Die Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern in Deutschland ist eine flexible Möglichkeit, auf Fachkräfte zurückzugreifen, wenn man sie braucht. Doch die für diese Arbeiter geltenden Regeln sind alles andere als einfach. In Deutschland gibt es strenge Regelungen zur Mitarbeitereinführung – Fehler können rechtliche und finanzielle Risiken nach sich ziehen. 

Arbeitnehmerklassifizierung in Deutschland: Angestellte vs. Selbstständige 

Das deutsche Arbeitsrecht verwendet einen „Total Assessment“-Ansatz, um einen unabhängigen Auftragnehmer (selbständiger Mitarbeiter) von einem Mitarbeiter (arbeitnehmer) zu unterscheiden. 

Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) und Arbeitsgerichte führen Statusfeststellungen durch, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer persönlich von den Kernaktivitäten des Unternehmens abhängig und in diese integriert ist. 

Von Scheinselbständigkeit oder Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn ein Arbeitnehmer scheinbar ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber wie ein Mitarbeiter behandelt wird. 

Zu den Faktoren, die auf ein Beschäftigungsverhältnis hindeuten, gehören:

  • Kontrolle: Das Unternehmen kontrolliert, wo, wie und wann die Arbeit erledigt wird.

  • Integration: Der Mitarbeiter ist in die Organisation des Unternehmens integriert. Sie verwenden beispielsweise eine Firmen-E-Mail-Adresse, sind in internen Verzeichnissen aufgeführt oder nehmen regelmäßig an Team-Meetings teil, die nicht mit bestimmten Projekten in Zusammenhang stehen.

  • Mangelndes unternehmerisches Risiko: Regelmäßige, feste Vergütung, wirtschaftliche Abhängigkeit vom Unternehmen und die Nutzung von Betriebsmitteln des Unternehmens deuten allesamt auf ein geringes unternehmerisches Risiko hin.

  • Ausschließliche Tätigkeit für einen einzigen Kunden: Die ausschließliche oder überwiegende Tätigkeit für einen einzigen Kunden über einen längeren Zeitraum ist ein starkes Indiz für eine Beschäftigung, die Einstufung basiert jedoch auf einer ganzheitlichen Bewertung aller Faktoren.

Strafen für Auftragnehmer falsche Klassifizierung in Deutschland

Die fälschliche Einstufung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer hat schwerwiegende Strafen zur Folge. Sie könnten Folgendes erleben:

  • Social für Arbeitgeber- und Mitarbeiterbeiträge für bis zu vier Jahre bzw. bis zu 30 Jahre bei absichtlicher Fehleinstufung. Bei Zahlungsverzug kann eine Strafe von 1% pro Monat anfallen.

  • Nachzahlung aller nicht gezahlten Lohnsteuern. Wurde die Mehrwertsteuer bereits vom Auftragnehmer entrichtet, ist sie möglicherweise nicht erstattungsfähig.

  • Arbeitnehmer, die als Angestellte eingestuft werden, haben Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub und Krankengeld.

  • Bei vorsätzlicher Fehleinstufung und Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen drohen Geschäftsführern strafrechtliche Verfolgung bis hin zu Geld- und Freiheitsstrafen.

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Wie man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland anheuert

Befolgen Sie diese Schritte, um Einstellungsauftragnehmer in Deutschland vorschriftsmäßig zu beauftragen:

1. Führen Sie eine Due Diligence durch

Entweder der Arbeitgeber oder der Auftragnehmer kann bei der DRV einen Antrag auf Statusfeststellungsverfahren stellen. Es ist in der Regel freiwillig, in einigen Fällen jedoch verpflichtend. 

2. Entwurf eines Dienstleistungsvertrags

Wir empfehlen dringend, bei der Beauftragung von freien Mitarbeitern in Deutschland einen schriftlichen Dienstleistungsvertrag abzuschließen – entweder einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag, je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses.

 Es sollte eine Geschäftsbeziehung widerspiegeln und Folgendes beinhalten:

  • Eine klare Beschreibung des Projekts, der zu erbringenden Leistungen und der Fristen

  • Eine Klausel, die besagt, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Unternehmer ist, der für seine eigenen Steuern und Versicherungen verantwortlich ist und frei ist, für andere Auftraggeber zu arbeiten.

  • Zahlungsdetails und Rechnungsabwicklung

  • Klauseln zur Berufshaftung und Einhaltung der Versicherungsbestimmungen

  • Klare Begriffe zur Inhaberschaft der Arbeit, zum Beispiel geistiges Eigentum  

  • Die Vertragsdauer und die Kündigungsbedingungen

3. Verwalten Zahlungen und Steuern in Deutschland

Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen und Fristen im Dienstleistungsvertrag festgelegt sind. 

Unternehmen behalten in der Regel keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge für freie Mitarbeiter ein, aber prüfen Sie immer die Ausnahmen und seien Sie sich bewusst, dass eine falsche Einstufung zu einer Haftung für Nachzahlungen führen kann. Bewahren Sie alle Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens 10 Jahre lang auf, wie es das deutsche Recht vorschreibt.

Unter Umständen müssen Sie eine Künstlersozialabgabe für Auftragnehmer zahlen, die als kreative Fachkräfte tätig sind, wie z. B. Künstler oder Schriftsteller. Unternehmen, die für ihr eigenes Geschäft werben, und freiberufliche Künstler oder PR-Fachleute, die dies tun, müssen ebenfalls die Abgabe entrichten.

4. Berücksichtigen Sie die Rechnungsanforderungen für unabhängige Auftragnehmer in Deutschland.

Auftragnehmer müssen für ihre Leistungen Compliance-Rechnungen ausstellen. Diese Rechnungen enthalten in der Regel die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer, USt), die derzeit 19% beträgt. Der Kunde zahlt den gesamten Rechnungsbetrag (einschließlich Mehrwertsteuer) an den Auftragnehmer, der für die Abführung der Mehrwertsteuer an die Steuerbehörden verantwortlich ist. Auftragnehmer, die gemäß der Kleinunternehmerregelung als Kleinunternehmen gelten (mit einem Umsatz unterhalb der gesetzlichen Schwelle), müssen unter Umständen keine Mehrwertsteuer berechnen.

Zu den obligatorischen Bestandteilen der Auftragnehmerrechnung gehören:

  • Vollständige Namen und Adressen beider Parteien 

  • Die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers

  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

  • Leistungsbeschreibung

  • Nettobetrag, anfallende Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag

Für B2B-Transaktionen müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Dies ist bereits für Transaktionen im öffentlichen Sektor erforderlich und ist für B2B Transaktionen von 2025 obligatorisch.

Wie bezahlt man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland

Unternehmen sollten deutsche Selbstständige auf Basis der von ihnen eingereichten Rechnungen bezahlen. 

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Beendigung eines Auftragnehmervertrags in Deutschland

Kündigung ist größtenteils durch die Bestimmungen des Dienstleistungsvertrags und das deutscheBürgerliche Gesetzbuch ( ) geregelt.

Die Kündigungsfristen für eine ordentliche Kündigung sollten im selbstständigen Auftragnehmervertrag festgelegt werden. Sofern keine Vereinbarung über die Vertragsbedingungen besteht, können gesetzliche Bestimmungen des BGB Anwendung finden. Die anwendbaren Regeln hängen davon ab, ob es sich um einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag handelt.

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