A medida que expandes tu compañía a Polonia, formarás equipos de empleados dedicados que te ayudarán a llevar a cabo las prácticas empresariales diarias. Estos equipos forman la columna vertebral de tus operaciones, trabajando de forma constante para ayudar a tu compañía a alcanzar sus objetivos. El número de empleados polacos aumentó de forma constante en las últimas dos décadas, desde 9.9 millones en 2003 a 13 millones en 2020. Los trabajadores autónomos y contratistas agregan cada año otros 3 millones de personas a la fuerza de trabajo.
Si tu compañía trabaja con contratistas además de empleados, tendrás que cumplir con algunas responsabilidades esenciales. La primera es cerciorarte de clasificar correctamente a tus contratistas, investigando la ley para determinar qué criterios califican a los trabajadores como contratistas. Una vez que estableciste una relación con tus contratistas, también tendrás que saber la forma correcta de pagarles, ya que los procesos estándar de nómina que usas para tus empleados no se aplicarán. Pagar correctamente a tus contratistas ayuda a garantizar una relación laboral armoniosa y a largo plazo que permita que tu nuevo equipo polaco prospere. Por suerte, pagar a un contratista polaco es relativamente sencillo una vez que sabes cómo deben funcionar estos pagos.
¿Cuál es la diferencia entre empleados y contratistas independientes?
Las diferencias entre contratar a un empleado y trabajar con un contratista se reducen principalmente a la nómina y los impuestos. Cuando tu compañía contrata empleados, eres responsable de los impuestos de retención sobre la nómina y de las contribuciones de seguridad social de sus nóminas, así como de pagar impuestos de entidad empleadora a los fondos de seguridad social del gobierno. También sueles ofrecer beneficios como vacaciones, planes de jubilación y tiempo libre remunerado. Por otro lado, cuando colaboras con contratistas independientes, no retienes ni pagas impuestos ni contribuciones a la seguridad social, ni proporcionas beneficios laborales a los contratistas.
Además, las leyes laborales polacas se aplican a los empleados, pero generalmente no a los contratistas. Por ejemplo, es probable que los contratistas estén exentos de las leyes de horas extra y salario mínimo.
En general, aunque no siempre, los autónomos pueden cobrar salarios mucho más altos que los empleados, en parte para compensar el hecho de que deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina y prescindir del seguro médico proporcionado por la entidad empleadora, tiempo libre remunerado, pensiones de jubilación y otros beneficios.
Criterios para clasificar empleados frente a contratistas
Como en la mayoría de los países, Polonia tiene requisitos estrictos que determinan si una compañía puede clasificar a los trabajadores como empleados o contratistas. Estos generalmente tienen que ver con cuánto control tiene la compañía sobre el trabajo, como lo que hacen los trabajadores y cómo lo hacen, así como cómo cobran, quién proporciona suministros y si la compañía ofrece algún beneficio.
¿Qué significan estos criterios en la práctica? Generalmente, significan que los empleados trabajan a tiempo completo o parcial para una sola compañía, reciben instrucción y gestión de dicha compañía, trabajan en horas semanales dictadas por la entidad empleadora, forman parte de la nómina de la entidad empleadora y reciben los beneficios laborales requeridos. Por otro lado, los contratistas independientes operan en base a proyectos o licitaciones, gestionan su propio trabajo y tiempo, no forman parte de la nómina de la compañía, pagan sus propios impuestos y, a menudo, trabajan para varios clientes en proyectos concretos. Los contratistas suelen presentar facturas por trabajos realizados en lugar de recibir nóminas, y pagan sus propios impuestos y contribuciones a la seguridad social.
En otras palabras, los contratistas son autónomos, mientras que los empleados trabajan directamente para la compañía. Los contratistas suelen tener una amplia cartera de clientes, y tu compañía es solo uno de ellos.
Estas distinciones entre empleados y contratistas independientes existen para evitar que las compañías se aprovechen de sus trabajadores tratándolos como empleados, pero clasificándolos como contratistas para evitar proporcionar los beneficios empleados requeridos.
Por qué las compañías deberían clasificar y pagar cuidadosamente a sus contratistas
Si tu compañía trabaja con contratistas independientes, no les proporcionarás beneficios, ni pagarás impuestos sobre la nómina ni contribuirás a programas sociales en su nombre. Las restricciones horarias que se aplican a tus empleados no se aplicarán a tus contratistas, por lo que pueden trabajar horas extra sin tener derecho a pagar horas extra. Este acuerdo es muy favorable para muchos empleadores, ya que simplifica su logística y reduce sus gastos.
En algunos casos, las compañías clasifican erróneamente a los empleados como autónomos. Clasificar mal a los trabajadores de esta manera conlleva riesgos serios. Si los tribunales determinan que los trabajadores clasificados como contratistas son empleados, la compañía puede ser responsable de años de impuestos atrasados y de pagos atrasados por horas extra y tiempo libre pagado. Estos gastos acumulados pueden arruinar una presuposición operativa y generar importantes desafíos legales y logísticos.
Sin embargo, en muchos casos, el trabajo que una compañía necesita realizar es realmente por contrato, y asociar con autónomos tiene más sentido. Por lo tanto, tu compañía necesitará saber cómo contratar y pagar a los contratistas conforme a la ley.
Contratación de un contratista independiente en Polonia
Como en muchas partes del mundo, la mano de obra por contrato en Polonia está en aumento, especialmente en ciertas industrias. Las relaciones laborales en campos como la tecnología de la información y la economía de trabajos puntuales suelen requerir contratos de empresa a compañía en lugar de contratos laborales tradicionales.
En Polonia, mientras que los empleados tradicionales tienen contratos y protecciones de código de trabajo bajo la ley laboral polaca, los contratistas tienen contratos de empresa a compañía conocidos como acuerdos de derecho civil. Según los acuerdos de derecho civil, los trabajadores actúan como contratistas o autónomos. Los contratos contratan a los trabajadores para realizar tareas específicas y operan fuera de las leyes laborales que generalmente se aplican a los empleados polacos.
En Polonia, los criterios especificados en el código de trabajo son útiles para determinar si un trabajador es contratista o empleado. El código de trabajo polaco estipula varios criterios diferentes que las compañías deben emplear para diferenciar a sus contratistas de sus empleados. Los trabajadores suelen ser empleados y no contratistas si cumplen estos criterios:
- Realizan trabajos de un tipo específico.
- Realizan ese trabajo bajo supervisión directa de entidad empleadora.
- Realizan su trabajo en el lugar y hora que dicta la entidad empleadora.
- La relación de trabajo es relativamente continua.
Por otro lado, los trabajadores que realizan su trabajo con una supervisión mínima directa de entidad empleadora, eligen cuándo y dónde trabajar, y asumen un serial de proyectos a corto plazo de su elección tienen más probabilidades de ser clasificados como contratistas.
Requisitos que rigen el pago contratista en Polonia
La legislación polaca no tiene muchos requisitos sobre cómo deben pagar las compañías a sus contratistas. Para comparar, consideremos los requisitos que rigen la remuneración empleada.
En Polonia, los empleados tienen derecho a recibir salarios, beneficios y protecciones específicas bajo las leyes laborales polacas. Deberían trabajar solo ocho horas al día, 40 horas a la semana. Pueden trabajar horas extra más allá de esas horas, aunque la entidad empleadora debe aprobar las horas extra, y las horas extra no pueden superar las 150 horas al año. Los empleadores deben compensar a los empleados por sus horas extra con 150 hasta el 200 por ciento del salario estándar o tiempo libre adicional. Los empleados también deben recibir un salario mínimo de al menos PLNzł18.30 por hora o PLNzł2,800 al mes.
Además, los empleados en Polonia deben recibir 20 a 26 días de vacaciones pagadas, dependiendo de cuánto tiempo pasaron empleados o estudiando. El tiempo de baja remunerada también incluye cuatro días de baja por enfermedad que los empleados pueden emplear según lo necesiten, y pueden optar a hasta 33 días de licencia por enfermedad remunerada si cuentan con una receta médica certificada. Los empleados también deben recibir 13 días festivos pagados y baja por maternidad o paternidad por el nacimiento de un hijo.
Si una compañía en Polonia desea despedir a sus empleados, estos deben recibir notificación e indemnización. Si el contrato es indefinido, la decisión requiere motivos para despido que se mantendrían en un tribunal laboral. El periodo de notificación depende del tipo de contrato y de la duración del servicio de los empleados. La indemnización por despido también suele depender de la antigüedad de los empleados con la compañía.
Además, las compañías en Polonia deben cotizar a la Institución Nacional de Seguro Social (ZUS) en nombre de sus empleados. La entidad empleadora puede realizar pagos equivalentes a hasta 2214 por ciento del salario bruto de cada empleado. En cambio, los propios empleados pagan solo alrededor del 14 por ciento de su remuneración bruta.
La mayoría de estos requisitos se aplican únicamente a los empleados. Las relaciones con contratistas no están sujetas a la mayoría de las leyes laborales y no tienen derecho a recibir beneficios ZUS, tiempo libre pagado ni un periodo de notificación antes de despido.
En el pasado, muchos autónomos también ganaban significativamente por debajo del salario mínimo. Sin embargo, una 2017 enmienda legal especifica que el salario mínimo polaco para los empleados también se aplica a los contratistas. El propósito de esta ley es proteger a los contratistas independientes de la explotación, cerciorando que las compañías no clasifiquen erróneamente a sus empleados como contratistas solo para ahorrar dinero en salarios pagados.
Prácticas fiscales para contratar contratistas en Polonia
Cuando trabajas con autónomos en Polonia, no los agregarás a tu nómina ni pagarás impuestos sobre la nómina. Sin embargo, puede que quieras conocer los detalles de la legislación fiscal para entender las obligaciones fiscales de tus contratistas.
Contribuciones a la seguridad social
La mayoría de los contratistas independientes deben contribuir a ZUS, aunque sus empleadores no sean responsables de contribuir en su nombre. Las contribuciones se destinan al seguro de pensiones de jubilación, seguro de pensión por discapacidad, seguro médico y, a veces, seguro de lesiones laborales. Las contribuciones al seguro médico dependen del contratista. Los estudiantes menores de 26 no tienen que cotizar a los fondos obligatorios de seguro social o de seguro médico. Si los contratistas independientes realizan contribuciones a ZUS depende del acuerdo específico de derecho civil que tengan.
Al formar equipos internacionales en Polonia, ten en cuenta que pagarás a tus contratistas la compensación completa sin retener ninguna parte de su pago por las contribuciones de ZUS. Tu organización tampoco pagará impuestos sobre la nómina a ZUS en nombre de tus contratistas.
Impuesto sobre la renta
En Polonia, los contratistas y empleados calculan su impuesto sobre los ingresos de forma diferente. El impuesto polaco sobre los ingresos se aplica únicamente a empleados y contratistas que tengan 26 años o más, salvo que ganen PLNzł85,528 o más al año, lo que equivale a unos23165 dólares estadounidenses o unos19005de EUR. Los empleados polacos menores de 26 con ingresos de hasta PLNzł85528 pagar un tasa de impuesto del 17 por ciento. Aquellos cuyos ingresos superan ese umbral están sujetos a una tasa de impuesto del 32 por ciento. En cambio, los contratistas pagan un tasa de impuesto fijo del 19 por ciento.
Formas de pagar a los contratistas en Polonia
Determinar la mejor manera de pagar a empleados y contratistas internacionales suele ser un desafío. Como trabajas con autónomos, necesitarás un proceso establecido para pagarles correctamente y a tiempo. Aquí tienes algunos formatos de pago habituales y si son apropiados para pagar a tus autónomos.
- Servicios de nómina: Con los contratistas, no harás pagos a través de tu nómina porque tus contratistas no forman parte de tu nómina. Solo tus empleados forman parte de tu nómina, donde eliminas las retenciones requeridas de los cheques y pagas los impuestos de nómina necesarios. En lugar de tramitar pagos contratistas a través de tu nómina, haz que tus contratistas envíen facturas por su trabajo y procesen sus pagos a través de tu departamento de cuentas a pagar. Sin embargo, algunas compañías de servicios de nómina tienen estructuras que permiten pagar a tus contratistas independientes empleando sus servicios. Estos servicios pueden ser costosos y no siempre apoyan operaciones globales.
- Bancos: Tu compañía podría considerar colaborar con un banco para pagar a los autónomos. Sin embargo, algunos bancos polacos pueden no trabajar con una compañía que no esté registrada oficialmente en Polonia, y la documentación y los requisitos asociados a abrir una cuenta bancaria pueden hacer que esta opción sea impracticable.
- Servicios de transferencia de dinero: Los servicios de transferencia de dinero permiten a tu compañía enviar fondos a las cuentas bancarias de tus contratistas. Si creaste una filial en Polonia, ya tendrás una cuenta bancaria desde la que transferir fondos a través de tu departamento de cuentas a pagar. Este proceso es una excelente opción para pagar a contratistas en Polonia porque es relativamente rápido y cómodo, permitiéndote reducir retrasos y mantener una buena relación de trabajo con tus autónomos. Los servicios de transferencia de dinero también suelen ofrecer varias opciones de métodos de transferencia, límites elevados y seguridad fiable. Sin embargo, ten en cuenta que probablemente incurrirás en comisiones por transferencia de moneda si pagas a los contratistas en moneda distinta a la zloty polaca. Estas comisiones suelen ser porcentajes, por lo que las transferencias grandes pueden costarte más.
- Trabajar con un socio contratador: Si trabajas con un socio contratante, a menudo agilizas significativamente tus procesos de pago contratistas. Un socio de confianza puede ayudarte a contratar legalmente a tus contratistas y pagarles de forma rápida, precisa, en la moneda local y de una manera que cumpla con la normativa polaca.
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