Às vezes, os melhores talentos não vivem no mesmo país onde sua empresa está sediada. Ou talvez sua empresa esteja buscando expandir internacionalmente e queira contratar pessoas que moram no exterior. Depois de encontrar os funcionários certos para sua empresa, o próximo passo é descobrir como remunerá-los. Pagar funcionários que trabalham em diferentes países pode ser um desafio. Depois. Bem, sua empresa não pode simplesmente enviar um cheque ou depositar o dinheiro diretamente em suas contas bancárias. Assim como acontece com os membros da sua equipe local, você precisa garantir que está seguindo as regras no que diz respeito à classificação, retenção de impostos e outros detalhes.
Felizmente, descobrir como pagar funcionários internacionais não é algo que sua empresa precise fazer sozinha. Você pode trabalhar com um Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês) para contratar e integrar membros da equipe no exterior. Um EOR (Extended Order of Receipt - Emenda de Registro) alivia a carga sobre seus departamentos de contabilidade e ajuda a evitar possíveis problemas com a folha de pagamento internacional.
Como a folha de pagamento internacional funciona
A folha de pagamento internacional tem muitas coisas em comum com a do país de origem da empresa. É preciso garantir que a forma como você paga os membros da equipe esteja em conformidade com as leis do país e que a retenção de todos os impostos seja feita e paga corretamente. As considerações fiscais ao pagar funcionários internacionais incluem:
- Imposto de renda: Sua empresa precisará reter o valor apropriado do imposto de renda federal dos salários dos funcionários, com base no local de trabalho, e quaisquer impostos de renda regionais, locais ou estaduais aplicáveis.
- Segurança Social: Muitos países, não apenas os EUA, cobram algum tipo de imposto de segurança social de empregados e empregadores. O valor da contribuição da sua empresa pode variar de país para país, assim como o valor da contribuição do funcionário.
- Imposto sobre a folha de pagamento: Em muitos países, o empregador precisa contribuir com impostos sobre a folha de pagamento, como o imposto de desemprego e a indenização por acidente de trabalho, para cada funcionário. O valor do imposto pode variar consideravelmente. Vale ressaltar também que, em alguns lugares, o imposto sobre a folha de pagamento pode ser um imposto regional ou local, além de um imposto federal.
Ao pagar funcionários internacionais, uma empresa precisa garantir que está retendo e pagando os tipos de impostos apropriados e no valor correto. Também precisa garantir que está pagando os impostos dentro do prazo correto. Por exemplo, nos EUA, as declarações de impostos devem ser entregues em abril 15 e os pagamentos estimados de impostos devem ser entregues até o dia 15de abril, junho, setembro e janeiro. No Reino Unido, a declaração de impostos deve ser entregue um ano após o término do período contábil. Na França, a declaração de imposto de renda referente ao ano fiscal que termina em dezembro deve ser entregue em abril. Na Alemanha, as declarações devem ser entregues em 31 de julho.
Além do cumprimento das obrigações fiscais, a folha de pagamento internacional precisa seguir todas as normas relativas a benefícios e salários em cada país. Sua empresa pode precisar contribuir para o plano de pensão dos funcionários em algumas partes do mundo. A empresa também precisa seguir as normas de salário mínimo em cada país onde contrata funcionários. Em alguns países, também é costume pagar aos funcionários um 13ou 14salário, que geralmente é isento de impostos e distribuído no final do ano.
Algumas regiões também possuem regras sobre quantas horas um funcionário pode trabalhar por semana. Por exemplo, na União Europeia, os trabalhadores não podem trabalhar mais de 48 horas durante um período de sete dias. Os funcionários também devem ter 11 horas de descanso durante cada período de 24 horas, o que significa que não podem trabalhar mais de 13 horas em um único dia. Os funcionários na UE também têm direito a quatro semanas de férias remuneradas por ano.
Deixando de lado as questões de impostos e salários, a folha de pagamento internacional tem muitos aspectos em comum com a folha de pagamento nacional. Sua empresa decidirá com que frequência os funcionários serão pagos, como mensalmente, quinzenalmente, no dia 15e 30do mês, e assim por diante. Você também decidirá como distribuir o dinheiro aos seus funcionários remotos, seja por meio de depósito direto ou por cheques em papel.
Os desafios de pagar funcionários internacionais remotos
Antes de começar sua expansão internacional ou começar a contratar trabalhadores em outros países, é importante conhecer os desafios associados ao pagamento da sua equipe remota. Se sua empresa não cumprir as regras de um determinado país, vocês podem sofrer com diferentes taxas e multas.
Acompanhar as regras e expectativas de alguns países pode exigir muito trabalho das equipes de contabilidade e recursos humanos da sua empresa. Pode ser útil conhecer os problemas mais comuns relacionados ao pagamento de uma equipe remota para saber o que exige sua atenção e o que pode estar em jogo.
- Questões fiscais
- Costumes locais
- Preocupações jurídicas
- Registro de horas correto
- Diferenças de câmbio
Questões fiscais
O empregador deve reter o valor correto de impostos do holerite dos funcionários e pagar os devidos impostos ao governo dentro do prazo estabelecido. A empresa também precisa manter registros dos impostos pagos para o caso de ser alvo de uma auditoria por parte dos órgãos fiscais do país. Isso significa que sua empresa precisa manter todos os documentos e recibos de impostos durante anos, ou correr o risco de pagar multas altas se uma auditoria revelar que os impostos não foram retidos ou pagos corretamente.
Costumes locais
Você pode esperar encontrar muitas diferenças culturais à medida que sua empresa se expande internacionalmente. Algumas diferenças culturais podem se refletir na folha de pagamento e afetar a forma como você remunera seus funcionários internacionais. Por exemplo, o pagamento do salário do 13mês é um costume comum em muitos países da América do Sul, da Europa e da Ásia. Sua equipe internacional pode começar a trabalhar para sua empresa presumindo que receberá aquele pagamento extra no final do ano. Mas se você não estiver ciente do costume, corre o risco de decepcionar sua equipe.
Preocupações jurídicas
Existem também diferenças legais a serem observadas ao pagar uma equipe remota e internacional. Por exemplo, no Reino Unido, os empregadores precisam pagar aos funcionários £94.25 por semana como pagamento estatutário de doença se um funcionário estiver doente e fora do trabalho por pelo menos quatro dias. O empregador precisa pagar auxílio-doença por até 28 semanas. Nos Estados Unidos, um empregador pode oferecer licença remunerada por motivo de doença, mas não é legalmente obrigado a pagar os funcionários que estão afastados por doença. A Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA) nos EUA protege as pessoas que precisam se ausentar do trabalho devido a doença ou outros problemas de saúde, mas apenas por 12 semanas. A licença FMLA pode ser não remunerada.
Outras questões legais a observar ao contratar e pagar funcionários internacionais incluem os documentos exigidos em cada país. Nos EUA, por exemplo, os funcionários precisam apresentar um comprovante de cidadania ou direito de trabalhar no país, como um passaporte, no momento da contratação. Em outros países, o funcionário pode ter de apresentar um número de seguro nacional para ser contratado.
Registro de horas correto
O controle de ponto pode ser uma preocupação maior ao pagar funcionários internacionais em comparação com o pagamento daqueles que vivem e trabalham nos EUA. Nos EUA, os funcionários não isentos recebem pagamento de horas extras quando trabalharam mais de 40 horas em uma semana, mas não há limite máximo de quantas horas por semana uma pessoa com mais de 16 anos pode trabalhar. Isso não acontece em outros países. Em muitos países da UE, por exemplo, a semana de trabalho está limitada a 48 horas. Na China, a lei trabalhista limita a semana de trabalho a 44 horas. Para evitar ultrapassar o limite, é essencial que um sistema internacional de folha de pagamento inclua um método para registrar e relatar o tempo trabalhado com precisão.
Diferenças de câmbio
Funcionários que vivem e trabalham na UE podem preferir receber em euros, enquanto os do Reino Unido podem querer ser pagos em libras. Pagar sua equipe internacional na moeda de seus respectivos países é vantajoso para os funcionários, mas pode ser complicado para você. Por exemplo, se o valor de uma moeda estrangeira aumentar em relação à do seu país, sua empresa pode acabar pagando muito mais que o inicialmente combinado a seus funcionários no país.
Uma maneira de gerenciar as dificuldades geradas por flutuações no câmbio é deixar a folha de pagamento a cargo de um Employer of Record. Assim, a empresa paga os funcionários na moeda local da empresa e o Employer of Record emite os holerites na moeda do país do funcionário.
Como pagar funcionários internacionais
Se sua empresa contratar pessoas que moram e trabalham em um país diferente do seu país de origem, os funcionários precisarão ser pagos com base nas leis do país onde vivem, com algumas exceções. Por exemplo, se um funcionário se mudar temporariamente para outro país e continuar trabalhando para sua empresa enquanto vive nesse país, pode ser possível mantê-lo na folha de pagamento do seu próprio país.
Outra opção é providenciar que seus funcionários internacionais sejam pagos por clientes internacionais da sua empresa. Por exemplo, se você contratar alguém na França para atender um cliente francês da sua empresa, a pessoa pode ser tecnicamente contratada como um funcionário do cliente francês. Você pagaria o salário por meio de pagamentos ao seu cliente, mas o cliente seria responsável pela folha de pagamento do funcionário.
Caso contrário, sua empresa precisaria de uma folha de pagamento específica para cada país em que opera. Existem algumas opções para a configuração da folha de pagamento. Você pode abrir uma subsidiária no país para administrar todos os negócios e a folha de pagamento na região. Se sua empresa estiver pensando em uma expansão internacional permanente, estabelecer uma entidade comercial no país pode fazer sentido. Porém, se pretende contratar apenas algumas pessoas em outro país ou se estiver contratando pessoas em diferentes países, abrir subsidiárias ou filiais nesses países pode exigir mais tempo e trabalho do que você gostaria.
Uma opção mais econômica seria contar com um Employer of Record. A solução Employer of Record da Globalization Partners cobre todos os detalhes para garantir que sua equipe internacional seja paga pontualmente e em conformidade com todas as leis do país onde os funcionários vivem e trabalham. Nós pagamos seus funcionários sem atrasos, na moeda local e garantindo que os benefícios e impostos também sejam pagos.
Funcionários internacionais devem ser prestadores de serviços independentes?
Contratar profissionais autônomos em vez de funcionários é uma opção para sua empresa. Ao trabalhar com prestadores de serviços independentes, sua empresa não é responsável pela retenção de impostos, pelo pagamento da previdência social ou do seguro-desemprego. Você também não precisa pagar benefícios trabalhistas para contratados independentes, e os contratados não estão sujeitos às mesmas restrições de horário que os funcionários. Além disso, sua empresa não precisa estar registrada no país onde o contratado reside para poder pagar essa pessoa pelo trabalho realizado.
Entretanto, prestadores de serviços independentes não são simplesmente um tipo mais barato de funcionário. Seu relacionamento com a empresa é diferente da relação entre funcionário e empregador. Quando trabalha com prestadores de serviços independentes, você não pode esperar ser a única fonte de renda ou emprego desses profissionais. A maioria dos países tem definições e regras rígidas que precisam ser cumpridas para que um trabalhador possa ser considerado um prestador de serviços e não um funcionário.
Por exemplo, no Reino Unido, uma pessoa é considerada um prestador de serviços independente se apresentar propostas ou cotações para conseguir um projeto ou encontrar trabalho, e se trabalhar sem supervisão direta. Prestadores de serviços no Reino Unido também emitem faturas pelo trabalho e os projetos que realizam. Eles pagam seus próprios impostos e o seguro nacional. Se há pessoas na sua empresa que fazem essas coisas, é provável que você possa classificá-las como prestadores de serviços. Porém, se você contrata pessoas no Reino Unido e determina o escopo de seu trabalho ou faz com que elas trabalhem sob um gerente ou supervisor, a classificação correta será a de funcionário e elas devem ser remuneradas como tal.
Se sua empresa classificar erroneamente funcionários internacionais como contratados independentes, estará assumindo alguns riscos. Se o tribunal determinar que a sua empresa classificou incorretamente um funcionário, poderá ser responsável pelo pagamento dos impostos dessa pessoa, bem como pelo pagamento retroativo das férias, que atualmente são 5 6 semanas de tempo pago por ano para a maioria dos funcionários no Reino Unido.
Ainda que a contratação de trabalhadores internacionais como prestadores de serviços faça sentido para a sua empresa, se você não tiver as orientações necessárias para garantir eles sejam classificados corretamente, sua empresa pode arcar com custos substanciais e uma grande dor de cabeça jurídica. Uma opção melhor é classificar sua equipe da maneira correta desde o princípio e trabalhar com um Employer of Record para garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais e simplificar sua folha de pagamento internacional.
A Globalization Partners resolve seus problemas com a folha de pagamento
Se você deseja expandir internacionalmente e está pronto para começar a contratar funcionários em outros países, a Globalization Partners pode ajudar. Atuamos como Empregador Oficial da sua equipe internacional, garantindo que os requisitos de folha de pagamento específicos de cada país sejam atendidos e que seus funcionários recebam seus salários em dia e na moeda de seu país de origem. Para saber mais sobre como nossa solução pode ajudar sua empresa a crescer, entre em contato conosco hoje mesmo.
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