Guide till anställning i Japan

Önationen Japan är mindre än den amerikanska delstaten Kalifornien. Japan är dock världens femte största ekonomi, efter USA, Kina, Tyskland och Indien.

Om du vill expandera till Japan kommer vår guide att berätta allt du behöver veta.

Vad du ska veta innan du anställer i Japan

Om du expanderar ditt företag till Japan för första gången finns det viktiga juridiska krav att vara medveten om. Dessa normer och lagar påverkar anställningspraxis i Japan och många aspekter av relationen mellan arbetsgivare och anställd.

Om du är osäker på var du ska börja kan G-P Gia™, vår globala HR agent baserad på artificiell intelligens, svara på dina tuffaste efterlevnadsfrågor i 50 länder – inklusive Japan – och alla 50 amerikanska delstater. Minska ditt beroende av extern rådgivning och minska tiden och kostnaden för efterlevnad med upp till 95% med Gia.

Låt oss ta en titt på fem saker att veta om att anställa i Japan.

1. Brist på arbetskraft

En åldrande befolkning och minskande födelsetal har lett till brist på arbetskraft i landet. Detta innebär att anställda är vana vid utmärkt arbetssäkerhet. Kandidater får vanligtvis erbjudanden från flera företag. I intervjuer är det lika viktigt att sälja in sitt arbetsgivarevarumärke som att bedöma kandidaternas kompetens.

2. Anställningsavtal och arbetsregler

Japans lag om arbetsstandarder kräver att viktiga arbetsvillkor tillhandahålls skriftligen. Detta inkluderar detaljer som arbetstid, löner, arbetsuppgifter och möjligheten till ändringar av arbetsplatsens plats och arbetsuppgifter. 

Enligt japansk lag måste företag med 10+-anställda skapa arbetsregler och skicka dem till sitt lokala inspektionskontor för arbetsstandarder. Arbetsregler specificerar de arbetsvillkor du erbjuder dina anställda, inklusive löner, arbetstider, semester, företagsregler och överträdelseförfaranden. Arbetsstandardinspektionskontoret kan ge dig vägledning om huruvida dina arbetsregler täcker all nödvändig information. 

G-P Employer of Record har en generator för anställningskontakter som hjälper dig att utforma lagliga anställningsavtal som uppfyller alla lagkrav och bästa praxis i Japan.

3. Arbetsvecka och minimilönlagar

Standardarbetsveckan i Japan är 40 timmar, med högst 8 timmar per dag. Labor Standards Act reglerar arbetstid för att säkerställa rättvisa förhållanden och skydda anställdas välbefinnande. 

Den japanska regeringen tar övertidsförfrågningar på allvar. Arbetsgivare måste lämna in ett arbetsledningsavtal med Labor Standards Inspection Office innan anställda kan arbeta övertid. Anställda som arbetar extra timmar eller arbetar under natten eller på helgdagar har rätt till övertidslön. Detta varierar vanligtvis från 25% till 50% premie på normala löner.

I Japan är minimilön inte densamma över hela landet. Den japanska regeringen tillhandahåller ett nationellt genomsnitt baserat på levnadskostnader, så lokala priser varierar. Var och en av de 47 prefekturerna fastställer sin egen minimilön. Från och med 2025 är den genomsnittliga minimilönen i Japan JPY 1,054 per timme. På grund av den kandidatdrivna arbetsmarknaden behöver du erbjuda konkurrenskraftig lön och förmåner för att attrahera toppkompetenser.

4. betald ledighet,

Japanska anställda har rätt till betald ledighet när de har arbetat för ett företag i sex månader och varit närvarande vid minst 80% av sina schemalagda arbetsdagar. Vid den tidpunkten får anställda 10 dagar av den årliga terminen. Efter de första sex månaderna får anställda en dag till efter varje ytterligare år. Så efter 18 månader får anställda 11 lediga dagar. Semestertiden är begränsad till 20 dagar. En anställd når denna gräns efter 6,5 års anställning.

Du kan erbjuda ditt team i Japan fler betalda ledighetsdagar än vad som krävs enligt lag om du vill. Många arbetsgivare erbjuder också betalda helgdagar även om det inte krävs enligt lag. Japan har 16 nationella helgdagar. Att erbjuda dessa dagar som betalda helgdagar kan öka din arbetsgivares attraktionskraft. Betald sjukfrånvaro är inte ett krav i Japan. 

Du kan enkelt administrera förmånsplaner med GP Employer of Record. Våra interna experter övervakar kontinuerligt arbetslagstiftningen för att uppfylla landsspecifika regler och normer. Skapa och hantera förmånsplaner via vår plattform för att ge en smidig medarbetarupplevelse. 

5. Skatter och social trygghet

Japan har ett progressivt inkomstskattssystem. Högre inkomster beskattas till högre skattesatser. Arbetsgivare måste dra av inkomstskatt från de anställdas löner och skicka in den till skattemyndigheten. 

Både arbetsgivare och anställda bidrar till Japans socialförsäkringssystem. Detta inkluderar sjukförsäkring, pensionsförsäkring och olycksfallsförsäkring. Arbetsgivare och anställda delar kostnaderna för sjukförsäkring och pensionsförsäkring lika. Arbetsgivare betalar 0.9% av lönerna för anställningsförsäkring, medan anställda betalar 0.55%. Arbetsgivare täcker hela kostnaden för arbetsskadeförsäkringen.

Eftersom socialförsäkring omfattar offentlig sjukförsäkring behöver du inte tillhandahålla privata försäkringar. Du måste dock förse anställda med årliga fysiska undersökningar och kontroller. Regelbundna stresskontroller krävs för alla företag med 50+ anställda, oavsett bransch.

De bästa anställningscentrumen i Japan

Vissa japanska städer är kända för särskilda industrier. Att veta vad varje stad har att erbjuda kan hjälpa dig att kanalisera dina anställningsinsatser till rätt plats och fylla roller snabbare. 

De främsta kompetenshubbarna i Japan är:

• Tokyo är Japans huvudstad och största stad. Det är landets viktigaste centrum för företag, finans och teknik. Tokyo har en mångsidig kompetenspool och är värd för många stora japanska och internationella banker och fintech -företag.

• Osaka är känt för sina starka tillverknings- och serviceindustrier. Det har en lång historia inom tillverkning av elektronik, maskiner, robotik, kemikalier och mat. Företag som Panasonic och Sharp är baserade här.

• Nagoya är en stor aktör inom fordons-, flyg- och tillverkningssektorerna. Många företag, inklusive Toyota, Mitsubishi och Boeing finns i regionen. 

• Fukuoka kallas ofta Japans Silicon Valley. Staden är känd för sina nystartade företag och för att ha den högsta affärsöppningsgraden i Japan. Det är också känt för blockchain och smarta stadsinitiativ.

Yokohama är en del av Greater Tokyo Area. Det är en stor hamnstad känd för logistik, teknik och internationella affärer.

Nyckelbranscher i Japan

Att förstå Japans huvudindustrier hjälper dig att jämföra löner och förmåner. Du kan använda denna insikt för att göra smarta val om var du ska investera och expandera din arbetskraft.

De viktigaste industrierna i Japan inkluderar:

• Bil@@ tillverkning: Japan är känt för sina bilföretag, som Toyota, Honda, Nissan, Mazda och Suzuki. Branschen täcker allt från att bygga fordon till att skapa bildelar. Specialistkompetenser inkluderar maskiningenjörer, experter på industriell automation och kvalitetskontrollingenjörer.

• Elektronik och elektrisk utrustning: Japan är känt för sin avancerade elektronik, inklusive prylar, halvledare och industrimaskiner. Företag som Sony och Panasonic spelar en stor roll inom detta område. Denna bransch kräver olika ingenjörsspecialister.

• Robotik: Japan är ledande inom robotik. Företag som Fanuc är bland de bästa i världen. Behovet av industrirobotar växer på grund av landets brist på arbetskraft. Specialistkompetensen inkluderar utvecklare, maskininlärningsingenjörer och cybersäkerhetsexperter.

• Informationsteknik och programvara: Japan har en stark IT-sektor. Viktiga företag inkluderar Fujitsu, NEC, Hitachi och Sony. Stora globala teknikföretag som Microsoft, Google och Amazon har också verksamhet i landet. Specialistkompetenser inkluderar utvecklare, molnarkitekter och dataingenjörer.

Finans och försäkring: Tokyo är ett stort globalt finansiellt centrum med en välutvecklad bank- och kapitalförvaltningsmarknad. Landet har också en av de största försäkringsmarknaderna i världen, särskilt dess liv- och skadeförsäkringspremier. Specialistkompetenser inkluderar investment banking-experter, kvantitativa analytiker och finansiella riskhanterare.

Kostnaden för att anställa en anställd i Japan

Oavsett om du anställer en anställd eller ett helt team i Japan är utgifter oundvikliga. Budget för följande:

• Forskning: Bestäm var i Japan du vill etablera ditt företag och undersök legaliteterna som hänför sig till anställningspraxis där, liksom eventuella krav för din bransch.

• Juridisk hjälp: Om du inte arbetar med en Employer of Record (EOR) kan det vara bra att anlita en advokat som kan hjälpa dig med efterlevnaden och säkerställa att du följer lokala arbetsrättslagar. 

• Resa: Om du måste resa till Japan för att rekrytera eller inrätta ditt nya kontor bör du ta hänsyn till dessa kostnader.

• Jobbannonser: Att annonsera ditt jobb online eller i tryck kan öka dina rekryteringskostnader. 

• Översättare: Du kan behöva anlita en översättare för att kommunicera med jobbsökande, både skriftligt och i intervjuer.

• Screeningkontroller: Screeningkontroller kan öka dina kostnader. Bakgrundskontroller och registerkontroller regleras av strikta sekretesslagar i Japan. 

Enligt G-P verifierade källor från ligger den totala årliga arbetsgivarens börda i Japan Gia mellan 15% och 17% av bruttolönen. Denna ränta kan öka i högrisksektorer på grund av den rörliga WCI-premien.

Vad behöver ett företag för att anställa personal i Japan?

Se till att du har täckt dessa viktiga saker innan du utökar ditt team i Japan: 

• Enhetsupprättande eller partnerskap med registrerad arbetsgivare

• Skatteregistrering 

• registrering för Japans pensionsservice,

• arbetsförmedlingens anmälan till arbetslöshetsförsäkringen,

• arbetares olycksfallsförsäkring genom Arbetsförmedlingen,

• ett japanskt bankkonto.

Anställ heltidsanställda i Japan utan att skapa en egen enhet med G-P Employer of Record. Bygg ditt team i Japan till en lägre kostnad och med sinnesro i vetskapen om att du gör det i enlighet med gällande lagar.

Steg för att anställa i Japan

Innan du börjar rekrytera, låt oss gå igenom grunderna i hur man anställer i Japan. Vissa aspekter av processen kommer sannolikt att se annorlunda ut än vad du är van vid i ditt hemland.

1. Få ut ordet

Det första steget är att låta lokala arbetssökande veta om dina lediga tjänster. Skapa jobbannonser och lägg upp dem online där de får exponering. Lägg upp din roll på populära japanska jobbtavlor som Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan och MyNavi. Skriv din jobbannons på japanska.

Dessa webbplatser hjälper dig att få exponering. Om du har kontakter i Japan, nätverka för att identifiera medarbetare som kan vilja gå med i ditt team. Jobbkandidater i Japan tenderar att ägna mer uppmärksamhet åt personliga rekommendationer än kalla samtal från rekryterare eller inlägg online.

Ett annat alternativ är att delta i en process som kallas shinsotsu. Detta innebär att rekrytera grupper av universitetsutexaminerade när de börjar på jobbmarknaden. De kanske inte har så mycket erfarenhet, men akademiker erbjuder nya perspektiv, ambition och en solid utbildningsbakgrund.

2. Granska ansökningar

I Japan kan du få färre ansökningar än du är van vid att ta emot. Med 1,26 tillgängliga jobb per arbetssökande har lokala arbetssökande gott om möjligheter att välja mellan.

När du utvärderar ansökningar, kom ihåg att du alltid kan erbjuda utbildning för att hjälpa en ny anställd att lyckas som medlem i ditt team.

3. Intervju jobbkandidater

Nästa, intervjua kandidater som kom in på din kortlista. Du kan genomföra intervjuer virtuellt eller personligen om du har en filial eller ett dotterbolag etablerat. Telefon- eller videointervjuer är särskilt användbara om du anställer distansanställda i Japan och vill undvika att resa dit.

Faktor i tidsskillnaden. Till exempel är New York City 13 eller 14 timmar efter Tokyo, beroende på om sommartid i USA är i kraft.

4. Ge jobberbjudanden och dela anställningsavtalet

När du har identifierat rätt kandidat för rollen kan du formellt erbjuda hen jobbet. Om du inte redan har gjort det, berätta för dem om lön och förmånsplanen.

Dela dina arbetsregler och skapa ett individualiserat kontrakt för dina nyanställda. Beskriv deras arbetsuppgifter, ersättning och andra viktiga detaljer.

5. introduktionsutbilda nyanställda

Äntligen kan du ombordstiga i din nya anställning. Lämna in pensions- och sjukförsäkringsblanketter inom fem dagar från anställds startdatum. Du bör också informera nya anställda om deras resplan för deras första vecka och ge all utbildning de behöver för att komma igång. Om du anställer utländska medborgare i Japan måste du också lämna in dokument till den offentliga arbetsförmedlingen. 

Onboarda dina team i Japan på några minuter med G-P Employer of Record. Vi sköter de juridiska och administrativa uppgifterna, så att du kan börja arbeta snabbare. Enkla, självstyrda arbetsflöden säkerställer en smidig process för dig och dina nyanställda.

Anställa entreprenörer i Japan

Att arbeta med oberoende entreprenörer i Japan kan vara ett kostnadseffektivt sätt att testa marknaden och bygga upp en närvaro utan att behöva engagera sig i heltidsanställda. Entreprenörer baserade i Japan förstår lokalt konsumentbeteende, regler, och affärsmetoder. De kommer att vara redo att börja arbeta snabbt med sin egen utrustning och etablerade arbetsprocesser. 

Att anlita entreprenörer gör att du enkelt kan anpassa din arbetskraft baserat på dina affärsbehov, utan de komplexiteter och kostnader som en anställning medför. 

Innan du ingår ett avtal med en oberoende entreprenör i Japan, tänk på följande:

1. Anställda kontra oberoende entreprenörer

I Japan har anställda vanligtvis obestämda kontrakt, vilket innebär pågående anställning. Entreprenörer anställs för specifika projekt eller fasta perioder enligt serviceavtal, som tydligt måste definiera start- och slutdatum. Anställda får regelbundna månadslöner, och arbetsgivare drar av inkomstskatt och socialförsäkringspremier från deras löner. Entreprenörer betalas baserat på projektomfång, timarbete eller milstolpar. De hanterar sina egna inkomstskattedeklarationer och socialförsäkringsavgifter.

2. Avgifter för felklassificering

Att klassificera någon som entreprenör när de inte är det kan leda till avgifter. Om felklassificering uppstår kan du behöva:

• Betala för innehållen inkomstskatt och socialförsäkringsavgifter för perioden av felklassificering.

• Betala böter upp till JPY 300,000 och fängelse i upp till sex månader enligt lagen om arbetsstandarder.

• Utsätts för störningar på grund av kontraktsändringar, förändringar i lönesystemet och ledningsträning under omklassificering.

3. Hur man betalar entreprenörer i Japan

G-P Contractor™ tar bort den röriga och tidskrävande processen att anlita och betala internationella entreprenörer. Du kan skapa och utfärda kontrakt och betala entreprenörer med bara några få klick, samtidigt som du säkerställer en lagenlig process.

Anställ anställda och entreprenörer i Japan med G-P

Våra Mjukvara som en service och AI-baserade produkter – Employer of Record, Contractor och Gia – hjälper företag av alla storlekar att bygga och hantera globala team. 

Med mer än ett decennium av erfarenhet, det största teamet av HR-, juridik- och compliance-experter, samt en global, egenutvecklad kunskapsbas, är G-P den erkända ledaren inom global anställning.

Gör din expansion till Japan enklare med G-P. Kontakta oss eller boka en demo idag.

Vanliga frågor (FAQ)