เทคโนโลยีพื้นที่เปิด (OST) ปลดล็อกนวัตกรรม

การทำงานร่วมกันเป็นความท้าทายสำหรับองค์กรหลายแห่ง นั่นเป็นเหตุผลที่วิธีการแบบ Agile ส่วนใหญ่ที่นำมาใช้ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมาได้รับการออกแบบมาเพื่อทำลายกำแพงกั้นและปรับปรุงความร่วมมือระหว่างทีม แผนก ฝ่ายงาน และแม้กระทั่งผลิตภัณฑ์

ที่ G-P เราเป็นบริษัทที่ทำงานจากที่บ้านข้อมูลเพิ่มเติม วิศวกร นักออกแบบ และผู้จัดการผลิตภัณฑ์กระจายอยู่ทั่วทวีปอเมริกา ยุโรป และเอเชีย เป้าหมายของเราคือ การสร้างความสัมพันธ์ จัดสรรเวลาสำหรับการสนทนา สร้างความสอดคล้อง และส่งเสริมการเชื่อมต่อ แม้ว่าสมาชิกในทีมอาจอยู่ห่างไกลกันข้ามมหาสมุทรหรืออยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การทำงานแบบเน้นระยะไกลได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง และยังมีตัวเลือกในการพบปะเพื่อนร่วมทีมแบบตัวต่อตัวได้เสมอ

อยู่ด้วยกันแล้วดีกว่า

เรามักจัดกิจกรรมพบปะพูดคุยแบบเห็นหน้ากันระหว่างทีมต่างๆ โดยปกติแล้วจุดประสงค์คือการวางแผน และเราก็ยังหาเวลาว่างเพื่อพบปะสังสรรค์และสร้างความสัมพันธ์ได้ด้วย ใน 2024 เราสังเกตเห็นว่ากิจกรรมการวางแผนกำลังขัดขวางการสนทนาของเรา บทเรียน: การเชื่อมต่อมีความสำคัญไม่แพ้การวางแผนเชิงกลยุทธ์

การทดลอง – การแข่งขันแฮ็กกาธอนสำหรับผู้คน

เราชื่นชอบการทดลอง แม้ว่าจะไม่มีกระบวนการที่เป็นทางการ แต่เราใช้แบบจำลองการสังเกต การวางแนวทาง การตัดสินใจ และการดำเนินการ (OODA) กระบวนการ OODA ทำงานอยู่ตลอดเวลาขณะที่ทีมของเราทำงาน เพราะไม่มีอะไรคงที่ในโลกเทคโนโลยี

ใน 2025 เราตั้งเป้าที่จะสร้างผลกระทบที่มีความหมายโดยการนำผู้คนมารวมกันด้วยเทคโนโลยีพื้นที่เปิด (OST)

ขอแนะนำ OST

OST เป็นรูปแบบการประชุมแบบไม่เป็นทางการหรือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมเป็นผู้นำ ซึ่งผมได้ใช้มาตลอด 10 ปีที่ผ่านมา เรามักเข้าร่วมการประชุมต่างๆ และพบว่าประสบการณ์ที่น่าจดจำที่สุดไม่ใช่การบรรยายเหล่านั้นเอง แต่เป็นการสนทนาอย่างออกรสกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในช่วงพักดื่มกาแฟ 

OST ถูกออกแบบมาเพื่อจำลองช่วงพักดื่มกาแฟแบบไม่เป็นทางการในการประชุม การจัดการอย่างเป็นระบบและกฎง่ายๆ เพียงไม่กี่ข้อ จะช่วยให้กลุ่มใหญ่สามารถจัดการตนเองได้ และผู้เข้าร่วมแต่ละคนสามารถมีส่วนร่วมได้

กฎของ OST

เพลงประกอบภาพยนตร์ (OST) จำเป็นต้องมีขอบเขตที่ชัดเจนจึงจะใช้งานได้ มีหลักการห้าข้อ แต่มีกฎเพียงข้อเดียว หลักการมีดังนี้:

• ผู้ที่เข้าร่วมงานล้วนเป็นบุคคลที่เหมาะสม ทำงานร่วมกับทุกคนที่เข้าร่วมเซสชั่นของคุณ ไม่ว่าจะเป็นห้าคนหรือ 50 พวกเขาใส่ใจและจะเข้ามามีส่วนร่วม

• ไม่ว่ามันจะเริ่มต้นเมื่อไหร่ ก็เป็นเวลาที่เหมาะสม เสมอ ความคิดสร้างสรรค์ไม่สนใจเวลา ให้เวลากลุ่มได้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมก่อน

• ที่ที่คุณอยู่ตอนนี้คือที่ที่ถูกต้องแล้ว คุณอาจวางแผนที่จะเข้าร่วมการประชุม แต่คุณกำลังมีส่วนร่วมในการสนทนาที่น่าสนใจอยู่แล้ว อยู่กับที่เดิม

• เมื่อมันจบลง มันก็คือจบลง หากการสนทนาหรือการพูดคุยจบลงอย่างเป็นธรรมชาติก่อนกำหนด ให้กล่าวขอบคุณกลุ่มและปิดการสนทนา

• ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น นั่นก็เป็นสิ่งเดียวที่อาจเกิดขึ้นได้จงเชื่อมั่นในกระบวนการและรอดูว่าจะเป็นอย่างไรต่อไป ใช้ประโยชน์จากสิ่งที่เกิดขึ้นให้คุ้มค่าที่สุด และยอมรับว่าสิ่งต่างๆ ไม่ได้เป็นไปตามแผนเสมอไป 

กฎแห่งสองเท้า เป็นกฎง่ายๆ: หากคุณรู้สึกว่าตัวเองไม่ได้เรียนรู้หรือมีส่วนร่วมอะไรเลย จงใช้สองเท้าของคุณไปที่อื่น

กฎแห่งสองเท้าให้อำนาจแก่ทุกคนในการสร้างความเปลี่ยนแปลง ในระหว่างวันทำงาน เราต้องนั่งประชุมที่น่าเบื่อและรู้สึกว่าไม่มีทางเลือกอื่น — แต่ไม่ใช่ในระบบ OST

นั่งเป็นวงกลม

รูปแบบของเพลงประกอบภาพยนตร์นั้นสนุกเสมอ เราเริ่มต้นและจบวันด้วยการนั่งล้อมวง ฟังดูปกติ จนกระทั่งคุณรู้ว่าการจัดให้คน 180 คนอยู่ในวงกลมนั้นเป็นการประชุมอีกรูปแบบหนึ่ง คำถามแรกที่มักถามเสมอคือ "หน้าจออยู่ตรงไหน?" ไม่มีอยู่จริง ตามด้วยคำถามว่า "ช่วยส่งวาระการประชุมมาให้หน่อยได้ไหม?" ไม่มีอันนั้นเช่นกัน

วงสนทนาเปิดงานเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับกิจกรรมในวันนั้น และช่วงสุดท้ายของวงกลมจะให้เวลาเราได้ไตร่ตรอง เวลาส่วนใหญ่ของวันจะหมดไปกับการประชุม ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นกลุ่มคนจำนวนมากนั่งล้อมรอบกระดานไวท์บอร์ดและอภิปรายหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งอย่างสุภาพ แต่ละรอบมีระยะเวลา 30 นาที และมี 3 ถึง 5 เส้นทางคู่ขนานที่ดำเนินการอยู่ มีตัวเลือกมากมาย หัวข้อมักจะมีคำถาม เช่น "เราจะทดสอบปัญญาประดิษฐ์ได้อย่างไร?"

บรรยากาศ

จากมุมมองของผู้นำ ย่อมมีความเสี่ยง คุณจัดให้ทุกคนไปทำงานนอกสถานที่หนึ่งวัน คุณลงทุนไปเยอะมากในกระบวนการนี้ และคุณก็ต้องการผลตอบแทนจากการลงทุนนั้น นั่นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ สำหรับผู้เข้าร่วม อาจมีความคิดว่ามีวาระซ่อนเร้นอยู่ และเรากำลังแสร้งทำเป็นว่ามันเป็นเรื่องเกิดขึ้นเองโดยธรรมชาติ  เราไม่ได้แสร้งทำนะ แน่นอนว่า การเตรียมการอย่างรอบคอบเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้เกิดความรู้สึกที่เป็นธรรมชาติ 

เมื่อมีคนพูดว่า “ไม่มีวาระซ่อนเร้นอะไรหรอก ทุกอย่างจะเรียบร้อยดี” ผู้นำก็จะเริ่มรู้สึกกังวล นั่นเป็นเรื่องที่เข้าใจได้

พลังงานของเพลงประกอบภาพยนตร์ทุกเพลงนั้นเหมือนกันหมด ความอยากรู้อยากเห็น ความประหม่าที่ไม่มีหน้าจอ ความตื่นเต้นกับกิจกรรมละลายพฤติกรรม ความสนใจอย่างแท้จริงในหัวข้อที่ยกขึ้นมา ความคาดหวังที่จะได้เข้าร่วมการสนทนา และความประหลาดใจในท้ายที่สุดเมื่อทุกอย่างลงตัว หลังจากนั้น คุณจะได้พบกับข้อคิดที่ลึกซึ้ง ซึ่งเป็นการพิสูจน์ว่าเพลงประกอบภาพยนตร์เป็นประสบการณ์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตได้

หัวใจสำคัญคือการเรียนรู้และความจริงใจ การเรียนรู้จำเป็นต้องมีพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการตั้งคำถามหรือการสำรวจ ผู้คนจำเป็นต้องตั้งคำถาม และพวกเขาต้องการพื้นที่เพื่อแบ่งปันไอเดียสุดแหวกแนวและพบปะสังสรรค์กัน

ในการประชุมงานหลายๆ ครั้ง มักมีเรื่องการเมืองและความกดดันให้ต้องเห็นด้วยเข้ามาเกี่ยวข้อง คำถามจุกจิกมักได้รับคำตอบที่ไม่ตรงประเด็น เช่น "เอาไปวางไว้ที่ลานจอดรถดีกว่า" บางทีพื้นที่โล่งนั้นอาจจะเป็นลานจอดรถก็ได้ และลานจอดรถก็มีความสำคัญไม่แพ้ตัวอาคารหลัก (ซึ่งเป็นหัวข้อที่ต้องพูดคุยกัน) คุณต้องใช้ทั้งสองอย่าง

ความรู้สึกปลอดภัย

พื้นที่เปิดโล่งมีประโยชน์เพราะสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยทางจิตใจ ฟังดูง่าย แต่จริงๆ แล้วไม่ง่ายเลย การดำเนินการตามแนวคิดที่เสนอแนะในพื้นที่เปิดกว้างนั้นเป็นสิ่งสำคัญ การพูดคุยโดยไม่ลงมือทำไม่เป็นประโยชน์กับใครเลย 

ความสำคัญของการทำตามให้สำเร็จ

ปีนี้เราใช้วิธีการที่แตกต่างออกไป เรามีการประชุมมากกว่า 30 ครั้งในพื้นที่เปิดโล่ง และมีผู้จดบันทึกหรือผู้บันทึกประจำการประชุมแต่ละครั้ง พวกเขาเขียนประเด็นที่น่าสนใจลงในหน้า A3 ระหว่างการประชุม โดยปกติแล้วเราจะสร้าง "กำแพงอารมณ์" ในตอนท้ายของวันเพื่อทบทวนความคิดของเรา ครั้งนี้ เราถ่ายรูปบันทึกประมาณ 60 รูป ป้อนเข้าไปใน Gemini แล้วแปลงเป็น Markdown จากนั้นเราก็รวมไฟล์และอัปโหลดไปยัง NotebookLM อย่างที่คุณคงเดาได้ มันสามารถจับเอาความรู้สึก ข้อสรุป ประเด็นหลัก การกระทำ และข้อคิดเห็นต่างๆ ได้ภายในเวลาไม่กี่นาที

ใช้เวลาอย่างชาญฉลาด

การทำงานแบบเน้นระยะไกลมีข้อดีหลายประการ แต่การจัดการอบรมเชิงปฏิบัติการขนาดใหญ่ผ่านการประชุมทางวิดีโอนั้นทำได้ยาก ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่ก็ยาก เราพบว่าการใช้เวลาร่วมกันแบบตัวต่อตัวสร้างความตื่นเต้น ความปลอดภัย ความผูกพัน และแผนการต่างๆ ที่คงไม่เกิดขึ้นหากเป็นการสนทนาผ่านวิดีโอ

เมื่อสิบปีที่แล้ว การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากกิจกรรมในพื้นที่เปิดโล่งต้องใช้เวลาถึงหนึ่งสัปดาห์ ปัจจุบันนี้ใช้เวลาประมาณสองชั่วโมง อนาคตจะเป็นอย่างไร? สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ พลังและความมีชีวิตชีวาของเพลงประกอบภาพยนตร์ (OST) ผนวกกับพลังในการเชื่อมโยงผู้คน จะยังคงมีคุณค่าต่อไป