Guide de l'embauche au Japon

L'île-nation du Japon est plus petite que l'État américain de Californie. Toutefois, le Japon est la cinquième économie mondiale, après les États-Unis, la Chine, l'Allemagne et l'Inde.

Si vous envisagez de vous implanter au Japon, notre guide vous dira tout ce qu'il faut savoir.

Ce qu'il faut savoir avant d'embaucher au Japon

Si vous développez votre entreprise au Japon pour la première fois, il existe des exigences légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d'embauche au Japon et de nombreux aspects de la relation employeur-employé.

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Voici cinq choses à savoir sur l'embauche au Japon.

1. Pénurie de main-d'œuvre

Le vieillissement de la population et la baisse des taux de natalité ont entraîné une pénurie de main-d'œuvre dans le pays. Cela signifie que les employés sont habitués à une excellente sécurité de l'emploi. Les candidats reçoivent généralement des offres de plusieurs entreprises. Lors des entretiens, il est tout aussi important de vendre votre marque employeur que d'évaluer les compétences des candidats.

2. Contrats de travail et règles de travail

La loi japonaise sur les normes du travail exige que les principales conditions de travail soient communiquées par écrit. Cela comprend des détails tels que les heures de travail, les salaires, les tâches et la possibilité de modifier le lieu de travail et les tâches. 

Selon la loi japonaise, les entreprises ayant 10+ employés doivent créer des règles de travail et les soumettre à leur bureau local d’inspection des normes du travail. Le règlement intérieur détaille les conditions de travail offertes aux employés, notamment les salaires, les horaires de travail, les congés, le règlement intérieur de l'entreprise et les procédures en cas d'infraction. Le bureau d’inspection des normes du travail peut vous conseiller sur la coexistence de toutes les informations nécessaires à vos règles de travail. 

G-P portage salarial (EOR) dispose d'un générateur de contrats de travail pour vous aider à rédiger des contrats de travail conformes qui répondent à toutes les exigences légales et aux meilleures pratiques en vigueur au Japon.

3. Lois sur la semaine de travail et le salaire minimum

La semaine de travail normale au Japon est de 40 heures, avec un maximum de 8 heures par jour. La loi sur les normes du travail (Labor Standards Act) réglemente les heures de travail afin de garantir des conditions équitables et de protéger le bien-être des employés. 

Le gouvernement japonais prend au sérieux les demandes d'heures supplémentaires. Les employeurs doivent déposer un accord de gestion du travail auprès du bureau d'inspection des normes du travail avant que les employés ne puissent effectuer des heures supplémentaires. Les salariés qui effectuent des heures supplémentaires ou qui travaillent la nuit ou les jours fériés ont droit au paiement des heures supplémentaires. Cette prime est généralement comprise entre 25% et 50% sur les salaires normaux.

Au Japon, le salaire minimum n'est pas le même dans tout le pays. Le gouvernement japonais fournit une moyenne nationale basée sur le coût de la vie, de sorte que les taux locaux varient. Chacune des 47 préfectures fixe son propre salaire minimum. Depuis 2025, le salaire minimum moyen au Japon est de 1,054 JPY par heure. En raison du marché du travail axé sur les candidats, vous devrez offrir un salaire et des avantages compétitifs pour attirer les meilleurs candidats talent.

4. Congés payés

Les employés japonais ont droit à un congé payé dès lors qu'ils ont travaillé pour une entreprise pendant six mois et qu'ils ont assisté à au moins 80% de leurs journées de travail programmées. À ce moment-là, les employés reçoivent 10 jours de congé annuel. Après les six premiers mois, les salariés bénéficient d'un jour supplémentaire par année supplémentaire. Ainsi, après 18 mois, les employés obtiennent 11 jours de congé. Le temps de vacances est plafonné à 20 jours. Un employé atteindra cette limite après 6.5 années d'emploi.

Si vous le souhaitez, vous pouvez offrir à votre équipe au Japon plus de jours de congés payés que ce qui est prévu par la loi. De nombreux employeurs proposent également des jours fériés payés, même si la loi ne l'exige pas. Le Japon compte 16 jours fériés nationaux. Le fait d'offrir ces jours de congés payés peut renforcer l'attrait de votre employeur. Le paiement d'un congé maladie n'est pas obligatoire au Japon. 

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5. Impôts et sécurité sociale

Le Japon a un système d'impôt sur le revenu progressif. Les revenus plus élevés sont taxés à des taux plus élevés. Les employeurs doivent prélever l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés et l'envoyer aux autorités fiscales. 

Tant les employeurs que les employés contribuent au système de sécurité sociale japonais. Il s'agit de l'assurance maladie, de l'assurance pension et de l'assurance accidents du travail Masse salariale. Les employeurs et les salariés partagent à parts égales les coûts de l'assurance maladie et de l'assurance pension. Les employeurs paient 0.9% des salaires pour l'assurance-emploi, tandis que les employés paient 0.55% . Les employeurs couvrent entièrement le coût de l'assurance accident Masse salariale des travailleurs.

Étant donné que la sécurité sociale comprend l'assurance maladie publique, vous n'avez pas besoin de fournir des plans d'assurance privés. Cependant, vous devez fournir aux employés des examens médicaux et des bilans de santé annuels. Les bilans de stress réguliers sont obligatoires pour toutes les entreprises de plus de 50employés, quel que soit leur secteur d'activité.

Principaux centres d'embauche au Japon

Certaines villes japonaises sont connues pour leurs industries particulières. Connaître les atouts de chaque ville peut vous aider à canaliser vos efforts de recrutement au bon endroit et à pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres talent au Japon sont les suivants :

• Tokyo est la capitale et la plus grande ville du Japon. C'est le principal centre d'affaires, de finance et de technologie du pays. Tokyo possède un vivier de talentdiversifié et abrite de nombreuses grandes banques et sociétés financières technologiques japonaises et international .

• Osaka est réputée pour la solidité de ses industries manufacturières et de ses services. Elle a une longue histoire dans la fabrication de produits électroniques, de machines, de robots, de produits chimiques et de produits alimentaires. Des entreprises telles que Panasonic et Sharp y sont implantées.

• Nagoya est un acteur majeur dans les secteurs de l'automobile, de l'aérospatiale et de l'industrie manufacturière. De nombreuses entreprises, dont Toyota, Mitsubishi et Boeing, sont implantées dans la région. 

• Fukuoka est souvent appelée la Silicon Valley du Japon. La ville est connue pour ses startups et pour avoir le taux d’ouverture d’entreprises le plus élevé au Japon. Elle est également connue pour ses initiatives blockchain et de villes intelligentes.

Yokohama fait partie de l'agglomération de Tokyo. C'est une grande ville portuaire connue pour sa logistique, sa technologie et son commerce international.

Industries clés au Japon

Comprendre les principaux secteurs d'activité du Japon vous permet de référencer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux en matière d'investissement et de développement de votre personnel.

Les principales industries du Japon sont les suivantes :

• Fabrication automobile : Le Japon est bien connu pour ses constructeurs automobiles, tels que Toyota, Honda, Nissan, Mazda et Suzuki. L'industrie couvre tous les domaines, de la construction de véhicules à la création de pièces automobiles. Le site spécialisé talent comprend des ingénieurs en mécanique, des experts en automatisation industrielle et des ingénieurs en contrôle de la qualité.

• Électronique et équipement électrique : Le Japon est réputé pour son électronique de pointe, notamment ses gadgets, ses semi-conducteurs et ses machines industrielles. Des entreprises comme Sony et Panasonic jouent un rôle important dans ce domaine. Ce secteur nécessite divers spécialistes en ingénierie.

• Robotique : Le Japon est un leader en robotique. Des entreprises comme Fanuc comptent parmi les meilleures au monde. Le besoin de robots industriels augmente en raison des pénuries de main-d’œuvre dans le pays. talent spécialisés comprennent des développeurs, des ingénieurs en apprentissage automatique et des experts en cybersécurité.

• Technologies de l'information et logiciels : Le Japon dispose d'un solide secteur des technologies de l'information. Les principales entreprises sont Fujitsu, NEC, Hitachi et Sony. De grandes entreprises technologiques mondiales comme Microsoft, Google et Amazon sont également présentes dans le pays. Le site spécialisé talent comprend des développeurs, des architectes en nuage et des ingénieurs de données.

Finance et assurance : Tokyo est un centre financier mondial majeur, avec un marché bancaire et de gestion d'actifs bien développé. Le pays possède également l'un des plus grands marchés de l'assurance au monde, notamment en ce qui concerne les primes d'assurance vie et non-vie. Le site spécialisé talent comprend des professionnels de la banque d'investissement, des analystes quantitatifs et des gestionnaires de risques financiers.

Coût de l'embauche d'un employé au Japon

Que vous embauchiez un seul employé ou toute une équipe au Japon, les dépenses sont inévitables. Prévoyez un budget pour les éléments suivants :

• Recherche : Déterminez où vous souhaitez établir votre entreprise au Japon et renseignez-vous sur les aspects juridiques liés aux pratiques d'emploi dans ce pays, ainsi que sur les exigences de votre secteur d'activité.

• Aide juridique : À moins que vous ne travailliez avec un employeur salarié de Portage (Employer of Record, EOR), vous pourriez vouloir engager un avocat pour vous aider à vous conformer à la réglementation et vous assurer que vous respectez les lois locales sur l'emploi. 

• Voyage : Si vous devez vous rendre au Japon pour recruter ou installer votre nouveau bureau, vous devez tenir compte de ces coûts.

• Annonces d'emploi : La publication d'une offre d'emploi en ligne ou sur papier peut augmenter vos coûts de recrutement. 

• Traducteur : Vous pourriez avoir besoin d’engager un traducteur pour vous aider à communiquer avec les candidats à l’emploi, tant par écrit que lors des entretiens.

• Contrôles de dépistage : Les vérifications de contrôle peuvent augmenter vos coûts. Au Japon, les vérifications d'antécédents et les enquêtes judiciaires sont encadrées par des lois strictes sur la protection de la vie privée. 

Selon G-P Verified Sources de Gia, le taux annuel total de charges patronales au Japon se situe entre 15% et 17% du salaire brut. Ce taux peut augmenter dans les secteurs à haut risque en raison de la prime variable de la WCI.

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des employés au Japon ?

Assurez-vous de couvrir ces points essentiels avant d'agrandir votre équipe au Japon : 

• Création d'entité ou portage salarial (EOR) partenariat

• Enregistrement fiscal 

• Immatriculation auprès de la caisse de retraite japonaise

• Immatriculation auprès du centre de service d’emploi public pour l’assurance chômage

• Assurance contre les accidents du travail auprès du Bureau de l’inspection du travail

• Ouverture d’un compte bancaire japonais

Embauchez des salariés à temps plein au Japon sans créer votre propre entité avec G-P portage salarial (EOR). Constituez votre équipe au Japon à moindre coût et en ayant la certitude de le faire dans le respect des règles.

Les étapes de l'embauche au Japon

Avant de commencer à recruter, examinons les principes de base pour embaucher au Japon. Certains aspects de la procédure seront probablement différents de ceux auxquels vous êtes habitué dans votre pays d'origine.

1. Faites passer le message

La première étape consiste à informer les demandeurs d'emploi locaux de vos postes vacants. Créez des offres d'emploi et publiez-les en ligne où elles seront exposées. Publiez votre offre sur des sites d'emploi japonais populaires tels que Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan et MyNavi. Rédigez votre annonce d'emploi en japonais.

Ces sites vous aideront à gagner en visibilité. Si vous avez des contacts au Japon, utilisez votre réseau pour identifier les travailleurs susceptibles de vouloir rejoindre votre équipe. Les candidats au Japon prêtent généralement plus d’attention aux recommandations personnelles qu’aux appels à froid de recruteurs ou aux offres en ligne.

Une autre option est de s’engager dans un processus appelé shinsotsu. Cela implique de recruter des groupes de jeunes diplômés universitaires au moment où ils entrent sur le marché du travail. Ils n’ont peut-être pas autant d’expérience, mais les diplômés offrent des perspectives fraîches, de l’ambition et un solide parcours éducatif.

2. Examiner les candidatures

Au Japon, vous recevrez peut-être moins de candidatures que ce à quoi vous êtes habitué. Avec 1.26 emplois disponibles par candidat, les demandeurs d'emploi locaux ont de nombreuses opportunités à choisir.

Lorsque vous évaluez les candidatures, n'oubliez pas que vous pouvez toujours proposer une formation pour aider un nouvel employé à réussir au sein de votre équipe.

3. Interroger les candidats à l'emploi

Ensuite, interviewez les candidats qui ont été retenus sur votre liste de présélection. Vous pouvez mener des entretiens virtuels ou en personne si vous disposez d'une succursale ou d'une filiale. Les entretiens par téléphone ou par vidéo sont particulièrement utiles si vous recrutez des employés à distance au Japon et que vous souhaitez éviter de vous déplacer.

Tenez compte du décalage horaire. Par exemple, la ville de New York se trouve à 13 ou 14 heures de Tokyo, selon que l'heure d'été est ou non en vigueur aux États-Unis.

4. Proposer des offres d'emploi et partager le contrat de travail

Une fois que vous avez identifié le candidat idéal pour le poste, vous pouvez lui proposer officiellement le poste. Si vous ne l'avez pas encore fait, parlez-leur du salaire et du régime d'avantages sociaux.

Partagez vos règles de travail et créez un contrat individualisé pour vos nouvelles recrues. Décrivez leurs fonctions, leur masse salariale et tout autre détail important.

5. Intégrer les nouveaux employés.

Enfin, vous pouvez intégrer votre nouvel employé. Soumettez les formulaires de pension et d'assurance maladie dans les cinq jours suivant la date d'entrée en fonction de l'employé. Vous devez également informer les nouveaux employés de l'itinéraire qu'ils suivront au cours de leur première semaine et leur fournir toute la formation dont ils ont besoin pour démarrer. Si vous embauchez des ressortissants étrangers au Japon, vous devrez également soumettre des documents au Public Employment Service Center. 

Embarquez les membres de votre équipe au Japon en quelques minutes avec G-P portage salarial (EOR). Nous nous chargeons des tâches juridiques et administratives, afin que vous puissiez commencer à travailler plus rapidement. Des flux de travail simples et autoguidés garantissent un processus fluide pour vous et vos nouveaux employés.

Embaucher des contractants au Japon

Travailler avec des entrepreneurs indépendants au Japon peut être un moyen rentable de tester le marché et d'établir une présence sans l'engagement d'employés à temps plein. Les entrepreneurs basés au Japon comprennent le comportement des consommateurs, les règles et les pratiques commerciales locales. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et des processus de travail établis. 

L'embauche de prestataires vous permet d'ajuster facilement votre personnel en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts liés à l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un prestataire indépendant au Japon, tenez compte des éléments suivants :

1. Employés vs. prestataires indépendants

Au Japon, les employés ont généralement des contrats à durée indéterminée, ce qui implique un emploi permanent. Les contractants sont engagés pour des projets spécifiques ou des périodes déterminées dans le cadre de contrats de services, qui doivent clairement définir les dates de début et de fin. Les employés reçoivent des salaires mensuels réguliers et les employeurs retiennent l'impôt sur le revenu et les primes d'assurance sociale sur leurs salaires. Les contractants sont payés en fonction de la portée du projet, du travail à l'heure ou des étapes. Ils gèrent eux-mêmes leurs déclarations d'impôt sur le revenu et leurs cotisations d'assurance sociale.

2. Pénalités en cas d'erreur de classification

Qualifier quelqu'un de prestataire alors qu'il ne l'est pas peut conduire à des pénalités. En cas d'erreur de classification, vous devrez peut-être.. :

• Payer les impôts sur le revenu retenus et les cotisations d'assurance sociale pour la période d'erreur de classification.

• Payer des amendes allant jusqu'à 300,000 et des peines d'emprisonnement allant jusqu'à six mois en vertu de la loi sur les normes du travail (Labor Standards Act).

• Faites face à des perturbations dues aux modifications des contrats, aux changements du système de paie et à la formation de la gestion lors de la reclassification.

3. Comment payer les entrepreneurs au Japon

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