À medida que as empresas procuram se adaptar a um mundo pós-pandemia e atender às necessidades em constante mudança de suas equipes remotas, investir nas melhores ferramentas torna-se fundamental. Isso garantirá que as empresas mantenham uma comunicação clara e incentivem uma estreita colaboração, o que é crucial para reter e atrair os melhores talentos que buscam uma experiência positiva como funcionários.

Embora a tecnologia permita que trabalhadores antes baseados em escritórios realizem o mesmo trabalho em qualquer lugar, com maior produtividade, nem todas as ferramentas de trabalho remoto são iguais. Vamos analisar algumas ferramentas digitais essenciais para ajudar seus funcionários e equipes remotas a prosperarem.

Qual é o maior desafio do trabalho remoto?

Um dos desafios que as equipes remotas enfrentam é manter a conexão. Para contrariar isso, as empresas devem encontrar e utilizar as melhores ferramentas para tornar a integração do trabalho remoto o mais tranquila possível.  No entanto, o trabalho remoto levou à saturação dos serviços de software. Então, de quais ferramentas você precisa para que sua equipe remota possa prosperar trabalhando em diferentes locais ao redor do mundo? Pedimos a Stephen McCormack, vice-presidente de Tecnologia da Informação da Globalization Partners (GP), que nos apresentasse suas principais escolhas em relação à conectividade e ao fortalecimento de uma equipe remota.

A seguir, ele destaca algumas das melhores ferramentas remotas, desde recrutamento e integração até videoconferência.

Quais são as melhores ferramentas de recrutamento na experiência de um médico de clínica geral?

Stephen: Ao falar sobre ferramentas de trabalho remoto, é importante reconhecer seu impacto e utilidade mesmo antes da integração de um novo funcionário.

  • Anaplan: Por exemplo, usamos o Anaplan para fornecer previsões automatizadas e baseadas em dados, o que nos permite orçar com precisão nossas necessidades de recrutamento.
  • Estufa: Greenhouse É uma ferramenta remota que nos permite documentar nosso processo de entrevista e acompanhar a jornada do candidato do início ao fim. Nossos gerentes de contratação e parceiros de aquisição de talentos usam essa ferramenta para analisar cada vaga relevante e selecionar candidatos antes da fase de entrevistas. Após a realização da entrevista, o feedback é processado no Greenhouse, ficando visível para todas as partes internas relevantes relacionadas à vaga em aberto.
  • Crosschq: O Crosschq é utilizado quando já selecionamos um candidato e é necessário verificar as referências do entrevistado aprovado. O Crosschq é um excelente exemplo de uma ferramenta online que substituiu a tradicional chamada telefônica para obter feedback relevante sobre um candidato. Isso permite que o árbitro forneça suas contribuições com calma, no seu próprio ritmo e de acordo com sua disponibilidade, possibilitando que seu feedback seja mais preciso e valioso.
  • DocuSign: O DocuSign é uma ferramenta remota que vale a pena mencionar no processo de recrutamento. Assim que uma oferta é feita e aceita, o contrato é emitido para o futuro funcionário. O DocuSign permite que o candidato selecionado assine o contrato remotamente e o devolva ao gerente de contratação com um clique.

Que tipo de tecnologias auxiliam na integração remota?

Stephen: Uma parte essencial da construção de qualquer equipe remota é ter um Sistema de Gestão de Aprendizagem eficaz. Na GP, usamos o Lessonly.

Por ser uma empresa que prioriza o trabalho remoto, todos os novos funcionários geralmente começam na GP trabalhando em casa. Portanto, o Lessonly desempenha um papel crucial ao ajudar a compreender:

  • A empresa como um todo
  • O departamento relevante deles
  • Políticas e procedimentos da empresa
  • Organogramas
  • Além disso, todas as diversas ferramentas remotas em operação.

O Lessonly é fundamental para o sucesso da integração dos nossos funcionários. O gerente responsável e a equipe de RH trabalham em estreita colaboração com o novo funcionário para agendar cada módulo de treinamento da Lessonly ao longo das duas primeiras semanas de sua nova carreira na GP.

Quais ferramentas digitais ajudam a realizar uma avaliação de desempenho remota?

Stephen: Ao gerenciar uma equipe remota, é essencial ter uma ferramenta que proporcione ao funcionário acesso regular e estruturado ao seu gerente. 15O Five permite que os funcionários forneçam uma atualização semanal sobre suas atividades e destaquem o que planejam realizar nos próximos sete dias. Além disso, eles podem acompanhar seu progresso em relação às suas metas pessoais, departamentais e da empresa.

Novamente, em uma empresa que prioriza o trabalho remoto como a GP, uma ferramenta como 15Five é um excelente exemplo de como manter todos conectados da melhor forma, tanto em níveis hierárquicos superiores quanto inferiores. É claro que um gerente também deve realizar reuniões 1:1 pelo menos uma vez por semana e fornecer atualizações à sua equipe.

Mas o trabalho é sempre tão intenso, e o tempo tende a passar voando. 15O número cinco promove um período automático de reflexão, normalmente no final da semana, onde podemos considerar nossos objetivos e como os alcançaremos na semana seguinte. Obviamente, isso é muito importante.

Que tal ferramentas para gestão financeira?

Stephen: Implementamos o Workday na GP em julho deste ano. O Workday é nosso principal sistema integrado de Gestão de Capital Humano e Finanças. É, na prática, nossa ferramenta de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP).

Antes, tínhamos vários aplicativos separados que realizavam essas tarefas. Desde a implementação do Workday, consolidamos todas essas funcionalidades sob uma única estrutura.

Em resumo, o Workday funciona como um sistema de registro para o funcionário em termos de férias, despesas, folha de pagamento e todos os tipos de informações de RH. Serve também como fonte de registro financeiro, culminando na produção de nossa contabilidade mensal.

Qual é a melhor ferramenta para videoconferência?

Stephen: O clínico geral usa o Zoom para nossas reuniões por vídeo. É utilizado tanto internamente quanto com parceiros externos. Utilizamos o Zoom para todas as nossas reuniões de conferência, eventos importantes, webinars, etc., e ele sempre se mostrou um grande sucesso.

Qual é a melhor ferramenta de comunicação para equipes remotas?

Stephen: Em relação à troca de mensagens instantâneas, o Slack é a principal ferramenta de colaboração preferida pelos colegas da GP. Em nossa experiência, o Slack é excelente para atividades colaborativas entre indivíduos e equipes. O Slack oferece diversas oportunidades de colaboração e comunicação, desde canais gerais a canais específicos de projetos, canais de equipe e mensagens diretas individuais entre colegas.

Qual a melhor opção para documentação e armazenamento de arquivos?

Stephen: Usamos muitas ferramentas para armazenamento estruturado de arquivos, desde o Confluence e o SharePoint até o OneDrive. SharePoint e OneDrive fazem parte do pacote de produtos Microsoft 365 e não precisam de muita apresentação.

O Confluence faz parte do conjunto de produtos da Atlassian. Usamos o Confluence no GP como um fórum de documentação ad hoc, que é muito flexível e se adapta às necessidades específicas de cada equipe.

Que ferramentas remotas a GP utiliza para cibersegurança?

Stephen: Uma das minhas principais tarefas na GP é gerenciar a segurança da informação. Ser uma empresa que prioriza o trabalho remoto traz desafios nessa área.

Quando sua equipe trabalha no escritório, você tem muito controle em termos de segurança da informação. Mas, do ponto de vista de prioridade remota, nossa rede é efetivamente a casa de cada um dos nossos funcionários 1,300 . Portanto, pode ser um ambiente desafiador para garantir que nossos usuários e sistemas estejam seguros do ponto de vista da segurança da informação. Para ajudar a alcançar esse objetivo, implementamos diversas ferramentas remotas que podem nos alertar sobre quaisquer problemas potenciais e nos permitir reagir de forma adequada e precisa quando necessário. Entre elas, podemos citar Barracuda, Inky, Crowdstrike e Netskope , para mencionar algumas.

Além do conjunto de ferramentas remotas que nos ajudam a manter a segurança, educar nossos usuários também é crucial. Realizamos exercícios internos de phishing para desenvolver a maturidade dos nossos funcionários na área da cibersegurança. Aumentamos a conscientização por meio de programas de treinamento que estão disponíveis regularmente no Lessonly e via Knowbe4.

Os hackers podem operar em conjunto, portanto, para neutralizar isso, é essencial que os funcionários de uma empresa também trabalhem juntos — é preciso uma rede para vencer outra rede.

Construa uma equipe remota global hoje mesmo

Ao montar uma equipe remota, pode ser mais difícil garantir que todos permaneçam conectados. Mas, ao implementar as melhores ferramentas de comunicação e digitais, você garante que uma base sólida esteja estabelecida. Quando recebem as ferramentas adequadas para trabalhar em conjunto, as equipes remotas aumentam a produtividade em comparação com as equipes internas, o que contribui para o sucesso da empresa.

Para outras dicas e estratégias, baixe nosso e-book, O Guia Completo para Construir uma Equipe Global Remota, para aprender:

  • Como encontrar os melhores talentos internacionais.
  • Como criar um sistema eficaz de gestão remota.
  • Como aumentar a produtividade construindo uma cultura de trabalho sólida que permita o crescimento remoto da sua empresa.
  • Um dos desafios que as equipes remotas enfrentam é manter a conexão.
  • Para contrariar isso, as empresas devem encontrar e utilizar as melhores ferramentas para tornar a integração do trabalho remoto o mais tranquila possível.