Por que abrir uma empresa na Alemanha? O país oferece muitas vantagens econômicas e relacionadas a recursos humanos. Sua localização centralizada, economia enorme e alta qualidade de vida proporcionam inúmeros benefícios comerciais, incluindo uma grande população de clientes potenciais, um fuso horário favorável aos negócios globais, um alto PIB per capita — USD 47,446 em 2019 — e uma força de trabalho qualificada e educada. Se a sua empresa souber aproveitar esses benefícios, encontrará excelentes oportunidades de crescimento e lucro na Alemanha.
Se você está pensando em expandir seus negócios para a Alemanha, um dos primeiros passos é se registrar formalmente. O registro de uma empresa na Alemanha pode ser complexo e demorado, portanto, pesquise bem antes de iniciá-lo.
Como expandir uma empresa para a Alemanha
Quando sua empresa estiver pronta para expandir, você terá duas opções básicas: criar uma subsidiária ou trabalhar com um Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês). A parceria com uma empresa de recuperação de petróleo (EOR, na sigla em inglês) geralmente torna o processo mais simples e fácil, embora empresas já familiarizadas com subsidiárias possam optar por essa alternativa tradicional.
Para iniciar uma expansão tradicional baseada em subsidiárias, sua empresa precisa reunir informações essenciais sobre tópicos como custo de vida, impostos e contribuições para a previdência social que você precisa fazer na Alemanha. Você também deve pesquisar o que precisa para a contratação, incluindo o seguinte:
- Requisitos contratuais
- Leis trabalhistas
- Salários típicos
- Políticas de folga remunerada
- Benefícios
- Restrições de rescisão
- Requisitos do Acordo Coletivo de Trabalho (ACT)
A folha de pagamento na Alemanha pode ser particularmente complexa — sua empresa não pode simplesmente depositar fundos nas contas bancárias de seus novos funcionários. Você deve pesquisar os impostos e retenções para os diversos programas de previdência social e garantir que pague esses valores em dia para manter a conformidade legal da sua empresa.
Antes de concluir todas essas tarefas, porém, você precisa formalizar sua empresa e considerar o custo do registro de uma empresa na Alemanha. Essas etapas são essenciais para que sua subsidiária opere legalmente no país.
Quais são os requisitos para a constituição de uma empresa na Alemanha?
O registro de empresas estrangeiras na Alemanha pode ser um processo complexo e demorado. Aqui estão alguns dos passos que sua empresa precisará concluir:
1. Uma estrutura corporativa
Quando se trata de como abrir uma empresa na Alemanha, seu negócio tem algumas opções de constituição:
- Empresa comercial aberta: Constituir-se como uma empresa comercial aberta, ou Offene Handelsgesellschaft (OHG), costuma ser uma opção atraente para comerciantes atacadistas. Como uma empresa comercial aberta, seu negócio precisaria de um contrato de parceria formal e de um registro no registro comercial. Não seria necessário contribuir com capital mínimo, portanto os acionistas não seriam responsabilizados com seus bens pessoais por dívidas ou falência.
- Sociedade em comandita simples: Uma sociedade em comandita simples, conhecida na Alemanha como Kommanditgesellschaft (KG), requer capital. Assim como uma empresa comercial aberta, ela exige um contrato de parceria formal e o registro no registro comercial alemão. O contrato entre os sócios determina a distribuição de lucros e prejuízos, e o fundador deve apresentar um relatório desses lucros e prejuízos à repartição fiscal local todos os anos. Se a empresa falir ou contrair dívidas, os proprietários respondem com seus bens pessoais, mas a responsabilidade dos sócios comanditários se limita ao valor do seu investimento.
- Sociedade anônima de pequeno porte: Constituir-se como uma sociedade anônima de pequeno porte, ou Aktiengesellschaft (AG), é possível, mas mais raro na Alemanha. Essa estrutura é mais complexa de configurar do que as alternativas, embora exija apenas um acionista. Para constituir uma pequena sociedade anônima, uma empresa deve ter fundadores dedicados que possam contribuir com grandes quantias de capital, geralmente pelo menos 50,000 euros, e então assumir todas as ações da empresa. A empresa também deve constituir um conselho de supervisão, obter certificação notarial e registrar-se no registro comercial.
- Sociedade de responsabilidade limitada: A versão alemã de uma sociedade de responsabilidade limitada é a Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Esse tipo de empresa provavelmente é mais familiar para empresas americanas, britânicas, suíças e austríacas, embora empresas de outros países também possam utilizá-lo. Diferentemente das outras opções desta lista, o registro de uma GmbH na Alemanha é financeiramente separado das pessoas que a operam, e quaisquer lucros vão diretamente para a empresa após o pagamento dos impostos necessários. A formação deste tipo de empresa requer um investimento de 25,000 euros em capital social, metade do qual os fundadores devem pagar antes do registo.
- Sociedade de responsabilidade limitada empresarial: Este tipo de empresa, conhecida na Alemanha como Unternehmergesellschaft (UG), é um tipo específico de GmbH que exige apenas 1 euro de capital social. É ideal para fundadores que não desejam investir muito capital inicial.
2. Um nome de empresa único
Certifique-se de não usar nomes de empresas alemãs já existentes para sua nova filial. Consulte o registro comercial alemão, ou Handelsregister, para garantir que o nome proposto para a sua empresa ainda não esteja em uso.
Se estiver em uso, você precisará trocá-lo antes de poder preencher a documentação oficial.
3. Um objetivo claro para a empresa.
A legislação alemã exige que você declare um objetivo oficial, ou Unternehmensgegenstand, para sua empresa ao registrá-la. Este objetivo deve incluir o propósito da sua empresa e as atividades que você desenvolverá. O objetivo é juridicamente vinculativo, portanto, você deve considerar cuidadosamente as metas e atividades da sua empresa antes de finalizar uma declaração oficial. Você também deve incluir o objetivo da sua empresa nos seus estatutos.
A Câmara de Comércio e Indústria da Alemanha geralmente verifica gratuitamente o nome e o objetivo da sua empresa. Vale a pena aproveitar esse serviço para ganhar mais confiança em suas propostas.
4. Estatutos sociais e lista de acionistas
Sua empresa precisa elaborar um contrato social oficial antes de poder se registrar formalmente. Você pode usar um modelo padrão para reunir esses artigos, elaborar sua declaração de registro e definir os estatutos da empresa. Ou, se preferir, você pode escrever seus estatutos sociais do zero.
Você também precisa compilar uma lista dos acionistas da filial da sua empresa. Você deverá apresentar esta lista formalmente durante o processo de matrícula, portanto, certifique-se de que esteja completa e correta.
Se os seus acionistas e diretores não forem cidadãos alemães ou da União Europeia (UE), será necessária uma documentação extensa. Um tabelião local precisará confirmar a existência e a representação adequada da sua empresa, e as autoridades estaduais também deverão assinar. Se os seus diretores não forem cidadãos naturalizados da Alemanha, poderão ter de apresentar comprovativo de residência permanente ou um visto de múltiplas entradas.
Como esses requisitos são juridicamente complexos, sua empresa pode preferir contratar os serviços de um especialista em recuperação de petróleo (EOR) qualificado. Uma empresa de engenharia de registro (EOR) já terá presença comercial na Alemanha, então você pode evitar os complexos requisitos comerciais alemães e começar a contratar imediatamente.
5. Seguros
Sua empresa provavelmente precisará contratar um seguro e, para maior tranquilidade, você provavelmente desejará obter seguros adicionais além dos obrigatórios. Você pode precisar de seguro empresarial, seguro de pessoal, seguro predial e de conteúdo, seguro de responsabilidade civil ou outros tipos de cobertura.
Como registrar sua empresa na Alemanha
Como o processo de registro de empresas na Alemanha é complexo, é importante seguir estes passos:
1. Dirija-se a um cartório para registrar sua filial.
O primeiro passo é reunir os acionistas e dirigir-se a um cartório. Não se esqueça de levar um documento de identificação e os documentos necessários, como o contrato social, a lista de acionistas e o objetivo da empresa.
Se a sua empresa puder trabalhar com um notário para pagar as taxas, poderá poupar tempo. Ser responsável pelo pagamento das taxas causará atraso — você terá que esperar para receber a fatura pelo correio e não receberá sua licença até que o pagamento seja efetuado. No entanto, o tabelião com quem você trabalha pode atestar o pagamento, especialmente se você depositar os fundos em dinheiro vivo no cartório.
2. Abra uma conta bancária alemã.
Sua empresa precisa de uma conta bancária alemã para suas transações comerciais, de folha de pagamento e fiscais no país. Ter uma conta bancária alemã permite que você declare sua empresa formalmente e comece a pagar impostos.
Se a sua empresa já possui uma conta bancária europeia em outro país, você poderá usar essa conta para operações comerciais na Alemanha. Se optar por esta modalidade, a conta deve ser compatível com transferências na Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA).
Tenha em atenção que muitos bancos alemães não prestam serviços a fundadores de empresas que não sejam cidadãos alemães ou da UE. Sua empresa pode querer ajustar a lista de fundadores de acordo com a situação ou contratar parceiros externos que possam prestar assistência.
Assim que tiver uma conta bancária, poderá depositar o seu capital social, ou Stammkapital, nessa conta em dinheiro ou por transferência bancária. Em seguida, você precisará enviar uma cópia do comprovante de depósito ao tabelião como confirmação e pagar a fatura do tabelião.
3. Contrate os serviços de consultores fiscais qualificados.
Trabalhar com consultores fiscais qualificados é benéfico porque eles podem ajudá-lo a lidar com as complexidades das leis tributárias locais, e a parceria oferece benefícios adicionais durante o processo de registro da sua empresa. Seus consultores tributários podem realizar parte do trabalho de registro para você, economizando tempo e esforço mental. Bons consultores fiscais também podem ser fundamentais para ajudá-lo a preencher o questionário necessário da administração fiscal, ou Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Você pode querer conceder uma procuração aos seus consultores tributários para que eles possam tomar decisões relacionadas a impostos em nome da sua empresa.
4. Apresente o seu registo comercial e obtenha a licença comercial.
O próximo passo é submeter o seu registo comercial ao gabinete de comércio local, o Gewerbeamt, e obter a licença conhecida na Alemanha como Gewerbeschein. Esta licença comercial permite que sua empresa comece a operar no país.
Sua empresa provavelmente pode solicitar essa licença comercial online, ou você pode ir ao escritório de fiscalização da ordem pública, o Ordnungsamt.
5. Registre sua empresa no registro comercial.
O próximo passo no registro de uma empresa alemã é apresentar a documentação de registro no registro comercial, ou Handelsregister, da sua localidade. Fazendo isso, você estará formalizando legalmente sua empresa e protegendo o nome dela.
Para se registrar no Handelsregister, sua empresa deve fornecer um contrato social autenticado em cartório. Você provavelmente também terá que pagar uma taxa de algumas centenas de euros.
6. Registre sua empresa na repartição de finanças.
Após obter as contas e licenças necessárias e preencher alguns documentos preliminares, você poderá registrar sua empresa na Alemanha. Para isso, você precisa ir à repartição de finanças, o Finanzamt, para preencher a documentação oficial de inscrição, ou pode enviar a documentação preenchida pelo correio. Você também poderá precisar apresentar o recibo do registro comercial.
A documentação de registro, conhecida oficialmente como Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, é longa e complexa. Para economizar tempo e garantir a precisão, muitas empresas solicitam a ajuda de seus parceiros tributários nesta etapa, ou até mesmo antes.
7. Registre-se nas associações comerciais locais.
Após o registro formal da sua empresa na Alemanha, você também pode querer se registrar nos órgãos governamentais locais. Pesquise as organizações relevantes em sua área, incluindo a Câmara de Indústria e Comércio local ou a Câmara de Artesanato.
Você também deve se registrar na organização profissional, conhecida na Alemanha como Berufsgenossenschaft, que representa o setor de atuação da sua empresa.
8. Obtenha seus números de identificação fiscal.
Após o cadastro, sua empresa receberá um número de identificação fiscal da Finanzamt. Esse número, conhecido como Steueridentifikationsnummer, é o número de identificação fiscal que você usará em muitas de suas transações fiscais locais.
Após obter seu número de identificação fiscal, você também poderá precisar solicitar à Receita Federal o número de identificação do Imposto sobre Valor Agregado (IVA), ou USt-IdNr, que será utilizado para o pagamento do IVA. Você não receberá um número de identificação fiscal (IVA ID) se sua empresa for pequena o suficiente para não pagar IVA.
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O registro de uma empresa na Alemanha é um processo longo e complexo. Uma opção mais atraente é estabelecer parceria com uma empresa alemã de recuperação avançada de petróleo (EOR) de boa reputação. Um EOR (Employer of Register) pode fornecer serviços valiosos para sua empresa, incluindo atuar como empregador legal de seus funcionários. Utilizar um EOR significa evitar o processo complicado de registro de uma empresa e nunca ter que se preocupar com leis tributárias ou com o cumprimento de regulamentos desconhecidos.
Como uma empresa global de engenharia de pesquisa (EOR) com vasta experiência nas nuances das leis e códigos tributários da Alemanha, a GP está excepcionalmente bem posicionada para ajudar seu país a expandir seus negócios na Alemanha. Após a contratação de novos funcionários, nossa solução completa também cuida da gestão de tudo, desde a folha de pagamento até os benefícios, para que você possa se concentrar na visão geral de montar sua equipe e otimizar seus principais processos de negócios.
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