Masse salariale & Avantages en États-Unis.

Comprendre le fonctionnement des masses salariales et des avantages sociaux des employés aux États-Unis exige une connaissance approfondie d'un système juridique complexe et à plusieurs niveaux. Bien que certaines réglementations soient fixées au niveau fédéral, les employeurs doivent également se conformer à un large éventail de lois au niveau de l’État et même de la ville. Un ensemble d'avantages sociaux compétitif et conforme est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talent sur le marché américain.

Lois sur l'indemnisation aux États-Unis

La loi sur les normes équitables du travail (FLSA) est la principale loi fédérale régissant les exigences en matière de salaire et d'heures de travail. Cependant, les lois étatiques et locales imposent souvent des obligations supplémentaires aux employeurs. Les principales exigences fédérales comprennent :

• Salaire minimum : Le salaire minimum fédéral est de 7 USD.25 par heure. Il est important de noter que la plupart des États, ainsi que de nombreux comtés et villes, ont établi des salaires minimums plus élevés. Les employeurs doivent payer le taux le plus élevé applicable (fédéral, étatique ou local).

• Heures supplémentaires : Les salariés non exemptés doivent être payés 1.5 fois leur taux horaire normal pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 au cours d'une semaine de travail. La classification d'un employé en tant qu'employé exonéré ou non exonéré est déterminée par des tests fédéraux et étatiques spécifiques liés aux fonctions et au niveau de salaire.

• Impôts sur les salaires : Les employeurs sont tenus de retenir et/ou de payer plusieurs charges sociales. En vertu de la loi fédérale sur les cotisations d'assurance (Federal Insurance Contributions Act - FICA), les employeurs doivent retenir les impôts Social Security et Medicare sur les salaires des employés et payer une partie équivalente à l'employeur. À partir de 2025, la taxe de sécurité Social s'élève à 6.2% (sur les revenus jusqu'à un plafond annuel), et l'impôt sur l'assurance-maladie est de 1.45% (sur tous les revenus). Ces taux font l'objet d'une révision annuelle par le gouvernement.

• Tenue des registres : La loi FLSA exige que les employeurs tiennent des registres précis des salaires et des heures travaillées des employés.

Licenciement et indemnités de départ

Il n'y a pas d'obligation fédérale d'indemnité de licenciement sur le licenciement. Toutefois, il s'agit d'une pratique courante, en particulier pour les cadres ou les employés de longue date, qui peut être régie par la politique de l'entreprise ou par un contrat de travail. S'ils sont proposés, les accords de licenciement doivent être conformes à des lois telles que la loi sur la discrimination fondée sur l'âge (Age Discrimination in Employment Act - ADEA).

Avantages sociaux légaux des employés aux États-Unis

Contrairement à ce que l'on croit souvent, les salariés américains ont droit à plusieurs avantages légaux financés par les cotisations de l'employeur et les impôts sur les salaires. Ils constituent la base du filet de sécurité sociale.

• Social sécurité sociale et l'assurance-maladie : Ces programmes fédéraux fournissent des prestations de retraite, d'invalidité, de survie et de soins de santé aux travailleurs éligibles et à leur famille, financées par les impôts FICA.

• Assurance chômage : Un programme conjoint entre le gouvernement fédéral et l'État, financé par les impôts des employeurs (FUTA et SUTA), fournit une aide financière temporaire aux travailleurs éligibles qui perdent leur emploi sans que ce soit de leur faute.

• Workers' Masse salariale : il s'agit d'un programme d'assurance mandaté par l'État qui fournit un remplacement de salaire et des prestations médicales aux employés blessés au travail. Les exigences varient considérablement d'un État à l'autre.

• Loi sur le congé familial et médical (FMLA) : Pour les employés éligibles des entreprises de 50 ou plus, le FMLA prévoit jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré et protégé par l'emploi par an pour des raisons familiales et médicales spécifiques, telles que la naissance d'un enfant ou un problème de santé grave.

• Congés payés imposés par l'État : Un nombre croissant d'États et de villes ont adopté des lois obligeant les employeurs à offrir un congé maladie payé et/ou un congé familial et médical payé (CFM). Ces programmes sont soumis à des règles spécifiques en matière de régularisation, d'utilisation et de financement, qui doivent être respectées scrupuleusement.

Prestations complémentaires aux États-Unis

Pour être compétitifs, presque tous les employeurs américains proposent un ensemble de prestations complémentaires. Ils sont souvent le facteur décisif pour les candidats qui choisissent entre plusieurs offres d'emploi.

• Assurance maladie : Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation universelle, l'Affordable Care Act (ACA) exige des grands employeurs (ALE), généralement ceux qui emploient au moins 50 équivalents temps plein, qu'ils proposent une assurance maladie abordable et d'une valeur minimale, sous peine de pénalités potentielles. La plupart des employeurs proposent un choix de régimes d'assurance médicale, dentaire et visuelle.

• Régimes de retraite : La prestation de retraite la plus courante est le plan 401(k), un plan d'épargne fiscalement avantageux auquel les employés et les employeurs peuvent cotiser. Certains États ont également commencé à obliger les employeurs à proposer un programme d'épargne-retraite parrainé par l'État s'ils ne proposent pas leur propre programme.

• Congés payés (PTO) : Bien qu'il n'existe pas de loi fédérale imposant les congés payés, il s'agit d'un avantage standard. La plupart des entreprises offrent un nombre déterminé de jours de vacances, de congés de maladie et de congés personnels, souvent combinés en une seule banque de PTO. Certains États et certaines villes disposent de réglementations spécifiques concernant le paiement du PTO en cas de licenciement.

Si vous embauchez des employés aux États-Unis, vous devez vous assurer de respecter toutes les exigences fédérales et nationales en matière de rémunération et d'avantages sociaux. À première vue, les États-Unis n'ont pas beaucoup de lois concernant la rémunération et les avantages sociaux des employés. Cependant, si vous voulez que votre entreprise soit en mesure de rivaliser avec d'autres employeurs, vous devrez quand même offrir certains avantages.

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États-Unis : salariés et entrepreneurs indépendants

The U.S. Internal Revenue Service (IRS) and the Department of Labor provide guidelines to determine if a worker is an employee or an independent contractor. The main difference is the degree of control you have over the worker. Generally, you look at three categories:

• Contrôle du comportement : Contrôlez-vous ou avez-vous le droit de contrôler ce que le travailleur fait et comment il fait son travail ? Les employés sont généralement formés à un rôle spécifique et doivent suivre les procédures de l'entreprise. Les entrepreneurs utilisent leurs propres méthodes et reçoivent des instructions moins détaillées.

• Contrôle financier : Contrôlez-vous les aspects commerciaux de l'emploi du travailleur ? Par exemple, les entrepreneurs disposent souvent de leurs propres outils, couvrent leurs propres dépenses et sont payés sur une base forfaitaire plutôt que sur la base d'un salaire récurrent.

• Relation entre les parties : Existe-t-il des contrats écrits ou des avantages sociaux de type salarié, comme une assurance maladie ou des congés payés ? La relation avec un prestataire se fait généralement pour un projet spécifique avec une date de fin définie, et non dans le cadre d'une relation permanente.

Depuis le 2024mars, le Département du Travail des États-Unis (DOL) applique également un test à six facteurs en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui chevauche les catégories de l’IRS mais ajoute des détails supplémentaires. Les facteurs du DOL incluent :

1. Le travail fait-il partie intégrante de l'activité de l'employeur ?

2. Possibilité de profit ou de perte pour le travailleur

3. Les investissements relatifs du travailleur et de l'employeur

4. si le travail exige des compétences et un esprit d'initiative particuliers

6. La permanence de la relation

7. Le degré de contrôle exercé ou conservé par l'employeur

L'engagement de sous-traitants nécessite une gestion prudente afin d'éviter les risques de non-conformité. Vous devez vous assurer que les contrats sont correctement structurés, que les paiements sont traités de manière appropriée et que vous n'exercez pas le niveau de contrôle qui définirait une relation employeur-employé.

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Prestations garanties aux États-Unis

En règle générale, aux États-Unis, les employés ne bénéficient d'aucune garantie. Cependant, la plupart des entreprises offrent des avantages sociaux pour inciter les travailleurs à travailler avec elles. La plupart des avantages sociaux aux États-Unis comprennent :

• Congés payés sous forme de vacances et de jours de maladie.

• Régimes d'assurance médicale, dentaire et visuelle.

• Les régimes de retraite, tels que les pensions ou 401(k).

Certaines entreprises offrent des avantages supplémentaires tels que l'aide à la relocalisation, le congé maternité ou paternité et les allocations de garde d'enfants. Les entreprises des secteurs hautement compétitifs offrent souvent plus d'avantages pour attirer les meilleurs éléments talent.

Gestion des avantages sociaux aux États-Unis

L'employeur est responsable du versement de tous les avantages sociaux requis au niveau local et du respect des conditions énoncées dans l'offre ou le contrat d'emploi.

Restrictions en matière d'avantages et d'indemnités

Les lois américaines sur les salaires et les avantages sociaux peuvent varier d'un État à l'autre. Les États-Unis comptent 50 États et chacun d'entre eux possède son propre ensemble de réglementations et d'attentes en matière d'emploi. Avant d'embaucher dans un État, les entreprises doivent se familiariser avec les exigences et les restrictions locales en matière d'avantages sociaux et de masse salariale.

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