O que é um sistema global de RH (HRIS)? Um guia para contratação internacional

Principais conclusões

• O que é um sistema de informação de recursos humanos (RH): Ele centraliza funções como folha de pagamento, benefícios, integração de novos funcionários e gestão de desempenho em uma única plataforma.

• As plataformas de RH locais e globais atendem a necessidades diferentes: um sistema de RH local é compatível com as leis e o sistema de folha de pagamento de um único país. Um sistema global de RH (HRIS) centraliza a gestão da força de trabalho em diversos países, moedas e estruturas de conformidade.

• Um EOR complementa seu HRIS: enquanto um HRIS gerencia dados e processos, um EOR contrata funcionários legalmente em seu nome e lida com a conformidade local. Com um EOR (Empresa de Registro de Empregados), você não precisa constituir entidades jurídicas para contratar internacionalmente.

• O GP integra-se com muitos sistemas HRIS: Contrate em conformidade com as normas em 180país — tudo isso sem precisar reconstruir sua infraestrutura tecnológica.

Nem todas as ferramentas de RH são projetadas para atender às necessidades globais.

Um sistema de informação de recursos humanos (RH) ajuda você a coordenar sua força de trabalho. Unifica e automatiza os processos de RH para gerenciar todo o ciclo de vida do colaborador, desde a integração até a gestão de desempenho. 

A maioria das plataformas tradicionais de RH (HRIS) foram construídas pensando em um único país. Eles não conseguem se adaptar a diferentes estruturas tributárias ou requisitos de declaração quando você contrata em um novo país. Você precisa de um sistema global de RH para unificar suas funções de RH além das fronteiras nacionais. 

Neste guia, vamos explicar o que é um sistema global de RH (HRIS), como ele difere dos sistemas tradicionais e como as estratégias de integração podem ajudar você a escalar sem precisar reconstruir toda a sua infraestrutura tecnológica de RH.

O que é um sistema global de RH (HRIS)?

Um sistema global de RH (HRIS) é um software de gestão de força de trabalho projetado para dar suporte a funcionários em vários países. Centraliza os dados dos funcionários e padroniza os processos de RH, ao mesmo tempo que atende aos requisitos específicos de cada país, como leis trabalhistas locais, regulamentações fiscais, estruturas de folha de pagamento, benefícios e obrigações de relatórios.

Ao contrário das plataformas tradicionais de RH criadas para uma entidade de um único país, um sistema de RH global ajuda  

Comparando um sistema de RH global com um sistema de RH local.

Um sistema de RH local gerencia os principais processos de RH dentro de um país. Segue um conjunto único de leis trabalhistas, estruturas tributárias e requisitos de conformidade.

Um sistema global de informações de RH dá suporte a organizações que operam em vários países. Suporta vários idiomas, moedas, fusos horários e diferentes estruturas legais e regulamentares. Centraliza os dados da força de trabalho global, simplifica as operações de RH internacionais e ajuda a garantir a conformidade em todas as jurisdições.

Principais funções de um sistema global de RH

As equipes de RH utilizam um sistema global de RH (HRIS) para: 

• Centralizar dados de funcionários: Manter um sistema de registro único e seguro para funcionários em todos os países, com visibilidade dos dados da força de trabalho global. 

• Coordenar a administração global de folha de pagamento e benefícios: Automatizar as funções de folha de pagamento em diferentes jurisdições, garantindo conformidade, precisão e pontualidade. 

• Padronize os processos de integração e desligamento: Crie fluxos de trabalho consistentes em todo o mundo, incorporando contratos e documentação em conformidade com as leis locais. 

• Gerencie seu tempo e suas ausências: registre horas trabalhadas, férias e ausências de acordo com as leis trabalhistas específicas de cada país.

• Gere relatórios e análises: Elabore informações sobre a força de trabalho global e relatórios específicos de cada país para dar suporte à conformidade e ao planejamento.

• Apoiar a gestão de desempenho: Aplicar estruturas de desempenho consistentes em todas as regiões, com flexibilidade para práticas locais.

• Habilite o autoatendimento para funcionários: Permita que os funcionários acessem informações de pagamento, atualizem dados pessoais, solicitem férias e consultem benefícios em diferentes locais de trabalho.

Por que as empresas precisam de um sistema global de RH?

As funções de um sistema global de RH ajudam você a:

• Aumentar a eficiência.

• Mantenha registros mais precisos. 

• Reduzir o risco de não conformidade.

Em vez de dados fragmentados de funcionários espalhados por ferramentas e regiões desconectadas, suas informações e processos de RH são unificados em um único ecossistema. O resultado é:

Uma única fonte de verdade: Pare de perder horas coletando informações de RH em planilhas e fontes de dados de vários locais. Um sistema global de RH (HRIS) oferece uma visão precisa da sua força de trabalho em vários países. 

Conformidade global automatizada: Rastrear as mudanças nas regulamentações trabalhistas em diferentes países é demorado e propenso a erros. Um sistema global de RH (HRIS) possui funções de conformidade que se mantêm atualizadas com base nas mudanças nas leis trabalhistas locais. 

Uma experiência unificada para o funcionário: fornecer uma interface de RH consistente em todos os países, para que os funcionários acessem avaliações de desempenho, solicitações de férias e atualizações da empresa da mesma maneira, independentemente da localização. 

Escalabilidade e maior agilidade no lançamento de produtos no mercado: Entre em novos mercados sem precisar reconstruir os processos a cada vez.

RH global vs. EOR

Um sistema global de RH (HRIS) é a ferramenta que você usa para gerenciar uma força de trabalho multinacional. É uma plataforma central para dados e processos de RH.

Uma entidade empregadora formal (EOR, na sigla em inglês) é uma organização parceira que emprega legalmente trabalhadores em seu nome em outro país. Os funcionários trabalham para a sua empresa, mas o EOR (Employer of Registered Employees - Empregador Registrado) é o empregador legal no papel e lida com todas as questões trabalhistas. 

Com uma EOR (Empresa de Recuperação de Energia), você pode expandir para novos mercados sem precisar estabelecer uma entidade jurídica local. O EOR (Empresa de Recursos Humanos) gerencia a conformidade com as leis trabalhistas locais, a folha de pagamento e a administração de impostos, os contratos de trabalho e o suporte contínuo de RH. 

Você gasta menos tempo com burocracia legal, entra nos mercados mais rapidamente e minimiza o risco de não conformidade. 

Solução alternativa para um sistema global de RH

Um sistema global de RH centraliza os dados da força de trabalho, mas você ainda precisa da infraestrutura jurídica para contratar globalmente.

A GP EOR oferece a tecnologia e a orientação necessárias para contratar talentos globais em mais de 180países, sem o risco e a complexidade de criar uma entidade. Nós cuidamos de todas as questões burocráticas em seu nome. 

Mantenha seu sistema de RH como a única fonte de informações confiáveis.

Não há necessidade de substituir completamente os sistemas de RH em que você já confia. A GP integra-se com as principais plataformas de RH e folha de pagamento por meio de um ecossistema de parceiros de excelência.

O GP se integra diretamente aos seus sistemas existentes, permitindo que você contrate, integre e gerencie membros de equipes globais sem sair da sua plataforma de RH. Seu sistema de RH continua sendo o sistema de registro de todos os dados de seus funcionários, enquanto o GP garante a conformidade com as normas de emprego globais nos bastidores.

• Não é permitida a entrada de dados duplicados.

• Sem fluxos de trabalho desconectados

• Sem precisar reconstruir sua infraestrutura tecnológica.

Essa abordagem que prioriza a integração evita a fragmentação das operações de RH. Por exemplo, a Boston Dynamics integrou o GP com o Workday para conectar os funcionários globais de EOR ao seu sistema de RH existente, garantindo gerenciamento consistente do ciclo de vida, visibilidade e integração.

Como explica Eduardo Ramos, Analista Sênior de Remuneração Total da Boston Dynamics, “A integração entre o GP e o Workday nos ajuda a otimizar os processos ao longo do ciclo de vida do colaborador e a proporcionar uma experiência perfeita aos profissionais integrados pelo GP.”

Ferramentas aprovadas pelo cliente

Quando a Canidium quis expandir-se para a EMEA, APAC e Américas, a GP simplificou o processo de conformidade e agilizou a integração de novos funcionários.

“O clínico geral parece um verdadeiro parceiro.” A abordagem proativa deles e a dedicação do nosso gerente de sucesso do cliente fizeram toda a diferença. "A integração de novos funcionários é fácil tanto para nossa equipe administrativa quanto para nossos membros de equipe globais", explica Annie Diiorio, Gerente de RH e Parceira Executiva de Negócios da Canidium.

A inteligência artificial (IA) impulsiona o GP Assist e o GP Gia ™ para fornecer orientação inteligente em diversos cenários de emprego, ajudando as equipes de RH a lidar com confiança com os complexos requisitos globais.

A Rackspace Technology precisava gerenciar a conformidade com a legislação trabalhista em 21 países. As equipes de RH coletavam informações de diversas fontes, mas o processo era lento e inconsistente. Agora, as equipes recebem respostas verificadas pelo GP em segundos.

“Com o Gia, reduzimos significativamente o tempo gasto em pesquisas, e as fontes abrangentes nos permitem fazer uma análise aprofundada, tudo em uma única ferramenta”, afirma Kevin Gaskin, Diretor Sênior de Transformação de RH da Rackspace no Reino Unido.

Monte sua infraestrutura tecnológica, do seu jeito.

Contratações globais não devem significar a reconstrução de sistemas que já funcionam. 

Com os parceiros e integrações certos, você pode manter seu sistema de RH e construir uma infraestrutura global de força de trabalho que cresça junto com você. 

Veja como um EOR global pode simplificar sua estratégia de contratação global. Agende uma demonstração.