Der Inselstaat Japan ist kleiner als der US-Bundesstaat Kalifornien. Japan ist jedoch die fünftgrößte Volkswirtschaft der Welt, nach den USA, China, Deutschland und Indien.
Wenn Sie eine Expansion nach Japan planen, finden Sie in unserem Leitfaden alle Informationen, die Sie benötigen.
Was Sie vor der Einstellung in Japan wissen sollten
Wenn Sie Ihr Geschäft zum ersten Mal nach Japan ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Japan und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses.
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, kann G-P Gia™, unser KI-gestützter globaler Personalmanager, Ihre schwierigsten Compliance-Fragen in 50 Ländern – einschließlich Japan – und allen 50 US-Bundesstaaten beantworten. Reduzieren Sie Ihre Abhängigkeit von externen Rechtsberatern und senken Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Einhaltung der Vorschriften um bis zu 95% mit Gia.
Werfen wir einen Blick auf fünf Dinge, die man über die Personalbeschaffung in Japan wissen sollte.
1. Arbeitskräftemangel
Eine alternde Bevölkerung und sinkende Geburtenraten haben im Land zu einem Arbeitskräftemangel geführt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter eine ausgezeichnete Arbeitsplatzsicherheit gewohnt sind. Kandidaten erhalten üblicherweise Angebote von mehreren Unternehmen. Bei Vorstellungsgesprächen ist die Präsentation der Arbeitgebermarke genauso wichtig wie die Beurteilung der Fähigkeiten der Kandidaten.
2. Arbeitsverträge und Arbeitsregeln
Das japanische Arbeitsnormengesetz schreibt vor, dass die wichtigsten Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten werden müssen. Dies umfasst Details wie Arbeitszeiten, Lohn, Aufgabenbereich und die Möglichkeit von Änderungen des Arbeitsortes und des Aufgabenbereichs.
Nach japanischem Recht müssen Unternehmen mit 10oder mehr Beschäftigten Arbeitsregeln erstellen und diese der zuständigen Arbeitsnormeninspektion vorlegen . Die Arbeitsrichtlinien beschreiben detailliert die Arbeitsbedingungen, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten, einschließlich Löhne, Arbeitszeiten, Feiertage, Unternehmensregeln und Verfahren bei Verstößen. Die Arbeitsnormeninspektion kann Ihnen Auskunft darüber geben, ob Ihre Arbeitsregeln alle notwendigen Informationen enthalten.
G-P Employer of Record verfügt über einen Employment Contract Generator , der Ihnen hilft, Compliance-Arbeitsverträge zu erstellen, die allen gesetzlichen Anforderungen und Best Practices in Japan entsprechen.
3. Gesetze zu Arbeitswoche und Mindestlohn
Die Standardarbeitswoche in Japan beträgt 40 Stunden, mit einem Maximum von 8 Stunden pro Tag. Das Arbeitsnormengesetz regelt die Arbeitszeiten, um faire Bedingungen zu gewährleisten und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu schützen.
Die japanische Regierung nimmt Überstundenanträge ernst. Arbeitgeber müssen vor der Aufnahme von Überstunden durch Arbeitnehmer eine Vereinbarung über die Arbeitsbeziehungen beim Arbeitsnormeninspektionsamt einreichen. Arbeitnehmer, die Überstunden leisten oder nachts oder an Feiertagen arbeiten, haben Anspruch auf Überstundenvergütung. Dies entspricht in der Regel einem Aufschlag von 25% bis 50% auf den normalen Lohn.
In Japan ist der Mindestlohn nicht im ganzen Land gleich. Die japanische Regierung gibt einen nationalen Durchschnittswert auf Basis der Lebenshaltungskosten an, daher variieren die lokalen Preise. Jede der 47 Präfekturen legt ihren eigenen Mindestlohn fest. Stand 2025 beträgt der durchschnittliche Mindestlohn in Japan 1,054 JPY pro Stunde. Aufgrund der Bewerberorientierung auf dem Arbeitsmarkt müssen Sie wettbewerbsfähige Gehälter und Sozialleistungen anbieten, um Top-Talente zu gewinnen.
4. Bezahlte arbeitsfreie Zeiten
Japanische Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlte arbeitsfreie Zeiten, sobald sie sechs Monate für ein Unternehmen gearbeitet und mindestens 80% ihrer geplanten Arbeitstage anwesend waren. Zu diesem Zeitpunkt erhalten die Mitarbeiter 10 Tage Jahresurlaub. Nach den ersten sechs Monaten erhalten die Mitarbeiter nach jedem weiteren Jahr einen zusätzlichen Tag. Nach 18 Monaten erhalten die Mitarbeiter also 11 Tage frei. Die Urlaubszeit ist auf 20 Tage begrenzt. Diese Grenze erreicht ein Mitarbeiter nach 6.5 Jahren Betriebszugehörigkeit.
Sie können Ihrem Team in Japan auf Wunsch mehr bezahlte Urlaubstage anbieten als gesetzlich vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber bieten auch bezahlte Feiertage an, obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Japan hat 16 nationale Feiertage. Die Gewährung von bezahlten Feiertagen an diesen Tagen kann Ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Bezahlter Genesungsurlaub ist in Japan keine Pflicht.
Mit G-P Employer of Record können Sie ganz einfach Leistungspläne verwalten. Unsere internen Experten überwachen kontinuierlich das Arbeitsrecht, um die landesspezifischen Vorschriften und Normen einzuhalten. Erstellen und verwalten Sie Leistungspläne über unsere Plattform, um ein reibungsloses Mitarbeitererlebnis zu bieten.
5. Steuern und Sozialversicherung
Japan hat ein progressives Einkommensteuersystem. Höhere Einkommen werden höher besteuert. Arbeitgeber müssen die Einkommensteuer vom Gehalt ihrer Angestellten abziehen und an die Steuerbehörden abführen.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen Beiträge zum japanischen Sozialversicherungssystem. Dazu gehören die Krankenversicherung, die Rentenversicherung und die Berufsunfall-Abfindungsversicherung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Kosten der Kranken- und Rentenversicherung zu gleichen Teilen. Arbeitgeber zahlen 0.9% des Lohns für die Arbeitslosenversicherung, während Arbeitnehmer 0.55% zahlen. Die Kosten der Abfindungsversicherung für Arbeitnehmer werden vollständig vom Arbeitgeber übernommen.
Da die Sozialversicherung eine gesetzliche Krankenversicherung beinhaltet, müssen Sie keine privaten Krankenversicherungen anbieten. Sie müssen Ihren Mitarbeitern jedoch jährliche Gesundheitsuntersuchungen und Vorsorgeuntersuchungen anbieten. Regelmäßige Stress-Checks sind für alle Unternehmen mit 50oder mehr Mitarbeitern unabhängig von der Branche erforderlich.
Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Japan
Manche japanische Städte sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen gezielt auf den richtigen Ort ausrichten und Stellen schneller besetzen.
Die wichtigsten Talentzentren in Japan sind:
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Tokio ist Japans Hauptstadt und größte Stadt. Es ist das wichtigste Zentrum des Landes für Wirtschaft, Finanzen und Technologie. Tokio verfügt über einen vielfältigen Talentpool und beherbergt zahlreiche große japanische und international Banken sowie Fintech-Unternehmen.
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Osaka ist bekannt für seine starke Fertigungs- und Dienstleistungsbranche. Das Unternehmen blickt auf eine lange Geschichte in der Herstellung von Elektronik, Maschinen, Robotern, Chemikalien und Lebensmitteln zurück. Unternehmen wie Panasonic und Sharp haben hier ihren Sitz.
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Nagoya ist ein wichtiger Akteur in den Bereichen Automobil, Luft- und Raumfahrt sowie Fertigung. In der Region sind viele Unternehmen ansässig, darunter Toyota, Mitsubishi und Boeing.
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Fukuoka wird oft als Japans Silicon Valley bezeichnet. Die Stadt ist bekannt für ihre Startups und dafür, die höchste Gründungsrate von Unternehmen in Japan zu haben. Es ist außerdem bekannt für Blockchain- und Smart-City-Initiativen.
Yokohama gehört zur Metropolregion Tokio. Es handelt sich um eine bedeutende Hafenstadt, die für Logistik, Technologie und international Geschäft bekannt ist.
Schlüsselindustrien in Japan
Das Verständnis der wichtigsten Branchen Japans hilft Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten.
Zu den wichtigsten Industriezweigen in Japan gehören:
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Automobilherstellung: Japan ist bekannt für seine Automobilhersteller wie Toyota, Honda, Nissan, Mazda und Suzuki. Die Branche umfasst alles vom Fahrzeugbau bis zur Herstellung von Autoteilen. Zu den Spezialisten gehören Maschinenbauingenieure, Experten für industrielle Automatisierung und Qualitätskontrollingenieure.
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Elektronik und elektrische Geräte: Japan ist berühmt für seine hochentwickelte Elektronik, darunter Geräte, Halbleiter und Industriemaschinen. Unternehmen wie Sony und Panasonic spielen in diesem Bereich eine große Rolle. Diese Branche benötigt verschiedene Ingenieurspezialisten.
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Robotik: Japan ist führend auf dem Gebiet der Robotik. Unternehmen wie Fanuc gehören zu den besten der Welt. Aufgrund des Arbeitskräftemangels im Land steigt der Bedarf an Industrierobotern. Zu den Spezialisten gehören Entwickler, Ingenieure für maschinelles Lernen und Cybersicherheitsexperten.
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Informationstechnologie und Software: Japan verfügt über einen starken IT-Sektor. Zu den wichtigsten Unternehmen gehören Fujitsu, NEC, Hitachi und Sony. Auch große globale Technologieunternehmen wie Microsoft, Google und Amazon sind im Land vertreten. Zu den Spezialisten gehören Entwickler, Cloud-Architekten und Dateningenieure.
Finanz- und Versicherungswesen: Tokio ist ein bedeutendes globales Finanzzentrum mit einem gut entwickelten Banken- und Vermögensverwaltungsmarkt. Das Land verfügt außerdem über einen der größten Versicherungsmärkte der Welt, insbesondere im Bereich der Lebens- und Sachversicherungsprämien. Zu den Spezialisten gehören Investmentbanker, quantitative Analysten und Finanzrisikomanager.
Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Japan
Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Japan einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:
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Recherche: Ermitteln Sie, wo in Japan Sie Ihr Unternehmen gründen möchten, und recherchieren Sie die dort geltenden rechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Beschäftigungspraktiken sowie alle Anforderungen für Ihre Branche.
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Rechtliche Beratung: Sofern Sie nicht mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten, sollten Sie sich an einen Anwalt wenden, der Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt und sicherstellt, dass Sie die lokalen Arbeitsgesetze befolgen.
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Reisekosten: Falls Sie für die Personalbeschaffung oder die Einrichtung Ihres neuen Büros nach Japan reisen müssen, sollten Sie diese Kosten in Ihre Planung einbeziehen.
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Stellenanzeigen: Die Schaltung von Stellenanzeigen online oder in Printmedien kann Ihre Rekrutierungskosten erhöhen.
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Übersetzer: Möglicherweise benötigen Sie einen Übersetzer, der Ihnen bei der Kommunikation mit Bewerbern hilft, sowohl schriftlich als auch in Vorstellungsgesprächen.
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Screening-Prüfungen: Screening-Prüfungen können Ihre Kosten erhöhen. Hintergrundüberprüfungen und Zeugnisprüfungen unterliegen in Japan strengen Datenschutzgesetzen.
Laut G-P von verifizierten Quellen die gesamte jährliche Arbeitgeberbelastung in Japan Gia zwischen 15% und 17% der Bruttovergütung. Dieser Satz kann in Hochrisikosektoren aufgrund der variablen WCI-Prämie steigen.
Was braucht ein Unternehmen zur Einstellung von Mitarbeitern in Japan?
Bevor Sie Ihr Team in Japan erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:
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Unternehmensgründung oder Partnerschaft als Arbeitgeber der Gesellschaft
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Steuerregistrierung
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Registrierung bei Japan Pension Service
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Anmeldung bei der Arbeitslosenversicherung durch das Arbeitsamt
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Arbeitsunfallversicherung durch das Amt für Arbeitsschutz
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Japanisches Bankkonto
Mit G-P Employer of Record können Sie Vollzeitmitarbeiter in Japan einstellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr Team in Japan kostengünstiger und mit der Gewissheit zusammen, dass Sie dabei alle Vorschriften einhalten.
Schritte zur Personalbeschaffung in Japan
Bevor Sie mit der Rekrutierung beginnen, lassen Sie uns die Grundlagen der Einstellung in Japan besprechen. Einige Aspekte des Prozesses werden wahrscheinlich anders aussehen als das, was Sie aus Ihrem Heimatland gewohnt sind.
1. Verbreitet die Nachricht!
Der erste Schritt besteht darin, lokale Arbeitssuchende über Ihre offenen Stellen zu informieren. Erstellen Sie Stellenanzeigen und veröffentlichen Sie diese online, damit sie möglichst viele Menschen erreichen. Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf beliebten japanischen Jobbörsen wie Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan und MyNavi. Verfassen Sie Ihre Stellenanzeige auf Japanisch.
Diese Seiten helfen Ihnen dabei, mehr Aufmerksamkeit zu erlangen. Wenn Sie Kontakte in Japan haben, nutzen Sie diese, um Mitarbeiter zu finden, die möglicherweise Ihrem Team beitreten möchten. Bewerber in Japan legen tendenziell mehr Wert auf persönliche Empfehlungen als auf unaufgeforderte Anrufe von Personalvermittlern oder Online-Stellenanzeigen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sich einem Prozess namens Shinsotsu zu unterziehen. Dabei geht es darum, Gruppen von Hochschulabsolventen anzuwerben, sobald diese in den Arbeitsmarkt eintreten. Sie verfügen zwar möglicherweise nicht über so viel Erfahrung, aber Hochschulabsolventen bieten neue Perspektiven, Ehrgeiz und einen soliden Bildungshintergrund.
2. Überprüfung der Bewerbungen
In Japan erhalten Sie möglicherweise weniger Bewerbungen als Sie es gewohnt sind. Bei 1.26 verfügbaren Stellen pro Bewerber haben lokale Arbeitssuchende eine große Auswahl an Möglichkeiten.
Bei der Bewertung der Bewerbungen sollten Sie bedenken, dass Sie jederzeit Schulungen anbieten können, um neuen Mitarbeitern zum Erfolg als Mitglied Ihres Teams zu verhelfen.
3. Vorstellungsgespräche mit Bewerbern
Als Nächstes führen Sie Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Sie können Vorstellungsgespräche virtuell oder persönlich führen, wenn Sie eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft eingerichtet haben. Telefon- oder Videointerviews sind besonders hilfreich, wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Japan einstellen und eine Reise dorthin vermeiden möchten.
Berücksichtigen Sie die Zeitdifferenz. Beispielsweise liegt New York City 13 oder 14 Stunden hinter Tokio zurück, je nachdem, ob in den USA die Sommerzeit gilt.
4. Stellenangebote unterbreiten und den Arbeitsvertrag übermitteln.
Sobald Sie den richtigen Bewerber für die Stelle gefunden haben, können Sie ihm die Stelle formell anbieten. Falls Sie dies noch nicht getan haben, informieren Sie sie über den Vergütungs- und Leistungsplan.
Teilen Sie Ihre Arbeitsregeln mit und erstellen Sie einen individuellen Vertrag für Ihre neuen Mitarbeiter. Beschreiben Sie ihre Aufgaben, Abfindung und alle weiteren wichtigen Details.
5. Neue Mitarbeiter einstellen.
Abschließend können Sie Ihren neuen Mitarbeiter einarbeiten. Reichen Sie die Renten- und Krankenversicherungsformulare innerhalb von fünf Tagen nach dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters ein. Sie sollten neue Mitarbeiter auch über ihren Arbeitsplan für die erste Woche informieren und ihnen alle notwendigen Schulungen für den Einstieg anbieten. Wenn Sie Nicht-Staatsangehörige in Japan einstellen, müssen Sie außerdem Unterlagen beim öffentlichen Arbeitsamt einreichen.
Mit G-P Employer of Record können Sie Ihre Teammitglieder in Japan innerhalb weniger Minuten integrieren. Wir kümmern uns um die rechtlichen und administrativen Aufgaben, damit Sie schneller mit der Arbeit beginnen können. Einfache, selbsterklärende Arbeitsabläufe gewährleisten einen reibungslosen Ablauf für Sie und Ihre neuen Mitarbeiter.
Auftragnehmer in Japan einstellen
Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Japan kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Japan ansässige Auftragnehmer verstehen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein.
Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung.
Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Japan abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:
1. Mitarbeiter im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmern
In Japan haben Arbeitnehmer üblicherweise unbefristete Verträge, was auf ein fortlaufendes Arbeitsverhältnis hindeutet. Auftragnehmer werden für bestimmte Projekte oder festgelegte Zeiträume im Rahmen von Dienstleistungsverträgen engagiert, in denen Start- und Enddatum klar definiert sein müssen. Die Angestellten erhalten ein regelmäßiges monatliches Gehalt, von dem die Arbeitgeber Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten. Auftragnehmer werden auf Basis des Projektumfangs, des Stundenlohns oder von Meilensteinen bezahlt. Sie verwalten ihre Einkommensteuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge selbst.
2. Strafen für falsche Klassifizierung
Jemanden fälschlicherweise als Auftragnehmer einzustufen, kann zu Strafen führen. Wenn eine falsche Klassifizierung auftritt, müssen Sie möglicherweise Folgendes tun:
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Die einbehaltenen Einkommensteuern und Sozialversicherungsbeiträge für den Zeitraum der falschen Einstufung zu zahlen.
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Gemäß dem Arbeitsnormengesetz drohen Geldstrafen bis zu 300,000 JPY und Freiheitsstrafen bis zu sechs Monaten.
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Bei einer Umstrukturierung kann es zu Beeinträchtigungen durch Vertragsänderungen, Umstellungen des Gehaltsabrechnungssystems und Managementschulungen kommen.
3. Wie man Auftragnehmer in Japan bezahlt
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