แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร?

ประเด็นสำคัญ

• แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลภาษีของผู้รับจ้าง ช่วยให้คุณสามารถยื่นแบบฟอร์ม 1099 ที่ถูกต้อง และหลีกเลี่ยงการสำรองภาษีหักณที่จ่ายและบทลงโทษ

• แบบฟอร์ม W-9 แตกต่างจากแบบฟอร์มอื่นๆ อย่างไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลเท่านั้นและใช้ได้กับผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์ม W-8 สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ชาวสหรัฐอเมริกา พลเมือง แบบฟอร์ม W-2 ใช้โดยพนักงานเพื่อเตรียมภาษีของตน 1099 แบบฟอร์มใช้สำหรับรายงานรายได้ประเภทต่างๆ เช่น การชำระเงินเบ็ดเตล็ดให้กับผู้รับเหมา

• จะหาแบบฟอร์ม W-9 ได้จากที่ไหน : คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 ได้จากเว็บไซต์ IRS หรือสร้างแบบฟอร์มด้วย G-P Contractor

• ใครบ้างที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9: บุคคลและธุรกิจที่ทำงานร่วมกับบริษัทของคุณ เช่น ผู้รับเหมาอิสระและผู้ขาย ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9

การว่าจ้างผู้รับเหมาอิสระทำให้การปรับขนาดธุรกิจของคุณขึ้นหรือลงตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปทำได้ง่ายขึ้น แม้ว่าผู้รับเหมาจะไม่ได้อยู่ในบัญชีเงินเดือนของบริษัทคุณ แต่คุณก็ยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการเพื่อว่าจ้างแรงงานประเภทนี้

ในสหรัฐอเมริกา พนักงานประจำจะกรอกแบบฟอร์ม I-9 ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระหรือคนงาน 1099 จะกรอกแบบฟอร์ม W-9 แบบฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจในภาษีตามกฎหมายและลดความเสี่ยงที่บทลงโทษสำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป 

เราจะมาทำความเข้าใจกันว่าแบบฟอร์มภาษี W-9 คืออะไร ใช้สำหรับอะไร วิธีการกรอก และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร?

แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับ รวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษี จากผู้รับเหมาอิสระและนิติบุคคลทางธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถยื่นแบบแสดงรายการภาษีได้อย่างถูกต้อง คุณไม่ต้องยื่นแบบฟอร์ม W-9 กับกรมสรรพากร (IRS) แต่คุณใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มนี้เพื่อเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ที่คุณส่งให้กรมสรรพากรเมื่อสิ้นปี 

แบบฟอร์ม W-9 รวบรวมหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคลและนิติบุคคล สำหรับบุคคลทั่วไป หมายเลขนี้มักจะเป็นหมายเลขประกันสังคม (SSN) และสำหรับธุรกิจคือหมายเลขประจำตัวผู้ประกอบการ (EIN)

หมายเหตุ: ไม่มีแบบฟอร์ม W-9 สำหรับพนักงาน แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับผู้รับเหมาอิสระหรือธุรกิจเท่านั้น

แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่นๆ อย่างไร

แบบฟอร์ม W-9 สำหรับธุรกิจมีไว้สำหรับการบันทึกข้อมูลเท่านั้น ต่อไปนี้คือความแตกต่างของแบบฟอร์ม W-9 จากแบบฟอร์ม IRS อื่นๆ:

แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ W-2

ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระกรอกแบบฟอร์ม W-9 บริษัทต่างๆ จะกรอกและส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง IRS

พนักงานใช้แบบฟอร์ม W-2 เพื่อเตรียมเอกสารภาษี ก่อนที่พวกเขาจะได้รับแบบฟอร์ม W-2 พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 และระบุข้อมูลภาษี สถานะการยื่นภาษี และงานอื่น ๆ หากมี คุณจะคำนวณภาษีที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายโดยอิงจากแบบฟอร์ม W-4 ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 ควรสะท้อนถึงภาษีเหล่านี้

แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับเตรียม แบบฟอร์ม1099 W-9 ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ และ TIN ของผู้ปฏิบัติงาน ต่างจากพนักงานประจำ ผู้รับเหมาต้องรับผิดชอบในการรายงานและชำระภาษีของตนเอง โดยทั่วไปไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับผู้รับเหมา ยกเว้นในบางกรณี เช่น หากผู้รับเหมาไม่ระบุหรือรับรอง TIN ที่ถูกต้อง 

แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ 1099

1099 คือชุดแบบฟอร์มของ IRS ที่ใช้รายงานประเภทรายได้ต่างๆ บริษัทต่างๆ นิยมใช้:

• 1099-NEC: ใช้แบบฟอร์มนี้หากคุณจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาอิสระของคุณ USD 600 หรือมากกว่าต่อปี 

• 1099-เบ็ดเตล็ด: ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อรายงานการชำระเงินเบ็ดเตล็ด เช่น ค่าลิขสิทธิ์ ค่าใช้จ่ายด้านการดูแลสุขภาพ และค่าเช่า หากมีจำนวนตั้งแต่ USD 600 ขึ้นไปต่อปี

บริษัทของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอกและส่งแบบฟอร์ม 1099 ให้กับกรมสรรพากร ในทางตรงกันข้าม ผู้รับเหมาอิสระจะกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งคุณจะต้องเก็บไว้ในบันทึกของคุณ คุณต้องการแบบฟอร์ม W-9 เพียงเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงในการยื่นแบบฟอร์ม 1099

แบบฟอร์ม W-9 เทียบกับ W-8

ไม่ว่าคุณจะใช้แบบฟอร์ม W-9 หรือ W-8 ขึ้นอยู่กับสถานะของคนงานอิสระของผู้เช่า แบบฟอร์ม W-9 ใช้สำหรับพลเมืองสหรัฐฯ ในขณะที่แบบฟอร์มสำหรับผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ พลเมืองต้องการ W-8  

มีแบบฟอร์ม W-9 เพียงประเภทเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตาม มีแบบฟอร์ม W-8 อยู่ห้าประเภท แบบฟอร์มที่ถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับว่าผู้ยื่นภาษีเป็นบุคคลธรรมดาหรือธุรกิจ ประเภทของรายได้ และว่าพวกเขามีคุณสมบัติได้รับการยกเว้นภาษีเป็นพิเศษหรือไม่ 

คุณควรเก็บแบบฟอร์ม W-8 ไว้ก่อนทำการชำระเงินครั้งแรก แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวบรวม W-9 ก่อนที่ผู้ปฏิบัติงานจะทำงานใดๆ

จะหาแบบฟอร์ม W-9ได้จากที่ไหน

ผู้รับเหมาสามารถ ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ของ IRS หรือคุณสามารถใช้ G-P Contractor เพื่อค้นหาวงจรการจ้างงานของผู้จ้างงานทั้งหมด ตั้งแต่การชำระเงินไปจนถึงการจัดการงานเอกสาร สร้างแบบฟอร์ม W-9 ได้อย่างง่ายดายและเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของคุณได้บนแดชบอร์ดเดียว

 หากคุณกำลังปรับขนาดและสร้างทีมระดับโลก G-P Gia™ ซึ่งเป็นปัญญาประดิษฐ์เชิงตัวแทนตัวแรกของเราสำหรับทรัพยากรบุคคล นำเสนอข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบด้านภาษี และสิทธิประโยชน์ในกว่า 50 ประเทศและทั้งหมด 50 รัฐของสหรัฐอเมริกา

ใครบ้างที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9?

บุคคลและนิติบุคคลบางรายที่ได้รับรายได้จากบริษัทของคุณจำเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ผู้รับเหมาอิสระ ผู้ขายสินค้า ห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัด (LLC) บริษัทมหาชน กองทุน และกองมรดก

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนที่จำเป็นต้องใช้ W-9 :

1. คุณเป็นบริษัทขนาดเล็กที่จ้างผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกาบริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีทีมงานขนาดใหญ่ในองค์กรมักจะจ้างผู้รับเหมาอิสระ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ G-P Contractor เพื่อจ้างงานและจ่ายเงินให้กับผู้รับเหมาสำหรับโครงการออกแบบกราฟิก พนักงานสามารถใช้ฟีเจอร์การสร้างแบบฟอร์ม W-9 เพื่อกรอกแบบฟอร์มให้เสร็จก่อนเริ่มงาน 

2. คุณเป็นธนาคารที่มีลูกค้ามาเปิดบัญชีใหม่ธนาคารใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษีที่จำเป็นในการรายงานดอกเบี้ยและรายได้อื่น ๆ ให้กับ IRS

3. คุณได้ยกเลิกหนี้สินไปแล้วหนี้ที่ถูกยกเลิกมักถูกถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี แบบฟอร์ม W-9 ช่วยในการส่งข้อมูลที่จำเป็น

4. คุณเป็นบริษัทด้านการลงทุนคุณจะรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากลูกค้าของคุณ จากนั้นรายงานรายได้ของคุณไปยัง IRS ในแบบฟอร์ม 1099 ที่เหมาะสม

เมื่อใดและเพราะเหตุใดจึงมีการร้องขอ W‑9

แบบฟอร์ม W-9 จำเป็นสำหรับผู้ขายที่คุณจ่ายเงินสำหรับบริการเท่านั้น ซึ่งไม่รวมถึงบริษัทต่างๆ เนื่องจากโดยปกติแล้วบริษัทเหล่านี้ได้รับการยกเว้นจากการรายงาน 1099 นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีแบบฟอร์ม W-9 สำหรับผู้ขายที่คุณชำระเงินด้วยบัตร เนื่องจากการชำระเงินเหล่านั้นจะถูกรายงานโดยผู้ประมวลผลการชำระเงิน

แบบฟอร์ม W-9 ช่วยให้คุณสามารถรายงานการชำระเงินของผู้แจ้งต่อ IRS ได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องยื่นเอกสารนี้ แต่การเก็บไว้ใกล้มือจะทำให้การเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณยังจะหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด และบทลงโทษทางแพ่งหรือทางอาญาจากการไม่เก็บรวบรวมแบบฟอร์มดังกล่าวได้อีกด้วย

วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9

ผู้รับจ้างจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9 อย่างถูกต้องเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ พวกเขาสามารถทำตามคำแนะนำ W-9 เหล่านี้ได้:

1. ระบุผู้จ้างงานหรือชื่อธุรกิจ: ผู้รับเหมาใส่ชื่อของตนในบรรทัด 1 ตามที่ปรากฏในรายการภาษีของตน นิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชน จะใส่ชื่อของตนในบรรทัดที่ 2 โดยใช้ข้อมูล "การดำเนินธุรกิจในนาม" ของตน หากผู้จ้างงานดำเนินงานภายใต้ชื่อธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาควรป้อนข้อมูลนี้ในบรรทัด "ชื่อธุรกิจ"

2. เลือกการจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: ผู้ปฏิบัติงานจะทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้องสำหรับการจัดประเภทภาษี ตัวเลือกบางอย่าง ได้แก่ บุคคลธรรมดา, บริษัทจำกัด (C corporation), บริษัทจำกัดแบบ S (S corporation), ห้างหุ้นส่วน, ทรัสต์หรือกองมรดก หรือบริษัทจำกัดความรับผิด (LLC)

3. เพิ่มหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN): ผู้รับเหมาควรเพิ่มหมายเลขประกันสังคม (SSN) หากเป็นบุคคลธรรมดา ธุรกิจควรเพิ่มหมายเลข EIN ของตนเอง ผู้รับจ้างสามารถสมัครขอ TIN และเขียนว่า "สมัครสำหรับ" ในส่วนที่ 1 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะหรือสถานะนิติบุคคล โดยจะต้องเสียภาษีสำรอง ณ ที่จ่ายจนกว่าพวกเขาจะได้รับ TIN หลังจากนั้น พวกเขาจะต้องส่ง W-9 ที่ได้รับการปรับปรุงแล้ว

4. กรอกที่อยู่: ในช่อง "ที่อยู่" ให้เพิ่มที่อยู่ซึ่งเชื่อมโยงกับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) 

5. รับรองแบบฟอร์ม: ข้อมูลทั้งหมดต้องถูกต้องและตรงกับบันทึกของกรมสรรพากร ผู้ที่กรอกแบบฟอร์มควรลงชื่อและลงวันที่ในช่องที่กำหนดเพื่อรับรอง คุณสามารถใช้ โปรแกรมตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ของกรมสรรพากร (IRS) เพื่อยืนยันข้อมูลได้

G-P Contractor ช่วยให้การกรอกและรวบรวมแบบฟอร์มง่ายขึ้น ผู้รับเหมาสามารถสร้างแบบฟอร์มบนแพลตฟอร์มได้ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

วิธีการส่งและจัดเก็บแบบฟอร์ม W-9

ผู้จ้างงานอิสระหรือนิติบุคคลควรส่งแบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วนเพื่อการเก็บบันทึกให้กับคุณ คุณต้องเก็บแบบฟอร์ม W-9 ไว้ อย่างน้อยสี่ปี การเก็บรักษาบันทึกเป็นระยะเวลานานขึ้นยังช่วยให้สามารถดำเนินการตรวจสอบบัญชีได้นานขึ้นด้วย 

3 ข้อผิดพลาดทั่วไปของ W-9 และวิธีหลีกเลี่ยง

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์ม W-9 ให้กับ IRS แต่แบบฟอร์มเหล่านั้นก็ยังต้องถูกต้องแม่นยำเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและการเงิน ระวังข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้:

1. การใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง: ข้อผิดพลาดรวมถึงการใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) และประเภทนิติบุคคลที่ไม่ถูกต้อง หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การแจ้งเตือนจากกรมสรรพากร ในขณะที่ประเภทธุรกิจที่ถูกต้องจะช่วยให้รายงาน 1099 ของคุณถูกต้องแม่นยำ 

2. การเก็บแบบฟอร์มล่าช้า: คุณต้องเก็บแบบฟอร์ม W-9 ก่อนที่ผู้รับเหมาหรือหน่วยงานจะเริ่มทำงาน และก่อนที่คุณจะชำระเงินงวดแรก ด้วยวิธีนี้ คุณก็จะพร้อมสำหรับการรายงานผลประกอบการสิ้นปี

3. การไม่อัปเดต: สร้างระบบสำหรับการตรวจสอบและอัปเดตข้อมูล W-9 อย่างสม่ำเสมอ ใช้วิธีการที่ผู้จ้างงานสามารถอัพเดตข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย

จ้างพนักงานและผู้รับเหมาผ่าน G-P

ผู้นำธุรกิจมากกว่า80% พยายามค้นหาผู้มีทักษะในตลาดที่มีอยู่ของตน G-P เสนอการดำเนินการที่รวดเร็วและเป็นไปตามกฎระเบียบในการจ้างพนักงานและผู้รับเหมาทั่วโลก โดยไม่ต้องจัดตั้งหน่วยงานใหม่

ปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนโดย บริการตัวแทนนายจ้างและโซลูชันผู้รับเหมา ของเราได้รับการสนับสนุนโดยผู้บริหารที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ ทรัพยากรบุคคล ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย และกฎข้อบังคับในการดำเนินการวงจรการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด เพิ่มผู้มีอำนาจระดับโลกเข้ามายังทีมของคุณโดยไม่ต้องเครียดเรื่องภาษีตามกฎข้อบังคับ

จองการสาธิตได้ เลยวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-9