Samarbete är en utmaning för många organisationer. Det är därför de flesta agila metoder som introducerats under de senaste 20 -åren har utformats för att bryta silor och förbättra samarbetet mellan team, avdelningar, funktioner och till och med produkter.

På G-P är vi en distans i förstahand företag. Ingenjörer, designers och produktchefer finns i hela Amerika, Europa och Asien. Vårt fokus: skapa relationer, avsätta tid för samtal, uppnå samstämmighet och främja kontakt när team kan vara separerade av hav eller i helt olika tidszoner. Fjärrarbete har varit en spelväxlare. Och det finns alltid möjlighet att träffa lagkamrater personligen.

Bättre tillsammans

Vi samlar ofta team för personliga evenemang. Syftet är vanligtvis planering, och vi lyckas också smyga i tid för att umgås och ansluta. I 2024 märkte vi att planeringsaktivitet kom i vägen för våra samtal. Lektionen: Anslutning är lika viktig som strategisk planering.

Experimentering — ett människohackaton

Vi älskar experiment. Även om det inte finns någon formell process använder vi modellen Observe, Orient, Decide, Act (OODA). OODA-slingor är alltid i aktion när våra team arbetar, eftersom ingenting förblir konstant inom tekniken.

I 2025 bestämde vi oss för att göra en meningsfull inverkan genom att föra människor samman med öppen rymdteknik (OST).

Introduktion till OST

OST är ett okonferens- eller deltagarledt mötesformat som jag har använt under de senaste 10 -åren. Vi deltar ofta på konferenser och tycker att de mest minnesvärda upplevelserna inte är själva samtalen utan de passionerade konversationerna med andra deltagare under kaffepauserna. 

OST är utformad för att replikera informella konferenskafepauser. En liten organisation och några enkla regler gör det möjligt för stora grupper att självorganisera och varje enskild deltagare att bidra.

Reglerna för OST

En OST behöver vissa gränser för att fungera. Det finns fem principer och bara en lag. Principerna är:

  • Den som deltar är rätt personer. Arbeta med vem som helst som kommer till din session, oavsett om det är fem personer eller 50. De bryr sig och kommer att vara engagerade.

  • Närhelst det börjar är rätt tid. Kreativitet bryr sig inte om klockan. Ge gruppen tid att bosätta sig.

  • Där du är är rätt plats. Du kanske har planerat att delta i en session, men du är redan engagerad i en intressant konversation. Stanna där du är.

  • När det är över är det över. Om konversationen eller sessionen har nått en naturlig avslutning före schemat, tacka gruppen och avsluta den.

  • Vad som än händer är det enda som kunde ha hänt. Lita på processen och se vart saker går. Få ut det mesta av det som har hänt och acceptera att saker inte alltid går enligt planen. 

L@@ agen om två fötter är enkel: Om du känner att du inte lär dig eller bidrar med någonting, använd dina två fötter för att gå någon annanstans.

Lagen om två fötter ger alla möjlighet att göra skillnad. Under arbetsdagen sitter vi igenom tråkiga möten och känner att vi inte har något val – inte i en OST.

Sitter i en cirkel

Formatet på en OST är alltid kul. Vi börjar och avslutar dagen med en cirkel. Det låter normalt tills du inser att sätta 180 -personer i en cirkel är en annan typ av möte. Den första frågan är alltid, " Var är skärmen? " Det finns ingen. Följt av, " Kan du skicka mig agendan? " Det finns inte en av dem heller.

Öppningscirkeln sätter upp dagen. Och den avslutande cirkeln ger oss tid att reflektera. Huvuddelen av dagen spenderas i sessioner - vanligtvis en skara människor runt en whiteboard som artigt diskuterar ett ämne. Sessionerna är 30 minuter vardera, och det finns 3 till 5 parallella spår som körs. Det finns gott om val. Ämnen är ofta frågor som "Hur testar vi artificiella intelligens-agenter?"

Atmosfären

Från en ledares POV finns det risk. Du får alla utanför webbplatsen för en dag, du spenderar mycket pengar på processen och du vill ha avkastning på din investering. Det är förståeligt. För deltagarna kan det finnas tanken att det finns en dold agenda, och vi låtsas att det är spontant.  Vi låtsas inte. Naturligtvis är noggrann förberedelse nödvändig för att säkerställa en känsla av spontanitet. 

När någon säger, ”Det finns ingen agenda, det kommer att gå bra”, blir ledare nervösa. Det är förståeligt.

Energin i varje OST är densamma. Nyfikenhet, nervositet vid bristen på skärmar, spänning vid isbrytaren, genuint intresse för de ämnen som tas upp, förväntan på att gå med i diskussionen, och överraskning i slutet av dagen när allt fungerar. Insiktsfulla reflektioner kommer att dyka upp efteråt - ett bevis på att en OST är en transformativ upplevelse.

Nyckeln är lärande och äkthet. Lärande kräver ett säkert utrymme för utredning. Människor måste ställa frågor. Och de behöver ett utrymme för att dela galna idéer och träffa varandra.

På många arbetsmöten finns det politik och press att komma överens. Nagande frågor får icke-svar som, " Låt oss lägga det på parkeringsplatsen. " Kanske en öppen plats är parkeringsplatsen. Och parkeringsplatsen är lika viktig som huvudbyggnaden (ämnena att diskutera). Du behöver båda.

En känsla av säkerhet

Öppna utrymmen fungerar eftersom de skapar en miljö med psykologisk säkerhet. Det låter lätt, men det är det inte. Det är viktigt att följa upp de idéer som föreslås i det öppna utrymmet. Konversation utan handling hjälper inte någon. 

Vikten av uppföljning

Vi tog ett annat förhållningssätt i år. Vi hade över 30 -sessioner i det öppna utrymmet, och en anteckningsskrivare eller skribent följde varje session. De skrev intressanta punkter på en A3 -sida under sessionen. Vi skapar vanligtvis en stämningsvägg i slutet av dagen för att reflektera över våra tankar. Den här gången tog vi runt 60 -foton av anteckningar, matade dem till Gemini och konverterade dem till Markdown. Sedan slog vi samman och laddade upp den till NotebookLM. Som du kan föreställa dig tog det upp känslor, takeaways, teman, handlingar och insikter på några minuter.

Spendera tid klokt

Remote-first har många fördelar, men det är svårt att köra en stor verkstad på ett videosamtal. Inte omöjligt, men svårt. Vi har funnit att personlig tid tillsammans skapar spänning, säkerhet, obligationer, och planer som inte skulle ha hänt i ett videosamtal.

För tio år sedan skulle det ta en vecka att syntetisera alla resultat från en öppen rymdhändelse. Dessa dagar tar det ett par timmar. Hur kommer det att se ut i framtiden? En sak är säker: Energin och livskraften hos en OST - i kombination med kraften att ansluta människor - kommer att fortsätta att vara värdefull.