أصبحَ امتثال العمل عن بُعد أكثر أهمية من ذي قبل. منذ بداية الجائحة، تبنّتْ العديد من الشركات سياسة عمل دائمة عن بُعد أولاً والتي من المُرجّح أن تُصبح القاعدة قريبًا. في الحقيقة، بحلول عام 2025، ستعمل نسبة 75 في المائة من القوى العاملة عن بُعد خمسة أيام في الشهر على الأقل.
وبينما يوجد القليل من القوانين التي تنطبق على ترتيبات العمل المؤقت من المنزل، فقد بدأتْ العديد من الدول تقديم تشريعات حول العمل عن بُعد.
إليك بعض المسائل القانونية التي يجب على الشركات أخذها في الاعتبار أثناء العمل على تنفيذ سياسة العمل عن بُعد أولاً المُمتثلة.
العدد رقم1: الامتثال للبيانات (الخصوصية والأمان)
يجب أن يكون امتثال البيانات، على رأس أولويات الشركة. من الأهمية بمكان -عند التعامل مع بيانات حساسة، بما في ذلك معلومات العميل- ضمان خصوصية وأمن المعلومات التي يمكن للموظفين الوصول إليها واستخدامها. تظهر مشكلة أخرى تتمثل في نقل البيانات دوليًا. هل تمتثل شركتك للوائح اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟
يُمكنك القيام بما يلي:
- حدد سياسات الخصوصية والأمان التي تغطي البرامج والأجهزة والمعلومات والتحكم في الوصول.
- يجب على الموظفين استخدام خدمة الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) التي تحافظ على أمان تصفح الإنترنت، وخاصة بالنسبة للعاملين الذين يستخدمون شبكة Wi-Fi العامة.
- تشفير المعلومات السرية.
- إعداد المصادقة ثنائية العوامل لكل جهاز.
[bctt tweet=”عند التعامل مع البيانات السرية — بما في ذلك معلومات العملاء — من الضروري ضمان خصوصية وأمن المعلومات التي يمكن للموظفين الوصول إليها واستخدامها.” اسم المستخدم = «global peo»]
العدد رقم2: الامتثال لقوانين الرواتب
يعد كشوف المرتبات تحديًا شائعًا تواجهه الشركات عندما يكون لديها موظفين. يجب على الشركات أن تفهم قوانين العمل والتوظيف في كل دولة توظف فيها لضمان دفع أجور الموظفين وفقًا لتلك القوانين.
يُمكنك القيام بما يلي:
تحقق من المتطلبات الخاصة بكل ولاية أو دولة فيما يتعلق بـ:
- الحد الأدنى. الحد الأدنى هو أقل مبلغ أو أجر يمكن لأصحاب العمل دفعه لعمالهم بشكل قانوني. وهو يختلف من دولة إلى أخرى - ومن ولاية إلى أخرى في الولايات المتحدة - وفي حين أن معظم البلدان لديها واحدة، فقد تخلت بعض البلدان عن تنفيذ الحد الأدنى للأجور رسميًا. لذلك، من الضروري متابعة متطلبات التوريد في البلد الذي تعمل فيه. يمكن للشركات التي لا تمتثل لهذه المتطلبات أن تكون مسؤولة عن الغرامات والدعاوى القضائية.
- قوانين العمل الإضافي وساعات العمل. على الرغم من وجود معيار لساعات العمل في جميع أنحاء العالم، إلا أن هناك اختلافات في مختلف البلدان. تحدد قوانين العمل المحلية الحد الأقصى والحد الأدنى لساعات العمل والعمل الإضافي للموظفين، ويجب على الشركات الامتثال.
- أوراق. تحدد قوانين العمل المحلية مخطط الإجازات المدفوعة الخاص بها. تختلف إجازات الإجازة في الأمريكتين عنها في أوروبا أو إفريقيا، وكذلك إجازات الأمومة والأبوة. إن البقاء على اطلاع بهذه اللوائح سيمنع الشركات من مواجهة الالتزامات.
- تردد الدفع. تحدد وتيرة الدفع عدد مرات دفع رواتب الموظفين (أي أسبوعيًا، كل أسبوعين، نصف شهريًا، شهريًا) وتختلف في كل دولة. من الضروري مراعاة ذلك للامتثال للوائح كل دولة وتجنب مشاكل الامتثال.
- الفوائد. يحق للموظفين الحصول على ميزات إجبارية معينة منصوص عليها بموجب قانون العمل بالدولة. رغم أن هناك ميزات أساسية مثل الضمان الاجتماعي في كل دولة، فقد أقرت العديد من الدول الأخرى بضرورة تقديم أصحاب العمل إعانات البطالة والتقاعد.
- التأمين. تفرض العديد من الدول التأمين الصحي وتأمين التقاعد والبطالة. وهذا أمرٌ ينبغي على الشركات مراعاته عند توظيف موظفين في تلك الدول.
- فرض الضرائب. تتبنى بعض الدول أنظمة فرض الضرائب أكثر تعقيدًا من غيرها. لذا يعد فهم تلك الأنظمة ضروريًا للامتثال للوائح وقوانين الضرائب.
ابحث عن خبراء لمساعدة شركتك في الإلمام باللوائح والقوانين المحلية.
المشكلة رقم3: الصحة والسلامة
أصبحت حماية صحة وسلامة الموظفين أكثر صعوبة بالنسبة للشركات منذ بدء العمل عن. ومع ذلك، حتى لو لم يكن الموظفون يعملون فعلياً في المكتب، فإن الشركة لا تزال مسؤولة عن الحفاظ على صحتهم وسلامتهم.
يُمكنك القيام بما يلي:
- تحديد المخاطر المحتملة وتطبيق المعايير اللازمة لتخفيف المخاطر والسيطرة عليها.
- إنشاء نظام للإبلاغ عن الإصابات أو الحوادث، والتحقق من معرفة العاملين لكيفية استخدامه.
- تقديم تدريب الصحة والسلامة وحث الموظفين على الامتثال لاحتياطات السلامة الضرورية.
- من المهم أيضًا الانتباه إلى الصحة العقلية. يجب على أصحاب العمل التأكد من أن الموظفين يأخذون فترات راحة وفترات راحة.
المشكلة رقم4: المعدات
من المهم إعداد الموظفين وتزويدهم بالأدوات والمعدات الضرورية للقيام بعملهم. في بعض الدول، يتعين على أصحاب العمل تعويض الموظفين أو دفع أموال نظير التكاليف التي تحملوها أثناء العمل عن بُعد.
يُمكنك القيام بما يلي:
- توفير الموارد اللازمة للموظفين للعمل من المنزل.
- عندما لا تتمكن الشركة من توفير المعدات، فمن الضروري إبرام اتفاقية مع الموظف وسداد أي نفقات تم تكبدها.
- امتثل للقوانين المحلية للعمل عن بُعد التي تستلزم دفع تعويض إضافي عن خدمات الكهرباء والهاتف والإنترنت.
المشكلة رقم5: الملكية الفكرية
بالإضافة إلى حماية البيانات الموثوقة، ينبغي على الشركات أيضاً إعطاء الأولوية لحماية العمل الذي ينتجه موظفوها، بما في ذلك الاختراعات والتصاميم. تعد الحماية الدولية للملكية الفكرية (IP) عاملاً أساسيًا يجب مراعاته عند توظيف العمال المعماريين.
يُمكنك القيام بما يلي:
- تسجيل حقوق الملكية في الدول التي يوجد بها موظفيك.
- إضافة بند عدم الإفصاح كجزء من عقد العمل والتحقق من توضيح الشروط وفهمها.
لتفادي تلك المشكلات، يجب على الشركات إنشاء سياسة عمل عن بُعد وتفعيلها.
سياسة العمل عن بُعد
من المهم للغاية تحديد مجموعة من القواعد والتوجيهات لتنظيم وإدارة العاملين عن بُعد.
يجب أن تشتمل سياسة العمل عن بُعد على ما يلي:
- قواعد الشركة
العمل من المنزل لا يعفي الموظفين من الشروط والسياسات التي تنطبق عليهم في مكان العمل. ولمنع الخلط، يُوصى بتوضيح ذلك ضمن توجيهات الشركة للعمل عن بُعد. - توقعات العمل وأداء الموظف
تحديد توجيهات بشأن إعداد الجداول الزمنية والمواعيد النهائية والتقارير والمهام. من المهم أيضًا شرح الطريقة التي تتبعها لتقييم الأداء والإنتاجية، بالإضافة إلى المقاييس المهمة لكل دور. - خصوصية البيانات وبنود الملكية الفكرية التأكد من توقيع الموظفين على اتفاقية السرية وفهم أهمية حماية معلومات الشركة.
- التعويض والميزات
وضِّح أن الموظفين يستحقون نفس التعويضات والمزايا كما في مكان العمل. وأيضًا، نوِّه ما إذا كنت ستقدم مكافأة إضافية أو تعويض عن نفقات تكاليف الكهرباء أو الإنترنت. - توجيهات الاتصالات
تحقق من معرفة الموظفين بأدوات الاتصال التي يستخدمها فريقك. حدِّد أي توقعات متعلقة بالاتصال بالإنترنت خلال ساعات العمل وشدِّد على أهمية تسجيلات الوصول وحضور الاجتماعات لضمان سلاسة التواصل مع فريقك.
بناء فريق عن بُعد خاص بك على الصعيد الدولي؟
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فيما يتعلق بالبنية التحتية البعيدة المدى، فيمكن Globalization Partners مساعدتك. باعتبارنا مؤسسة تدير شؤون الموظفين ، فإننا نتحمل المسؤولية القانونية عن أعضاء فريقك ونسمح لشركتك بالتوظيف في 187 دولة - لا حاجة إلى كيان.
قراءة المزيد: ما المقصود بالمؤسسة التي تُدير شؤون الموظفين؟