Wenn Sie Ihr Unternehmen nach Polen ausdehnen, werden Sie Teams aus engagierten Mitarbeitern aufbauen, die Sie bei der Durchführung der täglichen Geschäftsabläufe unterstützen. Diese Teams bilden das Rückgrat Ihrer Geschäftstätigkeit und arbeiten kontinuierlich daran, Ihrem Unternehmen zu helfen, seine Ziele zu erreichen. Die Zahl der polnischen Beschäftigten ist in den letzten zwei Jahrzehnten stetig gestiegen, von 9.9 Millionen im Jahr 2003 auf 13 Millionen im 2020. Die Zahl der Selbstständigen und Auftragnehmer erhöht sich jährlich um weitere 3 Millionen Menschen auf die erwerbstätige Bevölkerung.
Wenn Ihr Unternehmen neben Mitarbeitern auch mit Auftragnehmern zusammenarbeitet, müssen Sie einige wichtige Pflichten erfüllen. Die erste Maßnahme besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Auftragnehmer richtig einstufen, indem Sie das Gesetz recherchieren, um festzustellen, nach welchen Kriterien Arbeiter als Auftragnehmer gelten. Sobald Sie eine Geschäftsbeziehung zu Ihren Auftragnehmern aufgebaut haben, müssen Sie auch die korrekte Zahlungsmethode kennen, da die üblichen Lohnabrechnungsverfahren, die Sie für Ihre Angestellten verwenden, nicht anwendbar sind. Eine korrekte Bezahlung Ihrer Auftragnehmer trägt zu einer harmonischen, langfristigen Arbeitsbeziehung bei, die es Ihrem neuen polnischen TEAM ermöglicht, sich optimal zu entwickeln. Zum Glück ist das Bezahlen eines polnischen relativ einfach, sobald man weiß, wie diese Zahlungen funktionieren.
Worin besteht der Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern?
Die Unterschiede zwischen der Einstellung eines Mitarbeiters und der Zusammenarbeit mit einem liegen hauptsächlich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie den Steuern. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter einstellt, sind Sie für die Einbehaltung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen von deren Gehaltsschecks sowie für die Zahlung von Arbeitgebersteuern an staatliche Sozialversicherungsfonds verantwortlich. Üblicherweise bieten Sie auch Leistungen wie Urlaub, Altersvorsorge und bezahlte arbeitsfreie Zeiten an. Wenn Sie hingegen mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, behalten Sie keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge ein oder zahlen diese ab und gewähren den Auftragnehmern keine mit der Beschäftigung verbundenen Leistungen.
Darüber hinaus gelten die polnischen Arbeitsgesetze für Arbeitnehmer, jedoch im Allgemeinen nicht für Auftragnehmer. Auftragnehmer sind beispielsweise wahrscheinlich von den Überstunden- und Mindestlohngesetzen ausgenommen.
Im Allgemeinen, wenn auch nicht immer, können unabhängige Auftragnehmer ein deutlich höheres Honorar verlangen als Angestellte, unter anderem um den Umstand auszugleichen, dass sie ihre eigenen Lohnsteuern zahlen müssen und auf die vom Arbeitgeber bereitgestellte Krankenversicherung, bezahlte arbeitsfreie Zeiten, Altersvorsorge und andere Leistungen verzichten müssen.
Kriterien zur Unterscheidung zwischen Angestellten und Auftragnehmern
Wie in den meisten Ländern gibt es auch in Polen strenge Vorschriften, die festlegen, ob ein Unternehmen Arbeitnehmer als Angestellte oder als Auftragnehmer einstufen kann. Dabei geht es im Allgemeinen darum, wie viel Kontrolle das Unternehmen über die Arbeit hat, zum Beispiel darüber, was die Arbeiter tun und wie sie es tun, wie die Arbeiter bezahlt werden, wer die Materialien liefert und ob das Unternehmen irgendwelche Zusatzleistungen anbietet.
Was bedeuten diese Kriterien in der Praxis? Im Allgemeinen bedeutet dies, dass die Angestellten in Voll- oder Teilzeit für ein einziges Unternehmen arbeiten, von diesem Unternehmen Anweisungen und Management erhalten, vom Arbeitgeber vorgegebene Wochenstunden leisten, auf der Lohn- und Gehaltsliste des Arbeitgebers stehen und die erforderlichen Sozialleistungen erhalten. Unabhängige Auftragnehmer hingegen arbeiten projekt- oder angebotsbasiert, verwalten ihre Arbeit und ihre Zeit selbst, sind nicht Teil der Gehaltsabrechnung von Unternehmen, zahlen ihre eigenen Steuern und arbeiten oft für mehrere Kunden an bestimmten Projekten. Auftragnehmer stellen in der Regel Rechnungen für die geleistete Arbeit aus, anstatt Gehaltsschecks zu erhalten, und sie zahlen ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbst.
Mit anderen Worten: Auftragnehmer sind selbstständig, während Angestellte direkt für das Unternehmen arbeiten. Bauunternehmer verfügen in der Regel über ein großes Kundenportfolio, und Ihr Unternehmen ist nur eines davon.
Diese Unterscheidung zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern dient dazu, zu verhindern, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter ausnutzen, indem sie sie wie Angestellte behandeln, sie aber als Auftragnehmer einstufen, um die vorgeschriebenen Sozialleistungen zu umgehen.
Warum Unternehmen ihre Auftragnehmer sorgfältig klassifizieren und bezahlen sollten
Wenn Ihr Unternehmen mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeitet, gewähren Sie diesen keine Sozialleistungen und zahlen keine Lohnsteuern oder Beiträge zu Sozialprogrammen in ihrem Namen. Die für Ihre Angestellten geltenden Stundenbeschränkungen gelten nicht für Ihre Auftragnehmer, sodass diese Überstunden leisten können, ohne Anspruch auf Überstundenvergütung zu haben. Diese Regelung ist für viele Arbeitgeber äußerst vorteilhaft, da sie ihre Logistik vereinfacht und ihre Ausgaben reduziert.
In einigen Fällen stufen Unternehmen Angestellte fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer ein. Eine solche Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern birgt ernsthafte Risiken. Wenn Gerichte feststellen, dass die als Auftragnehmer eingestuften Arbeiter Angestellte sind, kann das Unternehmen für jahrelange rückständige Steuern und rückständige Löhne für Überstunden und bezahlte arbeitsfreie Zeiten haftbar gemacht werden. Diese aufgelaufenen Kosten können ein Betriebsbudget ruinieren und erhebliche rechtliche und logistische Herausforderungen mit sich bringen.
In vielen Fällen handelt es sich bei den Arbeiten, die ein Unternehmen erledigen lassen muss, jedoch tatsächlich um Auftragsarbeiten, und die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern ist am sinnvollsten. Daher muss Ihr Unternehmen wissen, wie es Auftragnehmer gesetzeskonform einstellt und bezahlt.
Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers in Polen
Wie in vielen Teilen der Welt ist auch in Polen die Zahl der Zeitarbeitskräfte auf dem Vormarsch, insbesondere in bestimmten Branchen. In Bereichen wie der Informationstechnologie und der Gig-Economy sind für Arbeitsbeziehungen oft Business-to-Business-Verträge anstelle traditioneller Arbeitsverträge erforderlich.
In Polen haben traditionelle Angestellte Arbeitsgesetzbuchverträge und genießen Schutz nach dem polnischen Arbeitsrecht, während Auftragnehmer Geschäfts-zu-Geschäfts-Verträge haben, die als zivilrechtliche Verträge bekannt sind. Bei zivilrechtlichen Verträgen fungieren Arbeitnehmer als Auftragnehmer oder Freiberufler. Die Verträge verpflichten die Arbeitnehmer zur Ausführung bestimmter Aufgaben und unterliegen nicht den Arbeitsgesetzen, die im Allgemeinen für polnische Arbeitnehmer gelten.
In Polen sind im Arbeitsgesetzbuch festgelegte Kriterien hilfreich, um festzustellen, ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Auftragnehmer oder einen Mitarbeiter handelt. Das polnische Arbeitsgesetzbuch sieht verschiedene Kriterien vor, anhand derer Unternehmen ihre Auftragnehmer von ihren Angestellten unterscheiden sollten. Arbeitnehmer gelten im Allgemeinen als Angestellte und nicht als Auftragnehmer, wenn sie diese Kriterien erfüllen:
- Sie verrichten Arbeiten einer bestimmten Art.
- Sie erledigen diese Arbeit unter direkter Aufsicht des Arbeitgebers.
- Sie verrichten ihre Arbeit an dem vom Arbeitgeber vorgegebenen Ort und zu der vorgegebenen Zeit.
- Die Arbeitsbeziehung ist relativ kontinuierlich.
Andererseits werden Arbeitnehmer, die ihre Arbeit mit minimaler direkter Aufsicht durch den Arbeitgeber verrichten, selbst entscheiden können, wann und wo sie arbeiten, und eine Reihe von kurzfristigen Projekten ihrer Wahl übernehmen, eher als Auftragnehmer eingestuft.
Anforderungen, die die Vergütung von Auftragnehmern in Polen regeln
Das polnische Recht enthält nur wenige Vorschriften darüber, wie Unternehmen ihre Auftragnehmer bezahlen müssen. Betrachten Sie zum Vergleich die Anforderungen, die für die Mitarbeiterabfindung gelten.
In Polen haben Arbeitnehmer Anspruch auf bestimmte Vergütungen, Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen gemäß den polnischen Arbeitsgesetzen. Sie sollten nur acht Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche arbeiten. Überstunden über diese Arbeitszeit hinaus sind zulässig, müssen jedoch vom Arbeitgeber genehmigt werden und dürfen 150 Stunden pro Jahr nicht überschreiten. Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern für ihre Überstunden 150 bis 200 Prozent des regulären Lohns der Arbeitnehmer oder zusätzliche arbeitsfreie Zeiten vergüten. Die Arbeitnehmer müssen außerdem einen Mindestlohn von mindestens PLNzł erhalten18.30 pro Stunde oder PLNzł2,800 pro Monat.
Darüber hinaus müssen Arbeitnehmer in Polen je nach Dauer ihrer Beschäftigung oder Schulzeit 20 bis 26 bezahlte Urlaubstage erhalten. Zur bezahlten Freistellung gehören auch vier Krankheitstage, die die Arbeitnehmer nach Bedarf nutzen können. Arbeitnehmer haben Anspruch auf bis zu 33 Tage bezahlten Genesungsurlaub, wenn sie ein ärztliches Attest vorlegen können. Die Arbeitnehmer müssen außerdem 13 bezahlte Feiertage und Mutterschafts- bzw. Vaterschaftsurlaub bei der Geburt eines Kindes erhalten.
Wenn ein Unternehmen in Polen Mitarbeiter entlassen möchte, müssen die betroffenen Mitarbeiter eine Kündigungsfrist und eine Abfindung erhalten. Ist der Vertrag unbefristet, bedarf es für die Entscheidung Kündigungsgründe, die auch vor dem Arbeitsgericht Bestand hätten. Die Kündigungsfrist hängt von der Art des Vertrags und der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab. Die Abfindung hängt in der Regel auch von der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers zum Unternehmen ab.
Darüber hinaus müssen Unternehmen in Polen Beiträge an die nationale Social (ZUS) für ihre Angestellten entrichten. Der Arbeitgeber kann Zahlungen in Höhe von bis zu 22.14 Prozent des Bruttogehalts jedes Mitarbeiters leisten. Im Gegensatz dazu zahlen die Angestellten selbst nur etwa 14 Prozent ihrer Bruttovergütung.
Die meisten dieser Anforderungen gelten nur für Angestellte. Vertragsverhältnisse sind nicht an die meisten Arbeitsgesetze gebunden und haben keinen Anspruch auf ZUS-Leistungen, bezahlte arbeitsfreie Zeiten oder eine Kündigungsfrist vor der Kündigung.
In der Vergangenheit verdienten viele unabhängige Auftragnehmer ebenfalls deutlich weniger als den Mindestlohn. Allerdings legt eine 2017 Gesetzesänderung fest, dass der polnische Mindestlohn für Arbeitnehmer auch für Auftragnehmer gilt. Ziel dieses Gesetzes ist es, unabhängige Auftragnehmer vor Ausbeutung zu schützen und sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht fälschlicherweise als Auftragnehmer einstufen, nur um Lohnkosten zu sparen.
Steuerliche Aspekte bei der Beauftragung von Auftragnehmern in Polen
Wenn Sie in Polen mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, müssen Sie diese nicht in Ihre Lohnabrechnung aufnehmen und keine Lohnsteuern zahlen. Möglicherweise möchten Sie jedoch die Einzelheiten des Steuerrechts kennen, um die Steuerpflichten Ihrer Auftragnehmer zu verstehen.
Beiträge zur sozialen Sicherheit
Die meisten unabhängigen Auftragnehmer müssen Beiträge an ZUS leisten, auch wenn ihre Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, in ihrem Namen Beiträge zu leisten. Die Beiträge fließen in die Altersrentenversicherung, die Erwerbsunfähigkeitsrentenversicherung, die Krankenversicherung und manchmal auch in die Arbeitsunfallversicherung. Die Beiträge zur Krankenversicherung obliegen dem Auftragnehmer. Schüler unter 26 müssen keine Beiträge zur obligatorischen Sozialversicherung oder Krankenversicherung leisten. Ob unabhängige Auftragnehmer ZUS-Beiträge leisten, hängt von der jeweiligen zivilrechtlichen Vereinbarung ab, die sie getroffen haben.
Wenn Sie in Polen international Teams aufbauen, beachten Sie bitte, dass Sie Ihren Auftragnehmern ihre volle Abfindung zahlen müssen, ohne dass ein Teil ihres Gehalts für ZUS-Beiträge einbehalten wird. Ihre Organisation wird auch keine Lohnsteuern an ZUS im Namen Ihrer Auftragnehmer zahlen.
Einkommensteuer
In Polen berechnen Auftragnehmer und Angestellte ihre Einkommensteuer unterschiedlich. Die polnische Einkommensteuer gilt nur für Arbeitnehmer und Auftragnehmer ab einem Alter von26 Jahren, es sei denn, sie verdienen PLNzł85,528 oder mehr pro Jahr, was etwa US$23,165 oder etwa EUR€19,005 entspricht. Polnische Arbeitnehmer unter 26 mit einem Einkommen von bis zu PLNzł85,528 zahlen einen Steuersatz von 17 Prozent. Personen, deren Einkommen diese Grenze übersteigt, unterliegen einem Steuersatz von 32 Prozent. Im Gegensatz dazu zahlen Auftragnehmer einen einheitlichen Steuersatz von 19 Prozent.
Möglichkeiten zur Bezahlung von Auftragnehmern in Polen
Die beste Methode zur Bezahlung international Mitarbeiter und Auftragnehmer zu finden, ist oft eine Herausforderung. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, benötigen Sie einen etablierten Prozess, um diese korrekt und pünktlich zu bezahlen. Hier finden Sie einige gängige Zahlungsformate und erfahren, ob diese für die Bezahlung Ihrer unabhängigen Auftragnehmer geeignet sind.
- Lohnabrechnungsdienste: Bei Auftragnehmern erfolgen die Zahlungen nicht über Ihre Lohnbuchhaltung, da Ihre Auftragnehmer nicht Teil Ihrer Lohnbuchhaltung sind. Nur Ihre Mitarbeiter sind Teil Ihrer Lohnabrechnung, von der Sie die erforderlichen Abzüge vornehmen und die notwendigen Lohnsteuern abführen. Anstatt die Zahlungen an Auftragnehmer über Ihre Lohnbuchhaltung abzuwickeln, lassen Sie Ihre Auftragnehmer Rechnungen für ihre Arbeit einreichen und wickeln Sie die Zahlungen über Ihre Kreditorenbuchhaltung ab. Allerdings bieten einige Lohnabrechnungsdienstleister Strukturen an, die es Ihnen ermöglichen, Ihre unabhängigen Auftragnehmer über deren Dienste zu bezahlen. Diese Dienstleistungen können kostspielig sein und unterstützen nicht immer globale Geschäftstätigkeiten.
- Banken: Ihr Unternehmen könnte eine Zusammenarbeit mit einer Bank zur Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern in Erwägung ziehen. Allerdings arbeiten manche polnische Banken möglicherweise nicht mit Unternehmen zusammen, die nicht offiziell in Polen registriert sind, und der mit der Eröffnung eines Bankkontos verbundene Papierkram und die Anforderungen können diese Option unpraktikabel machen.
- Geldtransferdienste: Mit Geldtransferdiensten kann Ihr Unternehmen Gelder auf die Bankkonten Ihrer Auftragnehmer überweisen. Wenn Sie eine Tochtergesellschaft in Polen gegründet haben, verfügen Sie bereits über ein Bankkonto, von dem aus Sie über Ihre Kreditorenbuchhaltung Gelder überweisen können. Dieses Verfahren ist eine hervorragende Option zur Bezahlung von Auftragnehmern in Polen, da es relativ schnell und bequem ist und Ihnen ermöglicht, Verzögerungen zu reduzieren und eine gute Arbeitsbeziehung zu Ihren unabhängigen Auftragnehmern aufrechtzuerhalten. Geldtransferdienste bieten oft auch mehrere Transfermethoden, hohe Transferlimits und zuverlässige Sicherheit. Beachten Sie jedoch, dass wahrscheinlich Gebühren für den Währungsumtausch anfallen, wenn Sie Auftragnehmer in einer anderen Währung als dem polnischen Złoty bezahlen. Bei diesen Gebühren handelt es sich in der Regel um Prozentsätze, daher können größere Überweisungen teurer werden.
- Zusammenarbeit mit einem Personalvermittlungspartner: Wenn Sie mit einem Personalvermittlungspartner zusammenarbeiten, können Sie Ihre Zahlungsprozesse für Auftragnehmer oft erheblich vereinfachen. Ein zuverlässiger Partner kann Ihnen dabei helfen, Ihre Auftragnehmer legal einzustellen und sie schnell, genau, in der Landeswährung und in Übereinstimmung mit den polnischen Vorschriften zu bezahlen.
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