Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Kanada

Wichtigste Erkenntnisse

• Einstellung von Mitarbeitern in Kanada: Durch die Einstellung von Mitarbeitern in Kanada kann Ihr Unternehmen auf einen hochqualifizierten und vielfältigen Arbeitsmarkt zugreifen und über das USMCA den nordamerikanischen Markt erschließen.

• Talentzentren als Ziel: Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf wichtige Zentren wie Toronto, Vancouver und Montreal, um spezialisierte Talente für Technologie-, Finanz- und Ingenieurspositionen zu finden.

• Die Einhaltung der Vorschriften ist entscheidend: Informieren Sie sich über Ihre Pflichten in Bezug auf Urlaubsanspruch, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Einkommensteuer.

• Arbeitnehmer richtig einstufen: Vermeiden Sie die Risiken einer falschen Einstufung, indem Sie die rechtlichen Unterschiede zwischen der Einstellung von Auftragnehmern und Angestellten in Kanada kennenlernen.

• Nutzen Sie G-P Employer of Record: Sie können in Kanada ohne eigene Gesellschaft tätig werden, indem Sie einen Employer of Record (EOR) einsetzen, der die Lohn-, Steuer- und Leistungsverwaltung vorschriftsmäßig abwickelt.

Kanada ist eine hochentwickelte und offene Marktwirtschaft. Es bietet Zugang zu nordamerikanischen und globalen Märkten durch verschiedene Handelsabkommen, wie beispielsweise das Abkommen zwischen den Vereinigten Staaten, Mexiko und Kanada (USMCA). 

Kanada ist größer als die gesamte Europäische Union und beherbergt rund 40 Millionen Menschen. In Kanada werden Sie keine Probleme haben, qualifizierte Arbeitskräfte zu finden, insbesondere in Branchen wie IKT, Ingenieurwesen, Öl und Gas. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in Kanada wissen müssen.

Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern oder Auftragnehmern in Kanada wissen sollten

Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter in Kanada einstellen, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Kanada und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, kann G-P Gia™, unser KI-gestützter globaler Personalmanager, Ihre schwierigsten Compliance-Fragen in 50 Ländern – einschließlich Kanada – und allen 50 US-Bundesstaaten beantworten. Reduzieren Sie Ihre Abhängigkeit von externen Rechtsberatern und senken Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Einhaltung der Vorschriften um bis zu 95% mit Gia. 

Werfen wir einen Blick auf sechs Dinge, die man über die Personalbeschaffung in Kanada wissen sollte. 

1. Sprachenvielfalt

Kanada hat zwei Amtssprachen: Englisch und Französisch. Französischsprachige Arbeitnehmer trifft man hauptsächlich in der Provinz Quebec an, insbesondere in der Region um Montreal. Viele Quebecer sprechen auch Englisch — 46% sind englisch-französisch zweisprachig.

2. Provinzielle vs. Bundesgesetze

Das kanadische Bundesrecht enthält Anforderungen an Gesundheit und Sicherheit, Mindesturlaub und andere grundlegende Aspekte der Beschäftigung. Viele Provinzen haben ihre eigenen Mindestlohnsätze, Bestimmungen zum Regenerationsurlaub und andere arbeitsrechtliche Regelungen. 

Gia kann Ihre Fragen zur globalen Compliance beantworten und Sie hinsichtlich der kanadischen Provinz- und Bundesgesetze beraten. Gia nutzt die mehr als 13globale Beschäftigungserfahrung von G-P sowie Erkenntnisse aus fast einer Million realer Szenarien, um genaue und aktuelle Informationen zum Arbeitsrecht bereitzustellen.

3. Urlaubsanspruch und Bezahlung

Das Bundesrecht regelt den Urlaub in Kanada. Gemäß dem kanadischen Arbeitsgesetzbuch haben Arbeitnehmer Anspruch auf:

• Mindestens zwei Wochen Urlaub: nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit

• Mindestens drei Wochen Urlaub: zwischen 5und10 Jahren Betriebszugehörigkeit

• Mindestens vier Wochen Urlaub: nach 10+ Jahren Betriebszugehörigkeit

Die Urlaubsansprüche können je nach Provinz variieren, und einige Provinzen haben unterschiedliche Regelungen bezüglich des Urlaubsanspruchs für langjährige Mitarbeiter.

In Kanada berechnen Arbeitgeber das Urlaubsgeld auf der Grundlage des Verdienstes des Mitarbeiters im letzten Beschäftigungsjahr und multiplizieren diesen Betrag mit einem Prozentsatz. Der Prozentsatz beträgt 4% für Mitarbeiter, die Anspruch auf zwei Wochen Urlaub haben. Es sind 6% für drei Wochen Urlaub.

Mit G-P Employer of Record können Sie Urlaubsansprüche und Sozialleistungen ganz einfach verwalten. Unsere Praktikantenexperten überwachen kontinuierlich die Arbeitsgesetze, um die länderspezifischen Vorschriften und Normen einzuhalten. Erstellen und verwalten Sie Vergütungspakete über unsere Plattform, um ein reibungsloses Mitarbeitererlebnis zu gewährleisten. 

4. Kanadischer Rentenplan

Mitarbeiter über 18 , die mehr als CAD 3,500 pro Jahr verdienen, müssen Beiträge zum Canada Pension Plan (CPP) leisten . Eine Ausnahme von dieser Regel bildet Quebec, das über einen eigenen Rentenplan verfügt. In anderen Provinzen zahlen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer 50% zur Deckung der Rentenbeiträge.

Beide Parteien müssen Beiträge zum CPP leisten. Sie basiert auf dem rentenfähigen Einkommen, das zwischen einer Mindestanforderung und einer Höchstgrenze liegt. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, den korrekten Betrag vom rentenversicherungspflichtigen Einkommen der Arbeitnehmer abzuziehen. 

5. Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung (EI) bietet finanzielle Unterstützung für Menschen, die vorübergehend arbeitslos sind. Wie bei den Rentenbeiträgen müssen Arbeitgeber auch bei den EI-Prämien den richtigen Betrag berechnen und diese vom Gehalt der Arbeitnehmer abziehen . Dies gilt für Arbeitnehmer in „versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen“, wovon die meisten Arbeitnehmer in Kanada erfasst sind.

Jeden Monat ziehen Arbeitgeber einen bestimmten Betrag vom Gehalt ihrer Angestellten ab und zahlen außerdem einen Arbeitgeberanteil der Prämien. Die Arbeitgeber stellen die Einbehaltung der Prämien ein, sobald das Einkommen des Arbeitnehmers die maximale versicherungsfähige Einkommensgrenze erreicht oder der maximale Beitragsbetrag eingezahlt wurde.

6. Einkommensteuer

Kanada verwendet ein progressives Einkommensteuersystem. Höhere Einkommen werden höher besteuert. In 2025 liegen die Bundessteuersätze je nach Einkommenshöhe zwischen 15% und 33%. Arbeitgeber müssen die Bundes- und Provinz-Einkommensteuer, die Beiträge zum kanadischen Rentenplan (CPP) und die Prämien für die Arbeitslosenversicherung (EI) vom Gehalt der Arbeitnehmer einbehalten. 

Lassen Sie sich durch die Lohnkosten nicht von Ihren Plänen für den globalen Erfolg ausbremsen. Optimieren Sie den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus für Ihre Teammitglieder in Kanada – inklusive globaler Gehaltsabrechnung mit genauen Abzügen – mit G-P Employer of Record in nur wenigen Klicks.

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Kanada

Einige kanadische Städte sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen gezielt auf den richtigen Ort ausrichten und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Kanada sind:

• Toronto wird oft als Silicon Valley des Nordens bezeichnet. Es ist das größte Technologiezentrum Kanadas und das drittgrößte in Nordamerika. Die Stadt verfügt über eine qualifizierte Belegschaft in den Bereichen Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Fintech, Softwareentwicklung, Cloud Computing und Cybersicherheit. Große Unternehmen wie Google, Amazon und Microsoft sind hier vertreten.

• Vancouver entwickelt sich zu einem wachsenden Technologiezentrum an der Westküste. Es ist vor allem bekannt für Softwareentwicklung, Spiele, Animation, visuelle Effekte und VR/AR. Die Stadt macht auch Fortschritte in den Bereichen saubere Technologien und Nachhaltigkeit.

• Montreal ist führend in der Forschung und Entwicklung im Bereich Künstliche Intelligenz. Hier befindet sich das Quebecer Institut für Künstliche Intelligenz und eines der weltweit größten Zentren für Videospielentwicklung, was der Stadt spezialisierte Fachkräfte in den Bereichen Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Datenwissenschaft, Spieldesign und Softwareentwicklung beschert.

• Calgary ist als Kanadas Energiehauptstadt bekannt. Während die Stadt über qualifizierte Fachkräfte im Öl- und Gassektor verfügt, diversifiziert sie sich nun hin zu erneuerbaren Energien und sauberen Technologien. Dies umfasst Fachkenntnisse in den Bereichen Erdöl-, Chemie-, Maschinenbau und Bauingenieurwesen.

• Ottawa verfügt über eine große Präsenz der Bundesregierung, wodurch ein starker Talentpool in den Bereichen öffentliche Verwaltung, Politik und regierungsnahe IT entstanden ist. Die Stadt ist außerdem ein wichtiges Zentrum für Cybersicherheit, Telekommunikation und Verteidigungstechnologie, das von Regierungsaufträgen sowie Forschung und Entwicklung getragen wird.

Schlüsselindustrien in Kanada

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Kanadas helfen Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Kanada gehören:

• IKT: Kanadas Technologiesektor wächst rasant, mit wichtigen Zentren in Toronto, Vancouver und Montreal. Die kanadische Regierung unterstützt diesen Sektor durch Programme wie den Global Talent Stream (GTS), um die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen für qualifizierte IT-Fachkräfte zu beschleunigen. Zu den Spezialisten gehören Softwareingenieure und -entwickler, Experten für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sowie Cloud-Architekten.

• Ingenieurwesen und fortgeschrittene Fertigung: Kanada verfügt über eine solide Grundlage im Ingenieurwesen, insbesondere im Bereich der natürlichen Ressourcen und der Infrastruktur. Staatliche Investitionen in erneuerbare Energien und die Produktion von Batterien für Elektrofahrzeuge schaffen mehr Arbeitsplätze. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursfunktionen.

• Energie, Bergbau und Forstwirtschaft: Kanada ist reich an natürlichen Ressourcen wie Öl, Gas und Holz, weshalb diese Wirtschaftszweige für seine Wirtschaft von entscheidender Bedeutung sind. Es gibt zahlreiche offene Stellen in den Bereichen Ingenieurwesen, Umweltwissenschaften und Handwerk.

• Lebenswissenschaften und Gesundheitswesen: Kanada verfügt über ein starkes Gesundheitssystem und einen wachsenden Lebenswissenschaftssektor, der auf Biotechnologie, Pharmazeutika und Medizinprodukte spezialisiert ist. Zu den Spezialisten gehören medizinische Forscher und Wissenschaftler, Apotheker und Datenwissenschaftler.

Finanzdienstleistungen: Kanada verfügt über einen der sichersten und am besten regulierten Finanzsektoren der Welt. Toronto ist ein wichtiges Finanzzentrum, in dem die Hauptsitze der fünf größten Banken Kanadas sowie eine wachsende Fintech-Branche ansässig sind. Zu den Spezialisten gehören Finanzanalysten, Fintech-Entwickler und Risikomanagement-Experten.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Kanada

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Kanada einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Recherche: Ermitteln Sie, wo in Kanada Sie Ihr Unternehmen gründen möchten, und recherchieren Sie die dort geltenden rechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Beschäftigungspraktiken sowie alle branchenspezifischen Anforderungen.

• Gründung Ihres Unternehmens: Sofern Sie nicht mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten, müssen Sie eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft in Kanada gründen und die damit verbundenen Kosten tragen.

• Veröffentlichung der Stellenanzeige: Die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeige kann Ihnen auch Kosten verursachen. In Kanada gibt es jedoch eine öffentliche Stellenbörse namens Job Bank, auf der man kostenlos Stellenanzeigen veröffentlichen kann. 

• Rechtliche Überprüfungen: Hintergrundüberprüfungen oder die Überprüfung des rechtlichen Arbeitsrechts eines Bewerbers können Ihre Einstellungskosten erhöhen.

• Schulung: Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist nicht das Ende Ihrer Einstellungskosten. Der nächste Schritt besteht darin, in Schulungen zu investieren, um Ihre potenziellen neuen Mitarbeiter schneller produktiv zu machen.

Laut G-P Verified Sources von Gia liegt die gesamte jährliche Arbeitgeberbelastung in Kanada, die auch Kosten umfasst, die zusätzlich zu den Gehältern anfallen, zwischen 7% und 12%. Die Vergütungssätze hängen vom Verdienst des Mitarbeiters, dem Beschäftigungsort und der Branche ab.

Was braucht ein Unternehmen zur Einstellung von Mitarbeitern in Kanada?

Bevor Sie Ihr Team in Kanada erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:

• Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft: Sofern Sie keine unabhängigen Auftragnehmer einstellen oder mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, benötigen Sie in Kanada eine rechtliche Wirtschaftseinheit. Es gibt zwei Hauptoptionen: eine Zweigstelle oder eine Tochtergesellschaft. 

• Gründung: Um ein Unternehmen in Kanada zu gründen, benötigen Sie einen Gesellschaftsvertrag, entweder über eine einzelne Provinz/ein einzelnes Territorium oder über die Bundesregierung. Unternehmen mit Sitz außerhalb Kanadas müssen sich in jeder Provinz, in der sie geschäftlich tätig werden wollen, als außerprovinzielle Gesellschaft registrieren lassen.

• Konto für Lohnabzüge: Sie benötigen eine Geschäftsnummer (BN) und müssen diese verwenden, um ein Konto für das Lohnabzugsprogramm bei der kanadischen Steuerbehörde (CRA) zu erstellen. Über dieses Konto werden die Abzüge der Arbeitnehmer an die CRA abgeführt.

• Genehmigungen und Lizenzen: Je nach Branche benötigen Sie möglicherweise spezielle Genehmigungen oder Lizenzen. Die kanadische Regierung bietet ein Online-Tool an, mit dem Sie überprüfen können , welche Genehmigungen und Lizenzen Sie benötigen.

• Arbeitnehmer-Abfindungsversicherung: Die meisten Unternehmen benötigen auch eine Arbeitnehmer-Abfindungsversicherung . Um diesen Versicherungsschutz zu erhalten, müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Workers' Compensation Board (WCB) in der jeweiligen Provinz registrieren. Die Prämien richten sich nach Ihrer Branche.

Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Kanada einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr Team in Kanada kostengünstiger und mit der Gewissheit zusammen, dass Sie dabei alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Lesen Sie unsere Bewertungen

Schritte zur Einstellung in Kanada

Der Einstellungsprozess in Kanada umfasst fünf grundlegende Schritte. Nachfolgend haben wir diese Schritte zusammengefasst und geben Tipps basierend auf den örtlichen Zollbestimmungen und Anforderungen, die die Einstellungspraxis in Kanada regeln.

1. Stellenanzeige aufgeben

Der erste Schritt besteht darin, die gesuchten Fähigkeiten zu bestimmen. Stellen Sie diese Informationen in einer detaillierten Stellenanzeige zusammen. Je nach Provinz kann es sinnvoll sein, die Anzeige sowohl auf Französisch als auch auf Englisch zu veröffentlichen. 

Bei der Auflistung von Bildungsanforderungen ist zu beachten, dass in Kanada der Begriff „College“ Schulen bezeichnet, die bestimmte Berufe oder Karrierefähigkeiten vermitteln und Diplome verleihen, während „Universität“ Hochschulen bezeichnet, die akademische Grade verleihen.

2. Bewerbungen auswerten

Sobald die Bewerbungen eingegangen sind, wird entschieden, welche Kandidaten in die Interviewphase gelangen. Sie können eine Software oder eine Agentur mit dem ersten Auswahlprozess beauftragen oder diese Aufgabe intern von Ihrem Team erledigen lassen.

3. Interviews mit Bewerbern

Als Nächstes führen Sie Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Sie können Vorstellungsgespräche virtuell oder persönlich führen, wenn Sie eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft eingerichtet haben. Telefon- oder Videointerviews sind besonders hilfreich, wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Kanada einstellen und Reisen dorthin vermeiden möchten.

Wenn Sie ein virtuelles Vorstellungsgespräch planen, berücksichtigen Sie bitte die Zeitverschiebung. Kanada hat mehrere Zeitzonen mit einem Unterschied von bis zu vier Stunden. Vereinbaren Sie Ihr Vorstellungsgespräch während einer Überschneidung der Geschäftszeiten in Ihrem Land und der Provinz des Bewerbers.

4. Nachfassen und einen Vertrag aufsetzen

Sobald Sie den idealen Bewerber ausgewählt haben, sollten Sie Kontakt aufnehmen und ihm formell die Stelle anbieten. In Kanada ist es üblich, dass Arbeitnehmer über ihre Vergütung verhandeln. Sie sollten in dieser Phase auch einen Vertrag aufsetzen.

In Kanada kann man einen Arbeitsvertrag rechtmäßig auch mündlich abschließen. Ein schriftlicher Vertrag ist jedoch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass beide Parteien den Beschäftigungsbedingungen zustimmen. G-P Employer of Record verfügt über einen Employment Contract Generator , der Ihnen bei der Erstellung von Compliance-Arbeitsverträgen hilft, die allen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices in Kanada entsprechen.

5. Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters

Jetzt können Sie Ihren möglichen neuen Mitarbeiter einbinden. Beantragen Sie innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn die Social (SIN) Ihres möglichen neuen Mitarbeiters und notieren Sie die darauf befindlichen Informationen. Die Arbeitnehmer müssen das Formular TD1, Persönliche Steuergutschriften-Rückgabe, von der Bundesregierung und ihrer Provinz ausfüllen, damit Sie wissen, wie viel Steuer von ihren Gehaltsabrechnungen abgezogen werden soll. In Quebec ist das Provinzformular als Formular TP1015.3-V bekannt.

Integrieren Sie Ihre Teammitglieder in Kanada innerhalb weniger Minuten mit G-P Employer of Record. Wir kümmern uns um die rechtlichen und administrativen Aufgaben, damit Sie schneller mit der Arbeit beginnen können. Einfache, selbsterklärende Arbeitsabläufe gewährleisten einen reibungslosen Ablauf für Sie und Ihre neuen Mitarbeiter.

Auftragnehmer in Kanada einstellen

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Kanada kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Kanada ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Kanada abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern

In Kanada stellen Arbeitgeber Angestellte ein, damit diese Arbeit verrichten und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung oder einen Lohn. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie möglicherweise:

• Begleichen Sie rückständige Steuern, einschließlich nicht gezahlter Einkommensteuerabzüge, Beiträge zum kanadischen Rentenplan (CPP) und Prämien für die Arbeitslosenversicherung (EI).

• Die Kosten für nicht gezahlte Löhne, Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen gemäß den Arbeitsnormen für falsch eingestufte Arbeitnehmer sollen gedeckt werden.

• Sie müssen mit Prüfungen und Untersuchungen der kanadischen Steuerbehörde (CRA) rechnen.

3. Wie man Auftragnehmer in Kanada bezahlt

G-P Contractor™ nimmt Ihnen den umständlichen und zeitaufwändigen Prozess der Anstellung und Bezahlung international Auftragnehmer ab. Sie können Verträge erstellen und ausstellen sowie Auftragnehmer mit nur wenigen Klicks bezahlen und gleichzeitig einen Compliance-Prozess gewährleisten.

Stellen Sie kanadische Mitarbeiter und Auftragnehmer über G-Pein.

Unsere SaaS- und KI-gestützten Produkte — EOR, Auftragnehmer und Gia — helfen Unternehmen jeder Größe dabei, globale Teams aufzubauen und zu verwalten. 

Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung, dem größten Team von HUMAN RESOURCES-, Rechts- und Compliance-Experten und einer globalen firmeneigenen Wissensdatenbank ist G-P der anerkannte Marktführer im Bereich globaler Beschäftigung.

Erleichtern Sie Ihre Personalsuche in Kanada mit G-P. Kontaktieren Sie uns oder buchen Sie noch heute eine Demo .

FAQ – Häufig gestellte Fragen