A fraude na folha de pagamento é como um cano de água que vaza lentamente. Inicialmente, os danos podem ser difíceis de detectar ou podem não parecer muito. Mas, com o tempo, a quantia de dinheiro que os ladrões podem roubar de uma empresa por meio de esquemas internacionais de folha de pagamento pode ser considerável. Em um exemplo, uma mulher conseguiu roubar quase $300,000 de seu empregador durante seu emprego. Embora o rastro de papel tenha revelado perdas de $300,000, os promotores estimaram que a mulher poderia ter tirado mais de três quartos de milhão de dólares de seu empregador, desde o momento em que foi contratada pela primeira vez em 2010 até ser demitida em 2013.
A fraude na folha de pagamento pode acontecer em empresas de qualquer porte, mas representa um risco particularmente grande para as pequenas empresas. Em seu Relatório às Nações 2018 , a Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) descobriu que empresas com menos de 100 funcionário tinham mais do que o dobro da probabilidade de sofrer fraude na folha de pagamento em comparação com empresas maiores. A fraude na folha de pagamento também é internacional. Há relatos de que isso está ocorrendo em empresas ao redor do mundo. Compreender o risco de fraude na folha de pagamento e como ela ocorre pode ajudar sua empresa global a tomar medidas para evitá-la.
Quão séria é a fraude na folha de pagamento?
Os valores que as pessoas conseguem roubar dos seus empregadores através de esquemas de fraude na folha de pagamento são geralmente substanciais. Num caso particularmente notável, o presidente de uma empresa de processamento de folha de pagamento, que administrava a folha de pagamento e os pagamentos de outras empresas, roubou US$26 milhões. Outro exemplo de fraude na folha de pagamento custou à cidade de Nova Iorque 600 milhões de dólares.
A ACFE relata que cerca de 7% de todos os casos de fraude são fraudes na folha de pagamento e a empresa média perde cerca de $63,000. O esquema típico de fraude na folha de pagamento tem longa duração — a duração média de um esquema é de cerca de 30 meses.
Como a fraude na folha de pagamento tende a persistir por algum tempo antes de ser detectada, as empresas afetadas podem ter dificuldades em obter o reembolso dos valores perdidos. No caso da mulher considerada culpada de roubar cerca de $300,000, o valor que ela deve devolver ao seu antigo empregador é quase um terço do valor que ela é suspeita de ter realmente levado durante o esquema.
A fraude na folha de pagamento também afeta pessoas inocentes. Quando o presidente de uma empresa de processamento de folha de pagamento desviou milhões de dólares de seus clientes, os mais afetados foram os funcionários desses clientes. Milhares de funcionários acordaram certa manhã e descobriram que seus salários estavam sendo debitados de suas contas. Em alguns casos, os saques resultaram em descobertos bancários e nas taxas associadas a esses descobertos. Além das pessoas que perderam seus salários, a fraude também fez com que os funcionários da empresa de folha de pagamento perdessem seus empregos e sua fonte de renda.
Não subestime os efeitos da fraude na folha de pagamento sobre sua empresa e seus colegas de trabalho. Uma única maçã podre pode afetar seriamente a reputação da sua empresa e sua capacidade de efetuar pagamentos.
Como ocorre a fraude na folha de pagamento
Existem diversas causas para a fraude internacional na folha de pagamento. A fraude pode ser resultado de ações tomadas por funcionários de uma empresa ou pela própria empresa. De acordo com o estudo da ACFE, quando a fraude na folha de pagamento é cometida por um funcionário, geralmente é alguém que trabalha na área de contabilidade ou suporte administrativo. Embora a fraude na folha de pagamento possa ser cometida por duas ou mais pessoas trabalhando juntas, geralmente o responsável é um único indivíduo.
Alguns exemplos de planos de folha de pagamento internacional incluem:
- Funcionários fantasmas: Funcionários fantasmas recebem um salário da empresa, mas não trabalham lá de fato. Em muitos casos, os funcionários não existem e nunca trabalharam para a empresa. Em certos casos, pode ser fácil identificar funcionários fantasmas. Alguns golpistas não são muito criativos na hora de dar nome aos seus funcionários fictícios. Eles podem usar uma variação de seus próprios nomes, um nome provisório como "John Doe" ou até mesmo algo como "X".
- Fraude em folhas de ponto: A fraude em folhas de ponto é uma forma muito comum de fraude na folha de pagamento. Um funcionário pode ajustar a quantidade de horas trabalhadas que declara para obter um salário maior do empregador. Muitas vezes, os intervalos de tempo são tão curtos que não são percebidos imediatamente. Por exemplo, um funcionário pode adicionar um minuto 15 às suas horas relatadas todos os dias. Como resultado, eles podem trabalhar mais de 40 horas por semana e receber pagamento de horas extras do empregador, mesmo que não tenham trabalhado tantas horas assim.
- Marcação de ponto por terceiros: Empregadores que utilizam relógios de ponto e cartões de ponto podem sofrer fraudes na folha de pagamento na forma de marcações de ponto por terceiros. Esse tipo de fraude pode parecer inocente. Por exemplo, um funcionário que está atrasado pode pedir a um colega de trabalho amigável que registre o ponto por ele, para que pareça que ele chegou ao trabalho na hora certa. Mas ainda assim é uma forma de fraude, já que os funcionários alegam estar trabalhando quando na verdade não estão.
- Classificação incorreta de trabalhadores: Alguns tipos de fraude na folha de pagamento são cometidos pelo empregador, e não pelos funcionários. Um exemplo disso é a classificação incorreta de funcionários ou trabalhadores para evitar o pagamento de impostos ou benefícios trabalhistas. Os empregadores ocasionalmente tratam os funcionários como contratados independentes, mesmo que eles não atendam aos requisitos da definição. Outro exemplo de classificação incorreta de trabalhadores ocorre quando um empregador paga "por fora" e não emite nenhum documento fiscal.
- Adiantamentos salariais não reembolsados: Os funcionários podem solicitar adiantamentos de seus salários de tempos em tempos, partindo do pressuposto de que irão reembolsá-los. Quando o adiantamento não é devolvido, é fraude. Em alguns casos, o adiantamento pode não ser registrado corretamente pela equipe de folha de pagamento. Eles podem registrá-lo como uma despesa, em vez de um ativo. Alternativamente, a equipe de folha de pagamento pode não entrar em contato com o funcionário para garantir que o adiantamento seja reembolsado.
- Taxas de pagamento fraudulentas: Outro exemplo de fraude na folha de pagamento ocorre quando as taxas de pagamento são relatadas incorretamente. Uma pessoa do departamento de folha de pagamento pode ajustar o salário por hora de um funcionário para cima, por exemplo, dando a alguém $21 por hora em vez dos $20 que deveria ganhar. Para evitar serem descobertos, alguns funcionários ajustam o valor da remuneração por um período limitado, como apenas alguns contracheques.
- Bônus não autorizados: Fraude na folha de pagamento pode ocorrer quando alguém emite um cheque de bônus para um funcionário ou para si mesmo sem a aprovação da pessoa ou departamento responsável.
- Falsificação de licenças ou férias remuneradas: Se um funcionário solicitar férias remuneradas quando não tiver direito a elas ou tirar licença remunerada quando não deveria, isso configura uma forma de fraude na folha de pagamento.
- Retenção fraudulenta: Em alguns casos, a fraude na folha de pagamento ocorre quando valores que deveriam ser deduzidos do salário de uma pessoa não são, como impostos, contribuições para aposentadoria e benefícios de seguro. A empresa continua a arcar com as despesas, o que significa que pode perder uma quantia significativa de dinheiro ao longo do tempo.
- Despesas falsificadas: Funcionários com contas de despesas podem cometer fraude na folha de pagamento ao declarar despesas que não estão relacionadas ao trabalho. Por exemplo, um funcionário pode levar sua família para jantar fora e reembolsar a despesa. Eles também podem criar um recibo falso para uma compra que nunca aconteceu.
Como identificar e corrigir fraudes na folha de pagamento
Alguns tipos de fraude na folha de pagamento podem ser mais fáceis de detectar do que outros. Por exemplo, pode ser complicado saber como identificar funcionários fantasmas se sua empresa possui filiais em todo o mundo. Por exemplo, se você estiver baseado nos EUA, não tem como saber exatamente quem está trabalhando no seu escritório em Tóquio. Uma forma de detectar funcionários fantasmas é trabalhar com uma empresa terceirizada que tenha pessoas no país para você. Sua empresa terceirizada pode atuar como um "caçador de fantasmas", garantindo que todos que recebem um salário da sua empresa realmente trabalhem para ela. A empresa terceirizada também pode atuar como uma organização empregadora profissional, gerenciando todos os aspectos da folha de pagamento de seus funcionários internacionais, eliminando mais uma preocupação da lista de tarefas da sua empresa.
Além de trabalhar com uma organização profissional de empregadores, você pode implementar medidas para garantir que todos que recebem pagamento da sua empresa realmente trabalhem lá e existam de fato. Entrar em contato com as referências e verificar os antecedentes de potenciais novos funcionários é uma forma de garantir que sejam pessoas reais. Exigir depósito direto para todos os funcionários é outra forma de reduzir o risco de pagar funcionários fantasmas.
É possível identificar outros tipos de fraude na folha de pagamento, como salários, folhas de ponto e despesas falsificados, auditando e revisando a folha de pagamento antes de efetuar os pagamentos. A pessoa que revisa e aprova a folha de pagamento não deve ser a mesma que a processa. A pessoa responsável pela revisão da folha de pagamento deve garantir que:
- As horas trabalhadas correspondem ao número esperado de horas que um funcionário deve trabalhar: Se um funcionário trabalhar mais de 40 horas ou trabalhar mais do que o número de horas para o qual foi contratado, a pessoa que revisa a folha de pagamento deve entrar em contato com o supervisor do indivíduo para garantir que tudo esteja correto. Outra opção é exigir aprovação antes que qualquer funcionário possa enviar uma folha de ponto com mais de 40 horas trabalhadas em uma semana.
- O salário por hora está correto: a pessoa que revisa a folha de pagamento deve comparar o salário por hora esperado dos funcionários com o salário que eles realmente recebem. Caso haja alguma discrepância, uma investigação mais aprofundada deverá ser realizada.
- Os valores retidos são os adequados: impostos e outras retenções devem ser deduzidos dos salários dos funcionários. Caso contrário, a pessoa responsável pela análise da folha de pagamento precisa descobrir o motivo.
- As despesas são apropriadas: A pessoa responsável pela auditoria ou revisão da folha de pagamento também deve analisar todas as despesas declaradas pelos funcionários e verificar se são apropriadas ou legítimas. A revisão pode incluir a análise de recibos para garantir que as despesas declaradas correspondam aos recibos. As despesas também devem estar relacionadas ao trabalho.
Como prevenir fraudes na folha de pagamento
A fraude global na folha de pagamento não precisa custar à sua empresa centenas de milhares de dólares. Saber como prevenir fraudes na folha de pagamento pode impedi-las ou até mesmo eliminá-las. Aqui estão algumas medidas que você pode tomar para evitar que fraudes na folha de pagamento afetem sua empresa.
- Faça uma triagem rigorosa de todos os candidatos antes de contratá-los: o ideal é que as pessoas contratadas sejam honestas e confiáveis. A triagem de novos funcionários, por meio da verificação de antecedentes criminais, checagem de referências e confirmação de formação acadêmica e empregos anteriores, ajudará a evitar a contratação de pessoas desonestas. Você pode terceirizar o processo de seleção ao contratar funcionários internacionalmente.
- Utilize folhas de ponto eletrônicas e exija aprovação: É fácil para os funcionários ajustarem folhas de ponto em papel, mas mais difícil para eles alterarem folhas de ponto eletrônicas. Utilizar folhas de ponto eletrônicas e exigir a aprovação do supervisor para o horário registrado pode ajudar a prevenir a falsificação de registros de horas trabalhadas.
- Use a biometria para eliminar o registro de ponto fraudulento: Exigir que os colegas registrem seu próprio ponto, caso você utilize um relógio de ponto físico, evitará esse tipo de fraude. Uma maneira de fazer isso é usar impressões digitais ou outros dados biométricos para verificar a identidade de um funcionário antes que ele registre o ponto.
- Limite o acesso aos dados da folha de pagamento: Quanto menos pessoas tiverem acesso à folha de pagamento da sua empresa e puderem fazer ajustes ou alterações nela, melhor. Limitar o acesso à folha de pagamento reduz o risco de alguém manipular as horas trabalhadas ou o valor da remuneração.
- Exija uma segunda opinião sobre os relatórios de folha de pagamento: Todos os relatórios de folha de pagamento devem ser revisados e aprovados antes que os pagamentos sejam liberados. Deverá também existir um processo para suspender os pagamentos e efetuar correções caso sejam detetadas quaisquer imprecisões.
- Saiba o que procurar ao analisar a folha de pagamento: Certifique-se de que sua empresa não esteja pagando pessoas com nomes muito semelhantes e endereços idênticos. Além disso, tenha cuidado com pagamentos feitos para pessoas que moram no mesmo endereço ou pagamentos feitos para a mesma conta bancária em nome de funcionários diferentes.
- Tenha um sistema implementado para identificar e remover funcionários demitidos: Uma maneira de evitar pagamentos a funcionários fantasmas, principalmente aqueles que não trabalham mais para a sua empresa, é sinalizar registros ou arquivos após a saída de um funcionário. Um arquivo sinalizado não deve continuar recebendo pagamentos.
- Elimine os pagamentos por cheque: Fraudes na folha de pagamento são mais fáceis de cometer quando cheques em papel estão envolvidos. Com o depósito direto, cada pagamento é enviado para uma conta bancária. Você pode verificar se as informações da conta estão corretas e se ela pertence ao funcionário correto. Se necessário, você pode reverter os pagamentos enviados caso suspeite de fraude.
- Estabeleça uma política de tolerância zero: Você pode impedir fraudes estabelecendo uma política de tolerância zero. Informar os funcionários sobre as regras e as possíveis consequências de cometer fraude na folha de pagamento pode impedir que isso aconteça.
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