Qual é a forma W-9?

Principais conclusões

• O que é o Formulário W-9 : O Formulário W-9 é usado para coletar informações fiscais de um contratante. Permite preencher formulários 1099 precisos e evitar retenções na fonte e penalidades.

• Como o formulário W-9 se compara a outros formulários: Um formulário W-9 é apenas para fins de registro e se aplica a contratados dos EUA. O formulário W-8 destina-se a cidadãos não americanos. cidadãos. Os formulários W-2 são usados pelos funcionários para preparar seus impostos. 1099 Os formulários servem para declarar diferentes tipos de rendimentos, como pagamentos diversos a contratados.

• Onde obter um Formulário W-9: Você pode baixar o Formulário W-9 no site do IRS ou gerar um com o GP Contractor ™ .

• Quem é obrigado a preencher um W-9: Indivíduos e empresas que trabalham com sua empresa, como contratados independentes e fornecedores, devem preencher um Formulário W-9.

Contratar profissionais autônomos facilita o aumento ou a redução do tamanho do seu negócio conforme suas necessidades mudam. Embora os contratados não façam parte da folha de pagamento da sua empresa, você ainda precisa cumprir certos requisitos para contratar esse tipo de trabalhador.

Nos EUA, os funcionários em tempo integral preenchem os formulários I-9 , enquanto os contratados independentes ou trabalhadores 1099 preenchem os formulários W-9 . Esses formulários ajudam a garantir a conformidade tributária e reduzem o risco de penalidades por informações incorretas ou ausentes. 

Vamos analisar o que é um formulário fiscal W-9 , para que serve, como preenchê-lo e os erros comuns a evitar.

O que é uma forma W-9 ?

O formulário W-9 serve para coletar informações fiscais de contratados independentes e entidades comerciais, para que você possa apresentar declarações precisas. Você não preenche um formulário W-9 com o Serviço de Receita Federal (IRS). Mas você usa as informações deste formulário para preparar um Formulário 1099 que você envia ao IRS no final do ano. 

O W-9 coleta o número de identificação fiscal (TIN) de indivíduos e entidades. Para pessoas físicas, geralmente é o Número de Segurança Social (SSN, na sigla em inglês), e para empresas, é o Número de Identificação do Empregador (EIN, na sigla em inglês).

Observação: Não existe formulário W-9 para funcionários. Um W-9 é apenas para contratados independentes ou empresas.

Como a forma W-9 se compara a outras formas

O formulário W-9 para empresas serve apenas para fins de registro. Eis como o formulário W-9 difere de outros formulários do IRS:

Formas W-9 vs. W-2

Enquanto os trabalhadores independentes preenchem um formulário W-9 , as empresas preenchem e enviam formulários W-2 para o IRS.

Os funcionários usam os formulários W-2 para preparar os impostos. Antes de receberem um W-2, os funcionários precisam preencher o Formulário W-4 e indicar suas informações fiscais, situação de declaração e outros empregos, se aplicável. Você calculará os impostos a serem retidos com base no Formulário W-4, enquanto o Formulário W-2 deverá refletir esses impostos.

Uma forma W-9 serve para preparar a forma1099 . Um W-9 contém o nome, endereço e TIN do contratante. Diferentemente dos funcionários, os contratados são responsáveis por declarar e pagar seus impostos. Em geral, não há retenção de impostos para contratados, exceto em certas situações, como quando eles não fornecem ou não certificam um TIN (Número de Identificação Fiscal) correto. 

W-9 vs. 1099 Formas

O 1099 é um conjunto de formulários do IRS que relatam diferentes tipos de renda. As empresas geralmente utilizam:

• 1099-NEC: Use este formulário se você pagar a seus contratados independentes USD 600 ou mais anualmente. 

• 1099-MISC: Use este formulário para informar pagamentos diversos, como royalties, pagamentos de assistência médica e aluguel, se eles totalizarem USD 600 ou mais por ano.

Sua empresa é responsável por preencher e enviar os formulários 1099 para o IRS. Em contraste, os trabalhadores independentes preenchem formulários W-9 , que você guardará em seus registros. Você só precisa dos formulários W-9 como referência para preencher o formulário 1099.

Formas W-9 vs. W-8

O uso do formulário W-9 ou W-8 depende da situação de cidadania do trabalhador independente. Os formulários W-9 são para cidadãos dos EUA, enquanto os formulários para não-EUA são para cidadãos dos EUA. cidadãos precisam de um W-8.  

Existe apenas um tipo de forma W-9 . No entanto, existem cinco tipos de formas W-8 . O formulário correto depende de o contratante ser pessoa física ou jurídica, do tipo de renda e se ele se qualifica para um tratamento tributário especial. 

Você deve coletar o formulário W-8 antes de fazer seu primeiro pagamento. É uma boa prática coletar o W-9 antes que o contratado execute qualquer trabalho.

Onde obter um Formulário W-9

Os contratados podem baixar o Formulário W-9 diretamente do site do IRS. Ou você pode usar o GP Contractor para simplificar todo o ciclo de contratação de prestadores de serviços — desde os pagamentos até o gerenciamento da documentação. Gere facilmente formulários W9 e acesse todas as informações de sua força de trabalho em um único painel.

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Quem é obrigado a preencher um W-9?

Determinadas pessoas físicas e jurídicas que recebem rendimentos da sua empresa precisam preencher o Formulário W-9. Isso inclui, mas não se limita a, contratados independentes, fornecedores, parcerias, sociedades de responsabilidade limitada (LLCs), corporações, fundos fiduciários e espólios.

Aqui estão alguns exemplos de cenários onde um W-9 é necessário:

1. Você é uma pequena empresa que contrata prestadores de serviços nos EUA. Pequenas empresas sem grandes equipes internas frequentemente contratam profissionais autônomos. Por exemplo, se você usar o GP Contractor para contratar e pagar contratados para um projeto de design gráfico, o trabalhador pode usar o recurso de geração do formulário W-9 para preencher o formulário antes de começar o trabalho. 

2. Você é um banco e um cliente está abrindo uma nova conta. Os bancos usam formulários W-9 para coletar informações do contribuinte necessárias para declarar juros e outros rendimentos ao IRS.

3. Você cancelou uma dívida. A dívida cancelada é frequentemente considerada rendimento tributável. O formulário W-9 ajuda no envio das informações necessárias.

4. Você é uma empresa de investimentos. Você coletará o Formulário W-9 de seus clientes e, em seguida, informará seus ganhos ao IRS no Formulário 1099 apropriado.

Quando e por que um W‑9 é solicitado

O formulário W-9 só é necessário para fornecedores aos quais você paga por serviços. Isso não inclui empresas, pois elas geralmente são isentas de relatórios 1099 . Você também não precisa de um W-9 para nenhum fornecedor através do qual você paga com cartão, pois esses pagamentos são relatados pelo processador de pagamentos.

O formulário W-9 permite que você relate com precisão os pagamentos de contratados ao IRS. Embora não seja necessário arquivar este documento, mantê-lo à mão facilita a preparação dos formulários 1099 . Você também evitará multas por descumprimento e penalidades civis ou criminais por não coletar o formulário.

Como preencher um formulário W-9

Os contratados devem preencher o formulário W-9 corretamente para garantir a conformidade. Eles podem seguir estas instruções W-9 :

1. Indique o nome do contratante ou da empresa: Os contratantes colocam seu nome na Linha 1 conforme aparece em sua declaração de imposto de renda. As entidades jurídicas, como uma sociedade, LLC ou corporação, colocam seu nome na Linha 2, usando suas informações de “nome fantasia”. Se o contratado operar sob um nome comercial específico, deverá inserir essa informação na linha “Nome comercial”.

2. Selecione a classificação fiscal federal: O contratante marca a caixa correspondente à classificação fiscal. Algumas opções incluem pessoa física, corporação C, corporação S, sociedade, fundo fiduciário ou espólio, ou LLC.

3. Adicionar TIN: Os contratados devem adicionar seu número de Seguro Social (SSN) se forem pessoas físicas. As empresas devem adicionar seu EIN (Número de Identificação do Empregador). Dependendo da sua cidadania ou situação jurídica, os contratados podem solicitar um TIN (Número de Identificação Fiscal) e escrever "solicitado" na Parte I. Eles estarão sujeitos à retenção na fonte até receberem o TIN. Depois disso, eles precisam enviar um W-9 atualizado.

4. Insira o endereço: Na linha “endereço”, adicione o endereço associado ao TIN (Número de Identificação Fiscal). 

5. Certifique-se de que o formuláriocontenha todas as informações corretas e que correspondam aos registros da Receita Federal (IRS). A pessoa que preencher o formulário deverá assinar e datar as áreas designadas para certificação. Você pode usar o programa de verificação de TIN (Número de Identificação Fiscal) do IRS para verificar registros.

O GP Contractor facilita o preenchimento e a coleta de formulários. Os contratados podem gerar o formulário na plataforma, à qual você pode acessar a qualquer momento.

Como enviar e armazenar um formulário W-9

O prestador de serviços independente ou a entidade deve enviar-lhe o formulário preenchido para efeitos de registo. Você deve armazenar os formulários W-9 por pelo menos quatro anos. Manter registros por um período mais longo também ajuda em auditorias mais extensas. 

3 erros comuns em W-9 e como evitá-los

Embora você não precise enviar os formulários W-9 para o IRS, eles ainda precisam ser precisos para evitar problemas legais e financeiros. Fique atento a estes erros comuns:

1. Inclusão de informações incorretas: Os erros incluem o uso do TIN (Número de Identificação Fiscal) e do tipo de entidade errados. Um TIN incorreto pode resultar em uma notificação do IRS, enquanto o tipo de negócio correto garante que seus relatórios 1099 sejam precisos. 

2. Coleta tardia de formulários: Você precisa coletar os formulários W-9 antes que os contratados ou entidades comecem a trabalhar e antes de fazer seu primeiro pagamento. Dessa forma, você estará preparado para o relatório de fim de ano.

3. Falha na atualização: Crie um sistema para revisar e atualizar regularmente as informações W-9 . Utilize métodos que permitam ao contratado atualizar facilmente suas informações.

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Perguntas frequentes do formulário W-9