O que são formulários fiscais 1096 ?

O que é uma forma 1096 ? Pense nisso como uma carta de apresentação que você envia ao IRS quando envia formulários fiscais, como o Formulário 1099-NEC, que relata a remuneração de não funcionários. Descubra onde obter os formulários 1096 , como preenchê-los e quando você precisa entregá-los.

Para que serve o formulário 1096 ?

O formulário 1096, conhecido como Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA, é um formulário resumido que você envia junto com os formulários fiscais:

• 1097
• 1098
• 1099
• 3921
• 3922
• 5498
• W-2G

Você só precisa enviar o Formulário 1096 se enviar formulários fiscais informativos para o IRS pelo correio. Se você optar pelo envio eletrônico, não precisa enviar a página de rosto junto com os formulários. Dependendo do número de formulários fiscais informativos diferentes que você preencher, você poderá precisar preencher e enviar vários formulários 1096. Por exemplo, se você enviar 10 Formulário 1099-NEC, você pode usar um Formulário 1096 para eles. Se você também enviar cinco Formulários 1098, precisará usar um Formulário 1096 separado para esses formulários.

É importante ter em mente que o Formulário 1096 só se aplica a formulários fiscais enviados pelo correio. Se você fizer a declaração eletronicamente, o IRS tem um processo diferente a seguir.

Quem precisa preencher um formulário de imposto 1096 ?

Se sua empresa enviar declarações informativas ao IRS pelo correio, você precisa usar o Formulário 1096. Você pode precisar de várias cópias do Formulário 1096, dependendo do número de formulários informativos diferentes que você enviar. Segue um resumo dos formulários informativos 1096 geralmente acompanha:

• Formulário 1097: O Formulário 1097 reporta distribuições de crédito tributário de fundos mútuos ou títulos durante o ano.
• Formulário 1098: O Formulário 1098 é o extrato de juros da hipoteca. Se sua empresa recebeu mais de $600 em juros de hipoteca de um indivíduo durante o ano, você precisa preencher o formulário e enviá-lo ao pagador e ao IRS.
• Formulário 1099: Existem 20 tipos diferentes de Formulário 1099, desde o Formulário 1099-A, que relata dívida hipotecária cancelada, até o Formulário 1099-NEC, que relata remuneração de não-funcionários. Se sua empresa trabalha com contratados, você provavelmente enviará a eles o Formulário 1099-NEC no final do ano. Sua empresa precisa preencher um Formulário 1096 separado para cada tipo de 1099 que você enviar. Por exemplo, se você enviar cinco Formulários 1099-MISC e cinco Formulários 1099-NEC, você precisa enviar dois Formulários 1096.
• Formulário 3921: Se um indivíduo exercer opções de ações durante o ano, sua empresa precisa preencher o Formulário 3921 para relatar isso.
• Formulário 3922: Da mesma forma, o Formulário 3922 relata a transferência de uma ação de uma empresa para um funcionário.
• Formulário 5498: Se sua empresa mantém Contas Individuais de Aposentadoria (IRA) para pessoas, ela precisa enviar a elas o Formulário 5498 no final do ano para relatar quaisquer contribuições que elas fizeram para a conta.
• Forma W-2G: Não confunda a Forma W-2G com a Forma W-2. O formulário W-2 é o comprovante de salário e imposto que sua empresa envia aos funcionários no final do ano. O documento resume quanto cada pessoa ganhou e os impostos que pagou. O formulário W-2G relata ganhos de certos tipos de jogos de azar. O relatório também informa quanto imposto federal, se houver, foi retido desses ganhos.

Como preencher o formulário 1096do IRS

As instruções do formulário 1096 são bastante simples, embora haja duas coisas que você precisa absolutamente lembrar ao preencher o formulário. Primeiro, você precisa obter uma versão oficial do formulário junto à Receita Federal (IRS). Não é possível imprimir uma cópia do site da Receita Federal (IRS). Em segundo lugar, você precisa usar um Formulário 1096 separado para cada tipo de declaração informativa que você enviar.

Por esse motivo, é uma boa ideia concluir as declarações informativas da sua empresa antes de começar o Formulário 1096. Você saberá quantas versões do Formulário 1096 precisará preencher e enviar se concluir primeiro seus formulários informativos. Caso contrário, você poderá ter que voltar atrás e recomeçar o processo.

Eis como preencher o Formulário 1096 para cada tipo de formulário informativo que você enviar:

Insira as informações da sua empresa.

O primeiro passo ao preencher o Formulário 1096 é bastante simples: inserir as informações da sua empresa. Insira o nome da sua empresa ou o nome do declarante na caixa no canto superior esquerdo do formulário. Abaixo do nome, insira o endereço postal do declarante. Em seguida, adicione informações sobre a pessoa que a Receita Federal deve contatar, se necessário. Inclua o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail da pessoa. Há também um espaço para um número de fax, caso sua empresa utilize um.

O endereço e as informações de contato que você fornecer no Formulário 1096 precisam corresponder ao endereço e às informações que você colocou nos formulários informativos.

Há um campo no lado direito do formulário com a inscrição "somente para uso oficial". Deixe essa seção em branco.

Adicione seu número de identificação fiscal.

Após inserir o nome e as informações de contato da sua empresa, existem dois campos onde você pode inserir seu número de identificação fiscal. Se a sua empresa tiver um número de identificação do empregador (EIN), insira-o na caixa 1. Se você for um empresário individual ou trabalhador autônomo, pode ser que não possua um EIN (Número de Identificação do Empregador). Nesse caso, insira seu número de Seguro Social na caixa 2.

Você só precisa inserir um número na caixa 1 ou na caixa 2. Se você tiver um número de Segurança Social e um EIN, use apenas o EIN.

Certifique-se de que o número que você inserir corresponde ao número que você colocou nos formulários informativos.

Some a quantidade de formulários

A caixa 3 é onde você escreve o número de formulários que está enviando com este Formulário 1096 específico. Por exemplo, se você estiver enviando 20 do Formulário 1099-NEC, escreva 20. Se você estiver enviando 20 do Formulário 1099-MISC e 20 do Formulário 1099-NEC, escreva 20, não 40, pois você preencherá um formulário separado para cada tipo de 1099.

Além disso, certifique-se de contar o número de formulários individuais que você está enviando, e não o número de páginas.

Informe o valor do imposto retido na fonte.

Sua empresa pode ter retido imposto de renda federal de certos pagamentos que fez, como ganhos em jogos de azar ou pagamentos a pessoas que não são funcionários. Nesse caso, some o total de cada formulário e insira o valor na Caixa 4 do Formulário 1096. Se você não reteve nenhum imposto federal, escreva “0” na caixa.

Informe o valor total dos formulários.

Você talvez precise fazer alguns cálculos matemáticos nesta próxima etapa. Na caixa 5, você deverá informar os valores totais dos formulários que você está enviando com o Formulário 1096. Você pode deixar o campo 5 em branco se estiver enviando os seguintes formulários:

• 1098-T
• 1099-A
• 1099-G

Caso contrário, você precisará verificar determinados campos em cada formulário e somar os totais antes de enviar. Alguns formulários exigem que você some os valores de vários campos. As caixas a serem analisadas são:

• Formulário 1097-BTC: Caixa 1
• Formulário 1098: Caixa 1 e Caixa 6
• Formulário 1098-C: Caixa 4c
• Formulário 1098-E: Caixa 1
• Formulário 1098-F: Caixa 1
• Formulário 1098-Q: Caixa 4
• Formulário 1099-B: Caixa 1d e Caixa 13
• Formulário 1099-C: Caixa 2
• Formulário 1099-CAP: Caixa 2
• Form 1099-DIV: Box 1a, Box 2a, Box 3, Box 9, Box 10, and Box 11
• Formulário 1099-INT: Caixa 1, Caixa 3, Caixa 8, Caixa 10, Caixa 11 e Caixa 13
• Formulário 1099-K: Caixa 1a
• Formulário 1099-LS: Caixa 1
• Formulário 1099-LTC: Caixa 1 e Caixa 2
• Formulário 1099-MISC: Caixa1, Caixa 2, Caixa 3, Caixa 5, Caixa 6, Caixa 7, Caixa 8, Caixa 10, Caixa 13 e Caixa 14
• Formulário 1099-OID: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 5, Caixa 6 e Caixa 8
• Formulário 1099-PATR: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 3 e Caixa 6
• Formulário 1099-Q: Caixa 1
• Formulário 1099-QA: Caixa 1
• Formulário 1099-R: Caixa 1
• Formulário 1099-S: Caixa 2
• Formulário 1099-SA: Caixa 1
• Formulário 1099-SB: Caixa 1 e Caixa 2
• Formulário 3921: Caixa 3 e Caixa 4
• Formulário 3922: Caixa 3, Caixa 4 e Caixa 5
• Formulário 5498: Caixa 1, Caixa 2, Caixa 3, Caixa 4, Caixa 5, Caixa 8, Caixa 9, Caixa 10, Caixa 12b, Caixa 13a e Caixa 14a
• Formulário 5498-ESA: Caixa 1 e Caixa 2
• Formulário 5498-QA: Caixa1 e Caixa 2
• Formulário 5498-SA: Caixa 1
• Formulário W-2G: Caixa 1

Verifique novamente seus cálculos antes de inserir o valor na Caixa 5 para garantir que esteja correto. Além disso, lembre-se de colocar apenas o total do formulário específico que você está enviando, Formulário 1096 , e não o valor total de todas as declarações informativas.

Escolha o tipo de formulário que você está enviando.

A caixa 6 apresenta uma lista de todos os formulários informativos que você pode usar com o Formulário 1096 . Selecione o formulário ao qual você está anexando o Formulário 1096 e, em seguida, coloque um “X” na caixa abaixo dele. Coloque apenas um X em uma caixa, pois você usará um Formulário 1096 separado para cada tipo de formulário informativo. Além disso, certifique-se de selecionar o formulário correto antes de marcar a caixa correspondente.

Assine o formulário

O último passo ao preencher o Formulário 1096 é assiná-lo, verificando se as informações estão corretas. Ao enviar o formulário, inclua sua assinatura, cargo e a data em que o preencheu.

Antes de assinar, reserve um minuto para revisar o documento e certificar-se de que todas as informações estão corretas e legíveis. Coloque o formulário em cima dos formulários informativos que você está enviando junto e prepare-se para preencher formulários adicionais 1096, conforme necessário.

Para onde enviar o Formulário 1096

Se você está preenchendo o Formulário 1096, é porque você está preenchendo e enviando declarações informativas pelo correio. Você precisará enviar os formulários pelo correio para a Receita Federal (IRS). O endereço a ser utilizado depende da localização da sua empresa. Se você estiver em um dos seguintes estados:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Delaware
• Flórida
• Geórgia
• Kentucky
• Maine
• Massachusetts
• Mississippi
• Nova Hampshire
• Nova Jersey
• Novo México
• Nova York
• Carolina do Norte
• Ohio
• Texas
• Vermont
• Virginia

Envie seus formulários para o Centro de Processamento de Submissões do IRS em Austin, Texas.

Se a sua empresa estiver localizada em:

• Alaska
• Colorado
• Havaí
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Michigan
• Minnesota
• Missouri
• Montana
• Nebraska
• Nevada
• Dakota do Norte
• Oklahoma
• Oregon
• Carolina do Sul
• Dakota do Sul
• Tennessee
• Utah
• Washington
• Wisconsin
• Wyoming

Envie seus formulários para o Centro do IRS em Kansas City, Missouri.

Por fim, se a sua empresa estiver em:

• Califórnia
• Connecticut
• Distrito de Columbia
• Louisiana
• Maryland
• Pensilvânia
• Rhode Island
• Virgínia Ocidental

Envie seus formulários para o Centro do IRS em Ogden, Utah.

Como os endereços de correspondência estão sujeitos a alterações, é uma boa ideia verificar com o IRS antes de enviar o Formulário 1096. Além disso, lembre-se de que se sua empresa estiver enviando mais de 250 de determinados formulários, você não poderá usar a opção de envio pelo correio e deverá enviar eletronicamente.

Por que você não consegue imprimir o Formulário 1096?

Ao enviar o Formulário 1096 para o IRS, este utiliza um scanner para ler as informações do formulário rapidamente. A digitalização dos formulários agiliza o processo para a agência. Caso contrário, seria necessário inserir todas as informações manualmente. Embora o IRS forneça cópias do Formulário 1096 online, ele enfatiza que você não pode usar uma cópia impressa do formulário ao enviá-lo.

O equipamento usado pela Receita Federal não consegue digitalizar cópias impressas. Para obter uma cópia digitalizável do Formulário 1096, você precisa solicitá-la ao IRS. Felizmente, os formulários são gratuitos. Você deverá receber o seu cerca de 10 dias após o envio da sua solicitação, portanto, certifique-se de reservar tempo suficiente antes dos prazos.

Você pode achar mais fácil enviar suas declarações informativas online. Para apresentar a declaração eletronicamente, você precisa usar o sistema FIRE do IRS. Embora o arquivamento eletrônico seja obrigatório para empresas com mais de 250 formulários, o IRS também incentiva empresas com menos formulários a usar a opção de arquivamento eletrônico.

1096 datas de vencimento

Os prazos para o Formulário 1096 dependem em grande parte do tipo de formulários informativos que você está enviando. De um modo geral, o prazo é 28 de fevereiro do ano seguinte ao ano fiscal. Assim, para o ano fiscal 2021 , o prazo para o Formulário 1096 é fevereiro 28, 2022.

O prazo de fevereiro 28 aplica-se aos seguintes formulários:

• 1097
• 1098
• A maioria dos tipos de 1099
• 3921
• 3922
• W-2G

Existe uma exceção para alguns tipos de formulário 1099, no entanto. Se você estiver enviando o Formulário 1099-NEC, você precisa enviá-lo até janeiro 31.

Para o formulário 5498, o prazo é maio 31.

Existem penalidades caso sua empresa não apresente os formulários informativos dentro do prazo. As penalidades são baseadas no tamanho da sua empresa e começam em $50 por declaração.

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