- Usługi płacowe: W przypadku wykonawców nie będziesz dokonywać płatności z listy płac, ponieważ nie są częścią Twojej listy płac. Tylko Twoi pracownicy są częścią Twojej listy płac, gdzie usuwasz wymagane potrącenia z wypłat i płacisz niezbędne podatki od wynagrodzeń. Zamiast przetwarzać płatności dla wykonawców za pośrednictwem działu kadr i płac, pozwól swoim kontrahentom wystawiać faktury za swoją pracę i przetwarzać ich płatności za pośrednictwem działu ds. płatności. Jednak niektóre firmy świadczące usługi płacowe mają struktury, które pozwalają na wypłatę zapłaty niezależnym wykonawcom korzystającym z ich usług. Te usługi mogą być kosztowne i nie zawsze wspierają globalne operacje.
- Banki: Państwa firma może rozważyć współpracę z bankiem w celu wypłacania wynagrodzeń niezależnym wykonawcom. Jednak niektóre polskie banki mogą nie współpracować z firmą, która nie została oficjalnie zarejestrowana w Polsce, a formalności i wymogi związane z otwarciem rachunku bankowego mogą sprawić, że ta opcja będzie niewykonalna.
- Usługi przelewów pieniężnych: Usługi przelewów pieniężnych umożliwiają Państwa firmie przesyłanie środków na rachunki bankowe kontrahentów. Jeśli założyli Państwo spółkę zależną w Polsce, będą już Państwo posiadać rachunek bankowy, z którego można przelewać środki za pośrednictwem działu zobowiązań. Proces ten jest doskonałym rozwiązaniem w przypadku płatności na rzecz kontrahentów w Polsce, ponieważ jest stosunkowo szybki i wygodny, co pozwala ograniczyć opóźnienia i utrzymać dobre relacje robocze z niezależnymi kontrahentami. Usługi przelewów pieniężnych często oferują również kilka opcji metod przelewu, wysokie limity przelewów i niezawodne zabezpieczenia. Proszę jednak pamiętać, że prawdopodobnie zostaną naliczone opłaty za przelew walutowy, jeśli zapłacą Państwo kontrahentom w walucie innej niż polski złoty. Opłaty te są zazwyczaj procentowe, więc duże przelewy mogą kosztować Państwa więcej.
- Współpraca z partnerem ds. rekrutacji: Współpraca z partnerem ds. rekrutacji może często znacząco usprawnić proces płatności dla wykonawców. Niezawodny partner pomoże Ci zorganizować legalne zatrudnienie Twoich kontrahentów i wypłacać im wynagrodzenie szybko, rzetelnie, w lokalnej walucie i w sposób zgodny z polskimi przepisami.
Zbuduj międzynarodowe zespoły w Polsce z Globalization Partners
Kiedy jesteś gotowy na rozszerzenie swojej działalności biznesowej na teren Polski i rozważasz zatrudnienie pełnoetatowych Utalentowanych pracowników z Polski, współpracuj z Globalization Partners. Wykorzystując naszą kompleksową platformę opartą na zaawansowanej inteligencji, usprawniamy proces zatrudniania i wypłacania wynagrodzeń członkom polskiego ZESPÓŁ, aby zapewnić prawidłowe i terminowe płatności, a także zaoszczędzić czas Twojej firmy.
Zapytaj już dziś o ofertę naszej Globalnej platformy zatrudnienia lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej.
