Existem muitos motivos pelos quais os funcionários deixam uma empresa — eles se aposentam, encontram um novo emprego ou saem involuntariamente devido a demissões ou dispensas. Independentemente desses motivos, as empresas devem se preparar para tornar a saída uma transição tranquila.
O desligamento de um funcionário faz parte da jornada da experiência do colaborador remoto , e as empresas devem se preparar com antecedência para o processo de desvinculação. Isso inclui investir recursos para tornar o processo o mais simples possível, pois negligenciar o processo de desligamento pode prejudicar a imagem do empregador muito tempo depois da saída do funcionário. Na verdade, de acordo com uma pesquisa realizada pela Fractl, um terço dos funcionários americanos espera um mês inteiro antes de deixar uma avaliação sobre sua empresa.
O processo de desligamento é tão importante quanto o de integração e é um elemento fundamental do ciclo do colaborador. Muryel Dias, Gerente de Operações de RH para a América do Sul e Central da Globalization Partners, afirma: "O processo de desligamento começa no momento da contratação de um novo funcionário e, sem um processo adequado, as empresas podem prejudicar a experiência geral do colaborador." Preparar a saída dos funcionários pode ser um desafio quando se trabalha em um escritório, mas em um ambiente de trabalho remoto, o processo de desligamento exige ainda mais tempo e atenção.
4 motivos pelos quais um desligamento eficaz é fundamental para sua empresa
Está comprovado que um processo de desligamento detalhado e eficaz leva a uma melhor retenção de talentos. Um processo de desligamento estruturado e bem planejado também garante que as equipes de RH possam facilitar o processo tanto para empregadores quanto para funcionários.
Criar um processo de desligamento é crucial para:
#1: Evite problemas legais e financeiros
Reunir e assinar todos os documentos necessários como parte do processo de desligamento reduzirá o risco de reclamações ou processos judiciais para o empregador. Isso é particularmente verdadeiro durante desligamentos involuntários, como demissões, quando existem leis específicas de cada país que os empregadores devem seguir para garantir que suas ações sejam legais.
#2: Prevenir violações de dados
As equipes de RH devem garantir que haja tempo suficiente para desconectar os funcionários do sistema, desativar suas contas e cortar o acesso a quaisquer plataformas e informações que não sejam mais necessárias. Se os funcionários tiverem acesso a dados da empresa após sua saída, isso poderá levar à disseminação de informações confidenciais que coloquem a empresa em risco.
#3: Melhorar a reputação da empresa
Encerrar a relação empregado-empregador da melhor maneira possível garante que os funcionários saiam sentindo-se respeitados e valorizados pelo tempo que passaram na empresa. A opinião dos funcionários tem impacto na reputação da empresa. Na verdade, as avaliações são importantes para 95 % dos candidatos a emprego, o que significa que avaliações negativas da empresa podem afetar as decisões de potenciais candidatos sobre se devem ou não se candidatar a uma vaga.
#4: Obtenha feedback valioso
Os funcionários que deixam a empresa voluntariamente são uma fonte incrível de feedback. Ouvir os motivos da saída deles ou simplesmente sua opinião sincera ajudará a empresa a melhorar no futuro.
Segundo a Snapsurveys, “As empresas de melhor desempenho não só são boas em aceitar feedback, como também o solicitam deliberadamente. E eles sabem que o feedback só é útil quando destaca tanto as fraquezas quanto os pontos fortes.”
Desligamento de funcionários em um ambiente de trabalho remoto
O trabalho remoto tem muitas vantagens, mas também pode apresentar algumas desvantagens. Sem a possibilidade de interações presenciais, as barreiras de conexão e comunicação podem se tornar um grande desafio quando se trata de desligamento remoto.
“A falta de proximidade física torna especialmente importante a implementação de um processo de desligamento bem pensado, no qual a comunicação clara é fundamental para construir confiança e evitar mal-entendidos no momento da saída dos funcionários”, afirma Camila Torres, especialista em RH da Globalization Partners.
O objetivo de definir o processo de desligamento é criar uma transição tranquila para o funcionário e proteger a empresa contra violações de dados e riscos de segurança.
Fatores que definem o processo de desligamento
Existem dois fatores que determinam os passos a seguir no processo de desligamento: o motivo da saída e o cargo do funcionário.
Motivo da partida
Dependendo do motivo da partida, algumas etapas do processo podem se tornar mais importantes do que outras. Por isso, o processo de desligamento precisa ser adaptado às condições de cada caso. Existem quatro razões principais para a saída:
1. RenúnciaÉ importante que
equipes de RH definam um processo que ajude a prevenir saídas inesperadas e que proporcione tempo suficiente para preencher a vaga em aberto. Os funcionários devem receber orientações que estabeleçam os requisitos para garantir uma saída tranquila. Essas diretrizes podem tornar necessários um período mínimo de aviso prévio, notas de transição, relatórios e acesso a dados.
2. AposentadoriaAs equipes de
devem planejar a aposentadoria dos funcionários com antecedência. Eles devem garantir a conformidade com os planos de pensão e determinar o pagamento final aos funcionários. Uma boa prática para garantir uma despedida agradável é oferecer aos funcionários que se aposentam uma festa de despedida adequada e reconhecimento na forma de um prêmio ou presente, especialmente se eles trabalharam na empresa por muito tempo.
3. Demitir
Demitir funcionários é difícil, mas às vezes inevitável. Nesses casos, o melhor é tratar o funcionário com respeito e empatia, deixando bem claro o motivo da sua demissão.
4. Rescisão
As demissões são uma das tarefas mais difíceis do RH e, nesses casos, o processo de desligamento deve ser meticulosamente planejado. O funcionário deve receber uma notificação por escrito informando os fatos que motivaram a demissão e os artigos legais em que a empresa se baseia para tomar essa decisão, a fim de evitar quaisquer problemas.
Lembre-se de que componentes cruciais para o cumprimento das exigências, como os documentos necessários e o período probatório, variam de país para país. Permitir que os funcionários se despeçam de seus colegas, atender aos seus últimos pedidos e demonstrar uma imagem de unidade corporativa durante todo o processo são alguns dos pontos-chave para garantir uma demissão tranquila.
De acordo com Dias e Torres, independentemente do motivo da saída, é fundamental que os funcionários se sintam confortáveis. Os profissionais de RH nunca devem se esquecer de que estão lidando com seres humanos, portanto, empatia, comunicação e solidariedade são fundamentais, especialmente quando se trata de um processo de desligamento remoto.
É crucial também garantir que os funcionários recebam todos os pagamentos e indenizações a que têm direito. Os empregadores devem estar cientes de que as leis e regulamentações locais relativas a indenizações e pagamentos durante demissões variam de acordo com o país ou região.
Tipo de cargo
As etapas envolvidas no processo de desligamento também variam dependendo do cargo ocupado pelo funcionário. Por exemplo, a demissão de funcionários da área contábil pode exigir uma verificação dos registros financeiros antes de sua saída, enquanto verificações de segurança podem ser necessárias para membros da equipe de TI, a fim de evitar que levem dados confidenciais consigo.
Como criar um processo de desligamento remoto eficaz
As equipes de RH devem criar um processo de desligamento personalizado com base nas necessidades específicas de sua empresa. O processo dependerá muito do tipo de desligamento, principalmente se o funcionário está saindo voluntariamente ou involuntariamente, além de fatores básicos como o tamanho da empresa.
Em um ambiente de trabalho remoto, o processo de desligamento exige que as empresas realizem comunicações básicas em um ambiente virtual, o que provavelmente exigirá novas etapas e considerações cuidadosas. Aqui estão algumas dicas para garantir que o processo de desligamento remoto seja realizado de forma legal e bem-sucedida.
1. Elabore um plano de comunicação
O processo de desligamento começa no momento em que a equipe de RH fica sabendo da saída, independentemente de se tratar de uma demissão ou de um pedido de demissão. É especialmente importante elaborar um plano de comunicação remota que descreva como o restante da equipe será informado. Estabeleça um canal de comunicação comum e agende reuniões e videochamadas com antecedência. Segundo Edwina Tan, Diretora de Operações Globais da Globalization Partners para a região Ásia-Pacífico, é essencial prestar atenção ao tom utilizado em e-mails e conversas com os funcionários.
O plano também deve levar em consideração os clientes do funcionário e a melhor forma de notificá-los. Este plano de comunicação deve conter informações claras sobre a partida para evitar mal-entendidos.
2. Prepare a documentação
A documentação para o desligamento de um funcionário remoto não é diferente do processo para desligamentos presenciais, exceto que deve ser feita digitalmente. As equipes de RH devem reunir toda a documentação necessária para garantir que tudo esteja em ordem e em conformidade com a lei. É necessário revisar os contratos e os acordos de confidencialidade para esclarecer os termos de saída e responder a quaisquer perguntas. O departamento de RH também deve preparar a documentação referente a pacotes de remuneração, benefícios, reembolsos e impostos. Todos esses documentos podem ser compartilhados por meio de sistemas de gerenciamento de documentos e assinatura digital para garantir que o processo seja ágil e seguro.
3. Planejar o processo de transição
O passo mais importante neste ponto do processo é criar um plano para tornar a transição de trabalho e responsabilidades após a saída do funcionário remoto perfeita. Este plano deve incluir verificações online regulares para analisar o andamento dos projetos, reatribuir tarefas já iniciadas pelo funcionário e preparar o terreno para que o novo funcionário possa assumir as funções necessárias. O departamento de RH deve ser transparente com as equipes afetadas sobre como será essa transição e para onde o trabalho do funcionário será transferido.
4. Agende sessões online de transferência de conhecimento.
Esta é uma das partes mais essenciais para um desligamento remoto eficaz em casos de saída voluntária. Durante as sessões online de transferência de conhecimento , os funcionários que estão saindo da empresa compartilham informações com seus colegas ou subordinados diretos e, se possível, com o novo contratado. Essas informações devem incluir um registro de responsabilidades e tarefas, status dos projetos e acesso a informações, softwares e documentos.
5. Recuperar ativos da empresa
Se a empresa forneceu equipamentos e bens aos funcionários durante o período em que trabalharam lá, é importante que estes sejam devolvidos ao empregador antes da saída. As equipes de RH devem criar uma lista de verificação digital e providenciar a coleta desses documentos nos últimos dias antes da saída do funcionário. Essa lista de verificação pode incluir itens como computadores, celulares, chaves, crachás de identificação e cartões de crédito corporativos, e deve ser enviada ao funcionário que está se desligando da empresa juntamente com uma carta digital de devolução dos bens da empresa.
6. Excluir contas de usuário
O trabalho remoto exige o compartilhamento de informações online. Portanto, os funcionários têm acesso a ferramentas internas, como contas de e-mail, unidades de armazenamento, bancos de dados e fontes de informações confidenciais. Desprovisionar o acesso dos funcionários remotos a essas informações e recuperar quaisquer ativos digitais, incluindo senhas e códigos de acesso, ajuda a prevenir violações de segurança. Por melhor que seja a relação entre empregador e empregado, os funcionários que se desligam da empresa não devem ter acesso a nenhuma informação após deixarem de fazer parte da equipe.
7. Realizar uma entrevista de desligamento virtual
Embora aplicáveis apenas a desligamentos voluntários, as entrevistas de desligamento virtuais são essenciais para garantir uma transição de carreira eficaz. O objetivo dessas entrevistas é obter um feedback valioso sobre a experiência dos funcionários dentro da empresa. Esta será a última oportunidade de deixar uma impressão positiva nos funcionários antes de sua partida. É também um excelente meio de coletar informações que ajudarão o departamento de RH a tomar melhores decisões no futuro. Aproveite a oportunidade para obter informações sobre a função, a opinião deles sobre o trabalho remoto e a experiência geral.
Criar um processo eficaz de desligamento remoto é tão benéfico para as empresas quanto para os funcionários. No entanto, pode ser difícil lidar com as complexidades envolvidas na saída de um funcionário, principalmente quando a comunicação presencial não é uma opção.
A plataforma global de emprego baseada em IA da Globalization Partners ajudará você a garantir a conformidade durante o desligamento de seus funcionários internacionais.
Para saber mais sobre a GP Recruit, visite nosso site e diga-nos como podemos ajudá-lo a encontrar os melhores talentos, no local certo e com o custo certo.