Regelefterlevnad under arbete på distans är viktigare än någonsin. Sedan pandemin började har många företag antagit en permanent policy för arbete på distans först, som sannolikt kommer att bli normen snart. Faktum är att år 2025 kommer 75 procent av arbetskraften att arbeta på distans minst fem dagar i månaden.
Även om det finns få lagar som gäller för tillfälligt arbete hemifrån så har många länder börjat införa lagstiftning kring distansarbete.
Här är några av de juridiska frågor som företag bör ta i beaktande när de arbetar med att implementera en policy för arbete på distans först.
Problem nr1: Dataefterlevnad (sekretess och säkerhet)
Dataefterlevnad bör stå högst upp bland ett företags prioriteringar. När det gäller känslig information – bland annat kundinformation – är det ytterst viktigt att säkerställa integriteten och säkerheten av den information som anställda har tillgång till och använder. En annan fråga är när data överförs internationellt. Följer ditt företag GDPR-reglerna?
Vad kan du göra:
- Definiera sekretess- och säkerhetspolicyer som täcker programvara, hårdvara, information och åtkomstkontroll.
- Låt anställda använda en VPN-tjänst ( Virtual Private Network ) som skyddar webbsurfning, särskilt för distansarbetare som använder offentligt Wi-Fi.
- Kryptera konfidentiell information.
- Ställ in en tvåfaktorsautentisering för varje enhet.
[bctt tweet=”När man hanterar känslig information – inklusive klientinformation – är det avgörande att säkerställa integriteten och säkerheten för den information som anställda har tillgång till och använder.” användarnamn =” globalpeo”]
Issue #2: Lön efterlevnad
Löneefterlevnad är en vanlig utmaning som företag står inför när de har distansanställda. Företag måste förstå arbetsrättsliga lagar i varje land där de etablerar sig för att säkerställa att de betalar sina anställda i enlighet med dessa lagar.
Vad kan du göra:
Kontrollera varje delstats eller lands krav angående:
- Minsta lön. Minimilön är den lägsta lön eller ersättning som arbetsgivare lagligt kan ersätta sina anställda. Det varierar från land till land – och från delstat till delstat i USA – och även om de flesta länder har en, har vissa länder avstått från att införa en officiell minimilön. Därför är det avgörande att hålla koll på lönkraven i det land du är verksam i. Företag som inte uppfyller dessa krav kan vara ansvariga för böter och stämningar.
- Lagar om övertid och arbetstid. Även om det finns en standard för arbetstid runt om i världen, finns det variationer i olika länder. Lokala arbetslagar fastställer högsta och minsta arbetstid och övertid för anställda, och företag måste följa.
- Löv. Lokala arbetslagar fastställer sitt eget betalda ledighetssystem. Semesterledighet är annorlunda i Amerika än i Europa eller Afrika, och det är också moderskaps- och faderskapsledighet. Att hålla sig uppdaterad om dessa regler kommer att förhindra företag från att möta skulder.
- Betalningsfrekvens. Lönefrekvensen definierar hur ofta anställda ska få lön (dvs. veckovis, varannan vecka, halvmånad, månadsvis) och skiljer sig åt i varje land. Det är avgörande att ha detta i åtanke för att följa varje lands bestämmelser och undvika problem med efterlevnad.
- Fördelar. Anställda har rätt till vissa obligatoriska förmåner som följer av deras lands arbetslagar. Även om det finns grundläggande förmåner som socialförsäkring i alla länder har många andra slagit fast att arbetsgivare även bör erbjuda arbetslöshets- och pensionsförmåner.
- Försäkring. Många länder har krav på sjukvård, pension och arbetslöshetsförsäkring. Detta är något företag måste tänka på när de anställer medarbetare i dessa länder.
- Taxering. Vissa länder har mer komplexa taxeringssystem än andra. Att förstå dessa system är nyckeln för att efterleva skattelagar och förordningar.
Hitta experter som hjälper ditt företag att hålla sig informerat om lokala lagar och förordningar.
Nummer3: Hälsa och säkerhet
Att skydda anställdas hälsa och säkerhet har blivit svårare för företag sedan de gick bort. Men även om anställda inte fysiskt arbetar på ett kontor, är företagaren fortfarande ansvarig för att hålla dem friska och säkra.
Vad kan du göra:
- Identifiera potentiella faror och implementera åtgärder för att kontrollera och minska risker.
- Anordna ett system för att rapportera skador eller tillbud och se till att arbetarna vet hur de ska använda det.
- Tillhandahåll hälso- och säkerhetsutbildning och uppmuntra anställda att vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder.
- Psykisk hälsa är också viktigt att uppmärksamma. Arbetsgivare bör se till att anställda tar pauser och viloperioder.
Utgåva #4: Utrustning
Det är viktigt att förse anställda med nödvändiga verktyg och utrustning för att utföra sitt arbete. I vissa länder är arbetsgivare skyldiga att ge anställda ersättning eller stipendium för kostnader som uppstår under distansarbete.
Vad kan du göra:
- Ge de resurser som anställda behöver för att arbeta hemifrån.
- När företagaren inte kan tillhandahålla utrustningen är det nödvändigt att upprätta ett avtal med anställd och ersätta eventuella kostnader.
- Följ lokala lagar för distansarbete som kräver extra kompensation för el-, telefon och internettjänster.
Utgåva5: Immateriell äganderätt
Förutom att skydda känd information bör företag även prioritera skyddet av det arbete deras anställda producerar, inklusive författarens förmåga, uppfinningar och design. Internationellt immateriellt skydd (IP) är en viktig faktor att beakta vid anställning av distansarbetare.
Vad kan du göra:
- Registrera immateriell egendom i de länder som dina anställda befinner sig.
- Lägg till en sekretessklausul som en del av anställningsavtalet och se till att villkoren förtydligas och förstås.
För att undvika dessa problem bör företag upprätta och implementera en officiell policy för distansarbete.
Policy för distansarbete
Det är oerhört viktigt att definiera en uppsättning regler och riktlinjer för att reglera och hantera distansarbetare.
En policy för distansarbete bör innehålla:
- Företagets regler
Att arbeta hemifrån fritar inte anställda från de villkor och policyer som gäller för dem på arbetsplatsen. För att förhindra förvirring är det bäst att tydligt ange detta inom företagets distansriktlinjer. - Arbetsförväntningar och de anställdas prestationer
Definiera riktlinjer kring scheman, deadlines, rapporter och uppgifter. Det är även viktigt att förklara hur du ska mäta prestanda och produktivitet, samt de mått som är viktiga för varje roll. - Klausuler om datasekretess och immateriella rättigheter. Se till att anställda skriver under ett sekretessavtal och förstår vikten av att skydda företagets information.
- Kompensation och förmåner
Förtydliga att anställda har rätt till samma kompensation och förmåner som på arbetsplatsen. Observera även om det kommer att tillkomma ytterligare ersättning för el eller internetkostnader. - Kommunikationsriktlinjer
Se till att anställda är bekanta med de kommunikationsverktyg som ditt team använder. Definiera eventuella förväntningar på onlinetillgänglighet under arbetstid och betona vikten av kontrollsamtal och möten för att upprätthålla smidig kommunikation med ditt team.
Bygger du ditt distansteam internationellt?
Om du behöver hjälp med efterlevnad av regler för distansarbete kan Globalization Partners hjälpa till. Som Employer of Record tar vi på oss det juridiska ansvaret för dina globala team och tillåter ditt företag att anställas i 187 länder – ingen entré behövs.
Läs mer: Vad är en registrerad arbetsgivare?