Os processos de integração e desligamento de funcionários desempenham um papel fundamental no bom funcionamento de qualquer empresa. Essas experiências têm efeitos duradouros nos funcionários, por isso é importante tornar esses processos envolventes e memoráveis.
A experiência de desligamento da empresa é frequentemente negligenciada, mas não é menos importante do que a de integração, pois sair em clima de amargura pode ter consequências a longo prazo. De acordo com uma pesquisa da Glassdoor, 70 % dos candidatos a emprego pesquisam avaliações de empresas — muitas das quais escritas por ex-funcionários — antes de tomar decisões de carreira.
Em um ambiente de trabalho remoto, criar um programa estruturado de integração e desligamento de funcionários apresenta uma complexidade adicional; existem desafios específicos, como falhas de comunicação, fusos horários diferentes e contextos culturais distintos, por isso é importante adaptar os processos existentes a essa nova forma de trabalho.
Um aspecto fundamental a ter em mente ao projetar programas de integração e desligamento de funcionários é a conformidade. Gerenciar equipes globais significa lidar com leis e regulamentações variadas, portanto, a conformidade deve permanecer uma prioridade máxima em cada etapa do ciclo de vida do colaborador para proteger os ativos e as informações da sua empresa, evitar problemas legais e manter sua reputação intacta. Neste artigo, explicaremos como garantir a conformidade das equipes remotas durante as etapas de integração e desligamento.
O que é onboarding?
Normalmente, a primeira semana de um novo funcionário é dedicada à integração, que consiste em atividades que o familiarizam com a visão, a missão, os valores e a cultura da empresa. Isso ajuda os novos contratados a conhecerem a estrutura organizacional e as particularidades de sua função. Em termos simples, é a primeira impressão que seu novo talento terá da sua empresa.
Apesar de sua importância, um estudo da Gallup mostrou que apenas 12 % dos funcionários acham que seu empregador faz um ótimo trabalho integrando novos membros da equipe. O processo de integração não deve ser reduzido a reuniões de apresentação e encontros com o gestor. Você pode ir além , designando um funcionário mais experiente para cada novo contratado; isso lhes dará um colega a quem recorrer caso tenham dúvidas durante a primeira semana de trabalho.
Um processo de integração estruturado é fundamental para que os funcionários remotos se sintam conectados à empresa, mesmo que estejam espalhados pelo mundo todo. Isso também ajuda a acelerar o tempo de produtividade e reduz a margem de erro a longo prazo.
Você pode garantir um processo de integração em conformidade concluindo as seguintes tarefas:
Verificar e reunir a documentação necessária: A papelada pode ser extremamente tediosa, mas documentos como contratos de trabalho são essenciais para atender aos padrões do país e definir claramente as expectativas de trabalho para o novo talento.
Para garantir total conformidade com a legislação, certifique-se de que seus novos funcionários compreendam os termos de emprego e assinem acordos de confidencialidade, políticas antiassédio, formulários de seguro saúde e cláusulas de rescisão. Para garantir total conformidade com a legislação, certifique-se de que seus novos funcionários compreendam os termos de emprego e assinem acordos de confidencialidade, políticas antiassédio, formulários de seguro saúde e cláusulas de rescisão.
Um ponto importante a ser considerado durante esta fase inicial é a privacidade do funcionário. As obrigações e os direitos relativos à relação empregador-empregado podem variar significativamente de país para país, e essas nuances devem ser levadas em consideração ao criar políticas para equipes internacionais.
Embora os empregadores geralmente tenham acesso a informações sobre equipamentos de propriedade da empresa, ainda é importante obter o consentimento dos funcionários. Normalmente, uma empresa pode monitorar os seguintes aspectos:
- E-mails comerciais
- Plataformas de gestão de trabalho
- Histórico de navegação na web
- Localização geográfica
Comunique os processos de fluxo de trabalho: De acordo com a SHRM, a comunicação deficiente pode levar a relacionamentos prejudicados, quebra de confiança e níveis mais altos de raiva e hostilidade no ambiente de trabalho.
Portanto, comunicar os processos de fluxo de trabalho da sua empresa de forma clara e dinâmica ajudará a agilizar as tarefas, aumentar o moral da equipe e, acima de tudo, ajudar os funcionários a entender as expectativas do trabalho.
Você pode comunicar e reafirmar os processos da empresa por meio de reuniões virtuais, manuais e e-mails. Todas as informações devem ser compartilhadas e respondidas por meio de e-mail corporativo e servidor seguro para reduzir o risco de violação de dados.
Ofereça treinamento específico para o trabalho: Um estudo realizado pela Upwork previu que nos próximos cinco anos, 36 2 de funcionários trabalharão remotamente. Isso representa um aumento 87 % em comparação com as estatísticas pré-pandemia. Portanto, os programas de treinamento tradicionais precisam ser reavaliados para ajudar as equipes remotas a prosperarem.
Se uma empresa não verificar adequadamente a elegibilidade de um funcionário ou não fornecer treinamento específico para o cargo, isso pode levar a processos judiciais dispendiosos por negligência no local de trabalho.
Por exemplo, se um trabalhador for solicitado a usar um equipamento, mas não possuir as habilidades técnicas necessárias, o empregador poderá ser responsabilizado por quaisquer danos que o funcionário causar a si mesmo ou a outros no local de trabalho, por não ter fornecido os procedimentos de treinamento adequados com antecedência.
O que é o processo de desligamento de funcionários?
Encerrar um vínculo empregatício nunca é algo agradável, seja por meio de um pedido de demissão voluntária ou de uma demissão em massa. No entanto, você pode tornar essa transição mais tranquila criando um programa estruturado de desligamento — isso não só ajuda a evitar futuros problemas legais, como também fortalece a sua marca empregadora.
Um relatório da People Path e da Universidade Cornell descobriu que cerca de um terço dos ex-funcionários mantém conexões com empregadores anteriores; e 15 % das novas contratações vêm de indicações de ex-funcionários. Portanto, causar uma boa impressão nos funcionários que estão saindo pode fazer com que sua empresa se destaque e ajude a atrair futuros talentos globais.
Você pode garantir um processo de desligamento em conformidade com as normas através das seguintes ações:
Notificação de rescisão de contrato de trabalho: Ao rescindir o contrato de um funcionário remoto, o ideal é fazê-lo pessoalmente por meio de uma videochamada. Dessa forma, vocês poderão ter uma conversa particular e explicar com calma os motivos da rescisão.
As políticas de rescisão contratual variam de país para país, o que torna a conformidade essencial para evitar futuras consequências legais para sua empresa.
Por exemplo, nos Estados Unidos, o emprego por prazo indeterminado permite que os empregadores demitam os trabalhadores livremente a qualquer momento, sem aviso prévio.
No Reino Unido, por outro lado, os empregadores devem dar um aviso prévio de uma semana para cada ano de serviço, ou 12 semanas de aviso prévio se empregado por 12 anos ou mais. Manter-se a par dessas regulamentações específicas de cada país ajudará a garantir a conformidade durante o processo de desligamento.
No Reino Unido, por outro lado, os empregadores devem dar um aviso prévio de uma semana para cada ano de serviço, ou um aviso prévio de 12 semanas se o emprego tiver sido de 12 anos ou mais. Manter-se a par dessas regulamentações específicas de cada país ajudará a garantir a conformidade durante o processo de desligamento.
Proteja a propriedade intelectual: Você sabia que 20 % das empresas sofreram violações de dados por ex-funcionários?
Aqui estão algumas dicas práticas para manter os dados seguros:
- Impulsionar a colaboração interfuncional entre os departamentos de RH e TI.
- Evite usar contas compartilhadas.
- Troque suas senhas regularmente.
- Desative imediatamente os logins e as contas de e-mail dos funcionários que estão se desligando da empresa.
- Agende backups periódicos dos dados.
Equipes remotas são mais suscetíveis a violações de dados porque o fluxo de dados não pode ser monitorado da mesma forma que em equipes presenciais. Alguns fatores adicionais que contribuem para isso são:
- Utilizar dispositivos pessoais para acessar informações confidenciais da empresa.
- Conectando-se a redes Wi-Fi públicas.
- Armazenar dados da empresa na nuvem.
As consequências legais das violações de dados podem ser desastrosas tanto para sua reputação quanto para suas finanças. Por exemplo, a British Airways teve de pagar uma multa 20 milhões de libras esterlinas em 2020 devido a falhas de segurança que facilitaram um ciberataque, que resultou no vazamento de dados pessoais de clientes e funcionários.
Garanta uma indenização adequada pela rescisão do contrato de trabalho: O valor final da indenização a que o funcionário tem direito é calculado com base nos motivos da rescisão e no tempo de serviço — é importante pesquisar a legislação do país para evitar problemas legais, como processos por pagamento injusto.
Por exemplo, não existe uma indemnização legal por despedimento na Alemanha; no entanto, muitos empregadores pagam 50 % do salário mensal por cada ano de serviço. Na China, por outro lado, a indenização por rescisão de contrato equivale a um mês de salário integral por cada ano de serviço.
Qualquer deslize no processo de rescisão, especialmente em relação às obrigações de pagamento de indenização, pode gerar problemas de conformidade sérios e dispendiosos.
A chave para uma experiência de integração e desligamento bem-sucedida
Lembre-se de que a primeira impressão de um funcionário é tão importante quanto a despedida final. Se esses processos forem ignorados, isso não só afetará o desempenho dos seus funcionários, como também poderá prejudicar a sua reputação, dificultando a retenção e a aquisição de talentos futuros.
A conformidade ajuda a evitar problemas legais e a proteger os ativos da empresa. A longo prazo, um programa estruturado de integração e desligamento de funcionários pode ajudar sua empresa a se tornar uma empregadora de referência e a se destacar em escala global.
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- Seu Guia de Conformidade Global: Melhores Práticas de Integração (globalization-partners.com)
- Seu Guia de Conformidade Global: Melhores Práticas de Desligamento de Funcionários (globalization-partners.com)