Guide till anställning i Polen

Polen är en av de snabbast växande ekonomierna i EU. Dess ekonomi har stadigt expanderat, med en genomsnittlig årlig bruttonationalprodukttillväxttakt på 3,4% under det senaste decenniet. 

Polen är en attraktiv destination för utländska direktinvesteringar (FDI) på grund av stora planerade investeringar från EU:s återhämtningsfonder och privata sektorer inriktade på avancerad tillverkning, IT och energiomvandling. Polens kompetenspool är högkvalificerad, välutbildad (särskilt inom STEM-områden) och flerspråkig, vilket är en stor dragningskraft för globala företag.

Innan du expanderar till Polen måste du förstå kontrakt, skatter, löner, förmåner och andra anställningslagar. Vår guide berättar allt du behöver veta om att anställa i Polen.

Vad du bör känna till innan du anställer i Polen

Om du expanderar ditt företag till Polen för första gången finns det viktiga juridiska krav att vara medveten om. Dessa normer och lagar påverkar anställningspraxis i Polen och många aspekter av förhållandet mellan arbetsgivare och anställd, inklusive ersättning och förmåner. 

G-P Gia™, vår globala HR agent baserad på artificiell intelligens, kan svara på dina tuffaste efterlevnadsfrågor i 50 länder – inklusive Polen – och alla 50 amerikanska delstater. Minska ditt beroende av extern rådgivning och minska tiden och kostnaden för efterlevnad med upp till 95% med Gia.

Här är fem saker att veta om att anställa i Polen.

1. Språk i Polen

Polska är det officiella språket. Engelska är det vanligaste icke-polska språket. Landet rankas i topp 15-20 globalt för engelska färdigheter.

Polens sektorer för stora affärsprocessutkontraktering (BPO) och shared services center (SSC) drivs av en stor pool av kvalificerade, flerspråkiga kompetenser.

2. Anställningsavtal i Polen

Arbetsgivare ska lämna ett skriftligt anställningsavtal, eller en skriftlig bekräftelse på huvudvillkoren, innan anställd börjar arbeta. 

Kontraktet måste vara på polska eller åtföljas av en polsk översättning. I flerspråkiga avtal är den polska versionen rättsligt bindande. 

Kontraktet måste innehålla minst:

• Typ av anställningsavtal (prövning, tidsbestämd, obestämd) 

• Namn och adresser på både arbetsgivare och anställd 

• Kontraktets varaktighet (tidsbestämd eller prov) 

• Datum för underskrift och arbetsstartdatum 

• Jobbtitel och beskrivning 

• Arbetsplats (er) 

• Fördelning av lön och förmåner

• Arbetstid (heltid/deltid) 

Om det inte ingår i avtalet måste arbetsgivaren skriftligen inom sju dagar från anställningens startdatum tillhandahålla:

• Dagligt och veckovis arbetsschema 

• Betalningsperioder och betalningssätt 

• semesterrätt, 

• uppsägningstid. 

• Regler för övertid, viloperioder och raster 

• Eventuella tillämpliga kollektivavtal 

Dessa detaljer måste gås igenom med anställd på eller före deras första dag.

3. Arbetstid och löner i Polen

Arbetsveckan i Polen är 40 timmar lång, fördelad över fem dagar. Övertid är begränsad till 150 timmar per år, såvida inte en högre gräns fastställs i ett kollektivavtal, arbetsplatsregler eller individuellt avtal. Oavsett avtal får den genomsnittliga veckoarbetstiden (inklusive övertid) inte överstiga 48 timmar. Anställda får minst 11 på varandra följande vilotimmar per 24-timmarsperiod och minst 35 på varandra följande vilotimmar per vecka.

Från och med 2025 är minimilönen i Polen 4,666 PLN per månad. 

4. Betald ledighet i Polen

Polen har 14 nationella helgdagar. Anställda får ledigt dessa dagar med lön.

Beräkningen av tjänsteår inkluderar alla tidigare anställningar (oavsett uppehåll eller arbetsgivare) och tillgodoräknade utbildningsperioder (t.ex. upp till åtta år för högre utbildning). Anställda med mindre än 10 års erkänd tjänstgöring (inklusive både anställning och vissa utbildningsperioder) får 20 dagars betald årstermin. Anställda med 10 eller fler års erkänd tjänst får 26 dagar. 

Arbetsgivare måste betala minst 80% av anställds lön för sjukfrånvaro. Antalet arbetsgivarefinansierade sjukdagar beror på anställds ålder:

• För anställda under 50 betalar arbetsgivaren för upp till 33 dagars sjukfrånvaro per kalenderår.

• För anställda som är 50 år eller äldre betalar arbetsgivaren för upp till 14 dagar. 

• Efter dessa perioder (33 eller 14 dagar, beroende på ålder) tar socialförsäkringsinstitutionen (ZUS) över sjukpenningen.

5. Inkomstskatt och socialförsäkring i Polen

Arbetsgivare måste registrera anställda hos ZUS inom sju kalenderdagar efter anställningens början. Social inkluderar pension, invaliditets-, olycksfalls- och sjukförsäkring, med specifika satser för varje typ. Sjukförsäkringsavgiften är 9% av lönen. Arbetsgivare måste vidarebefordra socialförsäkringsavgifter till ZUS senast den 15 eller 20 i följande månad, beroende på deras juridiska status.

Polen använder ett progressivt inkomstskattssystem. I 2025 är räntorna 12% på årsinkomst upp till PLN 120,000 och 32% på inkomst över denna tröskel. Arbetsgivare ansvarar för att beräkna, inneha och remittera personlig inkomstskatt (PIT).

Arbetsgivare ska dra av och vidarebefordra både anställd och arbetsgivare socialförsäkringsavgifter till ZUS månadsvis. Social täcker pensions-, invaliditets-, olycksfalls- och sjukförsäkring samt sjukförsäkring.

• Pensionsförsäkring: dela lika (9.76%)

• Invaliditetsförsäkring: 6.5% betalas av arbetsgivaren, 1.5% av anställd

• Olycksfallsförsäkring: betalas av arbetsgivaren, vanligtvis 1.67% för små arbetsgivare, men premien varierar beroende på risk

• Sjukförsäkring: betalas av anställd (2.45%)

• Sjukförsäkring: betalas av anställd (9%)

Totalt är arbetsgivares bidrag (inklusive alla fonder) cirka 18–20%, och anställda bidrag är 13–14%.

Arbetsgivare måste bidra med 2.45% av anställdas bruttolön till arbetsfonden (1.00% till arbetsfonden och 1.45% till solidaritetsfonden). Arbetsgivare bidrar också med 0.1% till medarbetarnas garanterade förmånsfond.

Vården finansieras med obligatoriska sjukförsäkringsavgifter. Du behöver inte teckna en privat sjukförsäkring, men kompletterande sjukförsäkring är en populär förmån.

De bästa uthyrningscentrumen i Polen

Vissa städer i Polen är kända för särskilda branscher. Genom att veta vad varje stad har att erbjuda kan du fokusera dina anställningsinsatser på rätt plats och fylla roller snabbare. 

De främsta kompetenshubbarna i Polen är:

• Warszawa är Polens huvudstad och största stad. Warszawa är landets främsta affärs-, finans- och teknikcenter. Det är värd för multinationella företag, finansinstitut och teknikföretag.

• Kraków är känt för sin IT, företagstjänster (BPO/SSC) och startscen. Kraków är en viktig anställningsdestination för globala företag, särskilt inom teknik, finans och delade tjänster.

• Wrocław är ett centrum för IT, R & D, tillverkning och affärstjänster, med en stark närvaro av globala teknikföretag och ingenjörsföretag.

• Poznań är känt för sina tillverknings-, logistik- och affärstjänster, och är en populär plats för globala arbetsgivare.

• Gdańsk har en skicklig kompetenspool inom IT, sjöfart, logistik och finans. Staden har ett växande antal tekniska startups och globala affärscentra.

Nyckelbranscher i Polen

Att förstå Polens huvudindustrier gör att du kan jämföra löner och förmåner. Du kan använda denna insikt för att göra smarta val om var du ska investera och expandera din arbetskraft. 

De viktigaste industrierna i Polen inkluderar:

• Affärsprocessutkontraktering (BPO) och delade tjänster (SSC): Detta är en av Polens snabbast växande och modernaste sektorer. Globala företag baserar sina delade servicecenter för ekonomi, redovisning, HR och forskning och utveckling i städer som Kraków, Warszawa och Wrocław tack vare den högkvalificerade, flerspråkiga och utbildade arbetskraften.

• IT och digitala tjänster: Polen är ett viktigt IT-kompetenscentrum med en stor pool av mjukvaruutvecklare, ingenjörer och IT-specialister. Globala företag etablerar alltmer R & D och digitala teknikcentra här. Regeringen investerar också kraftigt i digital teknik och artificiell intelligens.

• Fordon: Detta är en av Polens största industrisektorer. Det fokuserar på produktion av delar och komponenter (levererar globala tillverkare) samt lätta nyttofordon. Polen har också den största EV-batterifabriken i Europa.

• Elektronik och hushållsapparater: Polen är en ledande europeisk tillverkare av hushållselektronik och hushållsapparater. Stora globala företag har produktion och R & D-centra där.

• Avancerad tillverkning: Detta inkluderar områden som flyg och försvar, särskilt i kluster som Aviation Valley i sydost.

Kostnad för att anställa en anställd i Polen

Oavsett om du anställer en anställd eller ett helt team i Polen är utgifter oundvikliga. Budget för följande:

• Enhetsinrättning (såvida du inte samarbetar med en registrerad arbetsgivare)

• Platsannonser

• arbetskraftskostnader för granskning av arbetssökande

• Löner

• Skatt

• löner

• Fördelar

• Bonusar

• traktamenten,

• försäkring

• Resa

• Översättare (om tillämpligt)

Enligt G-P verifierade källor frånGia är arbetsgivarens börda i Polen, inklusive kostnader utöver lönerna, cirka 20–21%. 

Vad behöver ett företag för att anställa personal i Polen?

Se till att du har täckt dessa viktiga saker innan du utökar ditt team i Polen:

• Registrera ditt företag i det nationella domstolsregistret (KRS).

• Få ett REGON (statistiskt nummer).

• Registrera dig för ett skattebetalarens identifikationsnummer (NIP).

• Registrera dig hos ZUS.

• Öppna ett lokalt bankkonto.

• Registrera varje ny anställd hos ZUS.

• Registrera dig för efterlevnad av arbetsmiljöföreskrifter (BHP).

• Meddela statens arbetsinspektorat (om det behövs).

• Ställ in lönesystem.

• Registrera dig för moms.

Att etablera ett dotterbolag i Polen kan ta veckor eller månader. Använd G-P Employer of Record för att anställa heltidsanställda i Polen utan att starta en egen enhet. Bygg ditt team i Polen till en lägre kostnad och med sinnesro i vetskapen om att du gör det i enlighet med gällande lagar.

Steg för att anställa i Polen

Anställningsprocessen i Polen liknar den du förmodligen känner till i ditt eget land. Anställningsprocessen följer fem grundläggande steg: annonsera tjänsten, utvärdera ansökningar, intervjua kandidater, skicka jobberbjudanden och onboarding nya medarbetare.

1. Annonsera lediga jobb i Polen

Skapa en detaljerad arbetsbeskrivning och definiera rollen baserat på ansvar och kvalifikationer. Se till att arbetsbeskrivningen är i enlighet med polska antidiskriminerings- och arbetsrättslagar. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn och GoldenLine är populära jobbwebbplatser i Polen.

2. Utvärdera ansökningar för dina polska kandidater

Samla in ansökningar och granska CV. Screenskandidater baserat på deras kvalifikationer, erfarenhet och lämplighet för rollen. Du behöver uttryckligt samtycke för att utföra bakgrundskontroller, kontakta tidigare arbetsgivare, eller granska en professionell sociala medier.

3. Intervju kandidater i Polen

Intervjua kandidater som kom in på din kortlista. Du kan göra dessa intervjuer personligen eller virtuellt. Använd strukturerade, icke-diskriminerande intervjufrågor. Gia kan hjälpa dig att skapa frågor som följer antidiskrimineringslagar i Polen, så att du kan hitta den bästa kandidaten för rollen samtidigt som du följer lokala bestämmelser. 

4. Gör jobberbjudanden i Polen

Kontakta din valda kandidat för att erbjuda dem en Befattning med ditt företag. Förbered ett laglig anställningsavtal på polska. Inkludera alla lagstadgade termer, såsom jobbtitel, lön, arbetstider, startdatum etc. Båda parter måste skriva under kontraktet innan anställd påbörjar arbetet.

5. Ombord på nya medarbetare i Polen

Nu kan du onboarda nya medarbetare. Registrera dina potentiella kandidater hos ZUS inom sju dagar efter anställningsstart. Ordna obligatorisk utbildning i arbetsmiljö och säkerhet och boka en läkarundersökning före anställning. Samla in och verifiera nödvändiga dokument som ID, examensbevis och arbetstillstånd.

Om du arbetar med en EOR som G-P™ behöver du inte oroa dig för den administrativa bördan med onboarding. Vi effektiviserar processen så att du kan fokusera på att utbilda dina nyanställda och integrera dem i er företagskultur. 

Anställa entreprenörer i Polen

Att arbeta med oberoende entreprenörer i Polen kan vara ett kostnadseffektivt sätt att testa marknaden och bygga upp en närvaro, utan att behöva engagera sig i heltidsanställda. Entreprenörer baserade i Polen förstår lokalt konsumentbeteende, regler, och affärsmetoder. De kommer att vara redo att börja arbeta snabbt med sin egen utrustning och etablerade arbetsprocesser.

Att anlita entreprenörer gör att du enkelt kan anpassa din arbetskraft baserat på dina affärsbehov, utan de komplexiteter och kostnader som en anställning medför. 

Innan du ingår ett avtal med en oberoende entreprenör i Polen, tänk på följande:

1. Anställda kontra oberoende entreprenörer i Polen

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer. I Polen anställer arbetsgivare anställda att utföra arbete och betalar dem i gengäld en regelbunden lön och förmåner. Oberoende entreprenörer tillhandahåller tjänster. Till skillnad från anställda sätter entreprenörer sina scheman, använder sin egen utrustning och arbetar med specifika projekt snarare än att ha en pågående roll.

2. Straff för felklassificering i Polen

Att klassificera någon som entreprenör när de inte är det kan leda till allvarliga avgifter. Om felklassificering uppstår måste du:

• Betala alla utestående ZUS-avgifter för klassificeringsperioden.

• Betala eventuell obetald inkomstskatt med ränta.

• Böter för brott mot arbetsrätten kan variera från PLN 1,000till30,000 per förseelse.

3. Hur man betalar entreprenörer i Polen

G-P Contractor™ tar bort den röriga och tidskrävande processen att anlita och betala internationella entreprenörer. Du kan skapa och utfärda avtal och betala entreprenörer med bara några få klick, samtidigt som du säkerställer en smidig process.

Anlita anställda och entreprenörer i Polen med G-P

Våra Mjukvara som en service- och artificiell intelligens-drivna produkter – Employer of Record, entreprenör och Gia™ – stödjer företag när de bygger och hanterar globala team. 

G-P är den erkända ledaren inom global anställning med mer än ett decennium av erfarenhet, det största teamet av HR-, juridik- och compliance-experter samt en global, egenutvecklad kunskapsbas.

Gör din expansion till Polen enklare med G-P. Kontakta oss eller boka en demo idag.

Vanliga frågor (FAQ)